Een kwaliteitsmanagementsysteem of QMS is een geheel van bedrijfsprocessen die consequent gericht zijn op het voldoen aan de eisen van de klant. Het is ook gericht op het vergroten van de tevredenheid van de consument. In deze context hebben consument en klant dezelfde betekenis (in andere contexten misschien niet).
Een kwaliteitsmanagementsysteem is een geformaliseerd systeem. Het documenteert processen, procedures en verantwoordelijkheden voor het bereiken van kwaliteitsbeleid en doelstellingen.
QMS kan zich niet alleen richten op eisen van de klant, maar ook op wettelijke eisen. Licenties, beperkingen en wetten die van toepassing zijn op een product, bijvoorbeeld, zijn wettelijke vereisten. De overheid legt meestal wettelijke eisen op.
Het Britse beoordelingsbureau hanteert de volgende definitie van een kwaliteitsmanagementsysteem:
“Een kwaliteitsmanagementsysteem is een duidelijk omschreven geheel van bedrijfsprocessen. Samen met de relevante documentatie definieert het uw commitment om producten en diensten te creëren in overeenstemming met vooraf gedefinieerde normen.”
“Een goed QMS moet gedetailleerde informatie bevatten over processen en verantwoordelijkheden binnen een operationele omgeving.”
Kwaliteitsmanagement is alles wat een organisatie doet om ervoor te zorgen dat het goederen en diensten produceert en levert volgens specificaties. Het omvat ook het doen van dit tegen de juiste kosten. QMS is een systeem om al deze dingen te doen.
Wat garandeert een effectief QMS?
Een effectief kwaliteitsmanagementsysteem zorgt ervoor dat een bedrijf levert volgens een consistent hoge standaard. Het omvat ook een plan om elk aspect van de bedrijfsvoering van een bedrijf voortdurend te meten en te verbeteren.
QMS richt zich voornamelijk op twee doelen:
- Het voldoen aan de eisen en verwachtingen van de klant of deze overtreffen.
- Naleving van de regelgeving.
QMS – voldoen aan twee belangrijke eisen
Volgens Business Balls zorgt een volledig gedocumenteerd QMS ervoor dat het bedrijf aan twee belangrijke eisen voldoet:
- De eisen van het bedrijf – zowel extern als intern. Het systeem zal ervoor zorgen dat aan de eisen wordt voldaan met het beste gebruik van de beschikbare middelen en optimale kosten. Materialen, technologie, informatie en mensen zijn bijvoorbeeld “beschikbare middelen.”
- De eisen van de klant – dit betekent dat het gewenste product of de gewenste dienst consequent wordt geleverd, en dat aan de behoeften en verwachtingen van de klant wordt voldaan.
Met betrekking tot het voldoen aan deze eisen stelt Business Balls:
“Aan deze eisen kan alleen echt worden voldaan als objectief bewijs wordt geleverd, in de vorm van informatie en
gegevens, ter ondersteuning van de systeemactiviteiten, van de uiteindelijke leverancier tot de uiteindelijke klant.”
Vele soorten QMS
Er zijn verschillende soorten QMS. U moet eerst bepalen wat het uwe is.
Niet alle industrieën of sectoren zijn hetzelfde. Regels en voorschriften, bijvoorbeeld, in de farmaceutische industrie zijn heel anders dan in het bankwezen en de financiële wereld.
Sommige industrieën vertellen u wat uw processen moeten bevatten. Met andere woorden, sommige sectoren vertellen u welk QMS-systeem u moet gebruiken.
In de meeste bedrijfstakken zijn er naast verplichte gedragscodes ook vrijwillige codes.
Niet alle processen die in de ene bedrijfstak van belang zijn, zijn van belang in een andere bedrijfstak. Zelfs binnen dezelfde bedrijfstak hoeft niet elk bedrijf dezelfde processen te volgen.
Een primair engineeringbedrijf bijvoorbeeld kan processen nodig hebben voor productfabricage, het testen van nieuwe producten en productontwerp.
Qualsys, een blog over governance, risk en compliance, stelt dat het van cruciaal belang is om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen. Om dit goed te kunnen doen, heeft u de juiste software voor kwaliteitsmanagementsystemen nodig.
Over de verschillende soorten software zegt Qualsys:
“Verschillende soorten QMS-software ondersteunen uw bedrijfsdoelstellingen op verschillende manieren. Om het beste QMS voor uw bedrijf te kiezen, moet u naar uw doelstellingen kijken en de belangrijkste kwaliteitsuitdagingen vaststellen die u moet oplossen.”
Software betekent in deze context computerprogramma(‘s). De fysieke onderdelen van een computer noemen we de hardware.