Wat is werknemer onboarding?

Werknemer onboarding HR-proces van de officiële integratie van een nieuwe werknemer in een bedrijf. Naast het uitrusten van nieuwe werknemers met de tools die nodig zijn om te slagen in hun nieuwe functie, biedt een succesvol onboarding programma nieuwe werknemers de middelen om volledig betrokken en cultureel bewuste leden van een productief personeelsbestand te worden. Het houdt in:

• de nieuwe werknemer vertrouwd maken met de bedrijfscultuur, het beleid en de verantwoordelijkheden in hun nieuwe functie
• de werknemer registreren op het bedrijfsrooster
• de werknemer opnemen in het salarisadministratiesysteem
• de werknemer aanmelden voor bedrijfsvoordelen.

Onboarding van werknemers vereist ook dat nieuwe werknemers een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk invullen als onderdeel van hun eerste oriëntatie. Dit kan een omslachtig proces zijn, vooral als dat papierwerk moet worden afgedrukt en met de hand ingevuld. Sommige van die functies blijven vandaag de dag bestaan, maar ze worden vaak gefaciliteerd door softwaretoepassingen die het proces eenvoudiger maken.

Sommige onboardingprocessen kunnen wel 12 maanden duren, afhankelijk van het bedrijf en de functie. Het is een uitgebreid proces dat de werknemer introduceert en oriënteert op hun nieuwe functie, en het wordt pas als voltooid beschouwd als ze bekwaam zijn in hun baan.

In het verleden bestond onboarding van werknemers vaak uit het geven van een welkomstpakket aan de werknemer, dat ze moesten lezen en vervolgens vragen over moesten beantwoorden, of het doorlopen van trainingssessies met de werknemer tijdens het onboardingproces. Tegenwoordig kunnen bedrijven gespecialiseerde software gebruiken om het onboardingproces van werknemers te volgen, vast te leggen en te beheren, waardoor het gemakkelijker en productiever wordt.

Waarom is onboarding van werknemers belangrijk?

Werknemers moeten op de juiste voet beginnen wanneer ze worden aangenomen, omdat hun eerste ervaring met een bedrijf van invloed kan zijn op hun werkprestaties in de toekomst. Een goede onboarding-ervaring kan ervoor zorgen dat de werknemer sneller productief wordt in zijn rol, en het kan hem helpen de angst te vermijden die vaak gepaard gaat met de ervaring van een nieuwe werknemer.

Een goede onboarding-ervaring is ook van invloed op de levensduur van werknemers.

“Volgens een artikel van SHRM (de Society for Human Resource Management) is 69% van de werknemers eerder geneigd om drie jaar bij een bedrijf te blijven als ze een goede onboarding-ervaring hebben.”

“Bovendien ervaren organisaties met een gestandaardiseerd onboardingproces een 50% hogere productiviteit van nieuwe medewerkers.”

Hoewel elke organisatie verschillende onboardingtechnieken heeft, is het belangrijk om te onthouden dat hoe sneller een nieuwe medewerker zich welkom en voorbereid voelt op zijn nieuwe baan, hoe sneller die medewerker in staat zal zijn om bij te dragen aan het algehele succes van het bedrijf. Zoals SHRM aangeeft, hebben werknemers die worden onboarded met behulp van de ‘sink-or-swim’-techniek vaak moeite om erachter te komen wat er wordt verwacht en hoe ze succesvol kunnen zijn op hun nieuwe werkplek.

Het onboardingproces voor werknemers

Als het papierwerk eenmaal is afgerond en de werknemer officieel deel uitmaakt van de organisatie, hebben ze hun eerste werkdag. De eerste dag is het begin van het inwerkproces.

Op de eerste dag maakt de nieuwe werknemer kennis met de belangrijkste doelstellingen en de verwachtingen die aan hem zijn gesteld. Hij ontmoet zijn collega’s en maakt kennis met de mensen met wie hij rechtstreeks zal samenwerken om zijn doelstellingen te verwezenlijken. De eerste dag is ook een belangrijke stap om de werknemer te laten wennen aan de bedrijfscultuur, de dagelijkse gang van zaken, de kantoorregels en andere belangrijke onderwerpen.

Tijdens de eerste week en de daaropvolgende maanden wordt de werknemer verder opgeleid in zijn rol en krijgt hij verantwoordelijkheden. Het aanwervingsteam, het managementteam of de HR-afdeling zal regelmatig contact opnemen met de werknemer om te bepalen hoe goed hij vordert. Vaak werkt de nieuwe werknemer in deze periode onder een mentor of een directe supervisor die verantwoordelijk is voor zijn of haar training.

Aan het eind van het eerste jaar moet de nieuwe werknemer volledig productief zijn in zijn of haar rol. Hij moet bereid zijn nieuwe uitdagingen aan te gaan en zijn vaardigheden verder te ontwikkelen. Vanaf dit punt richten de meeste bedrijven zich op het vasthouden van werknemers en het blijven ontwikkelen van vaardigheden om hun werknemers in de toekomst succesvoller te maken.

Kernelementen van een gestandaardiseerde en geïndividualiseerde onboarding-ervaring

Standaard onboarding-elementen

Op macroniveau zijn veel elementen van het onboarding-proces relatief gestandaardiseerd. Zo moet iedereen in het bedrijf het algemene papierwerk en de bedrijfstrainingen afronden. Nieuwkomers moeten worden voorbereid met een goed begrip van het bedrijf als geheel. Dergelijke standaardelementen kunnen zijn:

• Bedrijfswaarden, missie en cultuur
• papierwerk voor nieuwe medewerkers
• Algemeen bedrijfsbreed beleid en procedures
• Key bedrijfsprocessen
• Belangrijke mensen en organigram (CEO, directeuren, enz.)

Geïndividualiseerde onboarding-elementen

De micro-elementen van de beste onboarding-programma’s omvatten items die specifiek zijn voor de afdeling, functie en/of locatie van de werknemer. Om te begrijpen waarom dit belangrijk is, denk eens aan de verschillen tussen afdelingen van een bekende organisatie, zoals een grote autofabrikant.

Is het in zo’n scenario zinvol om iemand bij het financiële team op dezelfde manier te onboarden als bij een monteur?

Een aantal voorbeelden van elementen in een geïndividualiseerd onboardingprogramma zijn onder meer:

• Cultuur van de afdeling of werklocatie
• Uitleg over hoe de functie van de nieuwe medewerker past in de overkoepelende bedrijfsstrategie en -doelen
• Meetbare verwachtingen en doelen van de manager
• Key-afdelingsprocessen
• Belangrijke mensen die je moet kennen (manager, mentor, buddy, teamleden)
• Op maat gemaakt leerplan en doelstellingen

Hoe ziet een goed gemanaged inwerkprogramma eruit?

Een goed gemanaged onboardingprogramma is zowel goed doordacht als gecoördineerd. Het belangrijkste om te onthouden is dat onboarding niet one-size-fits-all is. Verschillende werknemers, afhankelijk van hun carrièreniveau, functie, geografische of culturele invloed, etc., zullen verschillende onboardingtechnieken nodig hebben om succes te garanderen.

Hoewel onboarding programma’s sterk variëren van organisatie tot organisatie, zijn er een aantal overkoepelende kenmerken aanwezig in alle goed beheerde onboarding programma’s.

Een van de belangrijkste elementen van een succesvol onboarding programma is de focus op de ervaring van de nieuwe medewerker. De onboarding-ervaring moet verrijkend, maar toch eenvoudig zijn. Om dit te bereiken, moeten onboardingvereisten zoals formulieren en handleidingen worden gepresenteerd als een duidelijke en zelfverklarende taakgestuurde workflow.

Daarnaast moeten succesvolle onboardingprogramma’s:

• Zorgen voor voortdurende duidelijke, beknopte, en consistente communicatiekanalen
• Faciliteer leren op elk organisatieniveau
• Lijn op de belangrijkste bedrijfsstrategieën
• Stel mijlpalen op om het succes van de nieuwe aanwerving te meten
• Presenteer informatie in gemakkelijk-verteerbare hoeveelheden
• Herkrachtig het arbeidsmerk en andere positieve aspecten van de bedrijfscultuur
• Bied de werknemer zowel standaard onboarding elementen als geïndividualiseerde onboarding elementen

Onboarding best practices

Met duizenden klanten in bijna elke branche en over de hele wereld gevestigd, hebben we gezien wat werkt. Hier zijn een paar onboarding best practices die u zullen helpen nieuw talent te inspireren:

1. Stel kandidaten al voor hun eerste dag klaar voor succes met een sterk onboardingprogramma. Voorbereidende training, papierwerk, introducties, en vertrouwd raken met uw cultuur en waarden kunnen allemaal worden gedaan voordat uw nieuwe aanwinst begint.
2. Bouw verder aan het vertrouwen en de verstandhouding tussen uw recruiters en werkzoekenden. Onboarding vergemakkelijkt de overgang van kandidaat naar werknemer, verhoogt de productiviteit in een vroeg stadium en vergroot de kans dat nieuwe medewerkers langer blijven.
3. Focus op de cultuur en waarden van uw organisatie. Uw nieuwe werknemers hebben veel tijd besteed aan gesprekken met uw recruiters over hoe het is om voor uw bedrijf te werken. Onboarding is het moment om hen te versterken en gerust te stellen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt. Laat nieuwe werknemers zien welke aanpak en waarden hen zullen helpen vooruit te komen en bij te dragen aan uw bedrijf.
4. Maak het nieuwe werknemers gemakkelijk om meer te weten te komen over uw organisatie en antwoorden te vinden op veelgestelde vragen. Gebruik een inwerkportaal met informatie over uw bedrijf, hun nieuwe team en rol, producten en diensten, voordelen, komende evenementen en de logistiek voor de eerste dag, zoals wat ze mee moeten nemen en waar ze moeten parkeren.
5. Betrek recruiters en wervingsmanagers bij de inwerkervaring. Volgens een rapport van Harvard Business Review geeft 40% van de volwassenen aan zich eenzaam te voelen op het werk. Vriendelijke gezichten zouden overal moeten opduiken, ook in de onboarding-groepen.
6. Zorg ervoor dat alles – laptops, onboarding-pakketten, papierwerk, trainingsmateriaal, enz. – klaarstaat voor de nieuwe werknemers op hun eerste dag. De mate van paraatheid van uw bedrijf zet de juiste toon over focus, productiviteit, efficiëntie en verwachtingen. Dit is zelfs nog belangrijker voor externe medewerkers

Automatisering van onboarding

Onboarding is traag en foutgevoelig als het handmatig en in een silo gebeurt. Geautomatiseerde onboarding versnelt de workflows, elimineert het werk van recruiters en vergemakkelijkt de communicatie tussen HR, Finance, IT, hiring managers en individuele teams.

Dit zorgt ervoor dat taken van nieuwe medewerkers worden toegewezen en afgehandeld voordat nieuwe medewerkers arriveren.

Door ervoor te zorgen dat alles – laptops, onboardingpakketten, papierwerk, trainingsmiddelen, enz. – klaarstaat voor de nieuwe medewerkers op hun eerste dag, zet u de juiste toon wat betreft focus, productiviteit, efficiency en uw verwachtingen. Bovendien hebben nieuwe werknemers alles wat ze nodig hebben om meteen aan de slag te kunnen.

Het onboardingproces automatiseren met onboardingssoftware voor werknemers

Onboardingssoftware voor werknemers is een technologische oplossing die de integratie van nieuwe werknemers in hun functie binnen een bedrijf soepeler en efficiënter maakt. Veel van de meest succesvolle organisaties hebben hun onboarding programma’s geautomatiseerd met employee onboarding software om hun talent acquisition initiatieven te stroomlijnen en hun return-on-investment te verhogen. De software die gebruikt wordt om onboarding programma’s te automatiseren helpt om kosten te besparen en tegelijkertijd het behoud en de productiviteit van werknemers op de lange termijn te verbeteren. De meeste onboardingssoftware voor werknemers is nu cloudgebaseerd en bevat een digitaal dashboard waarmee talentacquisitieteams en managers de voortgang van een nieuwe werknemer kunnen volgen en erover kunnen communiceren.

Werknemer onboardingssoftware bevat ook tools om de onbelangrijke taken van onboarding meer gestroomlijnd te maken. HR-personeel kan de software gebruiken voor het automatiseren van de kleine taken, zoals het indienen van belastingdocumenten, zodat zij zich kunnen richten op de belangrijkere aspecten van de onboarding-ervaring, zoals de voortgang van de werknemer naar volledige productiviteit en hun begrip van de bedrijfscultuur.

Over het geheel genomen stelt onboarding-software het HR-team in staat om het hele onboarding-proces te volgen, vanaf het moment dat een werknemer wordt aangenomen tot het moment dat hij of zij zich bekwaamt in zijn of haar rol, en verder.

Waar past onboarding-software voor werknemers in het wervingsproces?

Onboarding-software voor werknemers komt bijna altijd in beeld tegen het einde van het wervingsproces, nadat een kandidaat is aangenomen door het bedrijf. Zodra een sollicitant is aangenomen, kan zijn informatie worden overgebracht naar of geïmporteerd in de onboarding software, zodat hij kan beginnen met zijn onboarding traject.

De meeste onboarding-software voor werknemers integreert met andere human resource management-systemen, zoals:

• Payroll
• Benefits management
• Performance management tools

Met de juiste oplossing, kunnen bedrijven hun onboardingssoftware zelfs integreren met hun wervingstools, waardoor een naadloze overgang van sollicitatie naar onboarding mogelijk wordt.

Zo helpt de iCIMS Text Engagement-software bijvoorbeeld recruiters en wervingsmanagers bij de hele onboarding-ervaring betrokken te blijven en biedt het een extra manier om met nieuwe medewerkers te communiceren en in te checken. Door iCIMS Offer Management te integreren, kunnen werkgevers nieuwe werknemers kopieën van hun aanbiedingsbrieven geven in hun persoonlijke onboarding portal. Dit maakt de ervaring self-services, waardoor klanten tijd besparen bij het zoeken naar originele kopieën.

Best-in-class onboarding software omvat eenvoudig te gebruiken sjablonen voor onboarding, tools voor taakbeheer en geautomatiseerde berichten, waaronder risicowaarschuwingen en getriggerde e-mails. Voor de nieuwe werknemer kan de onboarding-oplossing dashboards bevatten waarmee hij via een beveiligd portaal met de software kan communiceren. Hiermee kunnen ze onboarding-taken voltooien, zodat deze worden bijgehouden en geregistreerd.

Waarom is onboarding-software voor werknemers belangrijk?

Veel organisaties worstelen met onboarding, en met het inhuren van personeel in het algemeen. Bedrijven die seizoensarbeiders inhuren, moeten het onboardingproces snel en efficiënt doorlopen. Organisaties met een hoge omloopsnelheid, zoals de detailhandel, moeten rollen snel kunnen invullen en hun tijd om productiviteit te bereiken zo kort mogelijk houden.

Werknemer onboarding software helpt door het automatiseren van de lastige taken die in de weg staan van het echte werk van onboarding, zoals het indienen van fiscale documenten. Het creëert een duidelijke lijst van taken die moeten worden voltooid, zodat elke stakeholder een duidelijk inzicht heeft in waar elke nieuwe werknemer zich in zijn proces bevindt.

Meer belangrijk is dat dit soort software het HR-team en de nieuwe werknemer een transparant en gestandaardiseerd proces biedt voor het inwerken van nieuwe werknemers, wat tijd bespaart en een consistente ervaring creëert voor iedereen in het bedrijf. Met een gestandaardiseerd proces kan het bedrijf gegevens verzamelen over het inwerkproces om trends te ontdekken en incrementele verbeteringen aan te brengen. Het is ook gemakkelijker voor de nieuwe werknemer, omdat hij kan vertrouwen op de software om hem door zijn ervaring te loodsen.

De meeste onboarding software helpt ook met compliance verplichtingen. De beste oplossingen bevatten tools voor het geautomatiseerd opstellen, ondertekenen en beheren van overheidsformulieren. Dit vermindert risico’s en zorgt ervoor dat er geen documenten of belangrijke informatie verloren gaan.

Wat te zoeken in onboarding software voor werknemers

In ieder geval moet een onboarding oplossing voor werknemers functies bevatten die een bedrijf in staat stellen het volgende te doen:

• Naadloos papierwerk voor aanwerving beheren
• Zorgen voor naleving van documentatie, zelfs in compliance-zware industrieën
• Creëer geautomatiseerde taak workflows voor nieuwe werknemers en HR-personeel
• Volg de voortgang van werknemers in het onboarding proces
• Creëer een enkele bron van waarheid voor werknemersinformatie
• Analyseer en rapporteer over het onboardingproces

De beste oplossingen maken complexe integraties in uw bestaande HR-software mogelijk. U moet ook in staat zijn om het inwerkproces in meerdere systemen te volgen, waaronder human capital management en salarissoftware. Zo kunnen de gegevens van de nieuwe medewerker na indiensttreding eenvoudig naar andere systemen worden verplaatst.

Onboarding ROI

Om de return on investment vast te stellen, kan men kijken naar de mogelijke opbrengsten voor een hypothetisch bedrijf met 200 medewerkers. Uitgaande van een gemiddeld verloop en groei, bedragen de kosten van het handmatig onboarden van nieuwe medewerkers ongeveer $102.000 per jaar.

Door het onboardingproces te automatiseren, realiseert dit voorbeeldbedrijf een return on investment van meer dan $79.000 per jaar!

Hoe is dat mogelijk, vraagt u? Ten eerste, door het automatiseren van het onboarding proces, het bedrijf geëlimineerd alle kosten in verband met mailing. Elektronische formulieren, zoals de W-4 en I-9, zijn geautomatiseerd, waardoor de voorbereiding van documenten en de verwerkingstijd korter zijn geworden.

Ten tweede is ook de logistiek geautomatiseerd, zoals het coördineren van het inrichten van het bureau, het bestellen van benodigdheden en het aanvragen van IT-apparatuur, waardoor er minder tijd aan deze taken is besteed en de kosten dus lager uitvallen. Alleen al deze veranderingen hebben de onboardingkosten van het hypothetische bedrijf per aangenomen werknemer met de helft verminderd.

Hoewel de cijfers die in de onderstaande berekeningen zijn gebruikt per organisatie kunnen verschillen, is het punt duidelijk: door het onboardingproces te automatiseren bespaart een organisatie een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld.

iCIMS’ onboardingsoftware voor werknemers

iCIMS Onboarding versnelt het onboardingproces door middel van geautomatiseerde onboardingprocessen, sjablonen, taken en elektronische formulieren. Volg het volledige onboardingproces in meerdere systemen en integreer uw onboardingsoftware naadloos met uw andere HR-oplossingen.

• Bereid nieuwe werknemers voor op de weg die voor hen ligt met onboardingportals die hen door hun reis leiden.
• Integreer aangepaste berichten en video’s, zodat het gemakkelijk wordt om uw unieke merk te laten zien en nieuwe werknemers betrokken te houden. Zelfs als u actief bent in een sector die zwaar leunt op naleving, maakt iCIMS naleving eenvoudig met virtuele papierwerk tools.
• Het beheer van uw belastingdocumenten automatiseren om ervoor te zorgen dat ze foutloos zijn en de naleving eenvoudig maken voor uw nieuwe medewerkers door middel van een intuïtieve gids.

Het inwerkproces moet boeiend en aantrekkelijk zijn. iCIMS neemt u al het zware werk uit handen, zodat u zich kunt concentreren op het inwerken van uw nieuwe medewerker.