Com o nosso modelo de política de despesas de viagem, fizemos o trabalho árduo por si. Falámos com gestores de viagens para descobrir quais os elementos essenciais de uma política, e desenvolvemos uma que é concisa, simples de compreender, e muito fácil de personalizar.

Grab o modelo agora, ou continue a ler abaixo para saber mais sobre o que está incluído, porque o incluímos, e como personalizar cada elemento para uso da sua própria empresa.

O que está dentro do nosso modelo de política de viagens?

O nosso modelo de política de viagens para viajantes do Reino Unido, EUA ou UE inclui as seis secções chave aqui detalhadas. Formatámo-lo para ser fácil de ler e fácil de personalizar.

Uma política eficaz de viagens de empresas é composta por seis secções-chave:

1. Introdução
2. Processo de reserva de viagens
3. Categorias de despesas
4. Compras não reembolsáveis
5. Processo de relatório de despesas e reembolso
6. Processo de apoio à viagem, segurança e dever de cuidado

Vejamos o que é necessário incluir em cada secção.

Modelo de política de viagens

Secção 1: Introdução

Um modelo de política de despesas de viagem inteligente deve sempre incluir uma introdução. Porquê? Quer deixar claro aos funcionários que a sua apólice não é apenas uma lacuna burocrática. Ajuda a mantê-los seguros, melhora a equidade e reduz o trabalho manual e a confusão. Recomendamos a inclusão de uma lista de pontos de pontos principais da sua política de viagens, para que os viajantes saibam porque é importante.

Se tiver múltiplas políticas de viagem para departamentos ou tipos de empregados, então também deve usar a secção de introdução para esclarecer para quem é a política.

P>Top tip: Na sua introdução, inclua os benefícios de seguir a sua política para viajantes, tais como manter-se seguro e obter apoio, para que eles saibam porque a devem seguir.

Secção 2: Processo de reserva de viagens

Na segunda secção do nosso modelo de política de viagens gratuito, incluímos tudo o que os funcionários precisam de saber sobre onde e como reservar viagens.

• Como reservar viagens – Qual é o seu processo, método e/ou plataforma aprovados para reservar viagens de negócios? Se a sua empresa utiliza uma plataforma para permitir aos viajantes reservar dentro da política, inclua o nome da sua plataforma de reservas aprovada. Caso contrário, escreva o nome e os dados de contacto da empresa ou pessoa que devem contactar a fim de solicitar uma reserva.
• Utilização de programas de fidelização – Muitas empresas não permitem aos viajantes a recolha de pontos para os seus programas de fidelização pessoal. Mas se confiar nos seus viajantes para fazer a coisa certa, pode permitir isto e incluir uma linha na sua política como “Os empregados não podem escolher opções mais caras apenas para obter pontos de fidelidade”
• Extensões de lazer – Por vezes os viajantes de negócios querem prolongar a sua viagem até ao fim-de-semana, ou utilizar alguns dos seus dias de férias. Deve incluir regras em torno de extensões de lazer (ou “bleisure”), tais como que diferença de custos é permitida para voos de regresso.

Top tip: Tornar bem claro como é que os viajantes devem reservar viagens. Utilizar uma plataforma de reservas corporativas para manter o registo das viagens num único local.

Secção 3: Categorias de despesas

Uma parte importante de qualquer política e procedimento de despesas é o que os empregados podem despender.

Na terceira secção do nosso modelo de política de viagens empresariais, dividimos as despesas de viagens de negócios por categorias comuns: voos, alojamento, transporte terrestre, alimentação e entretenimento, e uso de telefone pessoal.

Aqui estão as informações a incluir em cada categoria de despesas:

Vôos

• Ferramenta ou método de reserva comprovado
• Vendedores preferidos (se houver)
• Regras sobre se é ou não permitida a classe executiva, tais como para voos com uma determinada duração, ou voos efectuados por empregados de um certo nível de antiguidade
• Quantos dias de antecedência os voos internacionais devem ser reservados
• Quantos dias de antecedência os voos domésticos devem ser reservados

Alojamento

• Ferramenta ou método de reserva comprovado
• Máximo de tarifas nocturnas por cidade
• Vendedores preferenciais e detalhes de tarifas negociadas (se existirem)
• Regras sobre quartos standard e actualizações, por exemplo, são necessários quartos standard, mas são permitidos upgrades de quartos se oferecidos sem custos adicionais
• Custos de hotel reembolsáveis, tais como estacionamento
• Regras para reservar Airbnb ou aluguer de apartamentos

Transporte por correio

li>Ferramenta ou método de reserva li>Tipo de bilhete de comboio permitido, tais como economia

Táxis e partilha de equitação

>li>Quando táxis e partilha de equitação é permitido, por exemplo só quando o transporte público não é viável
• Máximo montante por transacção

Carro alugado e pessoal

• Tipo de classe de carro alugado permitido, tais como compacto ou de tamanho médio
• O número de empregados que se espera que partilhem um carro alugado quando viajam juntos
• Quanto é reembolsado por milha ou quilómetro

Alimento e entretenimento

• Montante reembolsável, por pequeno-almoço
• Montante reembolsável, por almoço
• Montante reembolsável, por jantar
• Alternativamente, um máximo diário ou per diem
• Regras para refeições em equipa, tais como quem aprova o montante
• Regras para entretenimento do cliente, tais como o que é permitido

Utilização de telefone pessoal

• Montante da conta telefónica de célula ou percentagem que é reembolsável durante as semanas em que o funcionário viaja
• Se os danos ou roubo de telefone pessoal são reembolsáveis durante as viagens de negócios, e se sim, até que montante?

Dica de ponta: Incluímos tudo no nosso modelo de política de viagens. Basta introduzir os montantes, vendedores aprovados e outros detalhes para cada categoria de despesas reembolsáveis. Pode facilmente eliminar qualquer coisa que não se ajuste à sua empresa.

Secção 4: Compras não reembolsáveis

Inclua uma lista com as potenciais despesas de viagem que a sua empresa não irá reembolsar. Eis alguns exemplos de itens não reembolsáveis que poderá querer incluir na sua política de viagens:

• Compras a bordo
• Pesas de bagagem de excesso
• Cuidado das crianças, cuidados e embarque de animais de estimação
• Toiletaria ou vestuário
• Sócios do clube Airline
• Compras ou facturas de bar deinibercados
• Laundry ou limpeza a seco
• Multas de estacionamento ou infracções de trânsito
• Multas de mudança de bilhete da Airline
• Transporte ferroviário de primeira classe
• Premium, Aluguer de automóveis de luxo ou Elite

Filmes, entretenimento online ou jornais

• Spa e utilização do health club
• Flowers, doces e confeitaria
• Serviço de quarto
• Camas ou roupa de cama adicionais
• Cuidados
• Danos a veículos pessoais
• Seguro da companhia de aluguer de automóveis

P>Dica de ponta: Envolva as partes interessadas como o seu CFO e alguns dos seus viajantes frequentes para determinar o que é justo excluir em toda a empresa, para todas as viagens

Secção 5: Relatório de despesas e processo de reembolso

Na secção sobre a sua política e procedimento de despesas, não se esqueça de incluir o seguinte:

• Que ferramenta utilizar para as despesas
• Que itens não precisam de ser adicionados na ferramenta de despesas, por exemplo, se uma viagem for reservada com a sua ferramenta de reserva aprovada
• Quem submeter relatórios de despesas a
• O que incluir nos pedidos de reembolso
• Limite para submeter pedidos de reembolso
• Tipo de tempo de processamento para receber reembolso

Top tip tip: Deixar bem claro qual a ferramenta que os funcionários devem utilizar para apresentar despesas e pedidos de reembolso.

P>Download o modelo gratuito

Secção 6: Apoio de viagem, segurança e dever de cuidado

É importante que a sua política de viagens seja algo que os viajantes queiram ler. Deve incluir informação a que necessitam de aceder, de modo a poderem visitá-la regularmente e, ao mesmo tempo, poderem familiarizar-se com o documento. Os viajantes preocupam-se definitivamente em permanecer em segurança na estrada, e a sua empresa também deve fazê-lo. Deve incluir informação sobre apoio em viagem, seguro de viagem, e o seu dever de prestador de cuidados dentro da sua apólice de viagem.

• Rastrear o paradeiro dos viajantes – Aproveite esta oportunidade para informar os viajantes de que quando fazem a sua reserva utilizando o seu método ou ferramenta aprovada, a sua viagem é rastreada. No caso de uma emergência, serão tomadas medidas para os evacuar. Se não souber onde eles estão, não poderá ajudar! Inclua o nome da sua ferramenta aprovada, e o que devem fazer para garantir que a sua viagem seja rastreada com precisão se tiverem de reservar fora dela por uma razão válida.

Apoio à viagem – Em caso de cancelamentos de viagem, alterações, etc., quem devem os seus viajantes chamar? Inclua os dados de contacto do seu fornecedor de apoio em viagem, incluindo números de telefone, endereços de correio electrónico e o que quer que se aplique. Se houver vários números baseados na região ou língua, inclua-os também.

• Suporte para necessidades de emergência – Nesta sub-secção, inclua o seu dever de fornecedor de cuidados (se tiver um) e os detalhes da sua apólice de seguro de viagem. Inclua também o nome do funcionário ou o nome do vendedor que deve contactar em caso de emergência.

P>Dica de topo: Inclua informação sobre suporte de viagem, seguro e segurança para que os viajantes possam obter tudo o que precisam de saber num só local e familiarizar-se com a sua apólice como um todo.

Como implementar a sua apólice de viagem

• Personalizar – Personalizar e finalizar o modelo da apólice de viagem. Trabalhe com os interessados para fazer todas as edições e personalizações necessárias à apólice; recolha todos os detalhes como seguro de viagem, tarifas nocturnas, etc.
• Automatizar – Actualize a sua apólice de viagem automatizada. Criar ou actualizar uma apólice de viagem automatizada para que os viajantes e/ou administradores possam reservar dentro da apólice a todo o momento.
• Deploy – Roll out das alterações aos empregados. Dependendo da dimensão da sua empresa, faça o roll out do seu novo documento de apólice e apólice automatizada para todos os funcionários ou um subconjunto inicial.
• Oiça – Recolha feedback sobre a nova apólice. Obtenha feedback dos funcionários sobre a clareza da sua política de viagens, bem como a facilidade de utilização das suas ferramentas aprovadas e política automatizada.

Grab o modelo agora, ou inscreva-se para um teste gratuito ao TravelPerk Premium para que possa fazer uma política automatizada que é construída dentro do processo de reserva de viagens.

Download do modelo da política de viagem