O tempo livre de empregado e gestão de férias é uma das tarefas mais enfadonhas num departamento de recursos humanos, especialmente se a sua empresa for um número elevado de empregados. É por isso que é essencial ter uma ferramenta de software para simplificar este trabalho. Uma opção possível é a criação de um modelo de tempo livre de empregado em Excel.

br>Não tem a certeza de como criar o seu planificador de férias e ausências em Excel? Veja a nossa explicação passo-a-passo abaixo.

Mas primeiro, ⬇️⬇️DOWNLOAD ESTE EXCEL⬇️⬇️ para continuar com o guia.

Como acompanhar o tempo de folga do funcionário no Excel?

Excel é ainda a ferramenta mais utilizada nos departamentos de recursos humanos para calcular as férias anuais. As informações sobre as férias de cada empregado, licença por doença, licença de maternidade ou paternidade, etc. podem ser compiladas numa folha de cálculo simples.

br>Os gestores de recursos humanos têm de comunicar por correio electrónico com cada empregado para recolher estas informações, e introduzir manualmente as datas exactas. Não só têm de prestar atenção extra para não cometerem erros, como também precisam de um conhecimento intermédio do Excel.

>br>Após isto ter sido feito, podem calcular quantos dias de férias cada empregado da empresa tem, rastrear quantos dias de doença tiveram durante o ano e quando regressarão depois de gozarem a licença de paternidade.

br>Excel é, portanto, o sistema de rastreio de ausências ou ausências mais utilizado pelos empregados. E a sua utilização oferece certas vantagens.

Vantagens de utilizar o Excel para registar os subsídios de férias

• A ferramenta vem como parte do conjunto Microsoft Office da empresa e não envolve nenhum
  extra costs.
• É normalmente instalada em todos os computadores da empresa, o que significa que qualquer empregado pode
  utilizá-la sem necessidade de descarregar outra plataforma.
• É um sistema básico que lhe permite gerir o tempo livre para uma pequena equipa.

Desvantagens de um funcionário do Excel que está fora do rastreio

• Utilizar um funcionário do Excel que está fora do rastreio é uma tarefa tediosa que desperdiça uma quantidade considerável do tempo de um gestor de recursos humanos. Introduzir manualmente a informação consideravelmente
  reduz o processo.

li>Adicionar informação sobre cada funcionário à mão pode resultar em erros que podem
negativamente afectar os funcionários da empresa.li>Documentos Excel não podem ser editados ou partilhados por mais do que uma pessoa de cada vez,
tornando o trabalho em equipa mais difícil para o departamento de recursos humanos.

• É necessário um certo nível de conhecimentos de TI para utilizar folhas de cálculo, criar fórmulas, etc.
• Organizar um processo de aprovação de férias entre o funcionário e o gestor, ou
  O departamento de recursos humanos é complicado.

Um guia passo-a-passo para a criação de um modelo Excel de ausência do funcionário

P>Quer continuar a tentar acompanhar as férias do funcionário com Excel? Não há problema, pode criar o seu próprio modelo seguindo estes passos:

• Criar um novo ficheiro Excel e dar-lhe um nome que lhe permita identificá-lo facilmente.
• Li>Primeiro passo! Freezefour columns on the left-hand side to create your Excel holiday
  planner template.

• Em seguida, crie um calendário com os dias e meses do ano no lado direito.
• Numerar os dias da terceira fila para facilitar a marcação das férias de cada empregado
  quando estiver a trabalhar.

>li> Voltar ao lado esquerdo e atribuir uma coluna para os nomes dos empregados, outra para o departamento a que pertencem, o número total de feriados a que têm direito e os dias restantes.

Com estes cinco passos tem agora um template Excel para trabalhar. Agora marque as férias solicitadas por cada funcionário e altere manualmente a informação na coluna “Restante”.

>br>Seu modelo deve ter o seguinte aspecto:

vacation tracker excel

Dependente do seu nível de conhecimento do Excel, também pode criar fórmulas que somem automaticamente os totais na coluna “Restante”. É certamente mais cómodo e minimiza o risco de erros.

br>Likewise, pode configurar códigos de cor para destacar férias, baixa médica, etc. No exemplo, marcamos os fins-de-semana (dias sem trabalho) em cinzento e as férias em roxo.

br>>Muito, ter o seu próprio modelo Excel permite-lhe trabalhar num documento simples, mas adaptado às suas necessidades específicas.

Download do nosso modelo de rastreador de férias em Excel 2020

Se não tiver a certeza de como criar fórmulas, não quer perder tempo a criar este Excel a partir do zero e tudo parece demasiado complicado, então descarregue o nosso modelo gratuito de férias dos funcionários do Excel clicando aqui.

Este modelo, baseado no nosso software de gestão de RH, permitir-lhe-á, de forma simples e sem esforço, rastrear de forma abrangente cada um dos membros da equipa. Tudo o que tem de fazer é
descarregar, introduzir a informação de cada funcionário e começar a utilizá-la.

h2>Digitalizar o tempo livre e o processo de férias com Kenjo

Como mencionámos anteriormente, há vida depois do Excel quando se gerem as férias e o tempo livre dos funcionários. Actualmente, existe uma gama de software de gestão de RH que foram especificamente concebidos para este efeito e que permitem optimizar e simplificar os processos. No nosso blog temos um artigo específico que analisa como escolher um software de férias e ausências.

br> O software de gestão de RH Kenjo permitir-lhe-á criar políticas de férias específicas para cada pessoa e dar-lhe uma visão geral, num relance, dos membros da equipa que estão a trabalhar, daqueles que não estão, e porquê.

br>br>Likewise, Kenjo permite-lhe contactar directamente os funcionários para que possam solicitar as suas
férias anuais através do software. Diga adeus à recepção de centenas de e-mails na sua caixa de entrada, e pode também aprová-los ou recusá-los com apenas um clique.

>br>>Além disso, tanto você como a equipa podem verificar que não há sobreposição de datas, permitindo-lhe coordená-los melhor e assegurar que nenhuma área da empresa é negligenciada ou tem pouco pessoal.

br>Kenjo é visual, intuitivo, simples e eficiente. Basta experimentá-lo para perceber que já não faz sentido gerir o tempo livre e as ausências no Excel.