O que é uma factura e o que se deve incluir numa?

O que é uma factura?

Uma factura é um pedido de pagamento emitido por um vendedor ao comprador de bens ou serviços após a venda, detalhando que bens foram fornecidos ou trabalho efectuado, e quanto deve ser pago em troca.

Para que serve uma factura?

As facturas podem ser utilizadas para facturar projectos pontuais ou trabalhos recorrentes, mas são mais amplamente utilizadas para solicitar o pagamento após a conclusão do trabalho, e quando existe uma relação contínua com o cliente. Tradicionalmente, as facturas eram enviadas em papel, manuscritas ou dactilografadas, depois enviadas por correio.

Nos últimos anos, muitas empresas têm utilizado o correio electrónico para acelerar a entrega. Mas as empresas mais especializadas em tecnologia empregam agora software especializado para gerar facturas electrónicas imediatamente, com informação a fluir automaticamente entre vendedor e comprador.

O que está incluído numa factura?

• p> A palavra “Factura” marcada claramente na parte superior do documento
• p> Um número ou referência única
• p> O nome, endereço, e detalhes de contacto do indivíduo ou empresa que emite a factura
• p> O nome e o endereço da pessoa ou organização que está a ser facturada
• p>p>Uma descrição do produto ou serviço que a factura cobre/li>
• p>p> A data de fornecimento do bem ou serviço>/li>>>p> A data de emissão da factura/li>
• p>p>p>a quantidade de dinheiro em dívida, detalhando o montante do IVA, se aplicável, ou quaisquer descontos pré-acordados, mais o total total total devido
• p>p>A data de vencimento da factura (prazo para pagamento a ser efectuado)/li>

O que é um endereço de facturação?

Um endereço de facturação é o endereço legal do comprador ou o endereço onde recebem correspondência. É diferenciado do endereço de envio (ou endereço de entrega), que é o endereço onde os bens ou serviços devem ser entregues. Em alguns casos estes endereços podem ser diferentes, e em alguns casos podem ser os mesmos.

Qual é a data de vencimento de uma factura?

Uma data de vencimento de uma factura é a data em que é devido o pagamento integral do total da factura. Se esta data passar e o montante total não tiver sido pago, a factura é considerada vencida.

Como funcionam as facturas?

1. p>O seu cliente concorda em comprar-lhe bens ou serviços.
2. p> Os detalhes da venda, e as partes envolvidas (i.e. você e as empresas do seu cliente), são ditados numa factura – um documento que é um pedido oficial de pagamento.

3. Você cria a factura (que pode ser manual ou através de software especializado, e pode ser em papel ou electrónico) e emite-a ao seu cliente.

4. p>p>P>Após receber a factura, o seu cliente tem um período de tempo em que aceitou legalmente pagar-lhe até (normalmente 30 dias, mas existem muitas variantes).
5. p>p>O seu cliente efectua o pagamento na totalidade, e reconcilia a factura após receber este pagamento, para completar a transacção.

Facturação e condições de pagamento

A menos que tenha acordado uma alternativa com um cliente, as regras do Reino Unido ditam que este deve pagar-lhe no prazo de 30 dias após a recepção da sua factura pelos bens ou serviços fornecidos.

Algumas empresas operam efectivamente um modelo diferente. Um cenário familiar é o de empresas maiores que exigem que os fornecedores mais pequenos aceitem condições de pagamento de 90 ou mesmo 120 dias.

Algumas empresas optam por oferecer aos clientes descontos para liquidação antecipada ou pagamento adiantado. Cada vez mais, as PMEs vão cada vez mais longe para se protegerem dos atrasos de pagamento, e pedem que as facturas sejam liquidadas em apenas sete dias.

O Reino Unido é bastante típico entre os seus vizinhos na Europa na sua abordagem à facturação, sendo os prazos de pagamento de 30 dias a partir da recepção de uma factura comuns na maioria dos países europeus. Mas isto varia:

• p>p>As empresas escandinavas empregam normalmente um prazo de pagamento de 14 dias>/li>
• p>p>As empresas espanholas fixam prazos de pagamento de 45 dias em média/li>
• p>p>As empresas na Grécia e Itália exigem o pagamento dentro de 50 dias ou mais

A rapidez com que as facturas são pagas depende frequentemente, em parte, da forma como o documento é emitido. As facturas manuais são mais lentas tanto para a entrega como para o processamento no outro extremo. Mas os métodos modernos e automatizados podem assegurar que os pagamentos sejam efectuados rápida e eficientemente, mesmo imediatamente.

Facturas vs facturas

Uma factura é muitas vezes considerada permutável com “factura”. As diferentes partes podem optar por diferenciar as facturas das facturas de várias maneiras. As diferenciações comuns incluem:

• p>p>Factura é um termo preferido baseado na indústria – Contabilistas e advogados usam normalmente o termo “horas facturáveis” para se referirem ao tempo gasto no trabalho para um cliente pelo qual podem ser cobrados. Por isso, podem utilizar o termo “facturar um cliente” em vez de “facturar um cliente”. Nestas circunstâncias, no entanto, significam a mesma coisa.
• p>Facturas são um subconjunto de facturas – Em alguns casos, a “factura” é considerada a lista de bens e serviços a serem adquiridos e o montante total a ser pago. As facturas diferem disto na medida em que contêm informações adicionais específicas (como detalhado acima).

• Facturas são aquilo a que o destinatário chama uma factura – Noutros casos, “factura” e “factura” referem-se exactamente ao mesmo documento, contudo o emitente referir-se-á a ele como uma “factura” e o destinatário referir-se-á a ele como uma “factura”.

• Facturas são uma cobrança de montantes devidos – Outro caso é quando uma empresa emite a um cliente múltiplas facturas ao longo de um período. Podem seguir-se com uma “factura” que detalha o montante total por pagar.

Facturas vs pedidos de compra

Facturas são enviadas pelo vendedor ao comprador para solicitar o pagamento, enquanto que (normalmente PO ou PO’s) são enviadas pelo comprador ao vendedor para confirmar oficialmente um pedido. Na ordem da venda, as ordens de compra são enviadas primeiro como um registo do que o comprador está a pedir, sendo as facturas enviadas normalmente após a entrega dos bens ou serviços, solicitando o pagamento pelo que foi fornecido. O tipo de informação incluída num pedido é muito semelhante ao que está incluído numa factura (ver abaixo).

O que está incluído num pedido de compra?

• p>As palavras ‘Pedido de compra’ marcadas claramente na parte superior do documento
• p> Um número ou referência única>/li>>>p> A data em que o pedido foi emitido
• p> O nome, endereço, e detalhes de contacto do indivíduo ou empresa que emite o PO
• p> O nome e endereço do fornecedor que está a ser enviado o PO
• p> O endereço de entrega dos bens/serviços que estão a ser fornecidos (+ o nome e dados de contacto da pessoa que aceita a entrega ou que supervisiona os trabalhos)

• A data de entrega dos bens/serviços

• p>Uma descrição dos bens/serviços que a PO cobre
• p> O custo de cada artigo, quantidades encomendadas, e o custo total da encomenda
• p> As condições de pagamento (prazo de pagamento a ser efectuado)