Termos de Planeamento de Projecto

Antes de mergulharmos em como planear um projecto, ajuda a familiarizar-se com alguns dos termos que irá encontrar. Aqui está uma lista de termos gerais que encontrará neste guia.

• Deliverable: Os resultados de um projecto, como um produto, serviço, relatório, etc.
• Stakeholder: Qualquer pessoa com interesse declarado no gestor do projecto, patrocinador do projecto, membros da equipa, clientes, etc.
• Tarefas: Pequenos trabalhos que conduzam à entrega final.
• Marco histórico: O fim de uma fase do projecto, e o início da próxima.
• Recursos: Tudo o que for necessário para completar o projecto, tais como pessoal, materiais, ferramentas, pessoas e mais.
• Orçamento: Estimativa do custo total relacionado com a conclusão de um projecto.
• Rastreio & Monitorização: Recolha de dados do projecto, e assegurar que reflecte os resultados que planeou.

Passos de planeamento do projecto

Agora, vamos levá-lo através dos principais passos de planeamento do projecto:

1. Eliminar o Business Case
2. Definir o Âmbito do Projecto
3. Configuração de Objectivos & Objectivos
4. Encontroduzir Resultados
5. Criar a Project Schedule
6. Atribuir tarefas à sua equipa
7. Assess Risk
8. Relatar o seu progresso

Seguir estes passos de planeamento do projecto, clarificará o que precisa de alcançar, trabalhará os processos necessários para lá chegar e desenvolverá um plano de acção para a forma como vai levar isto por diante.

Encontrar o Business Case

Se tem um projecto, há uma razão para isso – esse é o seu business case. O Business Case delineia as razões pelas quais o projecto está a ser iniciado, os seus benefícios e o retorno do investimento. Se existe um problema que está a ser resolvido, então esse problema é aqui delineado. O business case será apresentado àqueles que tomam decisões na sua organização, explicando o que tem de ser feito, e como. Se aprovado, tem um projecto.

Reunir-se com as partes interessadas

Todos os projectos têm partes interessadas, aqueles que têm um interesse declarado no projecto. Desde os que lucram com ele, até aos que são responsáveis pelo seu sucesso. Portanto, qualquer planeamento de projecto deve identificar quem são estas partes interessadas, desde os clientes até aos reguladores. O encontro com eles é crucial para se obter uma melhor imagem do que é o projecto e do que se espera do produto final.

Definir o âmbito do projecto

Refere-se ao trabalho necessário para realizar os objectivos do projecto e gerar os produtos necessários. O âmbito do projecto deve ser definido e organizado por uma estrutura de repartição do trabalho (WBS). Portanto, o âmbito do projecto inclui o que se deve fazer no projecto (resultados, sub-produtos, pacotes de trabalho, actividades, tarefas), mas também o que não é essencial. Este último é importante, porque saber o que não é de alta prioridade ajuda a evitar a rasteira do âmbito; ou seja, utilizar recursos valiosos para algo que não é fundamental para o sucesso do seu projecto.

Configurar Objectivos & Objectivos

Objectivos e objectivos são coisas diferentes quando se trata de planear um projecto. Os objectivos são os resultados que se pretende alcançar, e são geralmente amplos. Os objectivos, por outro lado, são mais específicos; acções mensuráveis que devem ser tomadas para alcançar a sua meta. Ao planear um projecto, as metas e objectivos decorrem naturalmente do caso de negócios, mas nesta fase entra-se em mais detalhes. De certa forma, está a afinar as metas estabelecidas no business case e a criar tarefas que estão claramente definidas. Estas metas e objectivos são recolhidos numa carta de projecto, que utilizará durante todo o ciclo de vida do projecto.

Outline Deliverables

Um projecto pode ter inúmeros deliverables. Um produto pode ser um bem, serviço ou resultado necessário para completar uma tarefa, processo, fase, subprojecto ou projecto. Por exemplo, o produto final é a razão para o projecto, e uma vez produzido este produto, o projecto é concluído. Como definido no âmbito do projecto, um projecto consiste em subprojectos, fases, pacotes de trabalho, actividades e tarefas, e cada um destes componentes pode ter um produto a entregar. A primeira coisa a fazer é determinar qual é o produto final a entregar, e como saberá que a qualidade corresponde às expectativas das partes interessadas. Quanto aos outros resultados do projecto, estes também devem ser identificados e alguém da equipa deve ser responsável pela sua conclusão bem sucedida.

Criar um calendário de projecto

O calendário do projecto é aquilo em que tudo depende. Desde as suas tarefas até ao seu orçamento, tudo é definido pelo tempo. Os calendários são elaborados através da recolha de todas as tarefas necessárias para chegar à sua entrega final, e da sua definição numa linha temporal que termina no seu prazo. Isto pode resultar num trabalho desordeiro, razão pela qual os horários são divididos em fases, indicadas por marcos, que marcam o fim de uma fase do projecto e o início da próxima.

Atribuir tarefas

O plano está definido, mas ainda existe em abstracto até que pegue nas tarefas do seu horário e as comece a atribuir à sua equipa. Por conseguinte, é necessário reunir uma equipa que tenha as competências e experiências necessárias para completar o projecto. Os seus papéis e responsabilidades devem ser claramente definidos, para que saibam o que devem fazer. Depois, quando lhes atribui tarefas do seu plano, elas devem ser claras, com instruções e qualquer documentação relacionada que precisarão para executar as tarefas.

Assess Risk

Todos os projectos têm algum nível de risco. Existem vários tipos de risco, tais como o risco de âmbito, risco técnico e risco de calendário, entre outros. Mesmo que o plano do seu projecto seja minucioso, factores internos e externos podem ter impacto no tempo, custo e âmbito do seu projecto (tripla restrição). Por conseguinte, é necessário considerar o seu planeamento como flexível. Há muitas maneiras de se preparar para o risco, tais como desenvolver um plano de gestão de mudança, mas por agora, a coisa mais importante a fazer é acompanhar o seu progresso ao longo da fase de execução, utilizando relatórios de estado do projecto e/ou software de planeamento do projecto para monitorizar o risco.

Relatar o seu progresso

O seu objectivo final é assegurar um projecto bem sucedido para as suas partes interessadas. Eles são investidos, e não ficarão satisfeitos a torcer os polegares até que o projecto corra o seu curso. Construindo uma estrutura de repartição de trabalho (WBS) durante a fase de planeamento do projecto, pode decompor o projecto para eles, de modo a que compreendam como o seu plano de projecto será executado. Manter os interessados informados é importante para gerir as suas expectativas e garantir a sua satisfação. Ter reuniões regulares onde apresenta relatórios de progresso é uma óptima forma de lhes mostrar que tudo está a avançar como planeado e de colocar quaisquer questões ou preocupações que possam ter.

Como o ProjectManager.com ajuda com os seus Planos de Projecto

O software de planeamento de projectos é uma ferramenta que ajuda a planear, organizar e gerir o calendário e os recursos necessários para completar um projecto. Uma das ferramentas de gestão de projectos mais utilizadas é o Microsoft Project, mas o ProjectManager.com é uma das melhores alternativas disponíveis para o planeamento de projectos. O ProjectManager.com é um software de gestão de projectos premiado que organiza projectos desde o planeamento até à conclusão. Inscreva-se para um teste gratuito de 30 dias e siga em frente para construir um plano de projecto completo que cubra cada detalhe.

Lista as suas tarefas para o plano

Tarefas são os blocos de construção de qualquer projecto e o início de qualquer plano é identificar todas as tarefas que conduzem ao seu entregável final.

Abrir a ferramenta para adicionar as suas tarefas no gráfico de Gantt ou uma das outras múltiplas vistas de projecto. Pode importar uma lista de tarefas de qualquer folha de cálculo ou utilizar um dos nossos modelos para começar.

Adicionar duração e custos às tarefas

Todas as tarefas têm uma duração estimada, que é o tempo que demorará a completá-la. Também exigirão um determinado montante de financiamento, que precisa de ser recolhido para formular o seu plano.

Adicionar as datas de início e fim de cada tarefa no Gantt e povoam uma linha temporal do projecto, para que se possa ver todo o projecto exposto num único local. Há também uma coluna para os custos da tarefa.

Tarefas dependentes de ligação

Tarefas nem sempre estão separadas umas das outras. Muitas vezes não se pode começar ou parar até que outra tenha começado ou parado. Isto chama-se dependência de tarefas e precisa de ser anotado no seu plano.

Tarefas dependentes, arrastando uma para a outra. Uma linha pontilhada indica que estão ligadas, pelo que se mantém ciente do facto e pode evitar estrangulamentos mais tarde no projecto.

Estabelecer Marcos & Linha de base

Um marco indica o fim de uma fase e o início de outra, o que ajuda no acompanhamento e moral. A linha de base define o seu plano para que o possa comparar com o progresso real.

Existe um filtro no Gantt que define automaticamente a linha de base, para que o possa utilizar para acompanhar o seu progresso real em relação ao plano. A linha de base também pode ser bloqueada com um clique.

Equipa a bordo & Atribuir

Configurar a equipa e a ferramenta é a forma como um plano de projecto se actualiza. Quanto mais fácil e sem problemas esta transição, mais rapidamente se trabalhará no projecto.

Convidar a equipa a partir do software e este gera um e-mail com um link. Uma vez que sigam essa ligação, estarão dentro e terão acesso às ferramentas de que necessitam para gerir as suas tarefas.

Progresso do Monitor &Relatar às partes interessadas

Cerificar o seu progresso e depois actualizar as partes interessadas é tanto a forma de se manter no bom caminho como de gerir as expectativas das suas partes interessadas.

Ver o progresso tal como acontece no nosso painel de instrumentos em tempo real, que calcula os dados e os apresenta ao longo de seis métricas do projecto. Os relatórios podem ser filtrados e partilhados para um mergulho profundo nesses números.

Plano Ajustado Conforme Necessário

Nenhum plano permanece o mesmo ao longo de um projecto. As coisas acontecem e são exigidas mudanças. Portanto, ser capaz de editar facilmente o seu plano é fundamental para o planeamento do projecto.

Editar o seu plano no Gantt através de um simples arrastar e largar. Mover a data antiga para a nova data e não só essa tarefa é fixa, mas quaisquer tarefas impactadas são também actualizadas automaticamente.

ProjectManager.com é um software premiado que ajuda os gestores a planear e ajuda as equipas a organizarem-se. Os gráficos de Gantt controlam todos os aspectos do seu plano de projecto, desde a programação até à atribuição de tarefas e até à monitorização do progresso. Várias visões de projecto proporcionam transparência no fluxo de trabalho e dão a todos as ferramentas necessárias para estarem no seu melhor.

Pronto para fazer o seu plano? Experimente hoje o ProjectManager.com com este teste gratuito de 30 dias.

O gestor do projecto é responsável pela produção do plano do projecto, e embora não consiga inventar todo o conteúdo sozinho, será você a bater com as chaves para digitar tudo. Utilize os modelos onde puder para poupar tempo. Descarregue o nosso modelo gratuito de plano de projecto e escreva o seu plano em tempo duplo e rápido!

Qual é o objectivo de um plano de projecto?

O objectivo de um plano de projecto é servir de guia para as fases de execução e controlo. O plano de projecto fornece toda a informação necessária para a fase de execução, tais como as metas, objectivos, âmbito de trabalho, marcos, riscos e recursos do projecto. Depois, esta informação ajuda os gestores de projecto a monitorizar e controlar o progresso do projecto.

Planeamos no início para poupar tempo mais tarde. Um bom plano de projecto significa que não tem de se preocupar se os participantes do projecto vão estar disponíveis nas datas certas – porque planeou para eles. Não tem de se preocupar com a forma de pagamento dessas facturas – planeou o seu processo financeiro. Não tem de se preocupar se todos concordam com o aspecto de um resultado de qualidade – já planeou que medidas de qualidade vai utilizar.

Um bom plano de projecto estabelece os processos que se espera que todos sigam, por isso evita muitas dores de cabeça mais tarde. Por exemplo, se especificar que as estimativas vão ser elaboradas por especialistas no assunto com base no seu julgamento, e isso for aprovado, mais tarde ninguém poderá reclamar de que queriam que utilizasse uma técnica de estimativa diferente. Eles conhecem o acordo desde o início.

Planeamento simplifica o processo.

Planos de projecto são também realmente úteis para monitorizar o progresso. Pode voltar a eles e verificar o que disse que ia fazer e como, comparando-o com o que está realmente a fazer. Isto dá-lhe uma boa verificação da realidade e permite-lhe mudar de rumo, se necessário, trazendo o projecto de volta aos eixos.

Ferramentas como painéis de instrumentos podem ajudá-lo a certificar-se de que o seu projecto está a avançar de acordo com o planeado. O ProjectManager.com tem um painel de controlo em tempo real que se actualiza automaticamente sempre que as tarefas são actualizadas.

Os Elementos de um Plano de Projecto

O processo de planeamento do projecto já discutido apenas risca a superfície do que é um poço profundo de práticas criadas para controlar o seu projecto. Eles começam com o diálogo – falando com as partes interessadas, equipas, et al.

A entrega para a sua fase de planeamento é um documento chamado plano de projecto. Um Guia do Corpo de Conhecimento de Gestão de Projectos (PMBOK Guide) – Quinta Edição diz que o plano do projecto é composto de muitos planos subsidiários. Estes incluem:

• Um plano para gerir os recursos humanos da equipa, tanto em termos de disponibilidade como de competências
• Um plano para gerir os custos e os elementos orçamentais do projecto, incluindo quaisquer aquisições ou compromissos com fornecedores que possa ter
• Um plano de comunicações que estabelece quem vai receber mensagens sobre o projecto, quando e em que formato
• Um plano para lidar com o risco do projecto, incluindo os processos de registo e rastreio de riscos
• Um plano de qualidade que especifica os objectivos de qualidade para o projecto

É muita documentação.

Na realidade, é raro que os produza como documentos individuais. O que é necessário é um plano de projecto que fale sobre os elementos importantes de cada um deles. Não vale a pena criar um grande documento que estabeleça exactamente como o seu negócio funciona de qualquer forma. Se já tem um processo estruturado de gestão de risco, então não perca tempo a escrever tudo novamente no seu plano de projecto.

O seu plano de projecto precisa de incluir informação suficiente para garantir que sabe exactamente que processos e procedimentos precisam de ser seguidos e quem precisa de ser envolvido. Faça aprovar o seu plano de projecto pelos seus intervenientes, pelo seu patrocinador do projecto e pela sua equipa para que não haja surpresas mais tarde.

Quanto tempo demora a fase de planeamento do projecto?

Isto é difícil de responder. Vai demorar mais tempo a planear a aterragem na lua do que uma nova aplicação de datação.

A melhor maneira de estimar quanto tempo levará a fase de planeamento do seu projecto é olhar para projectos semelhantes que já aconteceram antes, e ver quanto tempo demoraram a planear. Fale também com o gestor do projecto, se puder, porque eles terão uma visão sobre se esse tempo foi suficiente ou não!

É fácil ver quanto tempo demoraram outros projectos se tiver uma ferramenta de gestão de projectos que arquive os seus horários de projectos antigos e disponibilize os dados a todos os que deles necessitem. Pode então procurar projectos semelhantes e estudar os seus horários em detalhe.

Técnicas para Planos de Projecto

Um plano de projecto tem tudo a ver com o que fazer e como fazê-lo, por isso é necessário envolver muitas pessoas. Existem várias boas ferramentas e técnicas para obter informações de outras pessoas, incluindo:

• Workshops
• Reuniões ou entrevistas
• Surveys ou grupos de discussão de clientes para reunir e validar requisitos.

Você também deve armar-se com uma ferramenta de gestão de tarefas, como uma lista ou um quadro Kanban. São incrivelmente úteis para anotar coisas importantes que deveriam constar do seu plano de projecto. O software do quadro Kanban pode ajudar a estruturar o seu plano anotando os títulos chave e depois movendo-os conforme necessário até ter um fluxo que pareça correcto.

Finalmente, necessitará de um sistema de gestão de projectos online para guardar o seu plano. Certifique-se de que todos na equipa podem aceder à última versão do plano do projecto.

Como gerir o seu plano do projecto

O seu plano do projecto não é um documento escrito em pedra. Deverá referir-se a ele e fazer alterações ao mesmo com a frequência que for necessário. Partes dele, tal como o seu plano de projecto, mudarão quase diariamente. Outras partes, como os seus planos de aquisição e processos de gestão de custos, não mudarão em nada durante a vida do seu projecto.

O importante a lembrar é que se o seu plano não estiver a funcionar para si, pense no que pode fazer para o alterar. Está lá para orientar a gestão do seu projecto, e não para o impedir de fazer a coisa certa. Se precisar de rever a forma como gere os recursos do projecto, então volte atrás e reveja-o. Faça as alterações de que precisa, faça aprovar o plano novamente e partilhe-o com a equipa.

h2>Como Planear Quando Não Tem Todas as Respostas

Sim, isto acontece – na maioria das vezes! É raro ter toda a informação no início de um projecto. A maioria dos gestores quer que mergulhe e comece, mas pode não ter o luxo de conhecer todos os detalhes.

Não faz mal; temos técnicas para ajudar a lidar com a incerteza.

P>Primeiro é a suposição do projecto. Estas técnicas são utilizadas para colocar advertências no seu plano e para documentar as coisas que supõe serem verdadeiras neste momento. Por exemplo:

• Assumimos que os recursos estarão disponíveis.
• Assumimos que o financiamento necessário está disponível.
• Assumimos que as cores solicitadas estarão de acordo com a marca da empresa e que não é necessário um sinal de marketing.

Você obtém a imagem. Então, se a equipa de design voltar e disser que quer que o produto seja uma paleta de cores totalmente nova e que o Marketing tem de aprovar isso, tem razão em dizer que terá de alterar os prazos no cronograma para que isso seja possível.

Planeou com base numa suposição (que todos concordaram, porque o documento foi aprovado) e essa suposição acabou por não ser verdadeira.

Passos seguintes para o planeamento de projectos

O mais importante a lembrar é que não se deve apressar o planeamento de projectos. Feito correctamente, o planeamento do projecto leva tempo. E vale a pena fazê-lo correctamente porque, se não o fizer, garantimos que mais tarde irá ter problemas, pois as pessoas não compreenderão o que devem fazer e porquê.

Grande planeamento prepara-o para o sucesso. Isto dá-lhe a confiança de saber que tem todos os seus processos, ferramentas e sistemas implementados para obter o resultado perfeito.

Agora que aprendeu tudo sobre planeamento de projectos, é tempo de tomar medidas. Inscreva-se para uma avaliação gratuita de 30 dias do ProjectManager.com e comece a planear o seu projecto hoje!

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