É o início do seu Projecto. Uma óptima maneira de dar o tom – e de fazer o trabalho – é organizar uma Reunião de Arranque.
Uma Reunião de Arranque do Projecto é uma daquelas coisas que é fácil de fazer… e difícil de fazer bem. À primeira vista, tudo o que precisa de fazer é reunir a sua equipa, e conduzir uma reunião. Simples.
Or é isso?
Há muito que poderia conseguir no pontapé de saída do Projecto e a sua primeira tarefa é determinar as suas prioridades:
- O que precisa de conseguir?
- Em que tarefas se vai concentrar?
- De que temas vai falar?
- De que aspectos da Gestão de Projectos vai dar o pontapé de saída?
- E como vai facilitar a sua reunião?
Estas questões são importantes, e são elas que este artigo irá abordar.
As três vidas de uma reunião de lançamento do projecto
As reuniões de lançamento do projecto são uma parte vital da fase de Definição do projecto do seu projecto. Têm três vidas:
- Antes da reunião
- Durante a reunião
- Após a reunião
Se quiser acertar, deve assistir a todas as três.
Antes da reunião de lançamento do projecto
Cria as bases para uma reunião de lançamento bem sucedida na fase de preparação. Escusado será dizer, espero eu, que precisa de:
- agendá-la
- convidar a sua equipa a participar
Onde, Quando, Quem… e Porquê?
Mas talvez não tão óbvio seja a necessidade de considerar cuidadosamente as questões quando, onde, e quem. Se colocar estes pontos, pode fazer uma grande diferença. No entanto, se se enganar em qualquer um destes elementos pode iniciar todo o seu projecto de forma adversa.
Então, antes de pensar onde, quando, e quem, comece com ‘porquê?’ Isto é, qual é o objectivo da sua reunião?
Sim, eu sei que é dar o pontapé de saída ao seu projecto. Mas quais são as coisas que realmente importam no pontapé de saída deste projecto?
Você não pode fazer tudo numa reunião
Podemos facilmente fazer uma longa lista de coisas que você poderia conseguir no pontapé de saída do seu projecto. Mas não há maneira de conseguir todas elas. Os exemplos incluem:
- familiarização/orientação
- gestão de riscos
- identificação de participantes
- construção de equipas
- geração de equipas
- scoping
- planning
- e assim por diante…
li>equipa…trabalhando
Mas não há maneira de se poder fazer tudo isto. É preciso estabelecer prioridades e determinar o que é mais importante. Isso ajudá-lo-á a encontrar a hora, o local e a presença certos.
No entanto, como se trata de uma reunião de lançamento do projecto, o seu padrão aqui deve ser convidar toda a sua equipa (na altura).
Stakeholder or No Stakeholders at Your Project Kick-off Meeting?
Esta é uma questão importante. A presença de intervenientes de fora da sua equipa de projecto mudará a natureza e dinâmica do pontapé de saída do seu projecto.
Voltam a atenção para os utilizadores do que vai entregar e, portanto, para o ‘quê’ do seu projecto, em vez do ‘como’.
As duas abordagens funcionam bem, mas é preciso fazer uma escolha informada do que se pretende. Evidentemente, não há nenhuma regra que diga que não pode ter uma de cada – com agendas muito diferentes.
No entanto, isso levanta outra questão: qual a ordem?
- A reunião de lançamento da equipa permite primeiro apresentar o projecto à equipa e a equipa uma à outra. Isso irá ajudar a equipa a preparar-se para a reunião de lançamento das partes interessadas e a fazer o melhor uso do tempo.
- A reunião de lançamento das partes interessadas irá colocar primeiro o foco nelas e depois permitir-lhe-á utilizar o que todos aprendem nessa reunião como contributo valioso para o lançamento da sua equipa de projecto.
A razão do pontapé de saída do seu projecto: Circunstâncias Especiais
Por vezes o pontapé de saída de um projecto é apenas o pontapé de saída de um projecto. Mas, por vezes, existem circunstâncias especiais que fazem com que seja duplamente importante acertar.
Dois exemplos específicos estão a assumir um projecto de outro Gestor de Projecto e a dar a volta a um projecto falhado. Se o seu projecto se enquadrar num destes casos, dê uma vista de olhos aos nossos artigos detalhados:
- Um dia Precisará dos nossos segredos finais para assumir o projecto
- Viravolta do projecto: Como Resgatar um Projecto em Falha
Como
O próximo passo é planear como irá conduzir a reunião. Quais são os componentes da sua agenda que são mais importantes? E como irá conduzir a reunião em cada ponto, para obter os melhores resultados? É sempre sensato misturar diferentes formatos e estilos. Assim, por exemplo, poderá ter uma breve apresentação sobre o contexto, e uma discussão facilitada sobre os objectivos. Poderá querer ter uma sessão de quadro branco para fazer um brainstorming dos riscos, e uma ronda para que todos contribuam com as suas ideias sobre factores-chave de sucesso.
Preparar em pormenor, falando com as pessoas com antecedência. E certifique-se de que, se houver algumas pessoas que não conheça, aprenda os seus nomes e um pouco sobre cada uma delas. E não se esqueça de preparar os pequenos detalhes vitais, como equipamento na sala, e refrescos.
Preparar para o pontapé de saída do seu projecto: Competências valiosas
Aqui estão alguns recursos úteis a rever antes da sua reunião de pontapé de saída, para aguçar o seu conjunto de competências:
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Durante a Reunião de Lançamento do Projecto
P>Pulgas grandes têm pulgas pequenas nas costas para as morder;
E as pulgas pequenas têm pulgas menores,
E assim por diante, ad infinitum.Augustus De Morgan, a partir do seu livro A Budget of Paradoxes, 1872,
Após mais uma vez, ajuda a pensar que o seu encontro de arranque do projecto se desenrola em três fases distintas:
- A abertura
- A substância da reunião
- O encerramento
Abrir a reunião de lançamento do seu projecto
O objectivo desta fase é simples: pôr todos à vontade e prontos a contribuir. Tem dois objectivos principais na abertura da sua reunião:
- Criar uma ligação social para e entre as pessoas presentes
- Estabelecer porque estamos todos aqui
Ligação Social
É um grande erro apressar ‘o negócio’ e negligenciar os aspectos sociais de uma reunião. As pessoas são animais sociais. Portanto, reservar tempo para acolher e apresentar os membros da equipa. Pode fazê-lo enquanto as pessoas estão a recolher e a assentar com os seus refrescos.
A razão porque
Além de se sentirem bem-vindas e de se conhecerem, há um outro elemento crítico desta fase da sua reunião de arranque. As pessoas precisam de saber porque estão aqui, e o que se está a passar. Exponha o contexto do projecto em geral e a reunião em particular. Este pode ser um papel ideal para o patrocinador, director ou cliente do seu projecto.
A substância da reunião de lançamento do seu projecto
Agora todos estão prontos para participar, pode entrar na substância da sua reunião. Há tanta coisa que poderia fazer aqui. Por isso é que a sua fase de planeamento foi tão crucial. Se tentares fazer tudo o que podias fazer, a tua reunião será longa, divagante, desfocada, e cansativa para a tua equipa. Se seleccionou as suas prioridades, e planeou como irá lidar com cada uma delas, então está pronto.
Seu papel na Liderança da Sua Reunião de Lançamento
Seu papel na reunião é facilitar o processo e estar 100 por cento presente para todos. Muitas vezes isto significa pedir a outras pessoas que assumam papéis específicos, para que tenha tempo e largura de banda mental para ouvir, pensar, e responder ao que se passa na sala.
Se tentar tomar notas, organizar refrescos, trabalhar a tecnologia AV, e uma carga de outras tarefas vitais mas facilmente partilháveis, limita a sua capacidade de fazer o que é mais importante para si.
E, por ‘o que é mais importante para si fazer’. Isto é, “o que é mais importante para si”:
- Acriar relações com a sua equipa
- Encontrar problemas e reflecti-los
- Acurar que a reunião se mantenha no tópico
- … sendo no entanto flexível para se adaptar a turnos importantes
- Acriar o que precisa, no final
A lista de verificação que pode descarregar abaixo contém uma lista das coisas a considerar para a substância da sua reunião de lançamento. Dividem-se em duas grandes categorias:
- Fazer progressos no seu Projecto Estas são coisas como definir o âmbito, identificar o risco, ou pensar nas partes interessadas.7
- Estabelecer Práticas de Equipa
Estas são coisas que definem os processos, introduzem as ferramentas, ou estabelecem as expectativas para as quais a sua equipa irá trabalhar.
A Substância do Início do Projecto: Tópicos PM específicos
Na nossa lista de verificação, encontrará ideias para alguns dos trabalhos reais que poderá querer fazer na sua reunião de início do projecto. Para muitas destas coisas, temos artigos específicos que o ajudarão a preparar-se. Eles irão recordar-lhe os princípios básicos dessa disciplina
- Configurar uma Visão e Missão claras para a sua equipa (Vídeo)
- Criar um Objectivo para o seu Projecto
- Discutir os Objectivos do seu Projecto
- Começar a definir o Âmbito para o seu Projecto
- Eliminar o seu Plano de Projecto
- Identificar os seus Riscos
- Criar a base para um trabalho de equipa eficaz
- Criar um nome para o seu projecto
Fechando o seu Projecto Kick-off Meeting
So, fez as coisas e a sua reunião está a chegar ao fim. E agora?
Fecha a tua reunião de lançamento com tanto estilo como a abriste:
- Facultar para responder a quaisquer questões pendentes
- Ponte o que as pessoas podem esperar a seguir
- E, criticamente, agradece-lhes pela sua presença e participação
Após a sua Reunião de Lançamento do Projecto
Se teve uma boa Reunião de Lançamento do Projecto, haverá muito para fazer depois. E, se não o tiver feito; haverá provavelmente ainda mais a fazer!
Deixarei o cenário do resgate para outra altura. Em vez disso, concentremo-nos no seguimento de uma boa reunião.
Obrigado
P>Primeiro as primeiras coisas. Acompanhe sempre com uma nota genuína, e motivadora, de agradecimento.
Seguimento
Depois do seu agradecimento, a coisa mais importante que pode fazer é fazer tudo o que disse que faria na reunião para dar seguimento. E não se trata apenas de uma boa etiqueta de reunião. Trata-se de estabelecer o tom e a cultura para todo o seu projecto.
P>Passar sempre as suas #reuniões de projecto com uma nota genuína, e motivadora, de agradecimento. Clique em To Tweet
P>Pode ter de acompanhar um-a-um com algumas pessoas, ou simplesmente enviar alguns materiais essenciais. Mas tenho um absolutamente ‘top-tip’ para como enviar uma grande quantidade de notas de reunião de modo a que as pessoas as leiam realmente, e de modo a que tenham um grande impacto. Se se inscrever na Lista de Verificação de Reuniões de Arranque do Projecto abaixo, dar-lhe-ei essa dica num e-mail.
Crucialmente, precisa de manter as pessoas nos seus compromissos. Temos dois vídeos que podem realmente ajudá-lo com isto:
- Reunião de Acções: Como levar as pessoas a fazer-lhes
li>Como levar as pessoas a fazer-lhes o que lhes pede?
Comunicar
A sua reunião de lançamento do projecto é, antes de mais nada, um exercício de comunicação. Por isso, não desperdice nenhum bem que tenha acumulado na reunião. Em seguida, comunique qualquer informação valiosa às pessoas que dela possam beneficiar. Isto inclui:
- o seu patrocinador, cliente, ou chefe
- o Conselho do Projecto ou Grupo Director
li>as suas partes interessadas (aqueles que não estavam presentes)
Criar uma Definição Robusta do Projecto
As reuniões de lançamento são uma parte da sua fase de Definição do Projecto. Pode gostar do nosso Project Manager’s Project Definition Kit – um curso inovador e kit de recursos, para que possa pegar numa mistura de ideias, necessidades e pedidos e transformá-la num projecto bem definido.