O objectivo do Vendor Managed Inventory é proporcionar uma relação mutuamente benéfica onde ambos os lados serão capazes de controlar de forma mais suave e precisa a disponibilidade e fluxo de bens.

No VMI um fabricante ou distribuidor assume o papel de planeamento de inventário para o cliente. É necessária uma vasta partilha de informação para que o fabricante/distribuidor possa manter um elevado grau de visibilidade dos seus bens no local do cliente. Em vez da reordenação do cliente quando o seu fornecimento tiver sido esgotado, o fornecedor é responsável pelo reabastecimento e armazenamento do cliente a níveis adequados. O Wal-Mart dominou o VMI e é a empresa contra a qual muitas outras organizações se comparam (1).

Benefícios para o cliente
Quando o fornecedor pode ver que o seu cliente está prestes a esgotar o seu inventário, o fornecedor pode preparar-se melhor para reabastecer o cliente porque o fornecedor pode então programar melhor a sua própria produção/distribuição. Os clientes reduzirão/eliminarão as saídas de stock porque não terão de reordenar as mercadorias no último minuto sem saberem se o fornecedor tem a capacidade de reabastecer sem interromper as operações do cliente. Portanto, parte do objectivo da VMI é reduzir a incerteza que surge quando o fornecedor está cego ao estado de inventário do cliente.

Vantagens do fornecedor
Desde que o fornecedor cumpra a sua tarefa de manter um inventário pré-determinado e evitar rupturas de stock, será capaz de bloquear um cliente apoiado pela VMI a longo prazo, com ou sem contrato. Isto produzirá um fluxo de rendimentos estável e previsível para o fornecedor e reduzirá o risco de o cliente mudar de fornecedor (a mudança seria demasiado dispendiosa para o cliente). Um acordo VMI permitirá ao fornecedor programar as suas operações de forma mais produtiva porque está agora a monitorizar o inventário do seu cliente numa base regular. Além disso, reduções no inventário serão alcançadas assim que o fornecedor desenvolver uma melhor compreensão de como o cliente utiliza os seus bens ao longo de um ano.

Como fazer funcionar o VMI
1. Clarificar as expectativas. É necessária uma discussão aprofundada sobre como o sistema irá beneficiar ambas as organizações a longo prazo ou uma das partes, particularmente o fornecedor, é propenso a desapontamento com alguns dos resultados a curto prazo. Se estes itens não forem abordados, é provável que o programa seja terminado rapidamente, sem que nenhuma das partes obtenha qualquer dos benefícios esperados do programa. O objectivo é uma comunicação clara e constante entre o fornecedor e o cliente. Quando as duas partes trabalham em conjunto podem ter a certeza de que a função de planeamento, para ambas as partes, começará a suavizar-se com o tempo.

2. Chegar a acordo sobre como partilhar a informação. Se o fornecedor e o cliente puderem concordar em partilhar informações vitais para o reabastecimento atempado, então as probabilidades de um sistema sincronizado irão melhorar drasticamente. A informação proprietária não teria de ser partilhada entre o fornecedor e o cliente, mas é necessária informação suficiente para manter um fluxo constante de mercadorias. O cliente deve estar disposto a partilhar horários de produção e/ou previsões para dar alguma visibilidade ao fornecedor.

3. Manter os canais de comunicação abertos. Quando as duas partes se propõem implementar um programa VMI, precisam de cumprir e discutir os seus objectivos e a forma como devem proceder a fim de realizar esses objectivos. Uma vez activado um programa VMI, cada parte precisa de compreender que vai haver alguns equívocos. Estes erros precisam de ser estudados como oportunidades de aprendizagem e depois utilizados para evitar problemas repetitivos no futuro.

Erros Comuns
Alterações inesperadas da procura por parte do cliente precisam de ser partilhadas com o fornecedor. As mudanças na procura podem resultar da aquisição pelo cliente de uma nova e grande abertura de uma grande quantidade de lojas num curto espaço de tempo; ou da oferta de promoções especiais que criam picos na procura. O fornecedor pode não ser capaz de programar a produção ou expedição atempadamente, causando uma queda no inventário disponível para o cliente vender no caso de um aumento previsto da procura. Um pico na procura pode também criar um fardo para o fornecedor, que terá de redefinir as prioridades do seu plano de produção ou inventário de um cliente para outro. Do mesmo modo, se o fornecedor estiver a sofrer um aumento significativo da procura por parte de um cliente importante, pode ser sensato deixar o cliente VMI, e também outros clientes, saber que o fornecedor terá muito pouca flexibilidade durante um determinado período de tempo, de modo a que todos possam ajustar-se em conformidade.

A causa mais comum de falha VMI gira em torno de falhas de comunicação. Todos estes problemas na implementação de um programa VMI podem ser significativamente atenuados se forem adequadamente abordados no início das discussões. Por conseguinte, devem realizar-se várias reuniões aprofundadas à partida para evitar problemas no caminho (2).

Desenvolvimento
VMI é uma pedra basilar para um processo emergente, Inventário Gerido Conjuntamente. No Jointly Managed Inventory é formada uma parceria entre o fornecedor e o cliente. Isto solidifica a actual relação VMI.

Inventário Gerido em Conjunto (JMI) é uma extensão muito mais detalhada do VMI, mas os objectivos e premissa são bastante semelhantes. Toma a base a partir da qual a relação já foi construída e aperfeiçoa a mesma. Esta parceria envolve um maior planeamento táctico entre o fornecedor e o cliente ao desenvolver o JMI. Isto deve incluir, mas não se limita a, o cliente integrar o fornecedor no sistema de ponto de venda (POS) do cliente, por exemplo.

Esta integração permite ao fornecedor obter uma visão dos dados de vendas em tempo real para melhorar ainda mais a função de reabastecimento, ao mesmo tempo que é capaz de planear melhor o seu próprio sistema de produção/distribuição para satisfazer as necessidades do cliente. A prossecução deste passo irá solidificar ainda mais a relação e produzir um resultado favorável para cada parte (3).

(1) Williams, M. (1998). Fazer com que a consignação e o inventário gerido pelo fornecedor funcione para si. Conferência Internacional APICS.

(2) Schreibfeder, J. (1997). Vendor-Managed Inventory: há mais do que apenas vender produtos. Inventário Eficaz.com

(3) Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment Committee. (1998) Abordagem de Inventário Gerido em Conjunto Proporciona um Nível Inferior de Detalhe. CPFR.Org