Contas a pagar ou departamentos encarregados das finanças utilizam frequentemente a correspondência tripartida para gerir o risco financeiro e controlar os gastos da empresa. Portanto, o que é uma correspondência tripartida, e porque é uma etapa crítica no processo de contas a pagar?

O que é correspondência tripartida?

A correspondência tripartida é um procedimento para processar uma factura de fornecedor para assegurar que um pagamento é completo e preciso. O objectivo da correspondência tripartida é realçar quaisquer discrepâncias em três documentos importantes no processo de compra – ordens de compra, recibos de encomendas/fichas de embalagem, e facturas – a fim de salvar as empresas de gastarem em excesso ou pagarem por um item que não receberam.

P>Vamos explorar os três documentos que são críticos para gerir pagamentos através de contas a pagar.

1. Ordens de compra (PO) – Uma ordem de compra é a confirmação oficial de uma ordem. É um documento enviado por um comprador a um vendedor que autoriza uma compra. Os pedidos de compra incluem geralmente o nome da empresa que compra os bens ou serviços, data, descrição e quantidade dos bens ou serviços, preço, endereço postal, informações de pagamento, endereço da factura, e um número de pedido de compra.
2. Recibos de encomenda/fichas de embalagem – Este é o comprovativo de pagamento e entrega. Um recibo de encomenda é incluído pelo vendedor com os bens que foram entregues ao comprador. Detalha exactamente o que está no envio ou na encomenda. Os recibos de encomenda incluem normalmente as mesmas informações que na factura, assim como o método de pagamento.
3. Facturas – Uma factura solicita o pagamento de uma compra. As facturas são enviadas pelo vendedor para o comprador. Incluem as mesmas informações que no pedido de compra, bem como um número de factura, informações de contacto do fornecedor, quaisquer créditos ou descontos para pagamentos antecipados, calendário de pagamentos, e montante total devido ao fornecedor.

Antes de uma factura ser paga, as contas a pagar revêem as quantidades, preços, e condições para assegurar que o que é encomendado (através do pedido de compra) corresponde à mercadoria recebida (através da nota de recepção/embalagem do pedido) que corresponde ao que está a ser cobrado (através da factura). É importante mencionar que as empresas podem optar por não utilizar correspondência a três vias para compras pequenas ou recorrentes.

Se forem encontrados quaisquer problemas – quantidades inexactas, preços errados, mercadorias danificadas, ou mais, o pagamento não é enviado até que a emissão seja rectificada. Uma vez validada a factura pelo processo de correspondência tripartida, o pagamento é enviado de acordo com os termos.

Porquê utilizar a correspondência tripartida?

A correspondência tripartida é uma prática comercial benéfica por três razões-chave:

1. Poupa dinheiro às empresas – A verificação de que os dados são consistentes entre pedidos de compra, recibos e facturas ajuda as empresas a evitar pagar em excesso, pagar por itens duplicados, e pagar por coisas que ainda não receberam. Manter um registo tão apertado das finanças também ajuda a diminuir a possibilidade de fraude.
2. Assegura relações óptimas entre fornecedores – Os fornecedores profissionais respeitam a importância das ordens de compra, facturas, e recibos para o processo de contas a pagar. Erros frequentes em recibos e facturas podem ser um sinal de uma questão empresarial mais ampla, e podem indicar que é altura de começar a fazer compras.
3. Prepara as empresas para auditorias – Os auditores estão especificamente atentos às discrepâncias financeiras. A compilação destes documentos antes de uma auditoria e a verificação de que os números se alinham utilizando o processo de correspondência a três vias é um grande passo na direcção certa.

“Os Chefes de Compras indicam que estão a investir cada vez mais na inovação e nas tecnologias digitais, num esforço para deslocar as suas equipas para tarefas mais estratégicas.”

Quais são os benefícios de automatizar a correspondência a três vias?

A correspondência a três vias é uma grande prática empresarial, mas, verdade seja dita, é trabalhosa e demorada. Já é difícil encontrar estes três documentos através de pilhas de papelada. Além disso, a necessidade de digitalizar cuidadosamente cada documento para assegurar que os números estão alinhados. Isto não só é ineficiente como é altamente susceptível a erro humano.

O processo de correspondência a três vias acontece automaticamente quando se actualiza para um sistema de e-procurement como o PLANERGY – não é necessária qualquer intervenção humana. As questões são trazidas à luz mais cedo, para que não se engarrafem ou abrande o processo de pagamento. Reduzirá significativamente os custos de processamento, e talvez mais importante, será capaz de gastar mais tempo a fazer um trabalho mais valioso.

Tendências sugerem que o futuro da aquisição é automatizado. Na Pesquisa Global CPO 2016 da Deloitte, os Chefes de Compras indicam que estão a investir cada vez mais em inovação e tecnologias digitais num esforço para deslocar as suas equipas para tarefas mais estratégicas. As organizações querem que as equipas de compras “tornem a execução diária impiedosamente eficiente, rápida e transparente”. Na nossa humilde opinião, automatizar o processo de correspondência a três vias é um excelente começo para tornar todo o processo de aquisição mais eficiente.

PLANERGY pode melhorar a sua função de contas a pagar e automatizar o processo de correspondência a três vias

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