br>Escrever um grande comunicado de imprensa sobre a sua história é apenas metade da batalha. Obter a sua publicação é igualmente difícil, se não mais. Saber como lançar correctamente os jornalistas (o que significa enviar-lhes um e-mail sobre o seu comunicado de imprensa) é crucial para que a sua notícia seja divulgada pelos meios de comunicação social.
Tabela de conteúdos
- Double-check if your press release is written correctly
- A quem envia o seu comunicado de imprensa?
- Quando deve enviar o seu comunicado de imprensa?
- O que deve incluir o seu e-mail de comunicado de imprensa?
- Exemplo de e-mail de comunicado de imprensa
- Como deve acompanhar o seu e-mail de comunicado de imprensa?
- Conclusion
Dupla verificação se o seu comunicado de imprensa foi escrito correctamente
Não vale a pena tentar encontrar a melhor forma de enviar o seu comunicado de imprensa por e-mail aos jornalistas se houver algo fundamentalmente errado com a forma como foi escrito.
Estrutura do comunicado de imprensa
Certifique-se de que o seu comunicado de imprensa segue a estrutura adequada:
- Manchete: um provador do que pode esperar.
- Lead: uma breve visão geral da história, incluindo as respostas às perguntas: Quem? Quem? Quando? Porquê? Com que efeito?
- Corpo: uma explicação da informação fornecida anteriormente no lead, partindo da informação mais digna de notícia para outra menos importante, informação de fundo.
- Dateline: para confirmar que está a fornecer a informação mais actualizada.
- Informação sobre a empresa: um pequeno parágrafo sobre a sua empresa para ajudar os jornalistas a compreender a natureza do negócio e facilitar a escrita sobre o mesmo.
- Informação de contacto dos meios de comunicação social: informação de contacto do autor ou da empresa/agência.
Certifique-se de que o seu tópico é realmente digno de notícia
Isto é algo que é frequentemente ignorado. Se tem alguma notícia da empresa que lhe entusiasma, isso não significa necessariamente que todos os outros serão demasiado – ou pelo menos na mesma medida.
Se quiser que um jornalista cubra a sua história, vale a pena fazer a si mesmo estas duas perguntas:
- As minhas notícias são realmente dignas de notícia?
- As minhas notícias são apresentadas de uma forma excitante que as pessoas se interessem?
Se não for, pode valer a pena esperar até ter algo que seja realmente digno de notícia, ou pode causar uma má primeira impressão com os contactos mediáticos para os quais envia o seu comunicado de imprensa.
Adicionalmente, apoie a sua história com meios ricos tais como fotografias e vídeos para tornar as suas notícias mais atractivas e atractivas.
Nota: se estiver a utilizar um serviço de distribuição de comunicados de imprensa do tipo “wire”, a adição de imagens pode custar extra.
Erros gramaticais e erros de digitação
Even se o seu comunicado de imprensa contiver tudo o que deveria, um erro de digitação – ou ainda pior – um grande erro gramatical, pode prejudicar seriamente a sua confiança e as suas notícias.
Dupla verificação do seu comunicado de imprensa com um verificador gramatical como a Gramática, ou peça a alguém da sua equipa de confiança para dar uma segunda vista de olhos.
A quem envia o seu comunicado de imprensa para?
Teóricamente, isto é óbvio, mas na prática, tem a impressão de que algumas empresas de relações públicas enviam notas aleatoriamente sem qualquer plano ou consideração.
O facto de um jornalista estar na sua lista de contactos com os media não significa que tenha de lhe enviar tudo.
Apenas informações relacionadas com a indústria devem ser enviadas para gabinetes editoriais que cubram tópicos específicos relacionados com a indústria, enquanto que as relacionadas com uma cidade ou região devem ser enviadas para gabinetes editoriais locais.
Nos media, os jornalistas individuais têm as suas próprias especializações (referidas como um “ritmo”). Em vez de enviar o seu comunicado de imprensa para o endereço electrónico geral de uma agência noticiosa, é melhor dirigi-lo à pessoa mais interessada em qualquer assunto sobre o qual esteja a escrever.
E se a sua lista de contactos dos meios de comunicação social relevantes que possam estar realmente interessados na sua história estiver ausente – ou ainda pior – vazia?
A base de dados dos meios de comunicação social da Prowly permite-lhe encontrar contactos relevantes, a partir de uma base de dados que conta mais de 1 milhão de jornalistas influenciadores dos meios de comunicação social.
Tem acesso livre à pesquisa durante 7 dias, para que possa experimentá-lo você mesmo e ver se vale a pena pagar.
Quando deve enviar o seu comunicado de imprensa?
Se estiver a escrever um comunicado de imprensa sobre um evento ou lançamento de um produto, lembre-se de enviar o seu comunicado de imprensa aos meios de comunicação social suficientemente cedo para ter tempo de obter cobertura antes do lançamento do seu evento ou produto. Tenha em mente coisas como, por exemplo, quando a sua venda de bilhetes terminar e a hora do seu lançamento em conformidade.
É também importante quando os jornalistas receberem o seu email de comunicado de imprensa. Analisámos recentemente mais de 55470 comunicados de imprensa enviados em 2018 e 2019 com Prowly e verificámos quando os inquiridos os abriram.
O melhor dia para enviar um comunicado de imprensa
Provavelmente está a pensar na segunda-feira, quando todos se sentem crispados e relaxados depois do fim-de-semana.
O melhor dia para enviar um comunicado de imprensa é na quinta-feira, quando a taxa média de abertura salta para mais de 26%! Os piores dias são às quartas e sextas-feiras quando até 85% dos seus e-mails se perdem nas caixas de entrada das revistas.
Que horas são melhores para enviar um comunicado de imprensa?
A melhor altura para enviar um comunicado de imprensa é entre as 10h00 e as 14h00-isto é quando os editores abrem cerca de um terço de todos os e-mails que receberam.
As manhãs de manhã são menos eficazes: as taxas abertas caem para 20,5% entre as 6h00 e as 10h00. No entanto, se decidir de manhã cedo, recomendamos que espere pelo menos até cerca das 8 ou 9 da manhã.
O que deve conter o seu e-mail de comunicado de imprensa?
Existem várias abordagens para a construção de um pr pitch. Desde que comecei a minha carreira de relações públicas, tenho visto dezenas de diferentes tipos de correio electrónico: desde o transbordamento de texto a quase vazio, com apenas um rodapé de página de correio electrónico e um comunicado de imprensa em anexo. Independentemente do formato que decidir, um e-mail de pr pitch deve sempre fornecer informações suficientes para envolver o destinatário.
3 métodos de escrever um e-mail de press release
Aqui estão três formas fáceis de escrever pr pitches que deve experimentar se a sua taxa de cliques for demasiado baixa e se estiver a apontar para mais presença nos media.
1). O curto & método conciso
Provavelmente o mais fácil, mas muitas vezes o mais demorado – para fazer o seu e-mail parecer autêntico, nunca deve ser baseado na cópia & partes coladas do seu comunicado de imprensa.
Você deve escrever o seu email do zero, incluir toda a informação chave (Quem? O quê? Onde? Quando? Porquê? Como?) e colocar 1-2 citações usadas no comunicado de imprensa (se possível).
Tal email é basicamente um comunicado de imprensa condensado, permitindo aos editores começar a trabalhar na notícia logo após a leitura do corpo do email.
2). O método bala
Há algum tempo atrás, perguntamos aos nossos colegas editores sobre os seus formatos favoritos de e-mails que recebem das pessoas de relações públicas. Um dos editores da Semana de RP (edição britânica) disse que o que funciona melhor para ele é uma pequena mensagem com três quartos pontos de bala apresentando os principais detalhes sobre as notícias.
Reason? Tal quantidade de espaço é suficiente para ele decidir se quer ou não publicar a notícia; se não for possível envolver um jornalista usando uma forma tão curta, é provável que não estejam interessados em ler todo o comunicado de imprensa.
Admito que, se tivesse escolha, adoraria receber todos os meus e-mails escritos de forma semelhante. Pode não ser fácil e rápido, mas por vezes vale a pena tentar escrever até o seu maior anúncio sob a forma de uma lista de três boletins.
3). O método tudo-em-um
É bom tentar este método, especialmente se a sua taxa de cliques recente for bastante decepcionante e quiser certificar-se de que os seus contactos de comunicação social leram a notícia completa.
A parte principal do corpo do e-mail deve incluir um ou dois parágrafos contendo a chamada “carne” – a essência; os principais detalhes e informações que devem ganhar a atenção dos jornalistas. A seguir, após o fim do seu email padrão (“Regards, John Smith”), cole o texto do seu comunicado de imprensa numa secção claramente separada.
Desta forma, a maioria dos editores que abrirem o seu email verão também a história completa (útil quando não se consegue medir quantas pessoas abriram o material anexado/ligado).
Faça a contagem da sua linha de assunto
A linha de assunto do seu email é frequentemente o seu primeiro ponto de contacto com os jornalistas e define o tom para tudo o que se segue. Escrever uma boa linha de assunto é igualmente importante e o que está dentro da sua mensagem real.
algumas coisas a ter em conta:
- Não o torne demasiado longo: mantenha-o abaixo de 60-80 caracteres ou 8-10 palavras
- Não exagere ao tentar tornar a sua linha de assunto espirituosa: ser directo e específico pode ser uma coisa boa
- Cuidado com os filtros de spam: o uso excessivo de pontuação, letras maiúsculas, ou palavras click-bait pode significar que o seu e-mail acaba na pasta de spam
- Menção multimédia se os tiver incluído: “Vídeo mostra…” ou “veja como…” são todas excelentes formas de iniciar a sua linha de assunto e despertar o interesse pelo que está dentro
Ver mais: Linhas de assunto de Media Pitch – Melhores Práticas & Exemplos
Evite adicionar anexos ao seu email de comunicado de imprensa
Jornalistas recebem uma tonelada de comunicados de imprensa todos os dias. As suas pobres caixas de entrada estão normalmente a ficar sem espaço, por isso é uma boa ideia abandonar os anexos.
Se estiver a utilizar uma ferramenta de divulgação como Prowly, o processo é muito mais fácil. Tudo o que tem de fazer é colocar um link para o seu comunicado de imprensa que está localizado na redacção da sua empresa, que é um local onde guarda todas as suas notícias e comunicados de imprensa.
Up>A seguir o URL, o jornalista encontrará o seu comunicado de imprensa juntamente com quaisquer fotografias, vídeos, conversas em redes sociais, e outros meios de comunicação social ricos que tenha acrescentado. Veja no exemplo abaixo.
Exemplo de e-mail de comunicado de imprensa
Aqui está um exemplo de e-mail de comunicado de imprensa enviado a jornalistas da Prowly, divulgando a notícia sobre uma promoção interna da nossa OCM. Se olhar com cuidado, notará que foi escrito usando o método da bala acima listado.
Below é o mesmo exemplo de e-mail de cima visto de Prowly, uma ferramenta que o ajuda a encontrar contactos relevantes com os meios de comunicação social e a lançá-los eficazmente para obter cobertura de imprensa.
Ao anexar o seu comunicado de imprensa através de uma ligação externa, o seu e-mail permanece leve, e a sua mensagem curta e até ao ponto.
Como é que acompanha o seu email de comunicado de imprensa?
Uma das partes menos agradáveis da apresentação aos jornalistas é o temido acompanhamento. Passaram-se alguns dias e a resposta do jornalista não se encontra em lado nenhum.
Quase se pode ouvir os grilos a chilrear.
Leram o meu comunicado de imprensa? Abriram o meu e-mail? Receberam sequer o meu e-mail?
Embora seja possível que o jornalista simplesmente não tenha intenção de cobrir a sua história, é importante lembrar que os jornalistas estão, simplesmente colocados, ocupados.
Uma forma segura de dar seguimento é esperar alguns dias e enviar-lhes outro e-mail perguntando se receberam a sua história.
Siga-lhes perguntando se leram o seu email
A melhor maneira (e menos stressante), no entanto, é usar uma ferramenta de divulgação para enviar comunicados de imprensa e gerir as suas relações de contacto com os media.
Poderá visualizar estatísticas individuais de e-mail para cada jornalista a quem enviar o seu comunicado de imprensa, incluindo taxas abertas (quem abriu o seu e-mail), taxas de clique (quem viu o seu comunicado de imprensa), e taxas de retorno (indicando que houve um problema com a sua caixa de entrada).
Isto torna o processo de seguimento muito mais fácil porque saberá como abordar o jornalista se souber se eles abriram mesmo o seu e-mail.
Conclusão: como enviar um email de comunicado de imprensa aos jornalistas
Se conseguiu chegar até aqui, parabéns! A esta altura, já deve saber o básico do envio de um comunicado de imprensa aos jornalistas. Para resumir, siga estes 5 passos:
- Certifique-se de que o seu comunicado de imprensa é digno de notícia e livre de erros
- Digure quais os jornalistas que estarão interessados na sua história e encontre os seus contactos
- Envie o seu comunicado de imprensa na altura certa para aumentar as hipóteses de ser notado
- Escreva o seu e-mail de comunicado de imprensa: faça-o com atenção, curto & simples (e sem anexos pesados!)
- Follow-up se necessário