Écrire un excellent communiqué de presse sur votre histoire n’est que la moitié de la bataille. Le faire publier est tout aussi difficile, si ce n’est plus. Savoir comment pitcher correctement les journalistes (ce qui signifie leur envoyer un courriel au sujet de votre communiqué de presse) est crucial pour que votre nouvelle soit diffusée par les médias.
Table des matières
- Vérifiez à nouveau si votre communiqué de presse est correctement rédigé
- À qui envoyez-vous votre communiqué de presse ?
- Quand devez-vous envoyer votre communiqué de presse ?
- Que doit contenir votre courriel de communiqué de presse ?
- Exemple de courriel de communiqué de presse
- Comment devez-vous faire le suivi de votre courriel de communiqué de presse ?
- Conclusion
Double vérification si votre communiqué de presse est correctement rédigé
Il ne sert à rien d’essayer de trouver la meilleure façon d’envoyer votre communiqué de presse par courriel aux journalistes s’il y a quelque chose de fondamentalement faux dans la façon dont il est rédigé.
Structure du communiqué de presse
Veillez à ce que votre communiqué de presse respecte la structure adéquate :
- Le titre : un avant-goût de ce à quoi vous pouvez vous attendre.
- L’amorce : un bref aperçu de l’histoire, y compris les réponses aux questions : Qui ? Quoi ? Quand ? Pourquoi ? Avec quel effet ?
- Corps : une explication de l’information fournie plus tôt dans le lead, en commençant par l’info la plus digne d’intérêt jusqu’à d’autres moins importantes, en arrière-plan.
- Dateline : pour confirmer que vous fournissez les informations les plus récentes.
- Infos sur l’entreprise : un court paragraphe sur votre entreprise pour aider les journalistes à comprendre la nature de l’activité et faciliter l’écriture sur le sujet.
- Coordonnées des médias : coordonnées de l’auteur ou de l’entreprise/l’agence.
Vérifiez que votre sujet est réellement digne d’intérêt
C’est un point qui est souvent négligé. Si vous avez des nouvelles de l’entreprise qui vous enthousiasment, cela ne signifie pas nécessairement que tout le monde le sera aussi – ou du moins dans la même mesure.
Si vous voulez qu’un journaliste couvre votre histoire, cela vaut la peine de vous poser ces deux questions :
- Mes nouvelles sont-elles réellement dignes d’intérêt ?
- Mes nouvelles sont-elles présentées d’une manière passionnante qui suscitera l’intérêt des gens ?
Si ce n’est pas le cas, cela peut valoir la peine d’attendre jusqu’à ce que vous ayez quelque chose qui soit réellement digne d’être publié, ou vous pourriez faire une mauvaise première impression auprès des contacts médiatiques auxquels vous envoyez votre communiqué de presse.
En outre, étayez votre article avec des médias riches tels que des photos et des vidéos pour rendre votre nouvelle plus attrayante et accrocheuse.
Note : si vous utilisez un service de distribution de communiqués de presse de type » fil de fer « , l’ajout d’images peut coûter plus cher.
Erreurs grammaticales et fautes de frappe
Même si votre communiqué de presse contient tout ce qu’il doit contenir, une faute de frappe ou, pire encore, une erreur grammaticale majeure, peut sérieusement nuire à votre fiabilité et à celle de votre nouvelle.
Doublez la vérification de votre communiqué de presse avec un correcteur grammatical tel que Grammarly, ou demandez à un membre de votre équipe en qui vous avez confiance d’y jeter un second coup d’œil.
À qui envoyez-vous votre communiqué de presse ?
Théoriquement, c’est évident, mais dans la pratique, on a l’impression que certaines sociétés de relations publiques envoient des notes au hasard, sans aucun plan ni réflexion.
Le fait qu’un journaliste figure dans votre liste de contacts médias ne signifie pas que vous devez tout lui envoyer.
Seules les informations liées à l’industrie doivent être envoyées aux rédactions qui couvrent des sujets particuliers liés à l’industrie, tandis que celles qui concernent une ville ou une région doivent être envoyées aux rédactions locales.
Dans les médias, chaque journaliste a sa propre spécialisation (on parle de « beat »). Au lieu d’envoyer votre communiqué de presse à l’adresse électronique générale d’un organe de presse, il est préférable de l’adresser à la personne la plus intéressée par le sujet, quel qu’il soit.
Et si votre liste de contacts médias pertinents qui pourraient être réellement intéressés par votre article est absente – ou pire encore – vide ?
La base de données médias de Prowly vous permet de trouver des contacts médias pertinents, à partir d’une base de données comptant plus d’un million de journalistes & influenceurs médias.
Il dispose d’un accès gratuit aux recherches pendant 7 jours, afin que vous puissiez l’essayer vous-même et voir si cela vaut la peine de payer.
Quand devez-vous envoyer votre communiqué de presse ?
Si vous rédigez un communiqué de presse sur un événement ou un lancement de produit, pensez à soumettre votre communiqué de presse aux médias suffisamment tôt pour avoir le temps d’obtenir une couverture avant votre événement ou votre lancement de produit. Gardez des éléments à l’esprit, comme la date de fin de vente de vos billets, et programmez votre communiqué en conséquence.
Il est également important de savoir quand les journalistes reçoivent l’e-mail de votre communiqué de presse. Récemment, nous avons analysé plus de 55470 communiqués de presse envoyés en 2018 et 2019 avec Prowly et vérifié quand les répondants les ont ouverts.
Le meilleur jour pour envoyer un communiqué de presse
Vous pensez probablement au lundi, où tout le monde se sent croustillant et détendu après le week-end.
Le meilleur jour pour envoyer un communiqué de presse est le jeudi, où le taux d’ouverture moyen bondit à plus de 26 % ! Les pires jours sont les mercredis et les vendredis où même 85% de vos emails se perdent dans les boîtes de réception des journalistes.
Quelles sont les meilleures heures pour envoyer un communiqué de presse ?
Le meilleur moment pour envoyer un communiqué de presse est entre 10h et 14h – c’est à ce moment-là que les rédacteurs en chef ouvrent environ un tiers de tous les emails qu’ils ont reçus.
Les petits matins sont moins efficaces : les taux d’ouverture chutent à 20,5% entre 6h et 10h. Si vous optez pour le petit matin, nous vous recommandons toutefois d’attendre au moins jusqu’à environ 8 ou 9 heures.
Que doit contenir votre courriel de communiqué de presse ?
Il existe différentes approches pour construire un pitch de RP. Depuis que j’ai commencé ma carrière de RP, j’ai vu des dizaines de types d’emails différents : du débordant de texte au presque vide, avec juste un pied d’email et un communiqué de presse en pièce jointe. Quel que soit le format que vous décidez, un email de pr pitch doit toujours fournir juste assez d’informations pour engager le destinataire.
3 méthodes de rédaction d’un email de communiqué de presse
Voici trois méthodes faciles de rédaction de pr pitchs que vous devriez essayer si votre taux de clics est trop faible et que vous visez une plus grande présence médiatique.
1.) La méthode courte & concise
Probablement la plus facile, mais souvent la plus chronophage – pour que votre courriel ait l’air authentique, il ne doit jamais être basé sur les parties copiées & collées de votre communiqué de presse.
Vous devez rédiger votre courriel à partir de zéro, inclure toutes les informations clés (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Comment ?) et jeter dans 1 ou 2 citations utilisées dans le communiqué de presse (si possible).
Un tel courriel est essentiellement un communiqué de presse condensé, permettant aux rédacteurs de commencer à travailler sur la nouvelle juste après avoir lu le corps du courriel.
2.) La méthode bullet
Il y a quelque temps, nous avons demandé à nos collègues rédacteurs en chef quels étaient leurs formats préférés d’e-mails de présentation qu’ils recevaient de la part des responsables des relations publiques. L’un des rédacteurs de PR Week (édition britannique) a déclaré que ce qui fonctionne le mieux pour lui est un message court avec trois-quatre puces présentant les détails clés de l’actualité.
Raison ? Une telle quantité d’espace est suffisante pour qu’il décide s’il veut publier l’histoire ou non ; si vous n’êtes pas capable d’engager un journaliste en utilisant un formulaire aussi court, il y a de fortes chances qu’il ne soit pas intéressé par la lecture du communiqué de presse dans son intégralité.
J’avoue que si j’avais le choix, j’adorerais recevoir tous mes e-mails rédigés de la même manière. Ce n’est peut-être pas facile et rapide, mais cela vaut parfois la peine d’essayer de rédiger même votre plus grosse annonce sous la forme d’une liste à trois bulles.
3). La méthode tout-en-un
Il est bon d’essayer cette méthode, surtout si votre récent taux de clics est plutôt décevant et que vous voulez vous assurer que vos contacts médias ont lu l’ensemble de la nouvelle.
La partie principale du corps de l’email doit comprendre un ou deux paragraphes contenant ce qu’on appelle la » viande » – l’essentiel ; les détails et les infos clés qui devraient attirer l’attention des journalistes. Ensuite, après la fin de votre courriel standard (« Salutations, John Smith »), collez le texte de votre communiqué de presse dans une section clairement séparée.
De cette façon, la plupart des rédacteurs qui ouvrent votre courriel verront également l’histoire complète (utile lorsque vous ne pouvez pas mesurer combien de personnes ont ouvert le matériel joint/lien).
Faites compter votre ligne d’objet
La ligne d’objet de votre courriel est souvent votre premier point de contact avec les journalistes et donne le ton pour tout ce qui suit. L’écriture d’une bonne ligne d’objet est tout aussi importante que ce qui se trouve à l’intérieur de votre message réel.
Certaines choses à prendre en compte :
- Ne la rendez pas trop longue : gardez-la sous 60-80 caractères ou 8-10 mots
- Ne faites pas d’excès en essayant de rendre votre ligne d’objet spirituelle : être direct et spécifique peut être une bonne chose
- Faites attention aux filtres anti-spam : l’utilisation excessive de la ponctuation, des majuscules ou des mots d’appât à cliquer peut signifier que votre email finit dans le dossier des spams
- Mentionnez les multimédias si vous les avez inclus : » La vidéo montre… » ou » voyez comment… » sont autant d’excellentes façons de commencer votre ligne d’objet et de susciter l’intérêt pour ce qu’elle contient
Voir plus : Lignes d’objet des communiqués de presse – Meilleures pratiques & Exemples
Évitez d’ajouter des pièces jointes à votre courriel de communiqué de presse
Les journalistes reçoivent une tonne de communiqués de presse chaque jour. Leurs pauvres boîtes de réception manquent généralement d’espace, c’est donc une bonne idée d’abandonner les pièces jointes.
Si vous utilisez un outil de sensibilisation aux relations publiques comme Prowly, le processus est beaucoup plus facile. Tout ce que vous avez à faire est de jeter un lien vers votre communiqué de presse qui se trouve dans la salle de presse de votre entreprise, qui un endroit où vous gardez toutes vos nouvelles et communiqués de presse.
En suivant l’URL, le journaliste trouvera votre communiqué de presse ainsi que toutes les photos, vidéos, conversations sur les médias sociaux et autres rich media que vous avez ajoutés. Vérifiez-le dans l’exemple ci-dessous.
Exemple d’email de communiqué de presse
Voici un exemple d’email de communiqué de presse envoyé aux journalistes par Prowly, diffusant la nouvelle d’une promotion interne de notre CMO. Si vous regardez attentivement, vous remarquerez qu’il est rédigé à l’aide de la méthode des puces indiquée ci-dessus.
Vous trouverez ci-dessous le même exemple d’email que ci-dessus vu depuis Prowly, un outil qui vous aide à trouver des contacts médiatiques pertinents et à les présenter efficacement pour obtenir une couverture médiatique.
En joignant votre communiqué de presse via un lien externe, votre email reste léger, et votre message court et pertinent.
Comment assurer le suivi de votre courriel de communiqué de presse ?
L’une des parties les moins agréables du pitching auprès des journalistes est le suivi redouté. Quelques jours ont passé et la réponse du journaliste est introuvable.
Vous pouvez presque entendre le chant des grillons.
On a lu mon communiqué de presse ? Ont-ils ouvert mon courriel ? Ont-ils même reçu mon courriel ?
Bien qu’il soit possible que le journaliste n’ait tout simplement aucune intention de couvrir votre histoire, il est important de se rappeler que les journalistes sont, tout simplement, occupés.
Une façon sûre de faire le suivi est d’attendre quelques jours et de leur envoyer un autre courriel leur demandant s’ils ont reçu votre histoire.
Suivre en sachant s’ils ont lu votre email
La meilleure façon (et la moins stressante) cependant, est d’utiliser un outil de sensibilisation aux relations publiques pour envoyer des communiqués de presse et gérer vos relations avec les contacts médias.
Vous pourrez consulter les statistiques individuelles des emails pour chaque journaliste à qui vous envoyez votre communiqué de presse, y compris les taux d’ouverture (qui a ouvert votre email), les taux de clic (qui a consulté votre communiqué de presse) et les taux de rebond (indiquant qu’il y a eu un problème avec leur boîte de réception).
Cela facilite grandement le processus de suivi car vous saurez comment aborder le journaliste si vous savez s’il a même ouvert votre email.
Conclusion : comment envoyer un email de communiqué de presse aux journalistes
Si vous êtes arrivé jusqu’ici, félicitations ! A présent, vous devriez connaître les bases de l’envoi d’un communiqué de presse aux journalistes. Pour résumer, suivez ces 5 étapes :
- Veillez à ce que votre communiqué de presse soit digne d’intérêt et sans erreur
- Déterminez quels journalistes seront intéressés par votre histoire et trouvez leurs coordonnées
- Envoyez votre communiqué de presse au bon moment pour augmenter les chances qu’il soit remarqué
- Rédigez votre email de communiqué de presse : faites en sorte qu’il attire l’attention, soit court & simple (et sans pièces jointes lourdes !)
- Suivi si nécessaire
.