Wenn Sie zu dem geschätzten Drittel der Kalifornier mit einem Vorstrafenregister gehören, machen Sie sich vielleicht Sorgen, wie sich das auf Ihre Jobsuche auswirken wird. Umfragen zeigen, dass die Mehrheit der Arbeitgeber bei der Einstellung für zumindest einige Positionen eine Überprüfung des Vorstrafenregisters durchführt. Es ist auch üblich, dass Arbeitgeber bei einer Bewerbung nach Vorstrafen fragen, was für viele Bewerber das Verfahren beendet, bevor es begonnen hat. Glücklicherweise haben Arbeitssuchende mit Vorstrafen einige starke Schutzmechanismen nach kalifornischem Recht.

Kaliforniens Ban-the-Box-Gesetz

Am 1. Januar 2018 wird das kalifornische Ban-the-Box-Gesetz in Kraft treten. Änderungen des kalifornischen Fair Housing and Employment Act (FEHA) werden es privaten und öffentlichen Arbeitgebern mit fünf oder mehr Mitarbeitern verbieten, erst in den späteren Phasen des Bewerbungsprozesses nach Vorstrafen zu fragen. Der Zweck des Gesetzes ist es, Arbeitgeber zu ermutigen, die Eignung jedes Bewerbers für den Job zu beurteilen, anstatt kategorisch die Beschäftigung von Personen mit einer kriminellen Vergangenheit zu verweigern.

Bis dahin ist das bestehende kalifornische „Ban-the-Box“-Gesetz nur für staatliche Arbeitgeber noch in Kraft. Ab dem 1. Januar 2018 wird dieses Gesetz jedoch aufgehoben und staatliche Arbeitgeber fallen unter das neue Gesetz.

Vor einem bedingten Arbeitsangebot

Wie der Name schon sagt, verlangt das neue Gesetz von den Arbeitgebern, eine Frage zu entfernen, die üblicherweise in Bewerbungen zu finden ist: Wurden Sie jemals wegen eines Verbrechens verurteilt? Bewerber können nicht mehr aufgefordert werden, diese Frage mit „ja“ oder „nein“ zu beantworten. Tatsächlich dürfen kalifornische Arbeitgeber erst dann nach Vorstrafen fragen oder diese in Betracht ziehen, wenn der Bewerber ein bedingtes Arbeitsangebot erhalten hat.

Nach einem bedingten Arbeitsangebot

Wenn der Arbeitgeber ein bedingtes Arbeitsangebot macht, kann er nach den Vorstrafen des Bewerbers fragen und diese in Betracht ziehen. Einige Vorstrafen, einschließlich Verhaftungen, die nicht zu einer Verurteilung geführt haben, sind zu jedem Zeitpunkt des Einstellungsprozesses tabu (siehe „Strafregisterauszüge, die Arbeitgeber niemals berücksichtigen dürfen“, unten).

Bevor der Arbeitgeber jedoch eine Einstellung aufgrund eines Strafregisterauszugs ablehnt, muss er eine individuelle Bewertung vornehmen, ob die Verurteilung in einem „direkten und nachteiligen Zusammenhang“ mit den spezifischen Arbeitsaufgaben der Position steht. Zumindest muss der Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen:

• die Art und Schwere der Straftat
• wie lange es her ist, dass der Bewerber die Straftat begangen und seine Strafe verbüßt hat, und
• die Art der Stelle, für die sich der Bewerber bewirbt.

Angenommen, ein Bewerber hat eine Verurteilung im Zusammenhang mit Medikamentenmissbrauch, die fünf Jahre zurückliegt, hat aber eine Reha abgeschlossen und ist seitdem nüchtern. Je nach den Umständen könnte die Verurteilung ein Grund sein, die Einstellung für eine Stelle in einer Apotheke zu verweigern, nicht aber für eine Stelle in einem Callcenter.

Benachrichtigung und Gelegenheit zur Stellungnahme

Wenn der Arbeitgeber nach Abschluss dieser Untersuchung beschließt, den Bewerber nicht einzustellen, muss er dem Bewerber eine schriftliche Mitteilung über seine Entscheidung machen. Die Mitteilung muss:

• die Verurteilung nennen, die die Grundlage für die Entscheidung war
• eine Kopie des Strafregisterauszugs bereitstellen, falls der Arbeitgeber einen hat, und
• das Recht des Bewerbers erklären, innerhalb einer bestimmten Frist mit positiven Beweisen zu reagieren.

Dem Bewerber muss mindestens fünf Werktage Zeit gegeben werden, um die Richtigkeit der Informationen des Arbeitgebers anzufechten oder mildernde Beweise vorzulegen, die die Auswirkungen der Verurteilung abmildern. Beispielsweise könnte der Bewerber einen Nachweis über den Abschluss eines Drogenrehabilitationsprogramms oder über seine Bemühungen zur Wiedergutmachung der Straftat vorlegen. Wenn der Bewerber den Arbeitgeber innerhalb von fünf Arbeitstagen darüber informiert, dass er oder sie Schritte unternimmt, um Beweise zu sammeln, muss dem Bewerber eine zusätzliche Frist von fünf Arbeitstagen eingeräumt werden, um auf die Mitteilung zu reagieren.

Benachrichtigung über die endgültige Entscheidung

Der Arbeitgeber muss alle vom Bewerber zur Verfügung gestellten Informationen berücksichtigen, bevor er eine endgültige Entscheidung trifft. Wenn die endgültige Entscheidung darin besteht, die Einstellung zu verweigern, muss der Arbeitgeber eine schriftliche Mitteilung über diese Entscheidung machen. Die Mitteilung muss das Verfahren zur Anfechtung der Entscheidung angeben, falls der Arbeitgeber eines hat, sowie das Recht, eine Beschwerde beim California Department of Fair Employment & Housing (DFEH) einzureichen.

Vorstrafenregister, die Arbeitgeber niemals berücksichtigen dürfen

In Kalifornien sind bestimmte Arten von Vorstrafen für Arbeitgeber tabu. Arbeitgeber dürfen zu keinem Zeitpunkt während des Einstellungs- oder Beschäftigungsprozesses nach den folgenden Informationen fragen oder diese berücksichtigen:

• Verhaftungsunterlagen. Arbeitgeber dürfen einen Bewerber nicht nach früheren Verhaftungen fragen, die nicht zu einer Verurteilung geführt haben, oder nach Aufzeichnungen zu solchen Verhaftungen suchen oder diese verwenden. Arbeitgeber dürfen Bewerber nach Verhaftungen fragen, die zu einer Verurteilung geführt haben, sowie nach Verhaftungen, für die der Bewerber auf ein Gerichtsverfahren wartet (z. B. weil der Bewerber gegen Kaution auf freiem Fuß ist oder in Erwartung eines Gerichtsverfahrens auf eigene Kosten freigelassen wurde).
• Diversionsprogramme. Arbeitgeber dürfen nicht nach der Überweisung eines Bewerbers an oder der Teilnahme an einem Diversionsprogramm vor oder nach der Verhandlung fragen.
• Versiegelte Akten. Arbeitgeber dürfen nicht nach Verurteilungen fragen, die versiegelt, verworfen oder gesetzlich getilgt wurden.
• Bestimmte Marihuana-Delikte. Arbeitgebern ist es untersagt, nach Verurteilungen wegen Marihuanabesitzes zu fragen, die mehr als zwei Jahre zurückliegen.
• Jugendstrafregister. Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach Jugendakten fragen, die sich auf Verhaftung, Inhaftierung, Bearbeitung oder Verurteilung beziehen, während der Bewerber dem Jugendgerichtssystem unterstellt war. Kalifornien betrachtet Jugendgerichtsurteile nicht als „Verurteilungen“, nach denen Arbeitgeber sonst fragen könnten.

Regeln für Hintergrundüberprüfungen

Wenn ein Arbeitgeber eine kriminelle Hintergrundüberprüfung bei einer dritten Partei in Auftrag geben möchte, muss er auch den Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA) beachten. Das FCRA verlangt unter anderem, dass der Arbeitgeber vorher die schriftliche Zustimmung des Bewerbers einholt und bestimmte Mitteilungen macht, wenn der Arbeitgeber entscheidet, den Bewerber aufgrund des Inhalts des Berichts nicht einzustellen. (Um mehr über das FCRA zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über die Einstellung mit einem Verhaftungs- oder Vorstrafenregister.)

Kalifornien hat ein ähnliches Gesetz wie das FCRA, das von Arbeitgebern verlangt, eine schriftliche Zustimmung einzuholen und den Bewerber zu benachrichtigen, bevor sie entscheiden, ihn oder sie aufgrund der Informationen im Bericht nicht einzustellen. Nach kalifornischem Recht dürfen Verhaftungen und Verurteilungen, die mehr als sieben Jahre alt sind, nicht in einen Hintergrundbericht aufgenommen werden.

Im Allgemeinen gelten diese Gesetze, wenn ein Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung der Hintergrundprüfung beauftragt, nicht wenn er die Untersuchung intern durchführt. Kalifornien hat jedoch eine Ausnahme für die Suche in öffentlichen Aufzeichnungen. Jeder Arbeitgeber, der im Rahmen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung öffentliche Aufzeichnungen durchsucht, muss dennoch bestimmte Schritte einhalten. Zum Beispiel muss der Arbeitgeber dem Bewerber innerhalb von sieben Tagen eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen, es sei denn, der Bewerber hat auf der Bewerbung (oder einem anderen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten schriftlichen Formular) auf dieses Recht verzichtet. Wenn der Arbeitgeber beschließt, den Bewerber aufgrund der Akte nicht einzustellen, muss er ihm eine Kopie der Akte aushändigen, auch wenn der Bewerber auf das Recht, eine Kopie zu erhalten, verzichtet hat.

Antidiskriminierungsgesetze

Bundesweite und kalifornische Arbeitsgesetze verbieten es den meisten Arbeitgebern, Bewerber aufgrund bestimmter Merkmale wie Rasse und ethnischer Zugehörigkeit zu diskriminieren. Da die Verhaftungs- und Inhaftierungsrate bei Afroamerikanern und Latinos überproportional hoch ist, könnte ein Arbeitgeber, der pauschal alle Bewerber mit einer Vorstrafe ausschließt, sich der Rassendiskriminierung schuldig machen. (Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die kalifornischen Gesetze zur Diskriminierung am Arbeitsplatz)

Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), die Behörde, die die Bundesgesetze zur Diskriminierung durchsetzt, hat einen Leitfaden herausgegeben, in dem erklärt wird, wie Arbeitgeber Bewerber ausschließen können, deren Vorstrafen ein unangemessenes Risiko darstellen, ohne dabei diskriminierend zu handeln. Laut der EEOC sollten Arbeitgeber auch Bewerbern mit Vorstrafen die Möglichkeit geben, die Umstände zu erklären und mildernde Informationen zu liefern, die zeigen, dass der Mitarbeiter nicht aufgrund der Straftat ausgeschlossen werden sollte. Das kalifornische „Ban-the-Box“-Gesetz übernimmt im Wesentlichen diese Richtlinien in seine Verfahren.

Der California Fair Employment & Housing Council, die Behörde, die die staatlichen Diskriminierungsgesetze durchsetzt, hat ebenfalls eine Anleitung für Arbeitgeber herausgegeben, wie sie Diskriminierung vermeiden können, wenn sie die Vorstrafen eines Bewerbers berücksichtigen. Wenn die Praxis eines Arbeitgebers, Vorstrafen zu berücksichtigen, eine nachteilige Auswirkung auf eine geschützte Gruppe hat, muss sie arbeitsplatzbezogen und mit der geschäftlichen Notwendigkeit vereinbar sein. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass die Politik des Arbeitgebers tatsächlich berücksichtigen muss, ob die Vorstrafen den Bewerber für die Stelle ungeeignet machen oder ein unannehmbares Risiko darstellen würden. Wenn der Arbeitgeber von einer Verurteilung aus einer anderen Quelle als dem Bewerber erfahren hat, muss er den Bewerber darüber informieren und ihm eine angemessene Gelegenheit geben, die Unrichtigkeit der Verurteilung nachzuweisen. Auch hier sind viele dieser Verfahren jetzt durch das kalifornische Gesetz zum Verbot der Box vorgeschrieben.