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Nicht jeder ist gut am Telefon. Tatsächlich vermeiden es viele Menschen, Telefonanrufe komplett zu beantworten, besonders wenn der eingehende Anruf von einer unbekannten Nummer kommt.
Um einen großartigen ersten Eindruck für Ihr Unternehmen zu garantieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Person, die das Telefon beantwortet, sich auf professionelle Weise verhält. Um Ihnen dabei zu helfen, diese Kunst zu beherrschen, teilen wir mit Ihnen unsere effektivsten Ratschläge für das Beantworten von Anrufen.
OfficeHQs Top 10 Tipps für das Beantworten von Anrufen wie ein Profi:
1. Lächeln. Wir können das nicht genug empfehlen – Sie können die Freude in der Telefonleitung hören.
2. Begrüßen Sie mit Ihrem Firmennamen. So wissen Anrufer, dass sie das richtige Unternehmen erreicht haben und sich nicht verwählt haben. Wenn Sie Ihre eigene Marke sind, antworten Sie stattdessen mit Ihrem eigenen Namen.
3. Halten Sie Ihre Begrüßung kurz und bündig. Wenn Ihr Firmenname außergewöhnlich lang ist oder Sie eine Tagline verwenden, sollten Sie nicht beides verwenden. Der Zweck der Begrüßung ist es, zu hören, warum der Anrufer in Ihrem Unternehmen anruft, und zu bestimmen, wie Sie ihm helfen können. Lange Begrüßungen können unbeholfen und geskriptet klingen und den Raum einschränken, in dem Ihr Anrufer sprechen möchte. Achten Sie darauf, dem Anrufer zuzuhören.
4. Seien Sie konsequent. Wie auch immer Ihr Telefon beantwortet wird, machen Sie das zu einem Teil Ihres Brandings und stellen Sie sicher, dass es jedes Mal gleich ist. Stellen Sie sicher, dass auch alle Mitarbeiter mit Ihrem gewünschten Antwortstil vertraut sind.
5. Seien Sie aufmerksam und auf den Punkt. Hören Sie zu, was Ihr Anrufer zu sagen hat, und schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit. Wiederholen Sie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Schreibweisen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und Sie den Kontakt wieder aufnehmen können.
6. Sprechen Sie deutlich. Dies ist besonders wichtig, wenn die Leitung schlecht ist und es zu Verzerrungen kommt. Indem Sie deutlich sprechen, beseitigen Sie viele Wiederholungen und verschwendete Zeit am Telefon und vermeiden, dass Ihr Anrufer möglicherweise frustriert wird.
7. Antworten Sie innerhalb von drei Klingelzeichen. Dies ist eine Standard-Erwartung im Geschäftsleben und zeigt, dass Sie verfügbar und begierig auf weitere Arbeit sind.
8. Haben Sie immer einen Backup-Plan. Wenn Sie nicht in der Lage sind, innerhalb von drei Klingelzeichen zu antworten, ist es wichtig, eine alternative Lösung zu haben, um Ihre Anrufe entgegenzunehmen. Meetings, Termine, Familienzeit oder sogar Anrufe mitten in der Nacht erfordern eine effektive Lösung, um alle Ihre potenziellen Kunden zu erreichen. Ihre Voicemail sollte professionell sein! (d.h. keine Aufnahme Ihres Lieblingsmusikstücks oder gar die Standard-Mobilfunkansage, die standardmäßig von Ihrem Provider geliefert wird) Ihre Anrufer müssen wissen, dass sie die richtige Person oder Firma erreicht haben und darauf vertrauen können, dass ihre Nachricht empfangen wurde. Nehmen Sie selbst eine klare Ansage auf oder bitten Sie OfficeHQ, einen Voicemail-Account für Sie einzurichten. Noch besser: Warum besorgen Sie sich nicht eine virtuelle Empfangsdame, die das Telefon beantwortet, wenn Sie nicht können? OfficeHQ bietet eine Live-Rezeptionistin, die 24×7 jeden Tag (und jede Nacht!) des Jahres erreichbar ist.
9. Antworten Sie auf Anrufe, wenn Sie sagen, dass Sie es tun werden. Wenn Sie sagen, dass Sie zurückrufen werden, dann tun Sie das auch. Selbst wenn Sie noch nicht die richtigen Informationen haben – rufen Sie Ihren Kunden einfach an, um zu sagen, dass Sie noch keine Antwort haben. Das zeigt ihnen, dass sie geschätzt werden, dass sie wichtig sind und dass Sie an sie denken. Denken Sie auch daran, dass einige Ihrer Anrufer, die nicht mit der mobilen Technologie vertraut sind, vielleicht zu Hause auf Ihren Anruf warten. Halten Sie die altmodische Etikette aufrecht.
10. Genießen Sie das Sprechen am Telefon! Wir sind mit einer Fülle von effektiven Kommunikationsmitteln gesegnet, die uns nicht nur ein 24×7 internationales Publikum bescheren und uns alle rund um die Uhr beschäftigen, sondern auch bedeuten, dass wir immer in Kontakt miteinander sein können.
Wenn einer Ihrer Geschäftskunden Sie per Telefon kontaktiert, dann genießen Sie es. Das sind die Leute, die Sie im Geschäft halten und ihren Freunden von Ihnen erzählen werden, und es gibt kein besseres Marketinginstrument als glückliche Kunden!
Kate Thomson