Das Schreiben einer großartigen Pressemitteilung über Ihre Geschichte ist nur die halbe Miete. Sie veröffentlicht zu bekommen, ist genauso schwierig, wenn nicht sogar noch schwieriger. Zu wissen, wie man Journalisten richtig anspricht (was bedeutet, ihnen eine E-Mail über Ihre Pressemitteilung zu schicken), ist entscheidend dafür, dass Ihre Nachricht von den Medien verbreitet wird.

Inhaltsverzeichnis

1. Überprüfen Sie, ob Ihre Pressemitteilung richtig geschrieben ist
2. An wen senden Sie Ihre Pressemitteilung?
3. Wann sollten Sie Ihre Pressemitteilung versenden?
4. Was sollte Ihre Pressemitteilung per E-Mail enthalten?
5. Beispiel für eine Pressemitteilungs-E-Mail
6. Wie sollten Sie auf Ihre Pressemitteilungs-E-Mail reagieren?
7. Fazit

Prüfen Sie, ob Ihre Pressemitteilung richtig geschrieben ist

Es nützt nichts, wenn Sie versuchen, den besten Weg zu finden, Ihre Pressemitteilung per E-Mail an Journalisten zu versenden, wenn etwas grundlegend falsch geschrieben ist.

Struktur der Pressemitteilung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung der richtigen Struktur folgt:

• Headline: ein Vorgeschmack auf das, was Sie erwarten können.
• Lead: ein kurzer Überblick über die Geschichte, einschließlich Antworten auf die Fragen: Wer? Was? Wann? Warum? Mit welchem Effekt?
• Hauptteil: Eine Erklärung der Informationen, die zuvor im Lead gegeben wurden, beginnend mit den wichtigsten Informationen bis hin zu anderen, weniger wichtigen Hintergrundinformationen.
• Dateline: Um zu bestätigen, dass Sie die aktuellsten Informationen geben.
• Firmeninfo: ein kurzer Absatz über Ihre Firma, um Journalisten zu helfen, das Wesen des Unternehmens zu verstehen und das Schreiben darüber zu erleichtern.
• Kontaktinformationen für die Medien: Kontaktinformationen des Autors oder der Firma/Agentur.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Thema tatsächlich berichtenswert ist

Dies ist etwas, das oft übersehen wird. Wenn Sie eine Unternehmensnachricht haben, von der Sie begeistert sind, bedeutet das nicht unbedingt, dass alle anderen es auch sind – oder zumindest im gleichen Ausmaß.

Wenn das nicht der Fall ist, lohnt es sich zu warten, bis Sie etwas haben, das tatsächlich berichtenswert ist, oder Sie könnten einen schlechten ersten Eindruck bei den Medienkontakten hinterlassen, an die Sie Ihre Pressemitteilung schicken.

Unterstützen Sie Ihre Geschichte zusätzlich mit reichhaltigen Medien wie Fotos und Videos, um Ihre Nachricht attraktiver und auffälliger zu machen.

Hinweis: Wenn Sie einen „Draht“-Versanddienst für Pressemitteilungen nutzen, kann das Hinzufügen von Bildern extra kosten.

Grammatische Fehler und Tippfehler

Auch wenn Ihre Pressemitteilung alles enthält, was sie enthalten sollte, kann ein Tippfehler – oder noch schlimmer – ein großer grammatikalischer Fehler die Vertrauenswürdigkeit von Ihnen und Ihrer Nachricht ernsthaft beschädigen.

Überprüfen Sie Ihre Pressemitteilung mit einem Grammatik-Checker wie Grammarly oder bitten Sie jemanden aus Ihrem Team, dem Sie vertrauen, einen zweiten Blick darauf zu werfen.

An wen schicken Sie Ihre Pressemitteilung?

Theoretisch ist dies offensichtlich, aber in der Praxis hat man den Eindruck, dass einige PR-Firmen die Mitteilungen wahllos und ohne Plan oder Überlegung versenden.

Die Tatsache, dass ein Journalist auf Ihrer Medienkontaktliste steht, bedeutet nicht, dass Sie ihm alles schicken müssen.

Nur branchenbezogene Informationen sollten an Redaktionen geschickt werden, die bestimmte Branchenthemen abdecken, während solche, die sich auf eine Stadt oder Region beziehen, an Lokalredaktionen geschickt werden sollten.

In den Medien haben die einzelnen Journalisten ihre eigenen Spezialisierungen (ein sogenannter „Beat“). Anstatt Ihre Pressemitteilung an die allgemeine E-Mail-Adresse eines News-Outlets zu schicken, ist es am besten, sie an die Person zu adressieren, die sich am meisten für das Thema interessiert, über das Sie schreiben.

Was ist, wenn Ihre Liste relevanter Medienkontakte, die tatsächlich an Ihrer Geschichte interessiert sein könnten, fehlt – oder noch schlimmer – leer ist?

Mit der Mediendatenbank von Prowly können Sie relevante Medienkontakte finden, aus einer Datenbank, die über 1 Million Journalisten & Medien-Influencer zählt.

Die Suche ist 7 Tage lang kostenlos, so dass Sie sie selbst ausprobieren und sehen können, ob es sich lohnt, dafür zu bezahlen.

Wann sollten Sie Ihre Pressemitteilung versenden?

Wenn Sie eine Pressemitteilung über ein Event oder eine Produkteinführung schreiben, denken Sie daran, Ihre Pressemitteilung früh genug an die Medien zu senden, damit Sie Zeit haben, vor Ihrem Event oder Ihrer Produkteinführung Berichterstattung zu erhalten. Denken Sie z.B. daran, wann der Ticketverkauf endet und legen Sie den Zeitpunkt Ihrer Pressemitteilung entsprechend fest.

Es ist auch wichtig, wann die Journalisten Ihre Pressemitteilung per E-Mail erhalten. Kürzlich haben wir mit Prowly über 55470 Pressemitteilungen, die in den Jahren 2018 und 2019 versendet wurden, analysiert und überprüft, wann die Befragten sie geöffnet haben.

Der beste Tag, um eine Pressemitteilung zu verschicken

Sie denken wahrscheinlich an Montag, wenn sich alle nach dem Wochenende knackig und entspannt fühlen.

Der beste Tag, um eine Pressemitteilung zu verschicken, ist der Donnerstag, an dem die durchschnittliche Öffnungsrate auf über 26 % ansteigt! Die schlechtesten Tage sind Mittwoch und Freitag, wenn sogar 85% Ihrer E-Mails in den Postfächern der Journalisten verloren gehen.

Welche Zeiten sind am besten für den Versand einer Pressemitteilung?

Die beste Zeit, um eine Pressemitteilung zu versenden, ist zwischen 10 und 14 Uhr – dann öffnen die Redakteure etwa ein Drittel aller E-Mails, die sie erhalten haben.

Frühe Morgenstunden sind weniger effektiv: Die Öffnungsrate fällt auf 20,5% zwischen 6 und 10 Uhr. Wenn Sie sich dennoch für den frühen Morgen entscheiden, empfehlen wir, mindestens bis etwa 8 oder 9 Uhr zu warten.

Was sollte Ihre Pressemitteilungs-E-Mail enthalten?

Es gibt verschiedene Ansätze, einen PR-Pitch zu konstruieren. Seit ich meine PR-Karriere begonnen habe, habe ich Dutzende von verschiedenen E-Mail-Typen gesehen: von überquellendem Text bis hin zu fast leeren E-Mails, die nur eine Fußzeile und eine Pressemitteilung im Anhang enthalten. Egal, für welches Format Sie sich entscheiden, eine PR-Pitch-E-Mail sollte immer gerade genug Informationen enthalten, um den Empfänger zu fesseln.

3 Methoden zum Schreiben einer Pressemitteilungs-E-Mail

Hier sind drei einfache Methoden zum Schreiben von PR-Pitches, die Sie ausprobieren sollten, wenn Ihre Klickrate zu niedrig ist und Sie eine größere Medienpräsenz anstreben.

1.) Die kurze & prägnante Methode

Wahrscheinlich die einfachste, aber oft auch die zeitaufwendigste – damit Ihre E-Mail authentisch wirkt, sollte sie niemals auf den kopierten & eingefügten Teilen Ihrer Pressemitteilung basieren.

Sie sollten Ihre E-Mail von Grund auf neu schreiben, alle Schlüsselinformationen enthalten (Wer? Was? Wo? Wann? Warum? Wie?) und 1-2 Zitate einfügen, die in der Pressemitteilung verwendet wurden (wenn möglich).

So eine E-Mail ist im Grunde eine komprimierte Pressemitteilung, die es Redakteuren ermöglicht, direkt nach dem Lesen des E-Mail-Bodys mit der Arbeit an der Nachricht zu beginnen.

2.) Die Bullet-Methode

Vor einiger Zeit haben wir unsere Redaktionskollegen nach ihren Lieblingsformaten von E-Mail-Pitches gefragt, die sie von PR-Leuten erhalten. Einer der Redakteure der PR Week (UK-Ausgabe) sagte, dass das, was für ihn am besten funktioniert, eine kurze Nachricht mit drei bis vier Aufzählungspunkten ist, die die wichtigsten Details über die Neuigkeit präsentieren.

Grund? Diese Menge an Platz reicht ihm aus, um zu entscheiden, ob er die Geschichte bringen will oder nicht; wenn Sie nicht in der Lage sind, einen Journalisten mit einer solch kurzen Form zu fesseln, sind die Chancen groß, dass er nicht daran interessiert ist, die gesamte Pressemitteilung zu lesen.

Ich gebe zu, dass ich, wenn ich die Wahl hätte, gerne alle meine E-Mails in einer ähnlichen Art und Weise geschrieben bekommen würde. Es mag nicht einfach und schnell sein, aber manchmal lohnt es sich, den Versuch zu wagen und selbst Ihre größte Ankündigung in Form einer Drei-Block-Liste zu verfassen.

3.) Die All-in-One-Methode

Es lohnt sich, diese Methode auszuprobieren, vor allem, wenn Ihre aktuelle Klickrate eher enttäuschend ist und Sie sichergehen wollen, dass Ihre Medienkontakte die gesamte Nachricht gelesen haben.

Der Hauptteil des E-Mail-Bodys sollte ein oder zwei Absätze enthalten, die das sogenannte „Fleisch“ enthalten – die Essenz; die wichtigsten Details und Infos, die die Aufmerksamkeit der Journalisten gewinnen sollen. Als Nächstes fügen Sie nach Ihrer Standard-E-Mail-Endung („Mit freundlichen Grüßen, John Smith“) den Text Ihrer Pressemitteilung in einen klar abgetrennten Abschnitt ein.

Auf diese Weise sehen die meisten Redakteure, die Ihre E-Mail öffnen, auch die vollständige Geschichte (nützlich, wenn Sie nicht messen können, wie viele Leute das angehängte/verlinkte Material geöffnet haben).

Make your subject line count

Die Betreffzeile für Ihre E-Mail ist oft Ihr erster Kontaktpunkt mit Journalisten und gibt den Ton für alles an, was folgt. Das Schreiben einer guten Betreffzeile ist genauso wichtig wie der Inhalt Ihrer eigentlichen Nachricht.

Ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

• Machen Sie sie nicht zu lang: Halten Sie sie unter 60-80 Zeichen oder 8-10 Wörtern
• Übertreiben Sie es nicht mit dem Versuch, Ihre Betreffzeile witzig zu gestalten: Direkt und spezifisch zu sein, kann eine gute Sache sein
• Hüten Sie sich vor Spam-Filtern: Der übermäßige Gebrauch von Satzzeichen, Großbuchstaben oder Klick-Köder-Wörtern kann dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet
• Erwähnen Sie Multimedia, wenn Sie diese enthalten: „Das Video zeigt…“ oder „Sehen Sie, wie…“ sind gute Möglichkeiten, Ihre Betreffzeile einzuleiten und das Interesse am Inhalt zu wecken

Weiterlesen: Media Pitch Subject Lines – Best Practices & Beispiele

Vermeiden Sie das Hinzufügen von Anhängen zu Ihrer E-Mail mit der Pressemitteilung

Journalisten erhalten täglich eine Menge Pressemitteilungen. Ihre armen Postfächer sind in der Regel voll, also ist es eine gute Idee, die Anhänge wegzuschmeißen.

Wenn Sie ein PR-Outreach-Tool wie Prowly verwenden, ist der Prozess viel einfacher. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Link zu Ihrer Pressemitteilung in den Newsroom Ihres Unternehmens zu setzen, also einen Ort, an dem Sie alle Ihre Nachrichten und Pressemitteilungen aufbewahren.

Wenn Sie der URL folgen, findet der Journalist Ihre Pressemitteilung zusammen mit allen Fotos, Videos, Social Media-Konversationen und anderen Rich Media, die Sie hinzugefügt haben. Schauen Sie sich das Beispiel unten an.

Beispiel für eine Pressemitteilung

Hier ist ein Beispiel für eine Pressemitteilung, die von Prowly an Journalisten geschickt wurde, um die Nachricht über eine interne Beförderung unseres CMOs zu verbreiten. Wenn Sie genau hinschauen, werden Sie feststellen, dass sie mit der oben aufgeführten Aufzählungsmethode geschrieben wurde.

Nachfolgend sehen Sie das gleiche E-Mail-Beispiel von oben von Prowly aus, einem Tool, das Ihnen hilft, relevante Medienkontakte zu finden und sie effektiv zu pitchen, um Presseberichte zu erhalten.

Indem Sie Ihre Pressemitteilung über einen externen Link anhängen, bleibt Ihre E-Mail leichtgewichtig und Ihre Nachricht kurz und auf den Punkt gebracht.

Wie lassen Sie Ihre Pressemitteilung nachverfolgen?

Einer der weniger angenehmen Teile des Pitchings an Journalisten ist das gefürchtete Nachfassen. Ein paar Tage sind vergangen und die Antwort des Journalisten ist nirgends zu finden.

Sie können fast die Grillen zirpen hören.

Haben sie meine Pressemitteilung gelesen? Haben sie meine E-Mail geöffnet? Haben sie meine E-Mail überhaupt bekommen?

Es ist zwar möglich, dass der Journalist einfach nicht die Absicht hat, über Ihre Geschichte zu berichten, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Journalisten, einfach gesagt, beschäftigt sind.

Eine sichere Methode, um nachzufassen, ist, ein paar Tage zu warten und ihnen eine weitere E-Mail zu schicken, um zu fragen, ob sie Ihre Geschichte erhalten haben.

Folgen Sie nach, indem Sie wissen, ob sie Ihre E-Mail gelesen haben

Der beste Weg (und weniger stressig) ist jedoch, ein PR-Outreach-Tool für den Versand von Pressemitteilungen und die Verwaltung Ihrer Medienkontaktbeziehungen zu verwenden.

Sie werden in der Lage sein, individuelle E-Mail-Statistiken für jeden Journalisten einzusehen, an den Sie Ihre Pressemitteilung geschickt haben, einschließlich Öffnungsraten (wer hat Ihre E-Mail geöffnet), Klickraten (wer hat Ihre Pressemitteilung angesehen) und Absprungraten (was darauf hinweist, dass es ein Problem mit dem Posteingang gab).

Das macht den Nachverfolgungsprozess viel einfacher, weil Sie wissen, wie Sie den Journalisten ansprechen können, wenn Sie wissen, ob er Ihre E-Mail überhaupt geöffnet hat.

Fazit: Wie man eine Pressemitteilung per E-Mail an Journalisten versendet

Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, herzlichen Glückwunsch! Inzwischen sollten Sie die Grundlagen des Versendens einer Pressemitteilung an Journalisten kennen. Um es zusammenzufassen, folgen Sie diesen 5 Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung berichtenswert und fehlerfrei ist
2. Finden Sie heraus, welche Journalisten sich für Ihre Geschichte interessieren und finden Sie deren Kontaktdaten heraus
3. Senden Sie Ihre Pressemitteilung zum richtigen Zeitpunkt, um die Chancen zu erhöhen, dass sie bemerkt wird
4. Schreiben Sie Ihre E-Mail für die Pressemitteilung: Machen Sie sie aufmerksamkeitsstark, kurz & einfach (und ohne schwere Anhänge!)
5. Nachfassen, wenn nötig