Como nuevo propietario de una pequeña empresa, tiene que averiguar muchas cosas que nunca ha hecho antes. Una de ellas es cómo crear un presupuesto empresarial, y eso puede ser intimidante, especialmente cuando estás empezando. Cómo, exactamente, saber dónde encontrar la información financiera correcta -por no hablar de aprender la terminología de las finanzas empresariales- y poner todos esos datos juntos en el orden correcto?

Todo esto puede ser suficiente para ahuyentar a algunas personas de la creación de una empresa en primer lugar. Un estudio sugiere que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas ni siquiera tienen un presupuesto para empezar. Sin embargo, el proceso de creación de un presupuesto empresarial no es tan difícil si se aborda de la forma correcta. Todo se puede desglosar en seis pasos.

Mucha gente piensa que la elaboración de un presupuesto es la parte que menos le gusta de la gestión de un negocio, pero si quieres tener éxito, crear y mantener un presupuesto empresarial adecuado será un componente crítico de ese éxito. Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo crear un presupuesto empresarial.

Cómo crear un presupuesto empresarial: ¿Por qué hacerlo en primer lugar?

Presupuestar su negocio consiste en hacer una conjetura sobre el futuro de las finanzas de su empresa. Requiere examinar lo que sucedió el mes pasado, lo que sucedió hace tres meses y cómo fue este mes el año pasado, y luego usar esa información para tomar decisiones financieras sabias para los meses y años venideros.
Si ha tenido unos meses malos y predice que le espera otro lento, puede prepararse para minimizar los gastos en la medida de lo posible. Si el negocio ha estado en auge y ese vídeo que publicaste se hizo viral y está atrayendo a los clientes, vive un poco más arriesgado e invierte en la compra de más inventario para satisfacer a esos clientes entrantes y hacer que vuelvan.

En otras palabras, no necesitas una bola de cristal para dirigir un negocio, pero sí necesitas aprender a crear un presupuesto empresarial. Y eso sí requiere algo de intuición y conjeturas educadas para asegurarse de que todo siga funcionando sin problemas.

Por qué necesita un presupuesto empresarial

Cuando acaba de lanzar su negocio, la creación de un presupuesto es una de esas cosas que pueden quedar en el camino. Si su negocio está operando con una cantidad significativa de ganancias o está pasando por un auge, podría no parecer importante crear un presupuesto empresarial.

Pero un presupuesto puede ayudar a garantizar el éxito a largo plazo de su negocio. Un presupuesto le ayuda a ver más allá de la próxima semana y el próximo mes para el próximo año, o los próximos cinco años, incluso.

Más concretamente, un presupuesto empresarial puede ayudar a que su negocio se beneficie:

• Haciendo que sea más eficiente
• Señalando los fondos sobrantes que puede reinvertir.
• Prediciendo los meses lentos y manteniéndote sin deudas
• Estimando lo que se necesita para ser rentable
• Proporcionando una ventana al futuro
• Ayudándole a mantener el control del negocio

Crear un presupuesto empresarial hará que el funcionamiento de su negocio sea más fácil y eficiente. Un presupuesto empresarial también puede ayudar a asegurarse de que está gastando dinero en los lugares correctos y en el momento adecuado para no endeudarse.

Cómo crear un presupuesto empresarial: La guía fácil de 6 pasos

Esta guía paso a paso sobre cómo crear un presupuesto empresarial propio debería ayudar a que el proceso sea lo más fácil posible.

Al comenzar, notará que el proceso de elaboración de un presupuesto empresarial comienza con una mirada retrospectiva a sus ingresos y gastos anteriores. Cuanto más tiempo haya estado en el negocio, más fácil será este proceso, ya que tendrá más datos para mirar hacia atrás mientras pasa a crear su presupuesto de cara al futuro.

Sin embargo, si su negocio es totalmente nuevo, es posible que tenga que hacer una investigación más exhaustiva de los costos típicos dentro de su industria o área con el fin de reunir estimaciones de trabajo para sus finanzas previstas.

Ya sea que esté recopilando información dentro de su propio negocio o haciendo conjeturas estimadas basadas en la investigación, habrá un poco de trabajo en la creación de su primer presupuesto de trabajo. Dicho esto, es posible que se sorprenda de lo fácil que es crear un presupuesto empresarial si sigue estos pasos.

Vamos a desglosar cada paso.

Paso 1: Examinar sus ingresos

El primer paso en cualquier ejercicio de presupuesto es mirar hacia atrás en su negocio actual y encontrar todas sus fuentes de ingresos (también conocidos como ingresos). Sume todas esas fuentes de ingresos para descubrir qué dinero entra en su negocio mensualmente.

Cuando encuentre sus ingresos, asegúrese de calcular los ingresos, no los beneficios. Sus ingresos son todo el dinero que entra en el negocio antes de deducir los gastos. El beneficio es lo que queda después de deducir los gastos.

Una vez que haya identificado todos sus flujos de ingresos, calcule sus ingresos mensuales. Es importante hacer esto para varios meses-y preferiblemente para al menos los 12 meses anteriores, siempre que tenga esa cantidad de datos disponibles.

Con 12 meses (o más) de información, puede examinar cómo sus ingresos mensuales cambian con el tiempo y buscar patrones estacionales. Su negocio podría experimentar un bajón después de las vacaciones, por ejemplo, o durante los calurosos meses de verano. Conocer estos cambios estacionales le permitirá prepararse con antelación para los meses de vacas flacas y disponer de un colchón financiero.

Paso 2: restar los costes fijos

El segundo paso para crear un presupuesto empresarial es sumar todos los costes fijos. El término costes fijos se aplica a cualquier coste que sea necesario de forma recurrente para el funcionamiento de su negocio. Los costes fijos podrían producirse diariamente, semanalmente, mensualmente o incluso anualmente, así que asegúrese de obtener todos los datos que pueda.

Ejemplos de costes fijos dentro de su negocio podrían incluir:

• Alquiler
• Suministros
• Deuda amortización
• Nómina
• Depreciación de activos
• Impuestos
• Seguros

Tu pequeña empresa es única y tendrá unos costes fijos diferentes a los aquí descritos. Tómate unos minutos para tomar nota de otros costes fijos que puedan estar asociados para tu negocio.

Una vez que hayas identificado los costes fijos de tu negocio, los restarás de tus ingresos y pasarás al siguiente paso.

Paso 3: Determinar los gastos variables

A medida que busca los datos que necesita para enumerar sus costes fijos, es posible que también se haya dado cuenta de que existen algunos gastos variables dentro de su negocio.
Los gastos variables son aquellos que cambian dependiendo de cuánto se utilice el servicio. Muchos de ellos son necesarios para que su negocio siga funcionando, como los servicios públicos.

También encontrará aquí gastos que no son necesarios para el funcionamiento de su negocio, pero que sería bueno tener, como la educación, o extras que pueden aumentar la rentabilidad. Esos son los llamados «gastos discrecionales», que también puedes incluir en tu fondo de gastos variables.

Algunos ejemplos de gastos variables son:

• Salario del propietario
• Reemplazo de equipos viejos
• Suministros de oficina
• Desarrollo profesional
• Gastos de marketing
• Utilidades

Durante los meses de vacas flacas, tendrás que reducir los gastos variables de tu negocio, empezando por los gastos discrecionales. Sin embargo, durante los meses rentables en los que hay ingresos extra, puedes aumentar tu gasto en gastos variables para el beneficio a largo plazo de tu negocio.

Paso 4: Reservar un fondo de contingencia para gastos inesperados

Tanto si has dirigido un negocio como si no, todos sabemos que los gastos puntuales no llegan cuando es conveniente. Es el día antes de recibir a toda tu familia para el Día de Acción de Gracias y el refrigerador se apaga. Estás de camino a la presentación más importante de tu carrera y tu coche se cala.

Estos costes surgen cuando menos los esperas, y normalmente cuando el presupuesto es ajustado. Evita el miedo a los costes inesperados cuando hagas el presupuesto de tu negocio asegurándote de que tienes algo de dinero extra a mano y planificando las contingencias dentro de tu presupuesto.

Aunque puedas tener la tentación de gastar cualquier excedente de ingresos en gastos variables, guarda algo en un fondo de emergencia en su lugar. De este modo, estará preparado para cuando el equipo se estropee y deba ser sustituido, o para reemplazar rápidamente un inventario dañado por una inundación. Por supuesto, siempre está la opción de un préstamo para la pequeña empresa, pero más opciones son mejores que menos.

Esperamos que para todos los propietarios de negocios se cumpla la máxima: si presupuestas un problema, la emergencia nunca aparece. ¿Y si la emergencia aparece? Bueno, ya lo has presupuestado. Entonces no es realmente una emergencia, ¿no?

Paso 5: Crear su cuenta de & pérdidas

Una vez que haya reunido toda la información anterior, es el momento de juntarla para crear su cuenta de pérdidas y ganancias, o P&L.

El mero hecho de hablar de una P&L puede provocar sentimientos de ansiedad, lo entendemos. Pero recuerda que ya has hecho todo el trabajo. Y es sumar y restar: Suma todos tus ingresos del mes y suma todos tus gastos del mes. Luego, resta los gastos de los ingresos y espera que te salga un número positivo al final.

Si lo consigues, ¡has obtenido un beneficio! Si no, es una pérdida, y eso también está bien. Las pequeñas empresas no son rentables todos los meses, y mucho menos todos los años. Esto es especialmente cierto cuando estás empezando como negocio.

Paso 6: Esbozar el presupuesto de su negocio con vistas al futuro

Tanto si es un negocio nuevo como si lleva tiempo en esto, proyectar lo que ocurrirá con su negocio en el futuro es una conjetura educada. Si ha estado en el negocio durante un tiempo, eso ciertamente ayudará a la exactitud de esas conjeturas (ya que podría, bueno, adivinar).

Ahora que ha creado su P&L -que es un documento histórico que muestra el pasado de su negocio- es el momento de crear su presupuesto. Y este es un documento orientado al futuro.

Para este paso, hacer referencia a su P&L le ayudará a entender mejor los altibajos estacionales de su negocio, qué inversiones en su negocio vale la pena repetir y qué debe evitar en el futuro.

En tu P&L, busca estas tendencias:

• Grandes compras de suministros o equipos que creen una pérdida beneficiosa
• Tendencias estacionales debido a las inclemencias del tiempo, los desastres naturales o la agitación económica
• Tendencias estacionales debido a los calendarios escolares, patrones de viaje de los turistas, o limitaciones de la oferta
• Beneficios que son más altos que en años anteriores o que no pueden explicarse

Al examinar su P&L, está buscando formas de explicar las fluctuaciones y cambios en su negocio.

Por ejemplo, si usted opera un puesto de paletas, verá mayores ganancias en el verano, cuando las temperaturas son cálidas y los niños están fuera de la escuela. Conocer tus meses más rentables te ayudará a predecir cómo será tu próximo año. También podrías tomar esa información y decidir contratar más personal y ampliar tu horario durante ciertas épocas del año, haciendo que tu negocio sea aún más rentable en los meses en los que la demanda es mayor.

Cómo hacer un presupuesto de empresa: Cómo hacer un presupuesto eficiente

La mayoría de los propietarios de negocios no se metieron en el juego para aprender a crear un presupuesto empresarial, seguro. Entonces, ¿cómo hacer que el presupuesto sea eficiente para poder volver a las mejores partes de la propiedad del negocio? Fácil.

• Invierte en un software de contabilidad para hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y crear automáticamente tus estados de P&L. Desde Quickbooks hasta Xero, hay una gran cantidad de soluciones para que elijas.
• Contrata a un contable de confianza para que te ayude a gestionar tu presupuesto, corregir el rumbo cuando el negocio se desvíe y asegurarte de que estás pagando los impuestos necesarios.
• Divide el proceso de cómo crear un presupuesto empresarial en pequeños pasos: gestionar un presupuesto empresarial es mucho más fácil cuando haces partes del trabajo a lo largo del tiempo y abordas un poco cada día o cada semana.
• Ponga en marcha procedimientos para la elaboración de presupuestos que le ayuden a saber dónde encontrar los números que necesita, cuándo salen los gastos y dónde se encuentra el dinero que necesita.
• Pruebe a utilizar una de nuestras plantillas de presupuestos para pequeñas empresas.

Son muy pocos los propietarios de negocios que conocerá que amen los presupuestos, las finanzas y las hojas de cálculo. Simplemente no es la razón por la que la gente se mete en la propiedad de un negocio. Pero la elaboración de presupuestos es parte de la vida cuando se tiene un negocio. Por lo tanto, saber paso a paso cómo crear un presupuesto de negocios y administrarlo de manera eficiente hará que su trabajo como propietario de un negocio sea un poco más fácil. Buena suerte