El proceso de comunicación puede dividirse en una serie de ocho componentes esenciales, cada uno de los cuales cumple una función integral en el proceso general:

1. Fuente
2. Mensaje
3. Canal
4. Receptor
5. Retroalimentación
6. Entorno
7. Contexto
8. Interferencia

Fuente

La fuente imagina, crea y envía el mensaje. La fuente codifica el mensaje eligiendo el orden correcto o las mejores palabras para transmitir el significado deseado, y presenta o envía la información a la audiencia (receptor). Al observar la reacción de la audiencia, la fuente percibe si han recibido bien el mensaje y responde con aclaraciones o información de apoyo.

Mensaje

«El mensaje es el estímulo o significado producido por la fuente para el receptor o audiencia» (McLean, 2005). El mensaje reúne las palabras para transmitir el significado, pero también tiene que ver con la forma en que se transmite: a través de las señales no verbales, la organización, la gramática, el estilo y otros elementos.

Canal

«El canal es la forma en que un mensaje o mensajes viajan entre la fuente y el receptor». (McLean, 2005). Los canales hablados incluyen las conversaciones cara a cara, los discursos, las conversaciones telefónicas y los mensajes de voz, la radio, los sistemas de megafonía y Skype. Los canales escritos incluyen cartas, memorandos, órdenes de compra, facturas, artículos de periódicos y revistas, blogs, correo electrónico, mensajes de texto, tweets, etc.

Receptor

«El receptor recibe el mensaje de la fuente, analizando e interpretando el mensaje de formas tanto intencionadas como no intencionadas por la fuente» (McLean, 2005).

Retroalimentación

Cuando respondes a la fuente, intencionadamente o no, estás dando retroalimentación. La retroalimentación se compone de mensajes que el receptor devuelve a la fuente. Verbales o no verbales, todas estas señales de retroalimentación permiten a la fuente ver lo bien, lo exacto (o lo pobre e inexacto) que fue recibido el mensaje (Leavitt & Mueller, 1951).

Entorno

«El entorno es la atmósfera, física y psicológica, donde se envían y reciben mensajes» (McLean, 2005). El entorno, la gente, los animales, la tecnología, todo puede influir en tu comunicación.

Contexto

«El contexto de la interacción comunicativa implica el escenario, la escena y las expectativas de los individuos involucrados» (McLean, 2005). Un contexto de comunicación profesional puede implicar trajes de negocios (señales ambientales) que influyen directa o indirectamente en las expectativas de lenguaje y comportamiento entre los participantes.

Interferencia