Organizar el papeleo……… ¿te estás encogiendo ahora mismo no? No sabes cuánto odio el papeleo. Creo que viene de mi carrera como banquero. Tantos expedientes y préstamos, papeles para esto y aquello, y luego el papel moneda. Todo tiene que estar organizado y ordenado. Todo tiene que estar orientado en la dirección correcta, todo en perfecto orden. Firmar esto, poner las iniciales aquí. Es suficiente para volver a una persona loca!

Es algo que da miedo incluso pensar porque durante años se ha acumulado en una situación de pesadilla en tu casa. Si te pidieran un documento importante, ¿podrías encontrarlo en diez minutos? Si no es así, es que, como la mayoría de la población, la pesadilla del papel se ha apoderado de ti.

Pero, ¡hay esperanza!

Primero y más importante, a la hora de organizar el papeleo en casa, debes tener el papeleo antiguo bajo control. Esto puede parecer un poco aterrador al principio, pero si reúnes tus cosas viejas y las pones en un solo lugar, puedes revisarlas cuando tengas tiempo. Deshazte de las cosas que ya no necesitas y archiva lo que sí necesitas conservar en las carpetas adecuadas de tu archivador o cajón. Echa un vistazo a los siguientes consejos para organizar tu papeleo. Vamos a deshacernos de ese monstruo de pesadilla, ¡de acuerdo!

Relacionado: Organizar tu casa puede ser muy difícil. No tienes ni idea de por dónde empezar ni de cómo organizar tu casa de forma que tenga sentido. Esta guía de elementos esenciales de organización es la solución perfecta. Con consejos de la vida real, esta guía cubre casi todo lo que tienes. ¡Empieza ahora y dile adiós al desorden para siempre!

Usa el sistema de 1 toque

Esto es muy sencillo cuando lo piensas; ¡sólo puedes tocar un objeto una vez! Suena como algo que puedes hacer ¿verdad? El papeleo suele llegar por correo o lo traemos a casa. Una vez que ha cruzado los límites de tu casa y llega a tu espacio vital, DEBES ponerlo donde tiene que ir. Si se trata de una factura que tienes que pagar, debe ir al archivo de facturas. Si se trata de un documento que necesitará consultar más adelante, archívelo. Es así de sencillo. NO lo deje en su escritorio para ocuparse de él más tarde; esto sólo le dará más trabajo (y facturas atrasadas). Si usas el sistema de 1 toque lo tocarás una vez y habrás terminado con él!

Pon un temporizador

A mí me gusta ponerme temporizadores. Si lees 2 Consejos de organización que cambiarán tu desorden para siempre, sabrás que puedes aplicar fácilmente esta regla de los 10 minutos a tu monstruo del papeleo también. Todo lo que pongas en esa gran pila de papeles viejos, simplemente revísalo 10 minutos al día. Antes de que te des cuenta, lo habrás revisado todo, y todo estará donde debe estar. Sugerencia… guarda una carpeta para el papeleo diverso. Yo tengo un cajón que no es de trastos, pero son papeles que sinceramente no sé dónde archivar. Sé que si mi papeleo no está en las carpetas etiquetadas, está ahí.

Considere el uso de la banca en línea y el pago de facturas

Esto puede parecer bastante aterrador para algunos que no fueron criados en la era de las computadoras. Tómese el tiempo para sentarse e investigar cómo utilizar un sistema de banca en línea. Si te encuentras con un área que no entiendes, tu banco local te ayudará a configurarlo e incluso pueden recompensarte por usarlo. Una vez que se haya decidido por el sistema bancario en línea, también puede trabajar con su banco para configurar el pago de sus facturas en línea. Esto hará una diferencia increíble en la cantidad de papeleo que tiene en su casa.

Cuando usted paga sus facturas en línea todavía tiene acceso a sus estados de cuenta … sólo que no están en forma de papel. Si quieres conservarlos para futuras consultas, guárdalos en tu ordenador como PDF y luego ponlos en un archivo de documentos. También puedes hacer una copia de seguridad en un USB que contenga otros extractos de cuentas y bancarios. Es una forma fácil y sin papel de hacer un seguimiento de sus facturas.

Así mismo, si todavía prefiere recibir sus extractos en papel, algunas cooperativas de crédito le permitirán poner su dirección postal como la de ellos, para que reciban sus extractos en papel y sólo los almacenen para usted, normalmente hasta un año. Después de un año, usted realmente no va a necesitar esos estados de cuenta de todos modos.

Invierta en una buena trituradora de papel

Muchas veces las cosas terminan siendo archivadas porque simplemente no queremos que nuestra información sea tirada a la basura para que el mundo tenga sus manos. Invierta en una buena trituradora de papel (aquí hay una buena con increíbles críticas, ¡y sólo cuesta 30 dólares!) Le ayudará enormemente a la hora de desechar papeles viejos. Si quieres conservar elementos como el papeleo antiguo de las facturas, establece un sistema de carpetas para guardarlos y luego deséchalos después de un año o después de que tus impuestos se hayan completado si los usas para eso. De lo contrario, normalmente puede ponerse en contacto con la empresa si necesita copias de facturas antiguas.

A lo largo de los años he comprobado que nunca he necesitado ninguna de ellas todavía, pero guardo de 3 a 6 meses a la vez, sólo para comparar los números a veces.

Otra buena manera de asegurarse de que su información personal no está ahí fuera para que el mundo la vea es echar un ojo al calendario de su comunidad (o los de las ciudades vecinas.) Muchas ciudades tienen eventos de destrucción de papel. Todo lo que tienes que hacer es llevar tus facturas y otros documentos a un lugar determinado y ver cómo se rompen en pedazos… para no volver a verlos nunca más.

Invierte en un sistema de archivo

No te preocupes demasiado por encontrar las mejores ideas de sistemas de archivo en casa. Todo lo que necesitas es una simple caja de archivos o cajones y algunas carpetas colgantes. Asegúrese de tener un montón de extras cuando empiece porque rápidamente descubrirá cuando empiece un sistema de archivo que surgen cosas en las que no pensó al principio. Tardarás un poco en descubrir qué tipo de sistema te funciona, pero sigue con él y al final se convertirá en algo natural para ti. Tener este tipo de configuración realmente le ayudará a mantenerse organizado.

Cuando esté decidiendo dónde colocar su sistema de archivo, piense en lugares que sean de fácil acceso y que estén a salvo de daños por agua. Si elige su sótano, considere la posibilidad de elevar su sistema de archivo (colocándolo en una plataforma de madera) en caso de que tenga un problema con el agua. Tenga en cuenta que sus archivos deben estar disponibles para su rápida consulta.

Cómo organizar sus Archivos

Así que ahora tiene sus archivos, pero ¿qué hace con ellos? Hay varias formas en las que podrías organizar tus cajones de archivo. Una de ellas es organizarlos por fecha. De esta manera, cuando hayas llegado a la marca de 3 a 6 meses en las facturas, sabrás que pueden ir a la trituradora.

Primero, organiza tus facturas por mes. Primero enero, luego febrero, etc. A continuación, colócalas en tu cajón de archivo en ese orden. Una vez que tengas un cajón lleno de facturas, etiquétalo (con una etiqueta adhesiva) con las fechas que hay en ese cajón. Así, si necesitas consultarlas, sabrás exactamente dónde puedes encontrarlas. Cuando llegue el momento de triturar las facturas viejas, simplemente tira de la etiqueta del cajón correspondiente y prepáralo para la siguiente serie de fechas.

También puedes poner tu documentación fiscal en tus archivos. Simplemente organice su documentación (recibos, formularios médicos, etc.) en carpetas de archivo por año. Luego coloque las carpetas en orden secuencial en su archivo. Asegúrese de etiquetar la caja o el cajón que contiene su información fiscal, para poder volver a ella. No olvide que el papeleo de impuestos debe guardarse más tiempo que las facturas… unos siete años es una buena regla general.

Invierta en carpetas

Las carpetas pueden convertirse en su mejor amigo a la hora de organizar su papeleo. Lo bueno de las carpetas es que vienen en diferentes tamaños y puedes designar una para cada tema importante.

Si eres como yo, puede que te cueste si te piden una copia de tu hipoteca, del contrato de alquiler o de la partida de nacimiento. Las carpetas te ayudan a tenerlo todo junto para que lo tengas todo en un solo lugar.

Primero, compra una serie de carpetas grandes (de 3 pulgadas), pestañas separadoras para carpetas y protectores de hojas transparentes. Puede utilizar tarjeteros de béisbol para organizar las tarjetas de fidelidad de la tienda y las tarjetas de la seguridad social.

Después, decida cómo quiere organizar sus carpetas. Es posible que quiera tener una que contenga los documentos importantes: certificados de nacimiento y tarjetas de la seguridad social, pasaportes, información de la póliza de seguro, etc. y otra que contenga la información de la compra/alquiler de la casa junto con la documentación de cualquier remodelación que pueda haber hecho a lo largo del camino.

A continuación, descubra las categorías del sistema de archivo doméstico en las que va a dividir cada carpeta. Recuerde que esto es para su organización, así que hágalo de una manera que tenga sentido para usted. Etiquete los separadores de su carpeta en consecuencia, y póngalos en la carpeta.

Por último, ponga los documentos importantes en los protectores de hojas y colóquelos en la sección apropiada de cada carpeta. Es posible que algunos documentos sólo necesiten ser perforados con 3 agujeros y colocados en la carpeta tal cual. Asegúrese de etiquetar el lomo y la tapa de cada carpeta para que recuerde qué contenido hay en su interior.

De forma similar, las carpetas pueden ser otra gran forma de guardar sus W-2, extractos bancarios y otros documentos fiscales. En lugar de almacenar varios años en cada carpeta, puede comprar carpetas de 1 pulgada (aquí hay un conjunto de cuatro carpetas de 1 pulgada en Amazon) y hacer que cada una contenga la información de un año. De esta manera es una forma rápida y fácil de sacar la información si alguna vez lo necesitas.

Qué hacer con los documentos realmente importantes

Algunos de tus papeles tienen tanta importancia que debes encontrar una forma de guardarlos de manera que se conserven para futuras consultas. Algunos de estos ejemplos son la información sobre fideicomisos y testamentos, las fotos familiares antiguas y la información sobre inversiones. Este es el tipo de cosas que, en caso de catástrofe, querría poder recuperar.

Planificar con antelación le ayudará a estar seguro de que sus documentos importantes estarán ahí durante años. Una idea es comprar una caja fuerte ignífuga e impermeable para su casa. Asegúrese de que un familiar o amigo de confianza sepa cómo acceder a ella. Esta puede ser una gran forma de tener la tranquilidad de que sus documentos están a salvo.

Otra idea para guardar sus documentos importantes (y otros tesoros familiares) es una caja de seguridad en su cooperativa de crédito local. De nuevo, asegúrese de que otra persona sepa cómo acceder a ella, en caso de que necesite su ayuda. Esta es otra forma de poder descansar tranquilamente sabiendo que su información está a salvo.

¿Qué pasa con los recuerdos?

Los papeles como el correo no solicitado, las revistas y los periódicos pueden ser definitivamente una molestia. Algunos papeles, sin embargo, tienen un significado especial… lo que hace que sea difícil deshacerse de ellos. ¿Sus cajones están repletos de notas y fotos de los niños, recortes de periódicos de eventos especiales y mucho, mucho más? Entonces es hora de organizar también tus recuerdos.

En lugar de elegir un único cajón para albergar todos esos papeles que te traen recuerdos, compra una serie de cubos de plástico. Etiqueta cada uno con una fuente diferente de recuerdos, por ejemplo, obras de arte de los niños y recuerdos familiares (de los que ya han fallecido). A continuación, revisa cada artefacto al que te has aferrado para asegurarte de que es digno de entrar en una papelera. Si no lo es, recíclalo, sabiendo que tendrás muchos más a los que volver después. Si es uno de los que tienes que conservar, ponlo en la papelera de recuerdos apropiada.

Cuando elijas dónde guardar tus papeleras de recuerdos, asegúrate de ponerlas en un lugar donde tengas fácil acceso a ellas, pero donde estén a salvo de los elementos. Si tienes un sótano, un garaje o un desván, ese puede ser un buen lugar para ponerlos.

Organizar tu papeleo no significa tener que desprenderse de cada papel que se te presente… simplemente priorizar los que realmente necesitas conservar.

¿Qué hay de las revistas?

Si eres como yo, recibes por correo revistas y catálogos a los que nunca te has suscrito. De hecho, es posible que las recibas regularmente de todas las compañías diferentes.

¿Tienes la tentación de quedarte con la revista para guardar un artículo? Sin embargo, ¿ha descubierto que, por mucho que sienta la necesidad de guardar un artículo, rara vez vuelve a él? Esta es una buena manera de conseguir un montón de revistas con la buena intención de leer todas y cada una.

Aquí está la cosa, si te gusta un artículo, ¡arráncalo! Guarda una pila de SÓLO esos artículos en un cuaderno o en una papelera de plástico, para que la próxima vez que realmente quieras encontrar el artículo, no tengas que recorrer cientos de páginas de docenas de revistas. Simplemente busque en su papelera o cuaderno y lo encontrará fácilmente. Esto me ahorra una gran cantidad de tiempo.

¿Tienes que guardar absolutamente tu pila de revistas? Revisa la pila y comprométete a conservar sólo los números más actuales. Si hay una historia o receta que sientes que no puedes vivir sin ella, entonces asegúrate de sacarla y ponerla en la carpeta (junto con otras historias importantes) y recicla el resto. Asegúrate de permitirte guardar sólo las páginas que quepan en el cuaderno o en la papelera de plástico!

Si te encuentras con que no lees los números que llegan, o los dejas de lado para más adelante (y no vuelves a ellos), puede que quieras considerar la posibilidad de cancelar tus suscripciones. Muchas veces, puedes encontrar artículos similares en línea. ¡Te ahorrará el esfuerzo extra de la organización, así como el coste de recibir las revistas!

No dejes que tu papeleo te defina

Sobre todo, debes saber que tu papeleo: facturas, recuerdos y revistas por igual no definen a la persona que eres y cuando consigas controlarlos, ¡te sentirás mucho mejor! Poniendo el papel en su sitio en cuanto entre en tu casa, ¡recuperarás tu vida (y tu casa)!

Una vez que pongas en marcha tu nuevo sistema y consigas por fin acabar con tu antiguo papeleo, la parte difícil estará hecha, y podrás sentarte a disfrutar de tu casa sin todo ese desorden de papeles. Lo principal que querrá mantener es el sistema de 1 toque. Recuerda siempre que quieres tocar un elemento sólo una vez….. cualquier cosa más que eso es una pérdida de tu tiempo.

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