Las empresas de todo el mundo basan sus operaciones en el ciclo de gastos y el ciclo de ingresos. El proceso de cuentas por pagar se enmarca en el ciclo más amplio de gastos y compras. Este proceso incluye una serie de actividades contables esenciales necesarias para completar una compra cuando se realiza un pedido y el cliente recibe el producto o servicio deseado.

El ciclo completo del proceso de cuentas por pagar incluye la captura de datos de las facturas, la codificación de las facturas con la cuenta y el centro de costes correctos, la aprobación de las facturas, la correspondencia de las facturas con las órdenes de compra y la contabilización para los pagos. El proceso de cuentas por pagar es sólo una parte de lo que se conoce como P2P (procure-to-pay). El P2P abarca el ciclo que va desde la adquisición y el procesamiento de las facturas hasta el pago a los proveedores. La automatización de las cuentas por pagar agiliza estos procesos y garantiza un mayor nivel de precisión en cada paso del flujo de trabajo.

Conozca el ciclo básico de AP

El ciclo básico de cuentas por pagar incluye tres documentos significativos: orden de compra (PO), informe de recepción (o entrada de mercancías) y factura del proveedor. Para iniciar una compra, el departamento de compras de una organización envía una orden de compra a un proveedor que incluye la mercancía solicitada, la cantidad y el precio para activar un pedido. A continuación, cuando la empresa recibe la mercancía, un informe de recepción documenta el envío, incluyendo cualquier daño o discrepancia de cantidad. El proveedor envía la factura para solicitar el pago de los bienes o servicios prestados. Las cuentas por pagar reciben las facturas de los proveedores y comienza el proceso de gestión de facturas.

El siguiente diagrama de flujo demuestra los pasos dentro de un proceso automatizado de AP, una vez que se recibe una factura.

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Procedimientos generales de AP

Crear una guía de procesos y procedimientos de AP ayuda a reducir los errores. La adopción de soluciones de automatización de AP puede ayudar a prevenir estos errores. Una guía completa debe describir procedimientos como los siguientes:

• Recibir las facturas de los proveedores y realizar un cotejo de tres vías para la coherencia contra la orden de compra, la entrada de mercancías y la factura
• AP para verificar la recepción de los bienes o servicios para aprobar la factura para el pago
• Si surgen desviaciones, como la cantidad o el precio incorrecto, cuentas por pagar envía la factura al comprador, que trabaja para encontrar el origen del problema
• Después de que la factura sea verificada por el departamento de AP y todas las desviaciones se aborden y corrijan, los cheques y los pagos se emiten rápidamente
• Una vez que se envía el pago, la factura se marca como pagada en el sistema financiero

La amplitud del proceso de AP

La AP abarca casi todos los pagos que realiza una empresa, con la excepción de la nómina. Es crucial tener precisión en el mantenimiento de los datos de los proveedores y en los pagos para evitar pérdidas y problemas. Los objetivos principales son pagar sólo las facturas legítimas y exactas (lo que la empresa pidió, recibió, los costes exactos, las cantidades, los plazos, etc.) y encontrar oportunidades de ahorro cuando estén disponibles, como mediante el pago anticipado o el descuento dinámico. La automatización de AP establece sin problemas controles internos para evitar el pago de facturas fraudulentas o inexactas y para garantizar que todas las facturas se contabilicen.

El proceso de AP de ciclo completo es una parte integral de los estados financieros de una empresa, y se requiere eficiencia en cada paso del camino. Considere la contabilidad de doble entrada y cómo la omisión de un proveedor podría conducir a dos cantidades incorrectas para dos cuentas. Las ramificaciones de las responsabilidades y la reparación (en lugar de la prevención a través de la implementación inteligente de la automatización de AP) pueden ser costosas. Por ejemplo, las relaciones comprometidas con los proveedores pueden conducir a problemas de producción y suministro, creando niveles de pérdida potencial.

Consideraciones adicionales del proceso AP

Algunas empresas utilizan vales durante el proceso de aprobación. No todas las facturas de proveedores tienen órdenes de compra o informes de recepción, lo que hace imposible la tradicional coincidencia de tres vías. Otros pagos que pueden necesitar una verificación especial son los pagos mensuales, como los acuerdos de arrendamiento y los contratos, para garantizar que todos los pagos realizados sean legítimos y precisos. El aprendizaje automático de los procesos de captura de datos permite a su sistema de automatización aprender de los elementos habituales del proceso y hacer sugerencias significativas sobre cómo manejar estos elementos automáticamente en el futuro.

El gasto y el flujo de caja pueden variar en función de la época del año. La automatización de AP proporciona informes detallados para ayudar a las organizaciones a gestionar mejor el ciclo completo de AP cuando los tiempos son ajustados. La automatización de las cuentas por pagar también facilita el proceso completo de las cuentas por pagar para lograr el máximo nivel de eficiencia y precisión. El uso inteligente de la tecnología elimina errores innecesarios, agiliza los procesos y ayuda a las empresas a mejorar sus resultados. Y no adoptar la automatización hoy puede significar quedarse atrás mañana.