Las copias de seguridad de los datos son cruciales para proteger la continuidad de su negocio. Si su única copia de seguridad está en un único ordenador de sobremesa/portátil o en un dispositivo móvil y se pierde o lo roban, los datos de su empresa han desaparecido. Y tener copias en papel de los datos de la empresa no es una protección de datos adecuada; ¿qué pasa si los locales de su empresa se incendian o sufren una grave inundación? Una vez más, los datos que necesita para llevar a cabo su negocio podrían perderse irremediablemente.

Pérdida de datos

Parafraseando a Paul Simon, hay 50 formas de perder tus datos:

• Un fallo en el disco duro de un ordenador de sobremesa/portátil o un daño en su dispositivo móvil pueden hacer que sus datos sean irrecuperables
• Su ordenador o teléfono puede ser robado – los robos en empresas son comunes y, según las estadísticas del FBI, losLos robos en las empresas son comunes y, según las estadísticas del FBI, el 97% de los ordenadores portátiles/de sobremesa robados nunca se recuperan
• Los datos pueden ser borrados accidentalmente (o borrados deliberadamente por un empleado descontento)
• Su ordenador puede ser secuestrado por un malware
• Sus cuentas de almacenamiento en línea pueden ser hackeadas
• Un ataque de ransomware podría dejar sus archivos inaccesibles hasta que se pague una cuota considerable

Un régimen de copia de seguridad de datos es imprescindible

Para una adecuada protección de los datos, debe establecer un sistema de copia de seguridad de datos que siga estos tres pasos:

• Realice copias de seguridad de los datos empresariales con regularidad
• Cree copias de seguridad en soportes fiables o en la nube
• Si utiliza soportes para las copias de seguridad mantenga los dispositivos en una ubicación segura y externa

La regla básica para la protección de los datos empresariales es que si la pérdida de los datos va a interferir con la realización de la actividad empresarial, realice una copia de seguridad. Los programas de software de escritorio se pueden reinstalar si es necesario, pero recuperar los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial es imposible si esos archivos se pierden o se dañan sin posibilidad de reparación.

Archivo de datos frente a copia de seguridad de datos

Las copias de seguridad son normalmente imágenes periódicas y a corto plazo de los datos con fines de recuperación de desastres. El archivado, por su parte, se refiere generalmente al almacenamiento a largo plazo de datos que ya no se utilizan regularmente pero que pueden restaurarse en caso de necesidad (por ejemplo, un proyecto terminado o datos de un antiguo cliente).

Copia de seguridad de los datos críticos de la empresa

Hay dos pasos para realizar una copia de seguridad de los datos con éxito;

• Identificar los datos críticos de los que hay que hacer una copia de seguridad
• Implementar las copias de seguridad de los datos en un programa regular

¿Qué debe haber en una copia de seguridad de los datos? Todos los archivos que has creado y/o modificado deben ser respaldados regularmente. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde los archivos de contabilidad hasta el correo electrónico.

Cada vez hay más aplicaciones empresariales disponibles a través de la nube. Sin embargo, si utiliza aplicaciones de escritorio (que no sean de navegador), éstas pueden reinstalarse desde los medios o descargarse, por lo que no es necesario realizar una copia de seguridad.

Almacenamiento en la nube

Utilizar servicios de copia de seguridad en línea facilita la realización de copias de seguridad de sus datos, lo cual es sólo una de las razones por las que la computación en la nube es ideal para las pequeñas empresas. Pero los servicios en la nube aún pueden ser vulnerables a la pérdida de datos a través de la piratería informática o el sabotaje de los empleados (considere el reciente caso del American College of Education, con sede en Indianápolis, que, tras despedir a un empleado de tecnología de la información, descubrió que antes de irse había cambiado las contraseñas administrativas de las cuentas en línea, impidiendo que la universidad accediera a sus datos). No es mala idea realizar ocasionalmente copias de seguridad locales de los datos en la nube.

Copias de seguridad de datos locales

Si guardas tus datos localmente (por ejemplo, no utilizas el almacenamiento en la nube) puedes simplificar tus copias de seguridad guardando todos los archivos que necesitarán ser archivados en una sola unidad de tu ordenador. Por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de los archivos de contabilidad, los documentos de procesamiento de textos, las hojas de cálculo, las fotos y el correo electrónico.

Poner Simply Accounting, Microsoft Office (incluido Outlook) y Paintshop Pro en una unidad separada o en una carpeta separada facilita el archivo de todos los archivos que haya creado o modificado con esos programas. Todo lo que tiene que hacer es una copia de seguridad de la unidad o carpeta. Una vez que haya seleccionado los datos críticos que se van a archivar, es una cuestión sencilla instalar y utilizar un programa de software de copia de seguridad para archivar los datos de su empresa en un horario regular.

Se recomienda hacer una copia de seguridad de sus datos cada noche. Hay muchos programas de software de copia de seguridad disponibles que le permiten establecer un horario que hará una copia de seguridad automática de sus datos. El software de copia de seguridad que también comprime y cifra los archivos ahorra espacio en el disco y aumenta la seguridad de los datos.

Sólo guarde las copias de seguridad de sus datos in situ si están almacenadas en una caja fuerte indestructible y a prueba de incendios. Invertir en una unidad de cinta o en un disco duro externo y cumplir meticulosamente con un programa regular de copias de seguridad de los datos no servirá de nada si todas las copias de seguridad de los datos están en un solo lugar y ese lugar es golpeado por un desastre. Para estar realmente seguro, las copias de seguridad deben almacenarse fuera de las instalaciones. (La copia de seguridad en la nube no elimina totalmente esta preocupación, pero es ciertamente mejor que muchas ubicaciones físicas.)

Algunas empresas guardan sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en los bancos. La cuota de una caja de seguridad es deducible de impuestos si necesita un incentivo adicional. Otros propietarios de pequeñas empresas guardan múltiples copias de seguridad de sus datos en las casas de diferentes amigos o familiares. Realmente no importa dónde decida guardarlas, siempre y cuando el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera de las instalaciones sea seguro y tenga acceso regular a él.

Servicios de copia de seguridad en línea

Para lograr la máxima seguridad, asegúrese de utilizar contraseñas seguras, de cambiarlas con regularidad y de que los archivos de la copia de seguridad estén encriptados (dado que el almacenamiento en la nube es compartido, los proveedores de la nube normalmente encriptan los datos del usuario).

Unidades USB (Thumb)

Las memorias USB aumentan constantemente su capacidad y son ideales para realizar copias de seguridad rápidas de datos. Aunque no tienen la capacidad de los discos duros externos, tienen rápidas tasas de transferencia de datos y son muy portátiles. Se puede hacer fácilmente una copia de seguridad de los datos en una unidad USB y llevarla fuera de las instalaciones. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy fiables.

Discos duros externos

Para las pequeñas empresas, comprar y utilizar un disco duro externo para las copias de seguridad de datos es el método recomendado. Los discos duros externos son baratos en comparación con los sistemas de unidades de cinta. También son fáciles de usar; sólo hay que conectar el disco duro al puerto USB del ordenador. La mayoría de los discos duros externos vienen con software de copia de seguridad.

Almacenamiento en red de área local (LAN)

Si tiene una red de área local (LAN) también puede hacer copias de seguridad de los archivos en otro ordenador o servidor. Sin embargo, si la máquina de copia de seguridad reside en el mismo lugar puede ser vulnerable al robo o a los daños causados por un incendio o una inundación. Para evitar robos, se puede instalar un servidor en una jaula, armario o gabinete cerrado con llave.

Almacenamiento en cinta

Si tiene grandes cantidades de datos de los que hacer una copia de seguridad (o desea hacer y conservar regularmente archivos de datos completos para su almacenamiento a largo plazo) las copias de seguridad en cinta son la mejor opción. Son altamente fiables y pueden almacenar cantidades masivas de datos.

Haga una copia de seguridad o arriésguese a perderla

No corra el riesgo de perder los datos de su empresa. La mejor defensa contra un desastre de este tipo es la protección adecuada de los datos. Si crea un sistema de copias de seguridad que incluya el archivo y la realización de copias de seguridad de los datos de su empresa de forma periódica y adecuada, se asegurará de que su empresa sea capaz de capear cualquier tormenta a la que se enfrente y seguir adelante. Recuerde: ¡nunca se tienen demasiadas copias de seguridad de los datos!