Las cuentas a pagar o los departamentos encargados de las finanzas suelen utilizar la correspondencia a tres bandas para gestionar el riesgo financiero y controlar los gastos de la empresa. Entonces, ¿qué es la conciliación a tres bandas y por qué es un paso fundamental en el proceso de cuentas por pagar?

¿Qué es la conciliación a tres bandas?

La conciliación a tres bandas es un procedimiento para procesar una factura de proveedor y garantizar que un pago sea completo y preciso. El objetivo de la conciliación a tres bandas es resaltar cualquier discrepancia en tres documentos importantes del proceso de compra -órdenes de compra, recibos de pedido/albaranes y facturas- para evitar que las empresas gasten más de la cuenta o paguen por un artículo que no han recibido.

Exploremos los tres documentos que son fundamentales para gestionar los pagos a través de las cuentas a pagar.

1. Órdenes de compra (PO) – Una orden de compra es la confirmación oficial de un pedido. Es un documento enviado por un comprador a un proveedor que autoriza una compra. Las órdenes de compra suelen incluir el nombre de la empresa que adquiere los bienes o servicios, la fecha, la descripción y la cantidad de los bienes o servicios, el precio, una dirección postal, la información de pago, la dirección de la factura y un número de orden de compra.
2. Recibos de pedido/albaranes – Es la prueba del pago y la entrega. Un recibo de pedido es incluido por el proveedor con los bienes que han sido entregados al comprador. Detalla exactamente lo que contiene el envío o el pedido. Los recibos de pedido suelen incluir la misma información que en la factura, así como la forma de pago.
3. Facturas – Una factura solicita el pago de una compra. Las facturas se envían del vendedor al comprador. Incluyen la misma información que en la orden de compra, así como un número de factura, la información de contacto del proveedor, cualquier crédito o descuento por pagos anticipados, el calendario de pagos y la cantidad total que se debe al proveedor.

Antes de que se pague una factura, las cuentas por pagar revisan las cantidades, los precios y los términos para asegurarse de que lo que se pide (a través de la orden de compra) coincide con los bienes recibidos (a través del recibo de la orden/el recibo de embalaje) que coincide con lo que se les cobra (a través de la factura). Es importante mencionar que las empresas pueden optar por no utilizar las coincidencias a tres bandas para las compras pequeñas o recurrentes.

Si se encuentra algún problema -cantidades inexactas, precios erróneos, bienes dañados, o más, el pago no se envía hasta que se rectifique el problema. Una vez que la factura ha sido validada por el proceso de correspondencia a tres bandas, el pago se envía de acuerdo con los términos.





¿Por qué utilizar la correspondencia a tres bandas?

La concordancia tripartita es una práctica empresarial beneficiosa por tres razones clave:

1. Ahorra dinero a las empresas – Verificar que los datos son coherentes en las órdenes de compra, los recibos y las facturas ayuda a las empresas a evitar pagar en exceso, pagar por artículos duplicados y pagar por cosas que no han recibido. Mantener un control tan estrecho de las finanzas también ayuda a disminuir la posibilidad de fraude.
2. Asegura unas relaciones óptimas con los proveedores – Los proveedores profesionales respetan la importancia de las órdenes de compra, las facturas y los recibos para el proceso de cuentas por pagar. Los errores frecuentes en los recibos y las facturas pueden ser un signo de un problema empresarial más amplio, y pueden indicar que es el momento de empezar a buscar otros proveedores.
3. Prepara a las empresas para las auditorías – Los auditores están específicamente al acecho de las discrepancias financieras. Recopilar estos documentos antes de una auditoría y comprobar que los números coinciden utilizando el proceso de concordancia a tres bandas es un gran paso en la dirección correcta.

«Los directores de compras indican que están invirtiendo cada vez más en innovación y tecnologías digitales en un esfuerzo por cambiar sus equipos hacia tareas más estratégicas.»

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de la concordancia a tres bandas?

La concordancia a tres bandas es una gran práctica empresarial, pero a decir verdad, requiere mucho trabajo y tiempo. Revisar montones de papeles para encontrar esos tres documentos ya es bastante difícil. Además, hay que escanear cada documento cuidadosamente para asegurarse de que los números están alineados. Esto no sólo es ineficaz, sino que es muy susceptible a los errores humanos.

El proceso de cotejo de los tres documentos se produce automáticamente cuando se actualiza a un sistema de contratación electrónica como PLANERGY, sin necesidad de intervención humana. Los problemas salen a la luz con antelación, por lo que no se producen cuellos de botella ni se ralentiza el proceso de pago. Reducirá significativamente los costes de procesamiento y, lo que es quizás más importante, podrá dedicar más tiempo a un trabajo más valioso.

Las tendencias sugieren que el futuro de las compras está automatizado. En la Encuesta Global de CPO de Deloitte de 2016, los directores de compras indican que están invirtiendo cada vez más en innovación y tecnologías digitales en un esfuerzo por orientar a sus equipos hacia tareas más estratégicas. Las organizaciones quieren que los equipos de compras «hagan que la ejecución diaria sea implacablemente eficiente, rápida como un rayo y transparente.» En nuestra humilde opinión, la automatización del proceso de correspondencia a tres bandas es un excelente comienzo para hacer más eficiente todo el proceso de compras.

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