¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de empleados es el proceso de integración oficial de un nuevo empleado en una empresa. Además de equipar a los nuevos empleados con las herramientas necesarias para tener éxito en su nuevo puesto, un programa de onboarding exitoso proporciona a los nuevos empleados los recursos para convertirse en miembros plenamente comprometidos y culturalmente conscientes de una fuerza de trabajo productiva. Implica:
- acompañar al nuevo empleado con la cultura, las políticas y las responsabilidades de la empresa en su nuevo puesto
- registrar al empleado en la lista de la empresa
- incluir al empleado en el sistema de nóminas
- inscribir al empleado en los beneficios de la empresa.
- Valores, misión y cultura de la empresa
- Documentación de las nuevas contrataciones
- Políticas y procedimientos generales de toda la empresa
- Procesos empresariales clave
- Personas importantes de conocer y organigrama (CEO, directores, etc.)
- Cultura del departamento o del lugar de trabajo
- Explicación de cómo la función del nuevo contratado encaja en la estrategia y los objetivos generales de la empresa
- Expectativas y objetivos gerenciales medibles
- Procesos departamentales clave
- Personas importantes de conocer (gerente, mentor, compañero, miembros del equipo)
- Plan de aprendizaje personalizado y objetivos
- Proveen canales de comunicación continuos, claros, concisos, y consistentes
- Facilitar el aprendizaje en todos los niveles de la organización
- Alinear claramente nuevas contrataciones a las estrategias clave del negocio
- Establezca hitos para medir el éxito de las nuevas contrataciones
- Presente la información en cantidades fácilmentedigeribles
- Reforzar la marca de empleo y otros aspectos positivos de la cultura de la empresa
- Proporcionar al empleado tanto elementos de onboarding estándar como elementos de onboarding individualizados
El onboarding de los empleados también requiere que los nuevos contratados rellenen una cantidad significativa de papeleo como parte de su orientación inicial. Esto puede ser un proceso engorroso, especialmente si ese papeleo debe imprimirse y rellenarse a mano. Algunas de esas características permanecen hoy en día, pero a menudo son facilitadas por aplicaciones de software que hacen el proceso más fácil.
Algunos procesos de onboarding pueden durar hasta 12 meses, dependiendo de la empresa y del rol. Se trata de un proceso exhaustivo que introduce y orienta al empleado en su nuevo puesto, y no se considera completo hasta que es competente en su trabajo.
En el pasado, la incorporación de los empleados solía implicar la entrega de un paquete de bienvenida, que leían y luego respondían a las preguntas, o acompañar al empleado en las sesiones de formación a lo largo de su proceso de incorporación. Hoy en día, las empresas pueden utilizar un software especializado para rastrear, registrar y gestionar el proceso de incorporación de los empleados, haciéndolo más fácil y productivo.
¿Por qué es importante la incorporación de los empleados?
Los empleados necesitan comenzar con el pie derecho cuando son contratados, ya que su experiencia inicial con una empresa puede afectar a su rendimiento laboral en el futuro. Una buena experiencia de incorporación puede garantizar que el empleado sea productivo en su puesto más rápidamente, y puede ayudarles a evitar parte de la ansiedad que suele acompañar a la experiencia de un nuevo empleado.
Una buena experiencia de incorporación también afecta a la longevidad de los empleados.
«Según un artículo de la SHRM (la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos), el 69% de los empleados son más propensos a permanecer en una empresa durante tres años si tienen una gran experiencia de incorporación.»
«Además, las organizaciones con un proceso de incorporación estandarizado experimentan niveles de productividad un 50% más altos por parte de los nuevos miembros del personal.»
Aunque cada organización tiene diferentes técnicas de incorporación, lo importante es recordar que cuanto más rápido se sienta un nuevo contratado como bienvenido y preparado para su nuevo trabajo, más rápido podrá contribuir ese empleado al éxito general de la empresa. Como señala la SHRM, los empleados que se incorporan utilizando la técnica de «hundir o nadar» a menudo tienen dificultades para entender lo que se espera de ellos y cómo pueden tener éxito en su nuevo lugar de trabajo.
El proceso de incorporación del empleado
Una vez que el papeleo se ha completado y el empleado es oficialmente parte de la organización, tiene su primer día de trabajo. Su primer día es el comienzo del proceso de onboarding.
En el primer día, el nuevo empleado conocerá sus objetivos clave así como las expectativas que se han depositado en él. Conocerá a sus compañeros de trabajo y se familiarizará con las personas con las que trabajará directamente para lograr sus objetivos. El primer día también es un paso importante para aclimatar al empleado a la cultura de la empresa, las operaciones diarias, las normas de la oficina y otros temas importantes.
Durante la primera semana y los meses posteriores, el empleado recibirá más formación sobre su función y se le asignarán responsabilidades. El equipo de contratación, el equipo directivo o el departamento de recursos humanos se reunirán periódicamente con el empleado para determinar su progreso. A menudo, es durante este tiempo que el nuevo empleado trabajará bajo un mentor o un supervisor directo responsable de su formación.
Al final del primer año, el nuevo empleado debería alcanzar la plena productividad en su función. Debe estar preparado para asumir nuevos retos y desarrollar aún más sus habilidades. A partir de este punto, la mayoría de las empresas se centran en los esfuerzos de retención de los empleados y en el desarrollo continuo de habilidades para que sus empleados tengan más éxito en el futuro.
Elementos clave de una experiencia de onboarding estandarizada e individualizada
Elementos estándar de onboarding
A nivel macro, muchos elementos del proceso de onboarding están relativamente estandarizados. Por ejemplo, todo el mundo en la empresa necesita completar el papeleo general y las formaciones de la empresa. Los nuevos contratados deben estar preparados con una comprensión de la empresa en general. Dichos elementos estándar pueden incluir:
Elementos de incorporación individualizados
Los microelementos de los mejores programas de incorporación incluyen elementos específicos del departamento, la función y/o la ubicación del empleado. Para ayudar a entender por qué esto es importante, piense por un segundo en las diferencias entre los departamentos de una organización conocida, como un gran fabricante de automóviles.
En tal escenario, ¿tendría sentido incorporar a una persona al equipo de finanzas de la misma manera que se incorporaría a un mecánico?
Algunos ejemplos de elementos incluidos en un programa de onboarding individualizado incluyen:
¿Cómo es un programa de onboarding bien gestionado?
Un programa de onboarding bien gestionado está bien pensado y coordinado. Lo más importante es recordar que el onboarding no es una talla única. Diferentes empleados, dependiendo del nivel de su carrera, función laboral, influencia geográfica o cultural, etc., requerirán diferentes técnicas de onboarding para asegurar el éxito.
Aunque los programas de incorporación varían mucho de una organización a otra, hay varias características generales presentes en todos los programas de incorporación bien gestionados.
Uno de los elementos más importantes de un programa de incorporación exitoso es centrarse en la experiencia del nuevo empleado. La experiencia de onboarding debe ser enriquecedora, pero sencilla. Para lograr esto, los requisitos de onboarding, como los formularios y manuales, deben presentarse como un flujo de trabajo claro y autoexplicativo basado en tareas.
Además de esto, los programas de onboarding exitosos:
Mejores prácticas de onboarding
Con miles de clientes en casi todos los sectores y ubicados en todo el mundo, hemos visto lo que funciona. Aquí hay algunas mejores prácticas de onboarding que le ayudarán a inspirar a los nuevos talentos:
- Prepare a los candidatos para el éxito antes de su primer día con un sólido programa de onboarding. La formación preliminar, el papeleo, las presentaciones y la familiarización con su cultura y valores pueden realizarse antes de la fecha de inicio de su nueva contratación.
- Continúe construyendo la confianza y la relación entre sus reclutadores y los solicitantes de empleo. La incorporación facilita la transición de candidato a empleado, aumentando la productividad desde el principio y la probabilidad de que las nuevas contrataciones se queden más tiempo.
- Centrarse en la cultura y los valores de su organización. Sus nuevas contrataciones pasaron mucho tiempo hablando con sus reclutadores sobre cómo es trabajar para su empresa. La incorporación es el momento de reforzar y reafirmar que han tomado la decisión correcta. Muestre a los nuevos contratados el enfoque y los valores que les ayudarán a salir adelante y a contribuir a su empresa.
- Facilite a los nuevos contratados el conocimiento de su organización y la búsqueda de respuestas a las preguntas más frecuentes. Utilice un portal de incorporación para incluir información sobre su empresa, su nuevo equipo y función, productos y servicios, beneficios, próximos eventos y la logística del primer día, como qué llevar y dónde aparcar.
- Incluya a los reclutadores y gerentes de contratación en la experiencia de incorporación. Según un informe de Harvard Business Review, el 40% de los adultos dicen sentirse solos en el trabajo. Las caras amistosas deben aparecer en todo el proceso de incorporación, incluidos los grupos de incorporación de nuevos empleados.
- Asegúrese de que todo (ordenadores portátiles, paquetes de incorporación, papeleo, recursos de formación, etc.) esté preparado y listo para los nuevos empleados. – esté preparado y listo para las nuevas contrataciones en su primer día. El nivel de preparación de su empresa establece el tono correcto sobre el enfoque, la productividad, la eficiencia y las expectativas. Esto es aún más crítico para los empleados remotos
Automatización del onboarding
El onboarding es lento y propenso a errores cuando es manual y existe en un silo. El onboarding automatizado acelera los flujos de trabajo, elimina el trabajo de los reclutadores y facilita la comunicación entre RRHH, Finanzas, TI, los gerentes de contratación y los equipos individuales.
Esto asegura que las tareas de las nuevas contrataciones se asignen y se cumplan antes de que lleguen los nuevos empleados.
Asegurándose de que todo -portátiles, paquetes de onboarding, papeleo, recursos de formación, etc. – esté preparado y listo para las nuevas contrataciones en su primer día, usted establece el tono correcto sobre el enfoque, la productividad, la eficiencia y sus expectativas. Además, los nuevos empleados tienen todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
Automatizar el proceso de incorporación con el software de incorporación de empleados
El software de incorporación de empleados es una solución tecnológica que hace que la integración de los nuevos empleados en su puesto dentro de una empresa sea más suave y eficiente. Muchas de las organizaciones más exitosas han automatizado sus programas de onboarding con un software de onboarding de empleados para agilizar sus iniciativas de adquisición de talento y aumentar su retorno de la inversión. El software utilizado para automatizar los programas de incorporación ayuda a reducir los costes, al tiempo que mejora la retención de los empleados y la productividad a largo plazo. La mayoría de los programas de incorporación de empleados se basan ahora en la nube e incluyen un tablero digital que permite a los equipos de adquisición de talento y a los gerentes hacer un seguimiento y comunicarse sobre el progreso de un nuevo empleado.
El software de incorporación de empleados también incluye herramientas para agilizar las tareas menores de la incorporación. El personal de recursos humanos puede utilizar el software para automatizar las tareas de menor importancia, como la presentación de documentos fiscales, para que puedan centrarse en aspectos más importantes de la experiencia de incorporación, como el progreso del empleado hacia la plena productividad y su comprensión de la cultura de la empresa.
En general, el software de incorporación de empleados permite al equipo de recursos humanos realizar un seguimiento de todo el proceso de incorporación, desde el momento en que se contrata a un empleado hasta el momento en que se hace competente en su función, y más allá.
¿Dónde encaja el software de incorporación de empleados en el proceso de reclutamiento?
El software de incorporación de empleados casi siempre entra en escena hacia el final del proceso de reclutamiento, después de que un candidato haya sido contratado por la empresa. Una vez que un solicitante ha sido aceptado, su información puede ser transferida o importada en el software de onboarding para que pueda comenzar su viaje de incorporación.
La mayoría de los software de onboarding para empleados se integran con otros sistemas de gestión de recursos humanos, como:
- Nómina
- Gestión de beneficios
- Herramientas de gestión del rendimiento
- Gestionar sin problemas el papeleo de contratación
- Garantizar el cumplimiento de la documentación, incluso en lasindustrias pesadas
- Crear flujos de trabajo de tareas automatizadas para los nuevos empleados y el personal de RRHH
- Seguir el progreso del empleado en el proceso de incorporación
- Crear una única fuente de verdad para la información de los empleados
- Generar análisis e informes sobre el proceso de onboarding
- Prepare a los nuevos contratados para el camino que tienen por delante con portales de incorporación que les guían a lo largo de su viaje.
- Incluya mensajes y vídeos personalizados, facilitando la presentación de su marca única y manteniendo a los nuevos empleados comprometidos. Incluso si usted opera en una industria de alto nivel de cumplimiento, iCIMS hace que el cumplimiento sea fácil con herramientas de papeleo virtual.
- Automatice la gestión de sus documentos fiscales para asegurarse de que no tienen errores y haga que el cumplimiento sea fácil para sus nuevas contrataciones a través de una guía intuitiva.
Con la solución adecuada, las empresas pueden incluso integrar su software de onboarding con sus herramientas de reclutamiento, permitiendo una transición perfecta desde la candidatura hasta el onboarding.
Por ejemplo, el software iCIMS Text Engagement ayuda a mantener a los reclutadores y a los gerentes de contratación involucrados a lo largo de la experiencia de onboarding y ofrece otra manera de comunicarse y hacer check-in con los nuevos contratados. Al integrar iCIMS Offer Management, los empleadores pueden proporcionar a los nuevos contratados copias de sus cartas de oferta en su portal personal de incorporación. Esto hace que la experiencia sea de autoservicio, ahorrando a los clientes tiempo en la búsqueda de copias originales.
El mejor software de onboarding incluye plantillas fáciles de usar para el onboarding, herramientas de gestión de tareas y mensajes automatizados, incluyendo alertas de riesgo y correos electrónicos activados. Para el nuevo empleado, la solución de incorporación puede incluir cuadros de mando que le permitan interactuar con el software a través de un portal seguro. Esto les permite completar las tareas de onboarding, para que sean rastreadas y registradas.
¿Por qué es importante el software de onboarding para empleados?
Muchas organizaciones luchan con el onboarding, y con la contratación en general. Las empresas que contratan empleados de temporada necesitan pasar por el proceso de onboarding de forma rápida y eficiente. Las organizaciones con una alta tasa de rotación, como la industria minorista, necesitan ser capaces de cubrir los roles rápidamente y reducir su tiempo para alcanzar la productividad tanto como sea posible.
El software de onboarding de empleados ayuda mediante la automatización de las tareas engorrosas que se interponen en el camino del verdadero trabajo de onboarding, como la presentación de documentos fiscales. Crea una lista clara de tareas que deben ser completadas, de modo que cada parte interesada puede tener una comprensión clara de dónde está cada nuevo empleado en su proceso.
Más importante aún, este tipo de software proporciona al equipo de RRHH y al nuevo empleado un proceso transparente y estandarizado para la incorporación de nuevos empleados, lo que ahorra tiempo y crea una experiencia consistente para todos en la empresa. Con un proceso estandarizado, la empresa puede recopilar datos sobre el proceso de incorporación para detectar tendencias y realizar mejoras graduales. También es más fácil para el nuevo empleado, ya que puede confiar en el software para guiarlo a través de su experiencia.
La mayoría del software de onboarding también ayuda con las obligaciones de cumplimiento. Las mejores soluciones incluyen herramientas para la preparación, firma y gestión automatizada de formularios gubernamentales. Esto reduce los riesgos y garantiza que no se pierdan documentos o información importante.
Qué buscar en un software de onboarding de empleados
Como mínimo, una solución de onboarding de empleados debe incluir características que permitan a una empresa hacer lo siguiente:
Las mejores soluciones permiten integraciones complejas en su software de RRHH existente. También debe ser capaz de rastrear el proceso de onboarding a través de múltiples sistemas, incluyendo la gestión del capital humano y el software de nómina. Esto permite trasladar fácilmente los registros del nuevo empleado a otros sistemas después de su contratación.
Rentabilidad de la incorporación
Para establecer el retorno de la inversión, se pueden observar los posibles retornos para una empresa hipotética con 200 empleados. Suponiendo una rotación y un crecimiento medios, el coste de la incorporación de nuevos empleados de forma manual es de aproximadamente 102.000 dólares al año.
Al automatizar el proceso de incorporación, esta empresa de ejemplo obtuvo un retorno de la inversión de más de 79.000 dólares al año.
¿Cómo es posible, te preguntarás? En primer lugar, al automatizar el proceso de incorporación, la empresa eliminó todos los costes asociados al correo. Los formularios electrónicos, como el W-4 y el I-9, se han automatizado reduciendo el tiempo de preparación y procesamiento de los documentos.
En segundo lugar, la logística, como la coordinación de la instalación de los escritorios, los pedidos de suministros y las solicitudes de TI, también se ha automatizado, reduciendo el tiempo empleado y, por tanto, los costes asociados a estas tareas. Sólo estos cambios redujeron a la mitad el coste de incorporación de la empresa hipotética por contratación.
Aunque las cifras utilizadas en los cálculos que se muestran a continuación pueden variar de una organización a otra, el punto es claro: la automatización del proceso de incorporación ahorra a una organización una cantidad significativa de tiempo y dinero.
El software de incorporación de empleados de iCIMS
iCIMS Onboarding agiliza el proceso de incorporación mediante procesos de incorporación automatizados, plantillas, tareas y formularios electrónicos. Realice un seguimiento de todo el proceso de incorporación a través de múltiples sistemas e integre su software de incorporación a la perfección con sus otras soluciones de RRHH.
El proceso de incorporación debe ser emocionante y atractivo. iCIMS se encarga de todo el trabajo pesado, para que usted pueda centrarse en traer a su nuevo empleado al redil.