Plantilla de política de viajes y gastos corporativos

mujer que utiliza una plantilla de política de viajes

Con nuestra plantilla de política de gastos de viajes, hemos hecho el trabajo duro por usted. Hemos hablado con gestores de viajes para descubrir qué elementos esenciales van en una política, y hemos desarrollado una que es concisa, sencilla de entender y muy fácil de personalizar.

Consiga la plantilla ahora, o siga leyendo a continuación para saber más sobre lo que incluye, por qué lo incluimos y cómo personalizar cada elemento para su propia empresa.

¿Qué contiene nuestra plantilla de política de viajes?

Nuestra plantilla de política de viajes de empresa para viajeros del Reino Unido, Estados Unidos o la UE incluye las seis secciones clave que se detallan aquí. La hemos formateado para que sea fácil de leer y fácil de personalizar.

Una política de viajes de empresa eficaz se compone de seis secciones clave:

Introducción
Proceso de reserva de viajes
Categorías de gastos
Compras no reembolsables
Proceso de informe y reembolso de gastos
Apoyo a los viajes, seguridad y deber de cuidado

Veamos lo que debes incluir en cada sección.

Descargar plantilla de política de viajes

Sección 1: Introducción

Una plantilla de política de gastos de viaje inteligente debe incluir siempre una introducción. ¿Por qué? Quiere dejar claro a los empleados que su política no es sólo una laguna burocrática. Ayuda a mantenerlos seguros, mejora la equidad y reduce el trabajo manual y la confusión. Recomendamos incluir una lista con viñetas de los principales beneficios de su política de viajes para que los viajeros sepan por qué es importante.

Si tienes varias políticas de viaje para departamentos o tipos de empleados, entonces también debes utilizar la sección de introducción para aclarar a quién va dirigida la política.

Consejo principal: En tu introducción, incluye los beneficios de seguir tu política para los viajeros, como mantenerse seguros y obtener apoyo, para que sepan por qué deben seguirla.

Sección 2: Proceso de reserva de viajes

En la segunda sección de nuestra plantilla gratuita de política de viajes, hemos incluido todo lo que los empleados necesitan saber sobre dónde y cómo reservar viajes.

Cómo reservar viajes – ¿Cuál es su proceso, método y/o plataforma aprobados para reservar viajes de negocios? Si su empresa utiliza una plataforma para que los viajeros puedan reservar dentro de la política, incluya el nombre de su plataforma de reservas aprobada. De lo contrario, escriba el nombre y los datos de contacto de la empresa o de la persona con la que deben ponerse en contacto para solicitar una reserva.
Uso de programas de fidelización – Muchas empresas no permiten a los viajeros acumular puntos para sus programas de fidelización personales. Pero si confía en que sus viajeros harán lo correcto, puede permitirlo e incluir una línea en su política como «Los empleados no pueden elegir opciones más caras sólo para obtener puntos de fidelidad».»
Prolongaciones de ocio – A veces los viajeros de negocios quieren prolongar su viaje hasta el fin de semana, o utilizar algunos de sus días de vacaciones. Debe incluir reglas en torno a las extensiones de ocio (o «bleisure»), como la diferencia de coste que se permite para los vuelos de vuelta.

Consejo principal: deje muy claro cómo se supone que los viajeros deben reservar los viajes. Utilice una plataforma de reservas corporativa para llevar un control de los viajes en un solo lugar.

Sección 3: Categorías de gastos

Una parte importante de cualquier política y procedimiento de gastos es lo que los empleados pueden gastar.

En la tercera sección de nuestra plantilla de política de viajes corporativos, hemos desglosado los gastos de los viajes de negocios por categorías comunes: vuelos, alojamiento, transporte terrestre, comida y entretenimiento, y uso del teléfono personal.

Aquí tienes la información que debes incluir en cada categoría de gasto:

Vuelos

Herramienta o método aprobado para la reserva
Proveedores preferidos (si los hay)
Normas sobre si se permite o no la clase business, como por ejemplo para vuelos de cierta duración, o vuelos realizados por empleados de un determinado nivel de antigüedad
Con cuántos días de antelación deben reservarse los vuelos internacionales
Con cuántos días de antelación deben reservarse los vuelos nacionales

Alojamiento

Herramienta o método aprobado para reservar
Tarifas máximas por noche por ciudad
Proveedores preferidos y detalles de las tarifas negociadas (si las hay)
Reglas sobre las habitaciones estándar y las mejoras, por ejemplo, las habitaciones estándar son obligatorias, pero las mejoras de habitación están permitidas si se ofrecen sin cargo adicional
Costes de hotel reembolsables, como el aparcamiento
Reglas para la reserva de Airbnb o alquiler de apartamentos

Transporte ferroviario

Herramienta o método aprobado para la reserva
Tipo de billete de tren permitido, como el económico

Taxis y viajes compartidos

Cuando se permiten los taxis y los viajes compartidos, por ejemplo, sólo cuando el transporte público no es viable
Importe máximo por transacción

Coche de alquiler y personal

Tipo de clase de coche de alquiler permitido, como compacto o mediano
El número de empleados que se espera que compartan el coche de alquiler cuando viajen juntos
Cuánto se reembolsa por milla o kilómetro

Comida y entretenimiento

Importe reembolsable, por desayuno
Importe reembolsable, por almuerzo
Importe reembolsable, por cena
Alternativamente, un máximo diario o dietas
Reglas para las comidas del equipo, como quién aprueba el importe
Reglas para el entretenimiento del cliente, como lo que está permitido

Uso del teléfono personal

Importe o porcentaje de la factura del teléfono móvil que es reembolsable durante las semanas que el empleado viaja
¿Si los daños o robos del teléfono personal son o no reembolsables durante los viajes de negocios, y si es así hasta qué cantidad?

Top tip: Hemos incluido todo en nuestra plantilla de política de viajes. Simplemente introduzca las cantidades, los proveedores aprobados y otros detalles para cada categoría de gasto reembolsable. Puede eliminar fácilmente todo lo que no se ajuste a su empresa.

Sección 4: Compras no reembolsables

Incluya una lista con viñetas con los posibles gastos de viaje que su empresa no reembolsará. Estos son algunos ejemplos de artículos no reembolsables que puede incluir en su política de viajes:

Compras en vuelo
Cargos por exceso de equipaje
Cuidado de niños, cuidado de mascotas y embarque de mascotas
Los artículos de aseo o la ropa
Las membresías de los clubes de la aerolínea
Las compras en el minibar o las facturas de los bares
La lavandería o la limpieza en seco
Las multas de aparcamiento o las infracciones de tráfico
Los gastos de cambio de billetes de la aerolínea
El transporte ferroviario de primera clase
Premium, Lujo o Elite alquiler de coches
Películas, entretenimiento online o periódicos
Uso de spa y gimnasio
Flores, dulces y confitería
Servicio de habitaciones
Camas adicionales o ropa de cama
Ropa
Daños a los vehículos personales
Seguro de la empresa de alquiler de coches

Top tip: Involucre a las partes interesadas, como su director financiero y algunos de sus viajeros frecuentes, para determinar lo que es justo excluir en toda la empresa, para todos los viajes

Sección 5: Proceso de reporte y reembolso de gastos

En la sección de su política y procedimiento de gastos, asegúrese de incluir lo siguiente:

Qué herramienta utilizar para la contabilización de gastos
Qué elementos no es necesario añadir en la herramienta de gastos, por ejemplo, si un viaje se reserva con su herramienta de reserva aprobada
A quién presentar los informes de gastos
Qué incluir en las solicitudes de reembolso
Fecha límite para presentar las solicitudes de reembolso
Tiempo de procesamiento típico para recibir el reembolso

Consejo principal: Deja muy claro qué herramienta deben utilizar los empleados para presentar los gastos y las solicitudes de reembolso.

Descargue la plantilla gratuita

Sección 6: Apoyo al viaje, seguridad y deber de cuidado

Es importante que su política de viajes sea algo que los viajeros quieran leer. Debe incluir información a la que necesiten acceder, de esa manera deben visitarla regularmente y al mismo tiempo, pueden familiarizarse con el documento. Definitivamente, los viajeros se preocupan por estar seguros en la carretera, y su empresa también debería hacerlo. Debe incluir información sobre el apoyo a los viajes, el seguro de viaje y su proveedor de deberes de cuidado justo dentro de su política de viajes.

Seguimiento del paradero de los viajeros – Aproveche esta oportunidad para hacer saber a los viajeros que cuando reservan utilizando su método o herramienta aprobada, su viaje es rastreado. En caso de emergencia, se tomarán medidas para evacuarlos. Si no sabe dónde están, no puede ayudarles. Incluya el nombre de su herramienta aprobada, y lo que deben hacer para asegurarse de que su viaje se rastrea con precisión si deben reservar fuera de ella por una razón válida.
Asistencia al viajero – En caso de cancelaciones de viaje, cambios, etc., ¿a quién deben llamar sus viajeros? Incluya los datos de contacto de su proveedor de asistencia al viajero, incluyendo números de teléfono, direcciones de correo electrónico y lo que corresponda. Si hay varios números basados en la región o el idioma, inclúyalos también.
Apoyo para necesidades de emergencia – En esta subsección, incluya su proveedor de deberes de cuidado (si tiene uno) y los detalles de su póliza de seguro de viaje. Incluya también el nombre del empleado o del proveedor con el que deben ponerse en contacto en caso de emergencia.

Consejo principal: incluya información sobre la asistencia en viajes, el seguro y la seguridad para que los viajeros puedan obtener todo lo que necesitan saber en un solo lugar y se familiaricen con su política en su conjunto.

Cómo implementar su política de viajes

Personalice – Personalice y finalice la plantilla de la política de viajes. Trabaje con las partes interesadas para realizar todas las ediciones y personalizaciones necesarias en la política; recopile todos los detalles como el seguro de viaje, las tarifas nocturnas, etc.
Automatizar – Actualice su política de viajes automatizada. Cree o actualice una política de viajes automatizada para que los viajeros y/o los administradores puedan reservar dentro de la política todo el tiempo.
Despliegue – Despliegue los cambios a los empleados. Dependiendo del tamaño de su empresa, despliegue su nuevo documento de política y la política automatizada a todos los empleados o a un subconjunto inicial.
Escucha – Recoge los comentarios sobre la nueva política. Obtenga comentarios de los empleados sobre la claridad de su política de viajes, así como la facilidad de uso de sus herramientas aprobadas y la política automatizada.

Consiga la plantilla ahora, o regístrese para una prueba gratuita a TravelPerk Premium para que pueda hacer una política automatizada que se construya dentro del proceso de reserva de viajes.