La sucesión es el proceso supervisado por el tribunal de reunir los bienes de la persona fallecida, pagar las deudas y los impuestos, y distribuir lo que queda a los herederos. A menos que los miembros de la familia o los acreedores se peleen, hay muy poca supervisión judicial. En su mayor parte, la sucesión es papeleo.

Para ayudarle a entender cómo funciona la sucesión, aquí tiene una visión general del proceso de sucesión en la mayoría de los estados. En algunos estados, incluidos los que han adoptado el conjunto de leyes llamado Código Testamentario Uniforme, el proceso es más sencillo y rápido que el descrito aquí. (Consulte Proceso de sucesión en los estados del Código Uniforme de Sucesión (UPC) para saber si el suyo es un estado UPC).

Cabe mencionar que muchos patrimonios no necesitan pasar por una sucesión regular; muchos patrimonios se califican como «patrimonios pequeños» según la ley estatal, incluso si contienen activos valiosos. En ese caso, los supervivientes pueden utilizar un procedimiento testamentario simplificado, o incluso transferir los bienes sin tener que acudir a los tribunales.

Comienza la sucesión solicitando el nombramiento de albacea

Cuando se suceda un testamento, se empieza por pedir al tribunal testamentario que le nombre albacea o representante personal, según el término que se utilice en su estado. Si no hay testamento, en algunos estados pedirá ser el «administrador».

Para hacer esta petición, probablemente tendrá que presentar una solicitud, el certificado de defunción y el testamento original (si no lo ha depositado ya en el tribunal) ante el tribunal testamentario local del condado en el que vivía la persona fallecida en el momento de su muerte.

El documento en el que haga su petición probablemente se llamará petición o solicitud. Debe contener cierta información, como la fecha de la muerte, los nombres de los familiares supervivientes y de los beneficiarios nombrados en el testamento, etc. Muchos tribunales proporcionan formularios para rellenar los espacios en blanco; si el suyo no lo hace, tendrá que escribir algo desde cero. (Cada tribunal testamentario tiene sus propias normas sobre los documentos que requiere.)

Si la persona fallecida era propietaria de bienes inmuebles en más de un condado del mismo estado, puede gestionar todo en una sola sucesión. No es necesario llevar a cabo un procedimiento testamentario por separado en el otro condado.

Entender lo que ocurre en la primera audiencia testamentaria

El tribunal testamentario programará una audiencia para dar a las partes interesadas la oportunidad de oponerse a su nombramiento como albacea. Antes de la audiencia, tendrá que enviar una notificación legal formal a los beneficiarios nombrados en el testamento y a los herederos según la ley estatal (las personas que heredan si no hay un testamento válido). También deberá enviar avisos a los acreedores que conozca y publicar un aviso legal en un periódico local para alertar a los demás.

En la mayoría de los casos, la audiencia es una formalidad; probablemente ni siquiera tendrá que presentarse. Si se aprueba su solicitud, el tribunal emitirá los documentos que le autorizan a actuar en nombre de la herencia. En la mayoría de los lugares, estos documentos se llaman Cartas de Poder o Cartas Testamentarias, o Cartas de Administración si no hay testamento. A menudo se denominan simplemente «cartas».

Si vive en otro estado, puede tener algunos requisitos más que cumplir. Por ejemplo, es posible que tenga que presentar un documento ante el tribunal en el que designe a un residente local como su «agente». Esta persona puede aceptar documentos legales en su nombre y está sujeta a la autoridad del tribunal.

Colocación de una fianza

El tribunal testamentario puede exigirle que coloque una fianza, una especie de póliza de seguro que protege la herencia de las pérdidas que usted le cause, hasta una determinada cantidad de dinero.

Muchos testamentos dicen específicamente que no se requiere ninguna fianza. Si el testamento no aborda esta cuestión, depende del juez. Si todos los beneficiarios del testamento están de acuerdo, por escrito, en que no es necesaria, es poco probable que el juez la ordene. Pero algunos tribunales siempre exigen una fianza si el albacea vive fuera del estado o si la persona que actúa como albacea no es la persona nombrada en el testamento.

Si se requiere una fianza, su importe dependerá del tamaño de la herencia. Las compañías de fianzas, la mayoría de las cuales son divisiones de compañías de seguros, suelen cobrar una tarifa de aproximadamente el 10% del importe nominal de la fianza. Puede pagar la fianza con los fondos de la herencia.

Demostrar la validez del testamento

Si hay un testamento, debe demostrar que es válido. Por lo general, todo lo que necesita es la declaración de uno o más de los testigos del testamento, en una de estas formas:

• una declaración notarial, llamada «declaración jurada autoprobatoria», que los testigos firmaron cuando presenciaron el testamento
• una declaración jurada firmada por un testigo ahora, o
• un testimonio judicial de un testigo.

Pagar las deudas

Mientras el caso testamentario está pendiente, puede reunir los activos y abrir una cuenta bancaria a nombre de la herencia, y utilizar la cuenta para pagar a los acreedores. Esto incluye las facturas obvias (facturas de tarjetas de crédito pendientes, servicios públicos, gastos funerarios, etc.), así como los impuestos. Los casos de sucesión también deben permanecer abiertos durante varios meses -alrededor de cuatro a seis, en la mayoría de los estados- para dar a los acreedores la oportunidad de presentarse.

Probablemente tendrá que dar al tribunal una lista de los bienes de la persona fallecida y, si es necesario, conseguir una valoración de los activos. Si quiere vender bienes inmuebles o un negocio, puede que tenga que obtener el permiso del tribunal. (Sin embargo, muchos testamentos autorizan a los albaceas a proceder de acuerdo con una ley llamada Ley de Administración Independiente de Herencias, que da libertad a los albaceas para pagar las reclamaciones de los acreedores y vender los bienes de la herencia sin la aprobación previa del tribunal)

Pago de impuestos

Como albacea, también será responsable de presentar las declaraciones de impuestos y de pagar las facturas de impuestos a tiempo. A continuación se detallan las posibles declaraciones de impuestos que podría tener que presentar:

• Declaración de la renta federal y estatal correspondiente a los últimos meses de vida de la persona fallecida (ver Presentación de la declaración de la renta de una persona fallecida)
• Declaración de la renta federal y estatal del año anterior si el fallecido murió antes de presentarla (por ejemplo, si el fallecido murió en marzo de 2020 antes de presentar las declaraciones de impuestos sobre la renta de 2019, tendrá que presentar las declaraciones de 2019 así como las de 2020)
• las declaraciones de impuestos federales y estatales sobre la renta del propio patrimonio, si el patrimonio recibe más de una cantidad mínima de ingresos durante el proceso de sucesión
• una declaración de impuestos federales sobre el patrimonio (para los patrimonios con un valor superior a 11.58 millones de dólares)
• una declaración del impuesto estatal sobre el patrimonio (aplicable sólo en una docena de estados, para patrimonios con un valor superior a una determinada cantidad), y
• una declaración del impuesto estatal sobre sucesiones (aplicable sólo en seis estados).

Para obtener más información sobre los impuestos sobre el patrimonio y las herencias, consulte Impuesto sobre el patrimonio vs. Impuesto sobre sucesiones: ¿Cuál es la diferencia?

Si todas estas declaraciones de impuestos le parecen mucho trabajo, no se desanime: es poco probable que realmente tenga que presentar más que unas pocas. Tenga en cuenta, también, que la ayuda de expertos en impuestos está fácilmente disponible y se puede pagar con los activos del patrimonio.

Dar propiedades a los beneficiarios antes de tiempo

No puede dar a los beneficiarios sus herencias hasta que esté seguro de que el patrimonio tiene suficientes activos para pagar las deudas y los impuestos. Sin embargo, siempre y cuando guarde suficiente dinero para pagar los impuestos y gastos finales, podrá distribuir algunos bienes antes de que finalice el proceso de sucesión. La ley estatal podría limitar la cantidad que puede dar, y también podría necesitar la aprobación previa del tribunal.

Puede haber buenas razones para distribuir los bienes más pronto que tarde, especialmente si la herencia tiene claramente mucho dinero para pagar las deudas. Por ejemplo, si se deja un coche parado, es probable que su valor baje, y es una molestia mantenerlo. Lo mismo puede ocurrir con artículos del hogar que no tienen mucho valor monetario. Y algunos beneficiarios pueden necesitar dinero ahora, por ejemplo, un estudiante universitario.

Recuerde siempre que tiene la obligación legal de ser justo e imparcial cuando trate con los beneficiarios. Si hace distribuciones tempranas, no favorezca a los beneficiarios con los que tiene una relación cercana, eso invita a una pelea.

Distribución de bienes y cierre de la sucesión

Cuando el período de reclamación de los acreedores haya pasado, usted haya pagado las deudas, presentado todas las declaraciones de impuestos necesarias y resuelto cualquier disputa, estará listo para distribuir los bienes restantes a los beneficiarios y cerrar la sucesión. El cierre de la sucesión le libera de sus obligaciones como albacea.

Junto con su solicitud de cierre de la sucesión, tendrá que dar al tribunal una contabilidad de sus actividades. La contabilidad muestra el destino de todos los bienes de la herencia y demuestra que ha pagado a los acreedores. También documenta cualquier ingreso que los activos de la herencia hayan recibido durante el proceso de sucesión y cualquier pérdida para la herencia, por ejemplo, si un activo disminuyó su valor. Algunos tribunales facilitan formularios de contabilidad para rellenar en blanco. Si el suyo no lo hace, puede consultar los documentos presentados en otros casos (los registros testamentarios son públicos) para hacerse una idea de lo que se requiere.

Extraído en parte de The Executor’s Guide, por Mary Randolph (Nolo).