Términos de Planificación de Proyectos
Antes de sumergirnos en cómo planificar un proyecto, es útil estar familiarizado con algunos de los términos con los que te encontrarás. Aquí hay una lista de términos generales que encontrará en esta guía.
- Entregable: Los resultados de un proyecto, como un producto, un servicio, un informe, etc.
- Parte interesada: Cualquier persona que tenga un interés en el proyecto -director del proyecto, patrocinador del proyecto, miembros del equipo, clientes, etc.
- Tareas: Pequeños trabajos que conducen al entregable final.
- Hito: El final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente.
- Recursos: Todo lo que se necesita para completar el proyecto, como personal, suministros, materiales, herramientas, personas y más.
- Presupuesto: Estimación del coste total relacionado con la finalización de un proyecto.
- Seguimiento & Seguimiento: Recoger los datos del proyecto y asegurarse de que reflejan los resultados previstos.
Pasos de la planificación del proyecto
Ahora, vamos a llevarle a través de los principales pasos de la planificación del proyecto:
- Escribir el caso de negocio
- Definir el alcance del proyecto
- Establecer los objetivos & Objetivos
- Escribir los entregables
- Crear un Cronograma del Proyecto
- Asigne Tareas a su Equipo
- Evalúe el Riesgo
- Informe su Progreso
- Siguiendo estos pasos de planificación del proyecto, aclarará lo que necesita lograr, elaborará los procesos que necesita para conseguirlo y desarrollará un plan de acción sobre cómo va a llevarlo a cabo.
Escriba el caso de negocio
Si tiene un proyecto, hay una razón para ello: es su caso de negocio. El caso de negocio esboza las razones por las que se inicia el proyecto, sus beneficios y el retorno de la inversión. Si hay un problema que se está resolviendo, entonces ese problema se esboza aquí. El caso empresarial se presentará a quienes toman las decisiones en su organización, explicando lo que hay que hacer y cómo. Si se aprueba, tienes un proyecto.
Reúnete con las partes interesadas
Todo proyecto tiene partes interesadas, aquellas que tienen un interés en el proyecto. Desde los que se benefician de él, hasta los que son responsables de su éxito. Por lo tanto, cualquier planificación de un proyecto debe identificar quiénes son estos interesados, desde los clientes hasta los reguladores. Reunirse con ellos es crucial para tener una mejor imagen de lo que es el proyecto y lo que se espera del entregable final.
Definir el alcance del proyecto
Se refiere al trabajo necesario para cumplir los objetivos del proyecto y generar los entregables requeridos. El alcance del proyecto debe ser definido y organizado por una estructura de desglose del trabajo (EDT). Por lo tanto, el alcance del proyecto incluye lo que debe hacer en el proyecto (entregables, subentregables, paquetes de trabajo, actividades, tareas), pero también lo que no es esencial. Esto último es importante, porque saber lo que no es de alta prioridad ayuda a evitar la fluencia del alcance; es decir, utilizar recursos valiosos para algo que no es clave para el éxito de su proyecto.
Establezca metas & Objetivos
Metas y objetivos son cosas diferentes cuando se trata de planificar un proyecto. Las metas son los resultados que quieres conseguir, y suelen ser amplias. Los objetivos, en cambio, son más específicos; son acciones medibles que deben realizarse para alcanzar su meta. Al planificar un proyecto, las metas y los objetivos surgen naturalmente del caso de negocio, pero en esta etapa se entra en más detalles. En cierto modo, se afinan las metas establecidas en el caso de negocio y se crean tareas claramente definidas. Estas metas y objetivos se recogen en una carta de proyecto, que utilizará a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Delimitación de los entregables
Un proyecto puede tener numerosos entregables. Un entregable puede ser un bien, servicio o resultado que se necesita para completar una tarea, proceso, fase, subproyecto o proyecto. Por ejemplo, el entregable final es la razón del proyecto, y una vez que se produce este entregable, el proyecto se completa. Tal y como se define en el alcance del proyecto, éste consta de subproyectos, fases, paquetes de trabajo, actividades y tareas, y cada uno de estos componentes puede tener un entregable. Lo primero que hay que hacer es determinar cuál es el entregable final y cómo se sabrá que la calidad cumple las expectativas de las partes interesadas. En cuanto a los otros entregables del proyecto, también deben ser identificados y alguien del equipo debe ser responsable de su finalización con éxito.
Crear un cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto es de lo que pende todo. Desde sus tareas hasta su presupuesto, todo está definido por el tiempo. Los calendarios se elaboran recopilando todas las tareas necesarias para alcanzar su producto final, y estableciéndolas en una línea de tiempo que termina en su fecha límite. Esto puede dar lugar a un trabajo desordenado por delante, por lo que los calendarios se dividen en fases, indicadas por hitos, que marcan el final de una fase del proyecto y el comienzo de la siguiente.
Asignar tareas
El plan está establecido, pero todavía existe en abstracto hasta que tome las tareas de su calendario y comience a asignarlas a su equipo. Por lo tanto, necesita reunir un equipo que tenga las habilidades y experiencias necesarias para completar el proyecto. Sus funciones y responsabilidades deben estar claramente definidas, para que sepan lo que tienen que hacer. Luego, cuando les asigne tareas de su plan, deben ser claras, con instrucciones y cualquier documentación relacionada que necesitarán para ejecutar las tareas.
Evaluar el riesgo
Todo proyecto tiene algún nivel de riesgo. Hay varios tipos de riesgo, como el riesgo de alcance, los riesgos técnicos y el riesgo de calendario, entre otros. Incluso si su plan de proyecto es minucioso, los factores internos y externos pueden impactar en el tiempo, el coste y el alcance de su proyecto (triple restricción). Por tanto, debe considerar su planificación como flexible. Hay muchas maneras de prepararse para el riesgo, como el desarrollo de un plan de gestión de cambios, pero por ahora, lo más importante es hacer un seguimiento de su progreso a lo largo de la fase de ejecución mediante el uso de informes de estado del proyecto y / o software de planificación de proyectos para monitorear el riesgo.
Informe de su progreso
Su objetivo final es asegurar un proyecto exitoso para sus partes interesadas. Ellos han invertido, y no se conformarán con hacer el tonto hasta que el proyecto siga su curso. Si construye una estructura de desglose del trabajo (EDT) durante la fase de planificación del proyecto, podrá desglosar el proyecto para que entiendan cómo se ejecutará el plan del proyecto. Mantener informados a los interesados es importante para gestionar sus expectativas y asegurarse de que están satisfechos. Celebrar reuniones periódicas en las que se presenten informes de progreso es una gran manera de mostrarles que todo avanza según lo previsto y de responder a cualquier pregunta o preocupación que puedan tener.
Cómo ayuda ProjectManager.com con sus planes de proyecto
El software de planificación de proyectos es una herramienta que ayuda a planificar, organizar y gestionar el calendario y los recursos necesarios para completar un proyecto. Una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas es Microsoft Project, pero ProjectManager.com es una de las mejores alternativas disponibles para la planificación de proyectos. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos premiado que organiza los proyectos desde la planificación hasta su finalización. Regístrese para obtener una prueba gratuita de 30 días y siga para construir un plan de proyecto completo que cubra todos los detalles.
Liste sus tareas para el plan
Las tareas son los bloques de construcción de cualquier proyecto y el comienzo de cualquier plan es identificar todas las tareas que conducen a su entregable final.
Abra la herramienta para añadir sus tareas en el diagrama de Gantt o en una de las otras vistas múltiples del proyecto. Puede importar una lista de tareas desde cualquier hoja de cálculo o utilizar una de nuestras plantillas para empezar.
Agregar duración y costes a las tareas
Cada tarea tiene una duración estimada, que es el tiempo que tardará en completarse. También requerirán una cierta cantidad de financiación, que necesita ser reunida para formular su plan.
Agregar las fechas de inicio y finalización de cada tarea en el Gantt y rellenan una línea de tiempo del proyecto, por lo que puede ver todo el proyecto establecido en un solo lugar. También hay una columna para los costes de las tareas.
Enlace de tareas dependientes
Las tareas no siempre están separadas unas de otras. A menudo, una no puede comenzar o detenerse hasta que otra haya comenzado o se haya detenido. Eso se llama una dependencia de la tarea y necesita ser anotado en su plan.
Enlaza las tareas dependientes arrastrando una a la otra. Una línea de puntos indica que están vinculadas, de modo que usted es consciente del hecho y puede evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto.
Fijar hitos & Línea base
Un hito indica el final de una fase y el comienzo de otra, lo que ayuda al seguimiento y a la moral. La línea de base establece su plan para que pueda compararlo con el progreso real.
Hay un filtro en el Gantt que establece automáticamente la línea de base, por lo que puede utilizarlo para realizar un seguimiento de su progreso real contra el plan. La línea de base también se puede bloquear con un clic.
Incorporación del equipo & Asignar
La unión del equipo y la herramienta es la forma en que se actualiza un plan de proyecto. Cuanto más fácil y fluida sea esta transición, más rápido podrás trabajar en el proyecto.
Invita a tu equipo desde el software y éste genera un correo electrónico con un enlace. Una vez que siguen ese enlace, están dentro y tienen acceso a las herramientas que necesitan para gestionar sus tareas.
Monitorear el progreso &Informar a las partes interesadas
Monitorear su progreso y luego actualizar a las partes interesadas es tanto la forma de mantenerse en el camino como de gestionar las expectativas de sus partes interesadas.
Vea el progreso a medida que ocurre en nuestro tablero de control en tiempo real, que calcula los datos y los muestra sobre seis métricas del proyecto. Los informes pueden ser filtrados y compartidos para una inmersión profunda en esos números.
Ajustar el plan según sea necesario
Ningún plan permanece igual a lo largo de un proyecto. Las cosas suceden y se exigen cambios. Por lo tanto, poder editar su plan fácilmente es clave para la planificación del proyecto.
Edite su plan en el Gantt con un simple arrastrar y soltar. Mueve la fecha antigua a la nueva y no sólo se arregla esa tarea, sino que también se actualiza automáticamente cualquier tarea impactada.
ProjectManager.com es un software premiado que ayuda a los gestores a planificar y ayuda a los equipos a organizarse. Los diagramas de Gantt controlan todos los aspectos del plan del proyecto, desde la programación hasta la asignación de tareas e incluso el seguimiento del progreso. Las múltiples vistas del proyecto proporcionan transparencia en el flujo de trabajo y dan a todos las herramientas que necesitan para dar lo mejor de sí mismos.
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El gestor de proyectos es el responsable de elaborar el plan del proyecto, y aunque no puedes inventarte todo el contenido, serás tú quien aporree las teclas para escribirlo todo. Utiliza plantillas siempre que puedas para ahorrar tiempo. Descargue nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita y escriba su plan en tiempo doblemente rápido
¿Cuál es el propósito de un plan de proyecto?
El propósito de un plan de proyecto es servir de guía para las fases de ejecución y control. El plan del proyecto proporciona toda la información necesaria para la fase de ejecución, como las metas del proyecto, los objetivos, el alcance del trabajo, los hitos, los riesgos y los recursos. Después, esta información ayuda a los gestores de proyectos a supervisar y controlar el progreso del proyecto.
Planificamos al principio para ahorrar tiempo después. Un buen plan de proyecto significa que no tiene que preocuparse de si los participantes en el proyecto van a estar disponibles en las fechas correctas, porque ha planificado que lo estén. No tienes que preocuparte por cómo pagar las facturas, porque has planificado el proceso financiero. No tiene que preocuparse de si todo el mundo está de acuerdo en cómo es un resultado de calidad: ya ha planificado qué medidas de calidad va a utilizar.
Un buen plan de proyecto establece los procesos que se espera que todo el mundo siga, por lo que evita muchos dolores de cabeza más adelante. Por ejemplo, si se especifica que las estimaciones van a ser elaboradas por expertos en la materia basándose en su criterio, y eso se aprueba, después nadie puede quejarse de que quería que se utilizara una técnica de estimación diferente. Han conocido el acuerdo desde el principio.
La planificación agiliza el hacer.
Los planes de proyecto también son muy útiles para supervisar el progreso. Puedes volver a ellos y comprobar lo que dijiste que ibas a hacer y cómo, comparándolo con lo que realmente estás haciendo. Esto le proporciona una buena comprobación de la realidad y le permite cambiar el rumbo si lo necesita, haciendo que el proyecto vuelva a estar en marcha.
Herramientas como los cuadros de mando pueden ayudarle a asegurarse de que su proyecto se desarrolla según lo previsto. ProjectManager.com tiene un tablero de control en tiempo real que se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan las tareas.
Los elementos de un plan de proyecto
El proceso de planificación del proyecto ya comentado sólo araña la superficie de lo que es un profundo pozo de prácticas creadas para controlar su proyecto. Empiezan con el diálogo – hablando con las partes interesadas, los equipos, etc.
El resultado de su fase de planificación es un documento llamado plan de proyecto. La Guía del Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK) – Quinta Edición dice que el plan del proyecto se compone de un montón de planes subsidiarios. Estos incluyen:
- Un plan para la gestión de los recursos humanos del equipo, tanto en términos de disponibilidad como de habilidades
- Un plan para la gestión de los costes y los elementos presupuestarios del proyecto, incluyendo cualquier adquisición o compromiso de los proveedores que pueda tener
- Un plan de comunicaciones que establece quién va a recibir mensajes sobre el proyecto, cuándo y en qué formato
- Un plan para hacer frente a los riesgos del proyecto, incluyendo los procesos de registro y seguimiento de los riesgos
- Un plan de calidad que especifique los objetivos de calidad del proyecto
- Talleres
- Reuniones o entrevistas individuales
- Encuestas o grupos de discusión con clientes para reunir y validar los requisitos.
- Asumimos que los recursos estarán disponibles.
- Asumimos que la financiación requerida está disponible.
- Asumimos que los colores solicitados estarán en línea con la marca de la empresa y que no se requiere la firma de Marketing.
Eso es mucha documentación.
En realidad, es raro que produzca estos como documentos individuales. Lo que necesitas es un plan de proyecto que hable de los elementos importantes de cada uno de ellos. De todos modos, no tiene sentido crear un gran documento que establezca exactamente cómo funciona su empresa. Si ya tiene un proceso estructurado de gestión de riesgos, no pierda el tiempo escribiéndolo todo de nuevo en su plan de proyecto.
Su plan de proyecto debe incluir suficiente información para asegurarse de que sabe exactamente qué procesos y procedimientos deben seguirse y quién debe participar. Consiga que su plan de proyecto sea aprobado por sus partes interesadas, su patrocinador del proyecto y su equipo para que no haya sorpresas más adelante.
¿Cuánto tiempo dura la fase de planificación del proyecto?
Esto es difícil de responder. Va a tomar más tiempo para planificar el aterrizaje en la luna que una nueva aplicación de citas.
La mejor manera de estimar cuánto tiempo tomará la fase de planificación de su proyecto es mirar a los proyectos similares que han sucedido antes, y ver cuánto tiempo les tomó para planificar. Habla también con el director del proyecto, si puedes, porque tendrá una opinión sobre si ese tiempo fue suficiente o no!
Es fácil ver cuánto tiempo tardaron otros proyectos si tienes una herramienta de gestión de proyectos que archiva tus antiguos calendarios de proyectos y pone los datos a disposición de todo el que los necesite. A continuación, puede buscar proyectos similares y estudiar sus calendarios en detalle.
Técnicas para los planes de proyectos
Un plan de proyecto consiste en determinar qué hay que hacer y cómo hacerlo, por lo que es necesario involucrar a mucha gente. Hay varias herramientas y técnicas buenas para obtener información de otras personas, entre ellas:
También deberías armarte con una herramienta de gestión de tareas, como una lista o un tablero kanban. Son increíblemente útiles para anotar las cosas importantes que deben estar en su plan de proyecto. El software de tablero kanban puede ayudar a estructurar tu plan escribiendo los encabezados clave y luego moviéndolos según sea necesario hasta que tengas un flujo que parezca correcto.
Por último, necesitarás un sistema de gestión de proyectos en línea para almacenar tu plan. Asegúrate de que todos los miembros del equipo puedan acceder a la última versión del plan del proyecto.
Cómo gestionar tu plan de proyecto
Tu plan de proyecto no es un documento escrito en piedra. Usted debe referirse a él y hacer cambios en él tan a menudo como sea necesario. Algunas partes del mismo, como el calendario del proyecto, cambiarán casi a diario. Otras partes, como los planes de adquisición y los procesos de gestión de costes, no cambiarán en absoluto durante la vida de su proyecto.
Lo importante es recordar que si su plan no le funciona, piense en lo que puede hacer para cambiarlo. Está ahí para guiar tu gestión de proyectos, no para restringirte de hacer lo correcto. Si necesitas revisar cómo gestionas los recursos del proyecto, vuelve a revisarlo. Haz los cambios que necesites, haz que el plan se apruebe de nuevo y compártelo con el equipo.
Cómo planificar cuando no tienes todas las respuestas
Sí, esto ocurre -¡la mayoría de las veces! Es raro tener toda la información al principio de un proyecto. La mayoría de los gerentes quieren que se sumerja y comience, pero es posible que no tenga el lujo de conocer todos los detalles.
Eso está bien; tenemos técnicas para ayudar a lidiar con la incertidumbre.
La primera es la suposición del proyecto. Se utilizan para poner advertencias en su plan y para documentar las cosas que usted asume que son ciertas en este momento. Por ejemplo:
Te haces una idea. Entonces, si el equipo de diseño vuelve y dice que quiere que el producto sea una paleta de colores totalmente nueva y que Marketing tiene que aprobarlo, estás justificado al decir que tendrás que cambiar los plazos del calendario para que eso sea posible.
Usted planificó basándose en una suposición (que todo el mundo aceptó, porque consiguió que se aprobara el documento) y esa suposición resultó no ser cierta.
Siguientes pasos para la planificación del proyecto
Lo más importante que hay que recordar es que no hay que apresurar la planificación del proyecto. Si se hace bien, la planificación del proyecto lleva tiempo. Y vale la pena hacerlo correctamente porque si no lo hace, le garantizamos que se encontrará con problemas más adelante ya que la gente no entenderá lo que se supone que debe hacer y por qué.
Una gran planificación le prepara para el éxito. Le da la confianza de saber que tiene todos sus procesos, herramientas y sistemas en su lugar para entregar el resultado perfecto.
Ahora que ha aprendido todo sobre la planificación de proyectos, es el momento de pasar a la acción. Regístrese para obtener una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.com y comience a planificar su proyecto hoy mismo
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