¿Qué es una factura y qué se debe incluir en ella?

¿Qué es una factura?

Una factura es un requerimiento de pago emitido por un vendedor al comprador de bienes o servicios tras la venta, en el que se detalla qué bienes se han suministrado o qué trabajo se ha realizado, y cuánto se debe pagar a cambio.

¿Para qué se utiliza una factura?

Las facturas pueden utilizarse para facturar proyectos puntuales o para trabajos recurrentes, pero su uso más extendido es para solicitar el pago una vez finalizado el trabajo, y cuando existe una relación continuada con el cliente. Tradicionalmente, las facturas se presentaban en papel, escritas a mano o a máquina, y se enviaban por correo postal.

En los últimos años, muchas empresas han utilizado el correo electrónico para agilizar la entrega. Pero las empresas más tecnológicas emplean ahora un software especializado para generar facturas electrónicas de forma inmediata, con la información fluyendo automáticamente entre el vendedor y el comprador.

¿Qué incluye una factura?

• La palabra «Factura» marcada claramente en la parte superior del documento

• Un número o referencia única

• El nombre, dirección, y datos de contacto de la persona o empresa que emite la factura

• El nombre y la dirección de facturación de la persona u organización a la que se factura

• Una descripción de qué producto o servicio cubre la factura

• La fecha de suministro de los bienes o servicios

• La fecha de emisión de la factura

• La cantidad de dinero que se debe, detallando el importe del IVA, si procede, o cualquier descuento preacordado, más el total general adeudado

• La fecha de vencimiento de la factura (fecha límite para realizar el pago)

¿Qué es la dirección de una factura?

Una dirección de factura es la dirección legal del comprador o la dirección donde recibe la correspondencia. Se diferencia de la dirección de envío (o dirección de entrega), que es la dirección donde se van a entregar los bienes o servicios. En algunos casos estas direcciones pueden ser diferentes, y en otros casos pueden ser la misma.

¿Qué es una fecha de vencimiento de la factura?

Una fecha de vencimiento de la factura es la fecha en la que se debe pagar el total de la factura. Si pasa esta fecha y no se ha pagado el importe total, la factura se considera vencida.

¿Cómo funcionan las facturas?

1. Su cliente acepta comprarle bienes o servicios.

2. Los detalles de la venta, y las partes implicadas (es decir. Los detalles de la venta y las partes implicadas (es decir, usted y las empresas de su cliente) se recogen en una factura, un documento que constituye una solicitud oficial de pago.

3. Usted crea la factura (que puede ser manual o mediante un software especializado, y puede ser en papel o electrónica) y la emite a su cliente.

4. Al recibir la factura, su cliente tiene un periodo de tiempo en el que se ha comprometido legalmente a pagarle (normalmente 30 días, pero existen muchas variantes).

5. Su cliente realiza el pago en su totalidad, y usted concilia la factura después de recibir este pago, para completar la transacción.

Facturación y condiciones de pago

A menos que haya acordado otra cosa con un cliente, las normas del Reino Unido dictan que deben pagarle en un plazo de 30 días tras recibir su factura por los bienes o servicios prestados.

Algunas empresas operan con un modelo diferente. Un escenario conocido es el de las empresas más grandes que exigen que los proveedores más pequeños acepten plazos de pago de 90 o incluso 120 días.

Algunas empresas optan por ofrecer a los clientes descuentos por liquidación anticipada o pago por adelantado. Cada vez más, las PYMES van más allá para protegerse de la morosidad, y piden que las facturas se liquiden en un plazo de tan solo siete días.

El Reino Unido es bastante típico entre sus vecinos de Europa en su enfoque de la facturación, con plazos de pago de 30 días desde la recepción de una factura que son comunes en la mayoría de los países europeos. Pero esto varía:

• Las empresas escandinavas suelen emplear un plazo de pago de 14 días

• Las empresas españolas establecen plazos de pago de 45 días de media

• Las empresas de Grecia e Italia exigen el pago en un plazo de 50 días o más

La rapidez con la que se pagan las facturas suele depender en parte de cómo se emite el documento. Las facturas manuales son más lentas tanto en su entrega como en su procesamiento en el otro extremo. Pero los métodos modernos y automatizados pueden garantizar que los pagos se realicen de forma rápida y eficaz, incluso de forma inmediata.

Facturas frente a facturas

A menudo se considera que una factura es intercambiable con «factura». Las diferentes partes pueden optar por diferenciar las facturas de los recibos de varias maneras. Las diferenciaciones más comunes incluyen:

• La factura es un término preferido basado en la industria – Los contadores y los abogados comúnmente utilizan el término «horas facturables» para referirse al tiempo invertido en el trabajo para un cliente que se puede cobrar. Por ello, pueden utilizar el término «facturar a un cliente» en lugar de «facturar a un cliente». En estas circunstancias, sin embargo, significan lo mismo.

• Las facturas son un subconjunto de las facturas – En algunos casos, la «factura» se considera la lista de bienes y servicios que se compran y la cantidad total que se debe pagar. Las facturas difieren de esto en que contienen información adicional específica (como se ha detallado anteriormente).

• Las facturas son lo que el destinatario llama factura – En otros casos, «factura» y «factura» se refieren exactamente al mismo documento, sin embargo, el emisor se referirá a ella como «factura» y el destinatario se referirá a ella como «factura».

• Las facturas son una colección de importes de facturas debidas – Otro caso es cuando una empresa emite a un cliente múltiples facturas durante un período. Pueden hacer un seguimiento con una «factura» que detalla el importe total pendiente de pago.

Facturas vs órdenes de compra

Las facturas se envían del vendedor al comprador para solicitar el pago, mientras que (comúnmente los PO o pedidos) se envían del comprador al vendedor para confirmar oficialmente un pedido. En el orden de la venta, las órdenes de compra se envían primero como un registro de lo que el comprador está solicitando, y las facturas se envían normalmente después de la entrega de los bienes o servicios, solicitando el pago por lo que se ha proporcionado. El tipo de información que se incluye en una orden de compra es muy similar a la que se incluye en una factura (ver más abajo).

¿Qué se incluye en una orden de compra?

• Las palabras «Orden de compra» marcadas claramente en la parte superior del documento

• Un número o referencia única

• La fecha de emisión de la OC

• El nombre, la dirección, y datos de contacto de la persona o empresa que emite la orden de compra

• El nombre y la dirección del proveedor al que se envía la orden de compra

• La dirección de entrega de los bienes/servicios que se prestan (+ el nombre y los nombre y datos de contacto de la persona que acepta la entrega o supervisa los trabajos)

• La fecha de entrega de los bienes/servicios

• Una descripción de los bienes/servicios a los que se refiere la OC

• El coste de cada artículo, las cantidades pedidas, y el coste total del pedido

• Las condiciones de pago (plazo para realizar el pago)

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