«La gente se queja mucho de las reuniones. Desgraciadamente, no he descubierto una forma de compartir el conocimiento con mayor ancho de banda y mayor aprovechamiento que una reunión cara a cara. Lo que creo que realmente molesta a la gente son las malas reuniones»
– David Lynch, director de ingeniería de Intercom
Contenidos
1 ………. Introducción: el problema de las grandes reuniones
2 ………. 5 razones clave para tener reuniones 1 a 1 con los empleados
3 ………. Cuál es el objetivo de una reunión 1 a 1?
4 ………. Conceptos erróneos sobre las reuniones 1 a 1
5 ………. Rincón del directivo: preguntas para las reuniones 1 a 1 con su empleado
6 ………. Si quieres tener reuniones 1 a 1 efectivas, no…
7 ………. Rincón del empleado: preguntas para las reuniones 1 a 1 con tu jefe
8 ………. Recurso: una plantilla de reunión 1 a 1 con directrices
9 ………. Reuniones 1 a 1 bien hechas: los beneficios a largo plazo
10 ………. Leapsome capacita a los directivos para dirigir reuniones eficaces
11 ………. A su disposición & próximos pasos
12 ………. Otros recursos
«Las reuniones 1 a 1 son la cosa más poderosa que sabemos que puede hacer un directivo para mejorar su relación con sus subordinados directos y obtener mejores resultados»
– Mark Horstman, Reuniones 1 a 1 (Podcast: Parte 1)
El problema de las grandes reuniones
Es una historia que muchos conocemos bien: En primer lugar, se envía una invitación a una reunión a todos los miembros del departamento. Los empleados suspiran al pensar en todo el trabajo que tenían previsto hacer esa tarde. Parece que apenas ha pasado tiempo desde la última gran reunión, que no fue muy instructiva para el equipo. La reunión en sí tarda un poco en ponerse en marcha y, una vez más, da la sensación de que gran parte de lo que se dice es irrelevante o podría haberse explicado más fácilmente en una nota. Para empeorar las cosas, la reunión se alarga 15 minutos y varios empleados llegan tarde a su siguiente tarea.
¿Te resulta familiar?
Los puntos conflictivos de las reuniones de grandes grupos suelen reducirse al tamaño: es difícil mantener una conversación significativa con más de unas pocas personas en la sala, y gran parte de la discusión podría no estar directamente relacionada con varios participantes. En un artículo del New York Times, nos enteramos de que la frecuencia de las reuniones de grupo tuvo un impacto más negativo en la satisfacción de los empleados de Microsoft que el hecho de trabajar más horas en general. Curiosamente, las reuniones 1 a 1 (reuniones en las que participan sólo dos personas, normalmente un jefe y un subordinado directo) quedaron excluidas de este dato. De hecho, las reuniones 1 a 1 frecuentes con los subordinados directos fueron «uno de los más fuertes predictores del éxito de los mandos intermedios». Entonces, ¿por qué los 1 a 1 son tan impactantes cuando las grandes reuniones suelen ser bastante dolorosas?
Una y otra vez, las reuniones 1 a 1 marcan una gran diferencia en la vida laboral tanto de los directivos como de los empleados: he aquí el motivo.
«Los empleados que tienen reuniones regulares 1:1 con los directivos tienen 3 veces más probabilidades de estar comprometidos.»
– Gallup, 2016
Cinco razones clave para tener reuniones 1 a 1 con los empleados
- Hacen que el chequeo sea rápido y sencillo
Las reuniones de grupo se establecen a menudo con el fin de obtener actualizaciones en vivo de cada miembro del equipo. Pero puede ser difícil hacerlo en la práctica cuando hay tantas personas involucradas: algunos terminan hablando más que otros, y las actualizaciones individuales pueden llevar a tangentes. Los 1 a 1 hacen que el proceso de revisión sea rápido, atento y claro. - Proporcionan una oportunidad única para hablar en privado
En algunas organizaciones, los empleados y directivos rara vez tienen la oportunidad de hablar en privado, a expensas de compartir información vital entre ellos. Las reuniones periódicas 1 a 1 permiten incluso a los empleados más tímidos compartir sus esperanzas, preocupaciones e ideas en un entorno seguro; además de permitir conversaciones más equilibradas y mutuamente activas que las grandes reuniones.
- Fomentan las relaciones laborales empáticas
Algo de lo que ocurre cuando dos personas se encuentran cara a cara no se puede recrear diciendo «hola» por la oficina. Según varios estudios, la eficacia de la comunicación se basa en la capacidad de coordinar la atención conjunta, lo que resulta mucho más fácil cuando se habla solo en pareja. Darle a la gente toda su atención demuestra su inversión en ellos. - Hacen que los empleados se sientan valorados
En los buenos 1 a 1, un empleado dirige la conversación mientras su jefe escucha principalmente. Como resultado, los subordinados directos adquieren la confianza de que son importantes y se les valora: un sentimiento que se convierte en un sentimiento recíproco de lealtad y respeto hacia la empresa. - Fomentan una mentalidad de resolución de problemas
Cuando los directivos dicen a sus empleados que tienen derecho a poner de manifiesto y resolver los puntos débiles -incluso los suyos propios- ayuda a descubrir la raíz de los problemas y a resolverlos mucho más rápido, perfeccionando la transparencia y la honestidad dentro de los equipos. A su vez, la resolución de problemas estimula el pensamiento profundo y creativo entre los miembros del equipo. Como señala Ben Horowitz, «las reuniones individuales constituyen un excelente mecanismo para que la información y las ideas fluyan hacia arriba en la organización, y deberían formar parte de su diseño».
¿Sabías que? La deserción voluntaria en Adobe se redujo en un 30% desde que las revisiones anuales de desempeño fueron reemplazadas por reuniones periódicas 1 a 1.
(CMI, 2018)
Entonces, ¿cuál es el objetivo de una reunión 1 a 1?
Por decirlo de forma sencilla, el objetivo principal de las reuniones periódicas 1 a 1 es entrenar a los empleados, es decir, ayudarles a hacer su trabajo lo mejor posible.
¿Qué significa eso en realidad, te preguntarás? Un informe de 2009 titulado «The Coaching Conundrum» señalaba que muchas organizaciones hablan de los beneficios del coaching sin ponerlo en práctica: posiblemente porque los directivos no saben realmente cómo es un buen coaching. El informe define el coaching eficaz como:
- Preguntar frente a decir
- Escuchar frente a hablar
- Preguntar en busca de oportunidades y soluciones frente a culpar
- ‘Si hubiera una sola cosa que pudieras cambiar de nuestra organización, ¿qué sería y por qué?’
- ¿Quién te inspira en la empresa? Hay alguien cuyo trabajo admiras?’
- ¿Qué crees que le falta a nuestro producto? Tiene alguna idea para mejorarlo?’
- En general, ¿cómo se siente cuando viene a trabajar cada día?’
- ¿Hay algo que necesite para mejorar su trabajo?’
- …utilice las 1 a 1 como una reunión de actualización de estado
Si bien está perfectamente bien revisar al otro al comienzo de una 1 a 1, no debe hacer que las actualizaciones de trabajo sean su enfoque. Si toda la reunión podría celebrarse fácilmente con una puerta abierta -¡o incluso en Slack! – probablemente no estás profundizando lo suficiente. Si eres un directivo, pregunta por el bienestar de tu empleado o por cómo está viviendo los proyectos actuales. Si eres un empleado, esta es tu oportunidad para hacer sugerencias, señalar los obstáculos y ser honesto sobre tu carga de trabajo. - … saltearse o reprogramar las reuniones
Puede ser tentador cancelarlas cuando sólo tiene una persona con la que coordinarse. Pero es importante respetar el valor de las reuniones 1 a 1 desde el principio, y si los jefes no se toman en serio las reuniones 1 a 1, ¿por qué deberían hacerlo sus empleados? Siéntase libre de acortar algún que otro 1 a 1 si ambas partes tienen más trabajo que temas de conversación: simplemente no lo cancele. - … mantener 1-on-1 que no son lo suficientemente frecuentes para ser valiosos
La forma más rápida de hacer que los 1-on-1 sean una pérdida de tiempo es programar menos. Su valor radica en la frecuencia y la regularidad, así que intente reunirse cada 1 ó 2 semanas. Si el trabajo siempre se interpone en el camino, tal vez sea el momento de evaluar su infraestructura organizativa (es decir, reducir el número de informes directos por gerente o delegar tareas de poca importancia). - … llegar a las reuniones sin claridad
Las grandes reuniones 1 a 1 no ocurren así como así: necesitan preparación y planificación. A nivel individual, eso significa redactar una sencilla agenda antes de cada reunión. A nivel empresarial, esto significa formar a sus equipos para que sepan cómo funcionan las reuniones individuales, por qué son importantes y cuál es su objetivo. Si los empleados no saben que los 1 a 1 son realmente sobre ellos, no conocen el verdadero propósito de la reunión. - ‘Estoy teniendo problemas con mis responsabilidades este trimestre porque estoy luchando con algunos problemas personales. Creo que necesito ayuda para encontrar una solución.’
- Siempre he querido ser mentor de otro empleado – ahora que tenemos la nueva contratación de ventas, ¿crees que podría asumir la responsabilidad de formarla?
- «No estoy seguro de que yo y los demás seamos compatibles como compañeros de trabajo para este proyecto – ¿crees que podría hacer un trabajo más independiente?»
- «Siento que estoy dedicando demasiado tiempo a este proyecto, y mis otros proyectos se están descuidando. Hay alguna forma más eficiente de contribuir?’
- ‘Tengo algunas ideas geniales para nuestro equipo de eventos, pero quiero comentárselas a usted primero – ¿le importa si nos tomamos un tiempo para repasarlas en su totalidad?’
- La empresa funciona mucho mejor porque todos los equipos saben lo que se espera de ellos: en cuanto sus prioridades se confunden, los subordinados directos utilizan las reuniones 1 a 1 para pedir a sus jefes que les aclaren y apoyen.
- Los ejecutivos dedican menos tiempo a auditar a su plantilla porque los directivos ya reciben información periódica y sincera de sus empleados. Cuando el equipo de animación seguía incumpliendo los plazos, el director general descubrió rápidamente que era la falta de tecnología actualizada lo que les estaba retrasando.
- Los empleados y los directivos están acostumbrados a hablar con franqueza entre ellos, por lo que ahora se sienten cómodos dándose retroalimentación instantánea y realizando revisiones de rendimiento.
- Hablando de las revisiones del rendimiento, las reuniones individuales constantes recuerdan a los empleados lo que se espera de ellos a lo largo del año. La revisión del desempeño se sintió como un resumen natural de las discusiones sostenidas en el 1 a 1 de cada persona.
- Debido a que se anima regularmente a los empleados a hablar abiertamente de sus necesidades, los directores pueden establecer las mejores condiciones para que los equipos produzcan un trabajo de calidad durante todo el año. La oficina tiene un buen ambiente porque nadie se siente infravalorado o ignorado. .
- Las habilidades interpersonales son más saludables: incluso cuando hay choques de personalidad, los empleados tienen la oportunidad de desahogarse en privado antes de que se acumule el resentimiento.
- Cuando las reuniones individuales se convierten en un procedimiento estándar, las habilidades sociales de todos mejoran. Los empleados mejoran la comunicación, la escucha, la colaboración y la apertura y el conocimiento de los demás.
- La guía definitiva para incorporar el feedback a la cultura de tu empresa (eBook)
- Por qué los buenos líderes no sólo dan feedback, sino que también lo piden (artículo del blog)
- Reuniones estructuradas 1 a 1 (herramienta digital)
- Julie Zhuo sobre Las preguntas esenciales que deben hacer los directivos (podcast)
- Cómo dirigir reuniones 1:1 que funcionan para 2 (artículo)
- One On One (post del blog)
Si eres un directivo que es nuevo en las reuniones 1 a 1, ten en cuenta estos tres puntos mágicos la próxima vez que vayas a una reunión, y lleva contigo un sentido de curiosidad y apertura. Y lo que es más importante, asegúrese de mantener una actitud de colaboración en la resolución de problemas, en lugar de esperar que los empleados resuelvan los problemas que plantean por sí mismos.
«Tenga cuidado con las máximas de gestión que impiden que la información fluya libremente en su empresa. Por ejemplo, considere la vieja norma de gestión: «No me traigas un problema sin traerme una solución». ¿Qué pasa si el empleado no puede resolver un problema importante?». – Ben Horowitz, autor de The Hard Thing About Hard Things
Ahora que hemos hablado de cómo deben llevarse a cabo las reuniones 1 a 1, veamos de qué debes hablar cuando estés en una.
Objetivos y/o OKRs: asegúrate de que los objetivos individuales no se están desviando del mapa; al mismo tiempo, utiliza las reuniones 1 a 1 para aclarar cualquier duda sobre el ciclo de OKRs, en lugar de esperar que todo funcione en piloto automático de principio a fin.
Feedback: más importante que dar feedback (que deberías ir dando sobre la marcha), aprovecha el 1 a 1 para pedir feedback (a menos que seas un empleado, en cuyo caso, ¡adelante!) Gerentes: ¿por qué no pedir retroalimentación sobre sus 1-a-1 – son útiles; podrían mejorarse?
Desarrollo: ¿un empleado trabaja en marketing, pero quiere aprender a codificar? O tal vez alguien realmente lucha en un área, y quiere tomar un curso para aumentar su confianza. Averigua cómo quiere crecer y entrénalo en lo que necesita para conseguirlo.
Elogio & Reconocimiento: tanto si das elogios en público como en privado, creemos que todo el mundo merece ser felicitado en algún momento. Los 1 a 1 pueden ser el espacio perfecto para recordar a tus compañeros que ves y valoras su trabajo.
¿Sabías que? El 69% de los directivos se sienten incómodos comunicándose con sus empleados.
Conceptos erróneos sobre las reuniones 1on-1 reuniones
Los gerentes inseguros piensan: «No sé cómo me siento al ceder mi tiempo a las reuniones 1 a 1. No puedo permitirme perder una hora a la semana con tres o cuatro empleados diferentes!»
Los gerentes más concienciados lo saben: es totalmente normal tener pánico a que las reuniones 1 a 1 se conviertan en una pérdida de tiempo: todos nos hemos sentado en reuniones sin sentido, y tener varias citas separadas puede resultar estresante al principio. Sin embargo, a largo plazo, las reuniones individuales ahorran mucho tiempo, ya que permiten anticiparse a los problemas, ayudan a los empleados a ser responsables de sí mismos y refuerzan las relaciones. El control (bi)semanal también mejora el rendimiento de cada persona durante muchas horas.
Los directivos piensan: «Veo a mis empleados por la oficina todos los días. ¿No puedo ponerme al día con ellos entonces?»
Los directivos más concienciados lo saben: El autor de Conferencias que funcionan, Adrian Segar -que se describe a sí mismo como diseñador de «reuniones impulsadas por la participación que no apestan»- ofrece lo siguiente como elemento de reflexión:
«Piensa en la conversación más importante que hayas tenido en tu vida. Tómate tu tiempo, no te voy a preguntar de qué se trata. ¿Cuántas otras personas participaron en su conversación? He realizado este ejercicio en numerosas presentaciones y he pedido a la audiencia que comparta sus respuestas levantando la mano. La respuesta más habitual es «uno», seguida de 2-3, y algunas personas informan de un número reducido de personas. Nadie ha respondido a una conversación importante con diez o más personas.»
En otras palabras, si quiere tener algún tipo de conversación significativa e impactante con sus empleados, haga el esfuerzo de reunirse con ellos en un 1 a 1. Vea este ensayo de Keith Rabois que habla de los 1 a 1 como «actividades de alto apalancamiento».
Los gerentes seguros piensan: «Me siento nervioso por tener una conversación íntima con mi jefe/reporte directo. ¿Qué debo decir? ¿Por dónde empiezo?»
Los directivos más preparados saben que, en primer lugar, hay que ir preparados: apuntar los temas de conversación o las preguntas abiertas de antemano. (Hemos incluido un marco de buenas prácticas más abajo: haz clic aquí para echarle un vistazo). Refréscate con un poco de agua o aire fresco antes de que empiece la reunión, y recuerda que estás en el mismo equipo que la otra persona. En última instancia, os reunís para apoyaros mutuamente. Además, tus habilidades de conversación mejorarán drásticamente cuantas más reuniones individuales tengas. Si tú o la otra persona sois propensos al estrés, ¿por qué no tener un 1 a 1 al aire libre? Caminar y hablar no sólo es físicamente relajante, sino que también facilita la conversación sincera cuando se está fuera del entorno de la oficina.
«Ser preciso e increíblemente sincero en tus comentarios a una sola persona puede tener un efecto masivo a largo plazo, y es un uso muy alto de tu tiempo.»
– Keith Rabois, Cómo ser un ejecutivo eficaz
Rincón del directivo: preguntas para reuniones 1 a 1 con tu empleado
Si quiere tener reuniones 1 a 1 efectivas, no…
Fuente: Arnaud Porterie, @icecrime en Twitter
«El propósito del feedback constructivo es animar al otro a pasar a una conversación de resolución de problemas contigo» – Deborah Petersen, Inc.
El rincón del empleado: preguntas para las reuniones 1 a 1 con tu jefe
«Su reunión 1 a 1 es la oportunidad más importante para escuchar a su empleado, y es su tiempo, no el suyo.»
– Kim Scott, Radical Candor
¿No está seguro de qué incluir en su agenda? Aquí tienes una plantilla de reunión 1 a 1
Si no sabes por dónde empezar con tu primer 1 a 1, no te preocupes: aquí tienes algunas áreas de enfoque de las mejores prácticas que puedes elegir al escribir tu agenda. Recomendamos utilizar tres o cuatro áreas de enfoque para mantener las cosas simples.
«El coaching es una práctica que requiere relativamente poca inversión, es infinitamente adaptable, y es inherentemente personalizada.» – Blessing White, 2009
Credit: Julia Evans @bork
«Durante la reunión, al ser del empleado, el directivo debe hacer el 10% de la charla y el 90% de la escucha.»
– Ben Horowitz, autor de The Hard Thing About Hard Things
Reuniones 1 a 1 bien hechas: los beneficios a largo plazo
Ahora que sabemos cómo benefician las reuniones 1 a 1 a los individuos, veamos cómo influyen en la organización a largo plazo. Qué hace una cultura de 1 a 1 para las empresas en su conjunto?
¿Sabías que? ¡En su libro The Hard Thing About Hard Things, el CEO Ben Horowitz recuerda cómo estuvo a punto de despedir a uno de sus gerentes y a su supervisor cuando descubrió que no habían realizado ningún 1 a 1 en seis meses!
Leapsome empodera a los gerentes para liderar 1:1s efectivos y reuniones de equipo
Colaborar en una agenda compartida, tomar notas y asignar elementos de acción para tener una reunión efectiva y productiva de cualquier tipo.
Colabore una agenda antes de que comience la reunión
Construya una estructura que se adapte a su formato de reunión y añada puntos de discusión antes de la reunión. Reciba automáticamente una copia de la agenda en el período previo a la reunión a través del correo electrónico, Slack o Microsoft Teams.
Resuma los puntos clave y asigne elementos de acción
Tome notas con facilidad y añada comentarios bajo los puntos de discusión para realizar un seguimiento de las discusiones y las decisiones. Mantenga a la vista los puntos de discusión no resueltos, acceda al historial completo de las notas de reuniones anteriores según sea necesario y asigne elementos de acción a miembros individuales del equipo.
… y haga mucho más con Leapsome
¿Interesado en aprender más? Habla con uno de nuestros expertos de producto.
Se acabó
Somos grandes fans de las reuniones 1 a 1 (por si no se nota).
Pero nos encantaría saber tu opinión, tanto si tienes años de experiencia con las 1 a 1 como si no tienes ninguna. ¿Quizás tu empresa intentó implementar el 1 a 1 y se hundió totalmente? O tal vez acabas de tener tu primera reunión 1 a 1 y quieres saber cómo hacerla aún mejor. Tanto si nos hemos olvidado de algo como si tienes tus propios consejos que añadir, tuitéanos en @leapsome con el hashtag #OneOnOnes.
Y si estás deseando empezar tu propio viaje con las reuniones 1 a 1, te tenemos cubierto. Evite perderse en los rastros de papel semanales y en los hilos de correo electrónico con el software fácil de usar de Leapsome para las reuniones 1 a 1. Con las plantillas personalizables de la agenda 1 a 1, los puntos de discusión rodantes, los recordatorios automatizados y más, usted (y todos en su empresa) pueden tener reuniones productivas, bien estructuradas y de alto rendimiento.
Mira nuestro vídeo tutorial de 90 segundos para ver una vista previa de la función 1 a 1 y su funcionamiento.
Más recursos
«La mejor manera de entender lo que está pasando o cómo mejorar es plantear preguntas de sondeo a las personas que diriges, y, sobre todo, a ti mismo»
– Julie Zhuo, vicepresidenta de diseño de productos en Facebook