Es el comienzo de su proyecto. Una gran manera de establecer el tono – y de hacer el trabajo – es organizar una Reunión de Inicio.
Una Reunión de Inicio de Proyecto es una de esas cosas que es fácil de hacer… y difícil de hacer bien. A primera vista, todo lo que tiene que hacer es reunir a su equipo, y llevar a cabo una reunión. Sencillo.
¿O no lo es?
Hay muchas cosas que podrías conseguir en tu Project Kick-off y tu primera tarea es determinar tus prioridades:
- ¿Qué necesitas conseguir?
- ¿En qué tareas te vas a centrar?
- ¿De qué temas vas a hablar?
- ¿Qué aspectos de la Gestión de Proyectos vas a poner en marcha?
- ¿Y cómo vas a facilitar tu reunión?
Estas preguntas son importantes, y son las que abordará este artículo.
Las tres vidas de una reunión de inicio de proyecto
Las reuniones de inicio de proyecto son una parte vital de la etapa de definición del proyecto. Tienen tres vidas:
- Antes de la reunión
- Durante la reunión
- Después de la reunión
Si quiere hacerlo bien, debe atender a las tres.
Antes de la reunión de inicio de su proyecto
En la fase de preparación se crean las bases para una reunión de inicio exitosa. No hace falta decir, espero, que necesita:
- programarla
- encontrar un lugar
- invitar a su equipo
¿Dónde, cuándo, quién… y por qué?
Pero quizás no sea tan obvia la necesidad de considerar cuidadosamente las preguntas cuándo, dónde y quién. Si se acierta con ellas, la diferencia puede ser grande. Sin embargo, equivocarse en cualquiera de estos elementos puede hacer que todo el proyecto comience de forma adversa.
Así que, antes de pensar en el dónde, el cuándo y el quién, empiece por el «por qué», es decir, ¿cuál es el objetivo de su reunión?
Sí, ya sé que es dar el pistoletazo de salida a su proyecto. Pero, ¿cuáles son las cosas que realmente importan para dar el pistoletazo de salida a este proyecto?
No se puede hacer todo en una reunión
Podemos hacer fácilmente una larga lista de cosas que podrías conseguir en el arranque de tu proyecto. Pero es imposible que puedas lograrlas todas. Algunos ejemplos son:
- familiarización/orientación
- gestión de riesgos
- identificación de las partes interesadas
- creación de equipos
- generación de ideas
- equipo detrabajo
- escopia
- planificación
- y así sucesivamente…
Pero no hay forma de hacer todo esto. Tienes que priorizar y determinar qué es lo más importante. Eso le ayudará a encontrar el momento, el lugar y la asistencia adecuados.
Sin embargo, al tratarse de una reunión de inicio de proyecto, su valor por defecto aquí debería ser invitar a todo su equipo (en ese momento).
¿Parte interesada o no interesada en su reunión de inicio de proyecto?
Esta es una pregunta importante. La presencia de las partes interesadas de fuera de su equipo de proyecto cambiará la naturaleza y la dinámica de su proyecto kick-off.
Ellas dirigen la atención a los usuarios de lo que va a entregar y, por lo tanto, el «qué» de su proyecto, en lugar del «cómo».
Ambos enfoques funcionan bien, pero usted debe hacer una elección informada de lo que quiere. Por supuesto, no hay ninguna regla que diga que no se puede tener uno de cada uno – con agendas muy diferentes.
Sin embargo, eso arroja otra pregunta: ¿qué orden?
- La reunión de lanzamiento del equipo primero le permite presentar el proyecto al equipo y al equipo entre sí. Eso ayudará al equipo a prepararse para la reunión de inicio de las partes interesadas y a aprovechar el tiempo al máximo.
- La reunión de inicio de las partes interesadas primero pondrá el foco en ellas y luego le permitirá utilizar lo que todos aprendan en esa reunión como una valiosa aportación a su inicio de proyecto del equipo.
La razón para el arranque de su proyecto: circunstancias especiales
A veces el arranque de un proyecto es sólo un arranque de proyecto. Pero, a veces, hay circunstancias especiales que hacen que sea doblemente importante que lo hagas bien.
Dos ejemplos concretos son tomar el relevo de un proyecto de otro Project Manager y darle la vuelta a un proyecto que está fallando. Si su proyecto se ajusta a uno de estos casos, eche un vistazo a nuestros artículos detallados:
- Un día necesitará nuestros secretos definitivos para la toma de posesión de un proyecto
- Dar la vuelta a un proyecto: Cómo rescatar un proyecto que fracasa
Cómo
El siguiente paso es planificar cómo va a realizar la reunión. ¿Cuáles son los componentes más importantes de su agenda? Y ¿cómo va a dirigir la reunión en cada punto, para obtener los mejores resultados? Siempre es conveniente mezclar diferentes formatos y estilos. Así, por ejemplo, puede hacer una breve presentación sobre el contexto y un debate facilitado sobre los objetivos. Tal vez quiera celebrar una sesión de pizarra para hacer una lluvia de ideas sobre los riesgos y una ronda para que todos aporten sus ideas sobre los factores clave del éxito.
Prepárese en detalle hablando con la gente por adelantado. Y asegúrate de que, si hay algunos asistentes a los que no conoces, te aprendes sus nombres y un poco sobre cada uno de ellos. Y no te olvides de preparar los pequeños detalles vitales, como el equipamiento de la sala y los refrescos.
Preparación para el lanzamiento de su proyecto: habilidades valiosas
Aquí tiene algunos recursos útiles para revisar antes de su reunión de lanzamiento, para afinar su conjunto de habilidades:
- Cómo llevar a cabo una reunión de proyecto realmente buena (artículo completo)
- Habilidades de presentación: Una guía para directores de proyectos
- La regla del silencio: La fuente libre de poder en una reunión | Vídeo
- Acciones en las reuniones: Cómo conseguir que la gente las haga | Vídeo
Durante la reunión de inicio de su proyecto
Las pulgas grandes tienen pulgas pequeñas en la espalda para morderlas;
Y las pulgas pequeñas tienen pulgas menores,
Y así, ad infinitum.Augustus De Morgan, de su libro A Budget of Paradoxes (Un presupuesto de paradojas), 1872,
Una vez más, ayuda a pensar que la propia reunión de inicio del proyecto tiene tres fases distintas:
- La apertura
- El contenido de la reunión
- La clausura
La apertura de su reunión de inicio de proyecto
El propósito de esta fase es simple: hacer que todos se sientan cómodos y estén listos para contribuir. Tiene dos objetivos principales al abrir su reunión:
- Crear un vínculo social con y entre las personas que están presentes
- Establecer por qué estamos todos aquí
Vínculo social
Es un gran error precipitarse en «el negocio» y descuidar los aspectos sociales de una reunión. Las personas son animales sociales. Así que reserve un tiempo para dar la bienvenida y presentar a los miembros del equipo. Puede hacerlo mientras los asistentes recogen y se acomodan con sus refrescos.
El motivo
Además de sentirse bienvenido y de conocerse, hay otro elemento crítico en esta fase de la reunión inicial. La gente necesita saber por qué está aquí y qué está pasando. Exponga el contexto del proyecto en general y de la reunión en particular. Este puede ser un papel ideal para el patrocinador del proyecto, el director o el cliente.
La esencia de la reunión de inicio del proyecto
Ahora que todo el mundo está preparado para participar, puede entrar en la esencia de su reunión. Hay muchas cosas que puede hacer aquí. Por eso la etapa de planificación es tan crucial. Si intenta hacer todo lo que podría hacer, su reunión será larga, incoherente, desenfocada y agotadora para su equipo. Si ha seleccionado sus prioridades, y ha planificado cómo va a manejar cada una, entonces está listo.
Su papel en la conducción de su reunión de inicio
Su papel en la reunión es facilitar el proceso y estar 100 por ciento presente para todos. A menudo esto significa pedir a otras personas que asuman roles específicos, para que usted tenga el tiempo y el ancho de banda mental para escuchar, pensar y responder a lo que está sucediendo en la sala.
Si intenta tomar notas, organizar los refrigerios, trabajar con la tecnología audiovisual y un montón de otras tareas vitales pero fácilmente compartibles, limita su capacidad para hacer lo que es más importante para usted.
Y, por «lo que es más importante para usted». Me refiero a:
- Construir relaciones con su equipo
- Detectar los problemas y reflejarlos
- Asegurar que la reunión se mantiene en el tema
- … y a la vez ser flexible para adaptarse a los cambios importantes
- Lograr lo que necesita, para el final
La lista de comprobación que puede descargar a continuación contiene una lista de las cosas que debe tener en cuenta para la esencia de su reunión de inicio. Se dividen en dos grandes categorías:
- Avanzar en su Proyecto
Son cosas como definir el alcance, identificar el riesgo o pensar en las partes interesadas.7 - Establecer las prácticas del equipo
Son cosas que definen los procesos, introducen las herramientas o establecen las expectativas con las que trabajará su equipo.
La esencia de la puesta en marcha de su proyecto: temas específicos del PM
En nuestra lista de comprobación, encontrará ideas para algunos de los trabajos reales que puede querer hacer en su reunión de puesta en marcha. Para muchas de estas cosas, tenemos artículos específicos que le ayudarán a prepararse. Le recordarán los fundamentos de esa disciplina
- Establecer una visión y una misión claras para su equipo (vídeo)
- Elaborar una meta para su proyecto
- Discutir los objetivos de su proyecto
- Empezar a definir el alcance de su proyecto
- Definir el plan del proyecto
- Identificar los riesgos
- Crear las bases para un trabajo en equipo eficaz
- Elaborar un nombre para su proyecto
Cerrar la reunión de inicio del proyectooff Meeting
Así que, has hecho las cosas y tu reunión está llegando a su fin. ¿Y ahora qué?
Cierre su reunión de inicio con tanto estilo como la abrió:
- Ofrezca responder a cualquier pregunta pendiente
- Indique lo que la gente puede esperar a continuación
- Y, fundamentalmente, agradézcales su asistencia y participación
Después de su reunión de inicio de proyecto
Si ha tenido una buena reunión de inicio de proyecto, habrá mucho que hacer después. Y, si no la ha tenido; ¡podría decirse que habrá aún más que hacer!
Dejaré el escenario del rescate para otra ocasión. En su lugar, vamos a centrarnos en el seguimiento de una buena reunión.
Gracias
Lo primero es lo primero. Haz siempre un seguimiento con una nota de agradecimiento genuina y motivadora.
Seguimiento
Después de tu agradecimiento, lo más importante que puedes hacer es hacer lo que dijiste que harías en la reunión para el seguimiento. Y esto no es sólo una cuestión de buena etiqueta en las reuniones. Se trata de establecer el tono y la cultura para todo tu proyecto.
Siempre haz un seguimiento de tus reuniones de #Proyecto con una nota de agradecimiento genuina, y motivadora. Click To Tweet
Es posible que tengas que hacer un seguimiento individual con algunas personas, o simplemente enviar algunos materiales esenciales. Pero tengo un consejo absolutamente ‘top-tip’ sobre cómo enviar una gran cantidad de notas de reunión de manera que la gente realmente las lea, y de manera que tengan un gran impacto. Si te inscribes en la lista de verificación de la reunión de inicio del proyecto que aparece a continuación, te daré ese consejo en un correo electrónico.
Crucialmente, necesitas mantener a la gente en sus compromisos. Tenemos dos vídeos que pueden ayudarle mucho con esto:
- Acciones de la reunión: Cómo conseguir que la gente las haga
- ¿Cómo conseguir que la gente haga lo que les pides?
Comunicar
Tu reunión de inicio de proyecto es, ante todo, un ejercicio de comunicación. Por lo tanto, no desaproveche la buena voluntad que se ha creado en la reunión. Después, comunique cualquier información valiosa a las personas que puedan beneficiarse de ella. Esto incluye:
- su patrocinador, cliente o jefe
- la Junta del Proyecto o el Grupo de Dirección
- sus partes interesadas (las que no estaban allí)
Crear una sólida definición del proyecto
Las reuniones de inicio son una parte de la etapa de definición del proyecto. Puede que le guste nuestro Kit de Definición de Proyectos para Directores de Proyectos – un curso innovador y un kit de recursos, para que pueda tomar un revoltijo de ideas, necesidades y peticiones y convertirlo en un proyecto bien definido.