Aprenda a conducir reuniones eficaces siguiendo nuestras cuatro fases y cómo manejar a los miembros difíciles de la organización.

• ¿Qué son las reuniones eficaces?

• ¿Por qué necesita reuniones eficaces?

• ¿Cómo llevar a cabo reuniones eficaces?

• Consejos para manejar a los miembros difíciles

¿Qué son las reuniones eficaces?

A veces parece que siempre estamos reunidos. Tenemos nuestras reuniones mensuales regulares de organización, reuniones de grupos de trabajo especiales para trabajar, acciones urgentes y reuniones de comités para proyectos que nuestro grupo ha asumido. Las reuniones ocupan gran parte de nuestro tiempo porque son la forma en que tomamos nuestras decisiones, planificamos nuestras acciones y hacemos avanzar el trabajo que estamos haciendo.

Pero, ¿cuántos de nosotros odiamos las reuniones? Todos tenemos recuerdos de reuniones (tal vez incluso la reunión del comité de anoche) que parecen durar una eternidad y nunca se toman decisiones. Alguien interrumpía y sacaba a todo el mundo del orden del día, la presidenta tenía demasiadas opiniones propias, la reunión se alargaba más de la cuenta y, cuando terminaba, todo el mundo se iba a casa cansado e insatisfecho.

Bueno, aunque no hay una varita mágica que haga que todas las reuniones sean más eficaces, las reuniones pueden ayudar realmente a tomar decisiones y a planificar. No tienen por qué ser dolorosas. Incluso pueden ser divertidas. Y puedes aprender a hacer que tus reuniones sean útiles y agradables para todos los presentes. Las reuniones eficaces ayudan a su grupo a alcanzar sus objetivos.

¿Por qué necesita reuniones eficaces?

¿Sabía que la forma en que gestiona y dirige sus reuniones es uno de los mayores «factores de riesgo» para la participación y la inversión de los miembros en su organización? Todas las partes de una reunión son importantes: la planificación (en especial, la reflexión sobre el orden del día y los objetivos), la logística y las habilidades y principios de la presidencia. Todas estas partes repercuten en la participación e implicación de los miembros.

Hay que prestar atención a cada «fase» y tomarla en serio porque una buena gestión de las reuniones está vinculada de forma crítica a la participación. Es a través de las reuniones que el grupo es o no capaz de hacer las cosas, resolver los problemas, gestionarse a sí mismo de una manera que promueva la inclusión y la seguridad, y crear un sentido de comunidad.

¿Cómo se dirige una reunión eficaz?

Dirigir o presidir una reunión significa algo más que mover al grupo a través de la agenda. Cuando usted preside una reunión, es responsable del bienestar del grupo y de los miembros que lo componen. Eso exige que se preste cierta atención a la «dinámica de grupo» y a otras cuestiones del proceso. Todas esas cosas «delicadas» son importantes: Dirigir reuniones es una habilidad, no algo que se nace sabiendo hacer. Al igual que con cualquier otra habilidad, mejorará con la práctica, y también tendrá más confianza. Ha sido una buena reunión», ¿qué quieren decir realmente? Una reunión realmente buena se produce cuando se presta atención a las cuatro fases de la gestión de reuniones:

• Planificación de la reunión (Orden del día y objetivos)
• Preparación de la reunión (Logística)
• Dirección de la reunión (Presidencia/Facilitación)
• Seguimiento (Después de que la reunión termine…)

Fase 1: Planificación de la reunión

Si presta atención a la planificación de su reunión, podrá evitar los «asesinos de reuniones» como:

• Perder el tiempo de la reunión
• Perder el tiempo de la gente
• Reuniones aburridas que no van a ninguna parte
• Reuniones por reuniones

Decidir el objetivo de la reunión

¿Es para revisar los estatutos, planificar la captación de voluntarios o algo más? No hay un objetivo claro? ¡El resultado puede ser una reunión aburrida y desenfocada! Plantee un objetivo claro y el orden del día se convertirá en su hoja de ruta para conseguirlo.

¡Haga sus deberes!

Si necesita información o investigación para la reunión, mejor que la tenga hecha antes de que empiece la reunión. Qué pasa cuando te presentas a una reunión en la que falta información importante? Suele ser una gran pérdida de tiempo!

Decide quién tiene que estar allí

Si estás trabajando en una campaña de vallas publicitarias, ¿tiene que asistir toda la membresía o sólo el Comité de Vallas? ¡¡¡Piensa antes de enviar esos avisos de reunión!!! Cuando la gente viene a una reunión en la que no le interesa el orden del día, ¿adivina qué? Por lo general, no regresan!

Planificar con otros

¡Esta es una gran manera de desarrollar nuevos líderes y hacer que otras personas se involucren más en el trabajo de su grupo! Simplemente reúna a tres o cuatro personas interesadas y prepare el orden del día… no le llevará más de una hora.

Y lo más importante…

¡Los buenos órdenes del día cuentan!

Escriba la cantidad de tiempo que planea para cada punto. Si alguien que no sea usted va a presentar alguna parte del orden del día, anótelo también y envíelo con al menos una semana de antelación. Los miembros de cualquier grupo deben saber lo que van a hacer.

Si la agenda es tu hoja de ruta, asegúrate de que tiene todas las paradas enumeradas, sin demasiados viajes laterales innecesarios. Deje que todos sepan lo que se va a discutir; ¡no lo mantenga en secreto!

Fase 2: Preparación de la reunión

Empezar y terminar a tiempo

¡Es una falta de respeto abusar del tiempo de los miembros y el mayor rechazo que existe! Si tiene que empezar tarde porque sólo hay tres personas en la sala cuando se supone que debe empezar, al menos discúlpese. Mejor aún, acostúmbrate a empezar a tiempo INCLUSO si sólo hay tres personas en la sala. Se correrá la voz y, al final, la gente llegará a tiempo o no vendrá. Si la gente sigue llegando tarde, o no llega en absoluto, esto puede ser una pista para cambiar la hora de su reunión, o su patrón de reunión, o ambos.

Fírmelos

Las hojas de registro hacen más que decirle quién vino. También ayudan a actualizar su lista de miembros y le dan nombres para los árboles telefónicos. Asegúrese de incluir el nombre, la organización, la dirección y el número de teléfono

Haga todo lo posible para que todos estén cómodos

Los espacios de reunión deben ser cómodos y convenientes. La sala debe estar situada en un lugar céntrico y tener el tamaño adecuado para el tamaño de su grupo. Llegue temprano para prepararse y trate de usar un espacio donde pueda hacer un círculo, no sentarse en filas como en un auditorio. Si el lugar de la reunión es de difícil acceso para las personas mayores u otras, intente organizar el transporte o quizás un servicio de «acompañamiento» voluntario (¡un gran proyecto para adolescentes y personas mayores!).

¡Todo trabajo y nada de diversión no es bueno!

Disponga de tiempo informal antes y después de la reunión para que la gente hable y socialice. Esa es una de las principales razones por las que la gente se unió a su grupo en primer lugar, y es donde puede reclutar voluntarios. Recuerde que, a veces, «la reunión después de la reunión» es donde la gente se encariña con el grupo -¡y también saca sus mejores ideas para llevar a la siguiente reunión!

Un ciclo regular

Si tiene un ciclo regular de reuniones, la gente empezará a guardar la fecha (por ejemplo, el primer lunes del mes); ¡pero no haga una reunión sólo por reunirse! Tenga siempre un objetivo claro o no celebre la reunión.

Fase 3: Dirigir la reunión

Ser presidente de una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si lo tomas desde el principio, tu trabajo como presidente significa que te corresponde:

Hacer las presentaciones

Eso incluye hacer que todos se presenten, así como presentarte a ti mismo y a tu función. Cuando hay un orador especial, su presentación también es tu trabajo.

¡No olvides lo bueno que puede ser romper el hielo para que todos se relajen! Un rompehielos es algo corto al principio de la reunión para ayudar a la gente a conocerse o sacar algún dato importante de forma divertida o interesante. Por ejemplo, su grupo podría hacer una «caza del tesoro» en la que los participantes «busquen» información sobre los demás.

Consiga un acuerdo sobre el orden del día y las normas

Recuerde que es la reunión de todos, por lo que todos tienen que «aceptar» el orden del día. Puedes pedir opiniones sobre el orden del día antes de empezar. Reglas como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay algunos «perturbadores» potenciales en la casa.

Mantenga la discusión en el camino

Si alguien se sale de la agenda o está hablando demasiado tiempo, ¡regrese! Sea amable pero firme: la gente respeta una reunión bien llevada y recuerda con demasiada claridad las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir.

¡Conserve el tiempo!

¡Recuerde lo de empezar y terminar! Respete los límites de tiempo de la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en un tema, pida el acuerdo de todos los miembros. Una frase como: «Ya hemos utilizado el tiempo asignado para este tema. ¿Quieren todos continuar con el tema durante otros diez minutos, o pasamos al siguiente punto del orden del día?» puede ser una buena forma de tomar el pulso del grupo sobre el asunto.

Resuma lo que escuche

Resuma cada punto del orden del día resumiendo las conclusiones en voz alta. Luego pase a la acción cuando nadie se oponga o todo el mundo esté de acuerdo.

Fomentar la participación

Si una persona habitualmente callada habla, demuestre su agradecimiento. Intenta atraer a todo el mundo y no dejar que hablen sólo los sospechosos habituales.

Utiliza el poder de tu posición sabiamente

¡Cuida lo que dices y cómo y cuánto lo dices! No tome partido y sea justo con todos.

Desarrolle nuevos líderes cediendo el mazo

Intente rotar la responsabilidad de la presidencia. La única manera de que los demás aprendan es observándote y luego haciendo.

Algunos consejos para dirigir a las personas en la reunión:

• Tenga sentido del humor y no se ponga a la defensiva
• Utilice preguntas abiertas que requieran que las personas digan algo más que «sí» o «no»
• Mire alrededor de la sala y esté atento a las señales de que debe ralentizar o acelerar las cosas

Fase 4: Seguimiento de la reunión

¡Sólo porque la reunión haya terminado, no significa que tu trabajo haya terminado! Para que pueda hacer un seguimiento exitoso después de la reunión, necesitará:

Recoger la opinión del grupo

Desea recoger información sobre cómo se sintieron los participantes en la reunión, qué se podría mejorar, etc. Es posible que no quiera hacer esto en todas las reuniones, pero sí al menos de vez en cuando; asegurándose de que las personas tengan asignaciones claras, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión, y maximizando las oportunidades para que las personas se queden y hablen después de la reunión (lo cual es muy importante).

Hacer llamadas de seguimiento

El presidente o una persona designada puede querer hacer llamadas de seguimiento, enviar correspondencia de seguimiento, y/o tomar algunas acciones de seguimiento. Estas actividades posteriores a la reunión suelen ser el pegamento que mantiene unido al grupo.

Resumir la reunión

Es útil tener una lista de las decisiones tomadas, con su seguimiento. Las actas formales son valiosas para muchas organizaciones (no todas): contienen anuncios, elementos informativos, etc., de los que es importante informar aunque no sean «decisiones». «

Escribir las actas puede ser aburrido, y también leerlas. Pero eso es parte del trabajo que asumió la secretaria.

Algunas alternativas pueden ser:

• Pida a un voluntario que haga una hoja de resumen de la reunión, además de las actas
• Haga que las actas se lean más como una historia que como un informe formal tipo números romanos. Además, ponga las decisiones tomadas en negrita o en MAYÚSCULAS, para que destaquen. Lo mismo para los seguimientos.

Consejos para manejar a los miembros difíciles

Intervenciones

Las intervenciones son técnicas que se utilizan cuando se enfrentan a interrupciones o problemas durante las reuniones. Se pueden utilizar por separado, pero suelen ser más efectivas cuando se usan combinadas. Las intervenciones intentan ser bajas en la escala de la confrontación, pero aún así son efectivas para tener a los perturbadores bajo control.

• Haga que el grupo decida:
  • Si alguien se niega a cumplir con la agenda, sigue sacando el mismo punto una y otra vez, desafía cómo está manejando la reunión, etc.
• Utiliza el orden del día y las reglas básicas:
  • Si alguien sigue saliéndose del orden del día, tiene conversaciones secundarias durante toda la reunión, ataca verbalmente a los demás, etc.
• Sea honesto: diga lo que está pasando:
  • Si alguien está tratando de intimidarle, se siente molesto y menoscabado, necesita solicitar la ayuda del grupo, etc.
• Utiliza el humor:
  • Si hay mucha tensión en la sala, la gente se resiste a estar en la reunión, tiene miedo/timidez a participar, te ven como un extraño, etc.
• Acepta, reparte o aplaza:
  • Si alguien sigue expresando dudas sobre la consecución de algo, está amargado y rechaza toda sugerencia, sigue sacando el mismo punto una y otra vez, tiene problemas de poder, etc. Esto significa: ACEPTAR que lo que dice es cierto, no ignorarlo; TRATARLO allí mismo dedicándole un tiempo, o DIFERIRLO al grupo para que decida qué hacer. Vea también los puntos G y H a continuación.
• Utilice el lenguaje corporal (si es posible):
  • Para acallar las conversaciones secundarias, ayudar a las personas calladas a participar, volver a centrar la atención, etc. Puede decir mucho haciendo contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o cambiando la posición de su asiento.
• Tome un descanso: Enfréntate a los perturbadores fuera de la sala de reuniones:
  • Cuando las tácticas menos conflictivas no han funcionado, alguien sigue atacando verbalmente a otros participantes, revolviendo papeles, manteniendo conversaciones paralelas o cortando el paso a la gente. Puede tratar este asunto fuera de la sala, en una pausa natural de la acción.
• Confronte en la sala:
  • Si es apropiado y no creará una reacción violenta, si el grupo le apoyará, si ya ha probado tácticas menos confrontativas, etc.

Prevenciones

Las prevenciones son técnicas que pueden ayudarte a evitar la disrupción desde el principio. Si utilizas estas «prevenciones» desde el principio de tus reuniones, deberías mantener la interrupción alejada.

• Escuchar para entender
  • No te limites a fingir que escuchas lo que alguien está diciendo. La gente se da cuenta de que no estás prestando atención. Escuche atentamente para entender los puntos que el orador está exponiendo, y repita estos puntos en voz alta si no está seguro.
• Manténgase en su papel
  • No puede ser participante y presidente de la reunión al mismo tiempo. Cuando difumina las líneas, corre el riesgo de alejar a los participantes, causar resentimiento y perder el control de la reunión. Ofrezca estrategias, recursos e ideas, pero no opiniones directas.
  • Recuerde: «Presidente» no significa «participante». Si le apasiona un tema del orden del día y quiere hablar, haga un acuerdo ANTES de la reunión para que otra persona presida esa sección.
• No se ponga a la defensiva
  • Si le atacan, critican, etc., dé un «paso atrás». Piensa en lo que se ha dicho antes de responder. Una vez que te pones a la defensiva, te arriesgas a perder el respeto y la confianza del grupo, y puedes empeorar la situación.

En resumen

Ahora ya tienes las claves para planificar y sacar adelante reuniones eficaces en tu organización. Una buena reunión bien preparada, enfocada y llevada a cabo de forma eficiente puede hacer de la suya una organización de calidad, mientras que una mal planificada o dirigida causará muchas dificultades a su grupo.