El objetivo del inventario gestionado por el proveedor es proporcionar una relación mutuamente beneficiosa en la que ambas partes puedan controlar de forma más fluida y precisa la disponibilidad y el flujo de mercancías.

En el VMI, un fabricante o distribuidor asume el papel de planificador del inventario para el cliente. Se requiere un amplio intercambio de información para que el fabricante/distribuidor pueda mantener un alto grado de visibilidad de sus mercancías en la ubicación del cliente. En lugar de que el cliente vuelva a hacer un pedido cuando se haya agotado su suministro, el proveedor se encarga de reponer y abastecer al cliente en los niveles adecuados. Wal-Mart ha dominado el VMI y es la empresa con la que muchas otras organizaciones se comparan (1).

Beneficios para el cliente
Cuando el proveedor puede ver que su cliente está a punto de agotar su inventario, el proveedor puede prepararse mejor para reabastecer al cliente porque así puede programar mejor su propia producción/distribución. Los clientes reducirán/eliminarán las rupturas de existencias porque no tendrán que volver a pedir mercancías en el último momento sin saber si el proveedor tiene la capacidad de reponerlas sin interrumpir las operaciones del cliente. Por lo tanto, parte del objetivo del VMI es reducir la incertidumbre que surge cuando el proveedor no conoce el estado de las existencias del cliente.

Beneficios para el proveedor
Si el proveedor lleva a cabo su tarea de mantener un inventario predeterminado y evitar las roturas de existencias, podrá fijar un cliente apoyado por el VMI a largo plazo con o sin contrato. Esto producirá un flujo de ingresos constante y predecible para el proveedor y reducirá el riesgo de que el cliente cambie de proveedor (el cambio sería demasiado costoso para el cliente). Un acuerdo de VMI permitirá al proveedor programar sus operaciones de forma más productiva, ya que ahora controla el inventario de su cliente de forma regular. Además, se lograrán reducciones en el inventario una vez que el proveedor desarrolle una mejor comprensión de cómo el cliente utiliza sus bienes en el transcurso de un año.

Cómo hacer que el VMI funcione
1. Aclarar las expectativas. Es necesario discutir a fondo cómo el sistema beneficiará a ambas organizaciones a largo plazo o una de las partes, en particular el proveedor, es propenso a la decepción con algunos de los resultados a corto plazo. Si no se abordan estos puntos, es probable que el programa se termine rápidamente sin que ninguna de las partes obtenga los beneficios esperados del programa. El objetivo es una comunicación clara y constante entre el proveedor y el cliente. Cuando las dos partes trabajan conjuntamente pueden estar seguros de que la función de planificación, para ambas partes, comenzará a suavizarse con el tiempo.

2. Acordar cómo compartir la información. Si el proveedor y el cliente pueden acordar compartir la información vital para el reabastecimiento en tiempo y forma, entonces las probabilidades de un sistema sincronizado mejorarán dramáticamente. El proveedor y el cliente no tendrían que compartir información confidencial, pero sí la suficiente para mantener un flujo constante de mercancías. El cliente debería estar dispuesto a compartir los calendarios de producción y/o las previsiones para proporcionar cierta visibilidad al proveedor.

3. Mantener abiertos los canales de comunicación. Cuando las dos partes se proponen implantar un programa VMI, deben reunirse y discutir sus objetivos y cómo deben proceder para alcanzarlos. Una vez activado el programa VMI, cada parte debe entender que habrá algunos errores. Estos errores deben estudiarse como oportunidades de aprendizaje y utilizarse para evitar problemas repetitivos en el futuro.

Errores comunes
Los cambios de demanda inesperados por parte del cliente deben compartirse con el proveedor. Los cambios en la demanda pueden deberse a que el cliente adquiere un nuevo y gran cliente que abre una gran cantidad de tiendas en un período corto; o a que ofrece promociones especiales que crean picos de demanda. El proveedor puede ser incapaz de programar la producción o el envío en el momento oportuno, provocando una disminución de las existencias disponibles para que el cliente las venda en caso de un aumento previsto de la demanda. Un repunte de la demanda también podría suponer una carga para el proveedor, que tendría que volver a priorizar su plan de producción o su inventario de un cliente a otro. Del mismo modo, si el proveedor experimenta un pico de demanda significativo por parte de un cliente importante, puede ser prudente hacer saber al cliente del VMI, y también a otros clientes, que el proveedor tendrá muy poca flexibilidad durante un determinado período de tiempo, para que todos puedan ajustarse en consecuencia.

La causa más común de fracaso del VMI gira en torno a las fallas de comunicación. Todos estos problemas en la implementación de un programa VMI pueden disminuirse significativamente si se abordan adecuadamente al principio de las conversaciones. Por lo tanto, debería haber varias reuniones en profundidad al principio para evitar problemas en el futuro (2).

Desarrollos
El VMI es un paso hacia un proceso emergente, el inventario gestionado conjuntamente. En el inventario gestionado conjuntamente se forma una asociación entre el proveedor y el cliente. Esto solidifica la relación actual del VMI.

El Inventario Administrado Conjuntamente (JMI) es una extensión mucho más detallada del VMI, pero los objetivos y la premisa son bastante similares. Toma la base sobre la que ya se ha construido la relación y la perfecciona. Esta asociación implica una mayor planificación táctica entre el proveedor y el cliente al desarrollar el JMI. Esto debería incluir, entre otras cosas, que el cliente integre al proveedor en el sistema de punto de venta (TPV) del cliente, por ejemplo.

Esta integración permite al proveedor obtener información sobre los datos de ventas en tiempo real para mejorar aún más la función de reposición, al tiempo que puede planificar mejor su propio sistema de producción/distribución para satisfacer las necesidades del cliente. Proceder a este paso consolidará aún más la relación y producirá un resultado favorable para cada parte (3).

(1) Williams, M. (1998). Making Consignment and Vendor-Managed Inventory Work For You. APICS International Conference.

(2) Schreibfeder, J. (1997). Inventario gestionado por el proveedor: hay algo más que vender productos. Effective Inventory.com

(3) Comité de planificación, previsión y reposición en colaboración. (1998) El enfoque del inventario gestionado conjuntamente proporciona un nivel de detalle menor. CPFR.Org