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Jory MacKay le 20 mars, 2020

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Quel est le facteur numéro un qui influence la réussite ou l’échec de votre projet ? Bien que nous aimerions dire que c’est l’outil de gestion de projet que vous utilisez la vérité est que c’est quelque chose d’autre : la communication. C’est pourquoi il est si important d’avoir un plan de communication efficace.

Vous ne vous plongeriez pas dans un projet sans avoir clairement défini votre portée, vos ressources et votre calendrier. Alors pourquoi commenceriez-vous à envoyer des courriels et des messages sans savoir comment, quand et pourquoi vous les envoyez ?

Comme les autres processus et documents qui garantissent que votre projet reste sur la bonne voie, un plan de communication permet à chacun de savoir ce qui a été convenu et ce qu’on attend de lui tout au long du cycle de vie du projet.

Pourtant, contrairement à un périmètre de travail ou à une proposition de projet, tout le monde ne prend pas le temps de définir un plan de communication dès le début d’un projet. Peut-être pensez-vous que c’est trop de travail pour la taille de votre équipe. Ou que votre équipe sait déjà comment communiquer. Mais pourquoi s’en remettre au hasard ? Un grand chef de projet connaît les véritables risques d’une mauvaise communication et planifie en conséquence.

Dans ce guide, nous allons parcourir un processus simple pour créer un plan de communication, ainsi que fournir des modèles et des exemples que vous pouvez utiliser avec votre propre équipe.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ? Et pourquoi en avez-vous besoin ?

La communication est une bête étrange. Nous savons tous lire et écrire, et pourtant nos mots sont toujours mal interprétés, les commentaires sont ignorés, et vous vous retrouvez avec tout un tas de « Oh, je pensais que vous vouliez dire X ! »

Non seulement cela, mais trouver la bonne cadence de communication peut ressembler à une situation Boucle d’Or. Trop peu et votre équipe et les parties prenantes s’embrouillent sur les priorités et les progrès. Trop et vous êtes soudainement le roi de la microgestion.

Un plan de communication garantit que votre fréquence, votre type et votre niveau de communication sont justes.

Évitez de vous sentir comme Boucle d’or. Un plan de communication permet de s’assurer que votre fréquence, votre type et votre niveau de communication sont justes.

Pensez à un plan de communication comme une carte routière pour les parties prenantes du projet. Il décompose le type d’informations qui doivent être communiquées, les personnes qui doivent recevoir ces informations, le calendrier auquel les informations doivent être livrées et les canaux de communication qui seront utilisés pour cette livraison.

Lorsqu’il est fait correctement, un plan de communication fournit une clarté optimale et sert d’outil qui définit des objectifs clairs avant le début d’un projet.

Que doit comprendre un plan de communication ?

La communication d’un projet est une rue à double sens. Et de la même manière que vous travaillez avec les parties prenantes pour définir les attentes sur ce qui est construit, vous devez également définir les attentes sur la façon dont les jalons, les problèmes, les mises à jour et les informations critiques seront communiqués tout au long du projet. C’est littéralement un moyen de mettre toute l’équipe sur la même longueur d’onde !

À un haut niveau, un plan de communication doit inclure :

• But et approche. Considérez cela comme un résumé vraiment clair de l’ensemble du plan de communication – pourquoi il est en place, l’approche que vous allez adopter, et comment il est relié au reste du projet.
• Buts et objectifs. C’est ici que vous commencez à approfondir les attentes et ce que vous prévoyez d’accomplir.
• Information sur les parties prenantes. Définissez clairement avec qui vous devez communiquer tout au long du projet, le type d’informations qu’ils doivent recevoir (et à quelle fréquence), et leur méthode de communication préférée.
• Outils. C’est ici que vous répondez à la façon dont vous allez communiquer avec tout le monde à différentes étapes ou moments clés. Par exemple, les résumés de réunion, les présentations formelles et les tableaux de bord personnalisés du projet sont autant d’options.
• Un aperçu de haut niveau des méthodes de communication interne du projet. Bien qu’un plan de communication traite principalement des personnes extérieures à votre équipe principale, c’est tout de même une bonne occasion d’exposer les méthodes que vous utiliserez pour la communication au quotidien.

Voici un exemple.

Disons que vous avez deux équipes qui travaillent toutes deux sur une refonte de site Web pour un client extérieur. L’une d’entre elles a mis en place un plan de communication, tandis que l’autre n’en a pas. Maintenant, disons que le client est un vieil ami du PDG de votre entreprise.

Vous envoyez votre dernier design et quelque chose ne va pas. Votre designer a mélangé les livres de marque et vous avez fini par utiliser l’ancien logo de son entreprise !

Pour l’équipe sans plan de communication, le client ne sait pas quand, comment et à qui il est censé donner son avis. Ils appellent donc leur vieil ami et… je suis sûr que vous savez comment cela se passe.

En revanche, l’équipe avec un plan de communication a un plan clair sur le moment où le feedback est attendu, dans quel format, et quand une réponse sera envoyée. Le client n’a aucune incertitude sur le fait que le problème sera traité, donc pas besoin de passer par-dessus votre tête.

Il y a peu de choses que les clients aiment plus qu’un plan de communication bien défini avec des voies de réussite clairement établies.

Une communication claire et des plans de communication sont essentiels à la réussite d’un projet. Pourtant, plus qu’un moyen de garder votre projet sur la bonne voie et de clarifier votre système de mises à jour, un plan de communication de projet présente d’autres avantages clés, notamment :

Vous garder, vous et vos parties prenantes, alignés sur les objectifs du projet

Un plan de communication commence par une vue d’ensemble, puis se raffine en objectifs spécifiques.

C’est un excellent moyen de s’assurer que la vision plus large et les objectifs plus micro sont partagés. De plus, vous pouvez programmer des intervalles réguliers pour le retour d’information, ce qui permet de s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie et est satisfait des progrès réalisés.

Aide à créer de la transparence et à obtenir l’adhésion des parties prenantes

En cartographiant chaque bit de retour d’information et chaque point clé de communication, vous vous assurerez que chaque actionnaire comprend son rôle clairement défini et comment il fait partie du projet plus vaste. Comme l’écrit Moira Alexander, experte en gestion de projet :

« Sans l’adhésion totale des membres de l’équipe, des sponsors et des autres parties prenantes, les projets peuvent sembler progresser en douceur et prendre soudainement un virage brutal pour le pire, mettant en danger les livrables finaux et la satisfaction du client. »

Pour éviter cela, il faut tout prévoir, de la détermination des motivations à la gestion des contributions en passant par la sollicitation des retours d’expérience.

Construit de meilleures relations avec les clients ou les agences extérieures

Il y a peu de choses que les clients aiment plus qu’un plan bien défini avec des voies de réussite clairement établies.

En créant un plan de communication, vous ne vous contentez pas de promettre un résultat au client ou aux agences extérieures, vous leur montrez activement comment vous allez y parvenir.

Plusieurs des erreurs les plus courantes commises par les chefs de projet sont liées à la communication : Ne pas fixer d’objectifs clairs au départ, ne pas diviser les grands projets en tâches plus petites et clairement assignées, ne pas fournir de feedback de manière régulière.

Tous ces problèmes peuvent sembler pouvoir être résolus au sein de l’équipe, mais un projet mal géré se répercutera inévitablement sur le client, mettant peut-être sa patience à rude épreuve, voire modifiant irrévocablement ses impressions.

Un processus en 3 étapes pour savoir comment faire un plan de communication qui ne vous laissera pas tomber

Chaque projet est différent et vos besoins en communication le sont aussi. Un projet important et complexe impliquant plusieurs équipes pourrait nécessiter un plan de communication étroitement structuré. Tandis que les petits projets ou sprints avec seulement quelques parties prenantes, en revanche, pourraient avoir besoin de moins de structure et d’informations.

L’avantage d’un plan de communication de projet est qu’il est entièrement personnalisable. Pourtant, quelle que soit la taille ou la complexité de votre projet, il est essentiel de définir clairement votre plan de communication avant de commencer.

Le processus en 3 étapes suivant vous donnera un cadre pour créer un plan de communication pour tout projet.

Définissez vos objectifs et exigences en matière de communication

Pour donner le coup d’envoi de votre plan de communication, vous allez devoir considérer le projet de manière holistique et cartographier toutes les étapes informationnelles clés.

Réfléchissez au type de communication qui peut faire avancer un projet comme celui-ci, aux personnes qui devront envoyer et recevoir cette communication, et à la manière dont cette transmission se déroulera. Comment votre outil de gestion de projet (comme Planio) peut-il être utilisé pour atteindre une efficacité maximale en matière de communication ?

Ce type de plan encourage souvent les parties prenantes à penser au projet d’une manière nouvelle et utile. Par exemple, si vous êtes un chef de projet qui lance un nouveau site Web, vous avez probablement déjà pensé aux repères et aux livrables en ce qui concerne la conception, le développement et la rédaction. Mais qu’en est-il du calendrier et des méthodes de communication avec les autres parties prenantes ?

Selon une estimation, jusqu’à 90 % du temps d’un projet est consacré à la communication par le chef de projet. Il est donc important à la fois de bien faire les choses et de les rendre aussi efficaces que possible !

Cela commence par l’identification des 5W et 1H de votre projet :

• À qui faut-il communiquer ?
• Que faut-il leur communiquer ?
• Quand cela doit-il être communiqué ?
• Où cela doit-il être communiqué ?
• Pourquoi cette communication est-elle essentielle à la réussite du projet ?
• Comment cela va-t-il être communiqué ? Leur méthode préférée pour obtenir des mises à jour est-elle le courrier électronique, l’appel, la visite en personne, la vidéo ou autre chose ?

Plus de 90 % du temps du projet est consacré à la communication par le chef de projet. Assurez-vous donc que ce n’est pas du temps perdu.

La communication peut être délicate, donc en plus de répondre aux 5W et 1H, vous allez devoir prendre en compte votre environnement de travail et tous les facteurs culturels qui pourraient avoir un impact sur la façon dont vous communiquez avec certaines parties prenantes.

Assurez-vous de penser à :

• aux normes et politiques (y compris les protocoles de ressources humaines) auxquelles le projet doit se conformer
• aux processus de gestion de projet déjà en place
• aux normes culturelles ou aux problèmes de communication
• aux logiciels de gestion de projet qui offrent des outils de communication
• à la culture et à la structure organisationnelles (c’est-à-dire, comment ce projet s’inscrit dans les cadres existants et établis)

Recueillir les informations des parties prenantes et leurs préférences en matière de communication

D’accord, il est temps de répondre à la plus grande question : Qui doit être informé de l’avancement de votre projet ?

À ce stade, vous allez devoir réfléchir non seulement à ce que vous communiquez, mais aussi à la manière dont vous le faites. Quels sont les moyens les plus efficaces pour diffuser l’information, quels sont les protocoles de communication déjà en place et quels outils peuvent rendre ce processus plus fluide ?

Dans un lieu de travail, les communications peuvent aller des discussions informelles dans les couloirs ou des bières après le travail aux présentations officielles de l’entreprise et aux rapports annuels. Il existe également des systèmes de gestion de projet à l’échelle de l’entreprise, comme Planio, avec des outils conçus soit pour garder l’ensemble de l’équipe sur la même page, soit pour limiter les informations pour la poignée de parties prenantes qui doivent rester dans la boucle – surtout dans le cas d’informations sensibles.

Et voici un autre élément à prendre en compte : Il n’y a pas deux parties prenantes identiques, alors assurez-vous d’en tenir compte lors de l’élaboration de votre plan de communication.

Voici d’autres éléments à prendre en compte lorsqu’il s’agit de gérer les communications avec les parties prenantes :

• À quel point l’information est-elle urgente, et ai-je besoin d’une réponse rapide ?
• Le projet nécessite-t-il des solutions technologiques spécifiques, et celles-ci doivent-elles être prises en compte dans les communications ?
• Toutes les pièces sont-elles en place pour faciliter le plan de communication, ou une formation ou une dotation supplémentaire est-elle nécessaire ?
• Pour les projets à plus long terme, les membres de l’équipe sont-ils attentifs et prêtent-ils attention à toute mise à jour de la technologie pertinente qui peut être mise en œuvre dans le plan de communication ?
• Pensez à la structure de votre équipe et à ses besoins spécifiques en matière de communication – par exemple, une équipe virtuelle travaillera différemment et aura des exigences différentes de celles d’un groupe de collègues qui partagent les murs d’un cubicule

Pensez à décomposer vos parties prenantes (en particulier au plus haut niveau) et leurs besoins spécifiques en matière de communication dans un tableau qui ressemble à ceci :

Pour que ces informations soient mises à jour et accessibles à tous ceux qui en ont besoin, vous pouvez réaliser votre plan de communication dans un outil comme Planio.

Les outils de communication interne de Planio aident à garder toutes les connaissances et tous les documents de votre projet organisés. Par exemple, vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tickets de communication avec les parties prenantes et inclure des sujets comme :

• Les informations de contact des parties prenantes
• Les jalons de communication
• Modèles de mise à jour

Les champs personnalisés peuvent être définis comme consultables, utilisés comme filtres et comme base pour regrouper vos tickets. De cette façon, vous pouvez créer une liste de problèmes, qui vous indique exactement quand et pourquoi contacter vos parties prenantes en vous assurant que tout est disponible et prêt le moment venu.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est un excellent moyen d’organiser et de faciliter la communication, mais aussi de rendre le processus aussi transparent et consolidé que possible.

Définissez vos types de communication et vos horaires réguliers

Un plan de communication décrit non seulement comment vous vous engagerez avec les groupes extérieurs et les parties prenantes, mais aussi au sein de votre équipe. Mais cela laisse encore beaucoup d’options (surtout si vous gérez une équipe à distance).

Voici quelques types de communication régulière qui pourraient fonctionner pour divers aspects de votre projet :

• Vérifications téléphoniques hebdomadaires
• Rapports hebdomadaires par courriel
• Réunions d’étapes importantes
• Courriels quotidiens
• Rapports annuels (et présentations connexes)

Pour chacun de ces types de communication, votre plan de communication doit préciser ce qu’ils comprendront et qui en sera responsable.

Afin de garder les choses aussi organisées et claires que possible, pensez à tenir un tableau des communications requises, comme celui-ci ici :

A nouveau, c’est une excellente occasion d’utiliser Planio. En créant des tâches récurrentes pour ces types de communication, vous pouvez fixer des échéances et des rappels, attribuer des rôles et des responsabilités, établir des flux de travail et utiliser un modèle pour définir exactement ce qui doit être communiqué.

En décomposant le plan en parties facilement digestibles, vous pouvez vous assurer que chaque partie est cochée à temps, par les membres de l’équipe responsables.

6 bonnes pratiques pour utiliser votre plan de communication

Faisons un rapide récapitulatif. En un mot, un plan de communication comprend les objectifs et les besoins de votre projet, les informations sur les parties prenantes (y compris les 5W et 1 H), et un calendrier pour une communication régulière à l’échelle de l’équipe.

Bien que cela devrait suffire à vous organiser, il existe quelques différences clés qui rendront ce document réellement utile :

1. Concentrez-vous sur la clarté et ne restez pas bloqué sur les détails. Il y a une différence entre les détails et les minuties. Ne vous embourbez pas dans la fourniture d’un excès de détails dans votre plan de communication, sauf si cela contribue à la clarté.
2. Normalisez votre processus de communication. Pour que ce processus tienne la route, vous devrez reconnaître qu’il impliquera des essais et des erreurs. En développant un modèle, vous créerez une voie pour améliorer, avancer et ancrer le processus pour les projets futurs.
3. Utiliser des ordres du jour, des modèles et des règles pour les réunions. Il est crucial de gérer ce processus et d’utiliser tous les outils à votre disposition, notamment les ordres du jour et les modèles. Et ce n’est pas parce qu’une réunion est prévue dans votre plan de communication que vous devez laisser cette réunion déraper.
4. Savoir qui est responsable de quelle communication. Une bonne gestion de projet nécessite une bonne répartition des rôles. Il ne devrait y avoir aucune confusion sur ce qui est requis de chaque membre de l’équipe, y compris leur rôle dans le plan de communication.
5. Comprendre votre culture de communication. Chaque lieu de travail a une façon différente de faire les choses, alors assurez-vous que votre plan de communication s’intègre à la culture existante – ou l’améliore. Demandez quels cadres sont déjà en place pour vous aider à réussir, quelles nouvelles normes de gestion de projet vous pouvez mettre en œuvre pour faciliter la vie de chacun.
6. Mettre à jour votre plan de communication tout au long du cycle de vie du projet. Votre plan de communication sera le résultat d’un processus réfléchi qui prend en compte un très grand nombre de variables. Mais cela ne signifie pas qu’il ne changera pas. Assurez-vous d’inclure dans votre plan la possibilité de recueillir des commentaires et d’apporter des modifications au plan au fur et à mesure.

Votre plan de communication est un plan directeur pour la réussite du projet

Lorsqu’il s’agit vraiment de cela, la communication est vraiment le « sang vivant » de tout projet. À moins que vous n’établissiez un moyen de partager l’information dès le départ, vous serez vulnérable à un certain nombre de pièges courants.

Suivez ces étapes et utilisez le modèle de plan de communication que nous avons fourni pour garder votre projet sur la bonne voie et les parties prenantes heureusement informées.