67e90e36a89f48e87627ed71eaec50a9Jory MacKay on March 20, 2020年
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です。
プロジェクトが成功するか不発に終わるかを左右する1番の要因は何でしょうか？ 使っているプロジェクト管理ツールのせいだと言いたいところですが、実はそれ以外にもあるのです。
スコープ、リソース、タイムラインを明確に定義せずに、いきなりプロジェクトに突入することはありません。
プロジェクトを軌道に乗せるための他のプロセスや文書と同様に、コミュニケーションプランは、プロジェクトのライフサイクルを通して、合意されたことや期待されることを全員が把握できるようにするものです。
しかし、業務範囲やプロジェクト提案書とは異なり、プロジェクトの開始時にコミュニケーションプランを定義する時間を取る人はあまりいません。 チームの規模からすると大変な作業だと思うかもしれません。 あるいは、自分のチームはすでにコミュニケーションの方法を知っていると思っているかもしれません。 しかし、なぜそれを偶然に任せるのでしょうか？
このガイドでは、コミュニケーションプランを作成するための簡単なプロセスを説明し、あなたのチームで使用できるテンプレートと例を提供します。
コミュニケーションプランとは何ですか？
コミュニケーションは不思議な生き物です。 私たちは皆、読み書きの方法を知っていますが、それでも言葉が誤解されたり、フィードバックが無視されたり、「ああ、○○のことだと思っていました！」と言われたりすることがあります。
それだけでなく、適切なコミュニケーションのタイミングを見つけることは、ゴルディロックスの状況のように感じられます。 コミュニケーションが少なすぎると、チームやステークホルダーは優先事項や進捗状況について混乱します。
コミュニケーションプランは、コミュニケーションの頻度、種類、レベルがちょうど良い状態であることを保証します。
コミュニケーションプランは、プロジェクト関係者のためのロードマップだと考えてください。
適切に行われれば、コミュニケーションプランは最適な明快さをもたらし、プロジェクト開始前に明確な目標を設定するツールとして機能します。
コミュニケーションプランには何を含めるべきか
プロジェクトのコミュニケーションは双方向です。 ステークホルダーと協力して、何が作られるのか期待値を設定するのと同じように、マイルストーン、問題、更新、重要な情報がプロジェクト全体でどのように伝えられるのか期待値を設定する必要があります。 これは、文字通り、チーム全体が同じページに立つための方法です！
ハイレベルでは、コミュニケーション プランには以下が含まれます。 これは、コミュニケーション計画全体の明確な要約と考えてください。なぜこの計画を立てるのか、どのようなアプローチをとるのか、プロジェクトの他の部分とどのようにつながるのかなどです。
以下に例を示します。
例えば、外部のクライアントのためにウェブサイトの再設計に取り組んでいる2つのチームがあるとします。 一方はコミュニケーションプランを持っていますが、もう一方は持っていません。
あなたは最新のデザインを送りましたが、何かが間違っていました。
最新のデザインを送ったところ、何かが間違っていました。デザイナーがブランドブックを間違えて、彼らの古い会社のロゴを使ってしまったのです！
コミュニケーションプランがないチームの場合、クライアントはいつ、どのように、誰にフィードバックをすればいいのかわかりません。
コミュニケーションプランのないチームの場合、クライアントは、いつ、どのように、誰にフィードバックをすればいいのかわからず、昔の友人に電話をして……どうなるかはおわかりでしょう。
明確なコミュニケーションとコミュニケーションプランは、プロジェクトの成功に欠かせません。
プロジェクトを軌道に乗せ、更新のシステムを明確にするだけでなく、プロジェクトのコミュニケーションプランには以下のような重要な利点があります。
プロジェクトの目標に向けて、自分とステークホルダーの足並みを揃える
コミュニケーションプランは、全体像から始まり、具体的な目標へと洗練されていきます。
透明性を高め、ステークホルダーの賛同を得る
すべてのフィードバックとコミュニケーションのキーポイントをマッピングすることで、すべての株主が明確に定義された自分の役割と、自分がどのように大きなプロジェクトの一部であるかを理解することができます。
「チームメンバー、スポンサー、その他のステークホルダーからの完全な賛同が得られないと、プロジェクトは順調に進んでいるように見えても、突然悪い方向に急転し、最終的な成果物や顧客満足度が損なわれる可能性があります」。”
このような事態を避けるためには、モチベーションの決定、貢献度の管理、フィードバックの募集など、すべてをマップ化する必要があります。
クライアントや外部機関とのより良い関係を築く
成功への道筋が明確に定義された計画ほど、クライアントが喜ぶものはありません。
コミュニケーションプランを作成することで、クライアントや外部機関に結果を約束するだけでなく、そこに至るまでの道筋を積極的に示すことができます。
これらの問題はすべて、チーム内で解決できるように思えるかもしれませんが、プロジェクトの管理が不十分だと、必然的にクライアントに伝わり、忍耐力を試されたり、印象を変えられてしまったりします。
期待を裏切らないコミュニケーションプランを作るための3つのステップ
プロジェクトごとに、必要なコミュニケーションも異なります。 複数のチームが参加する大規模で複雑なプロジェクトでは、綿密に構成されたコミュニケーションプランが必要になるかもしれません。
プロジェクトのコミュニケーションプランの優れた点は、完全にカスタマイズできることです。
以下の3つのステップのプロセスは、あらゆるプロジェクトのコミュニケーションプランを作成するためのフレームワークとなります。
コミュニケーションの目標と要件を定義する
コミュニケーション計画を開始するためには、プロジェクトを全体的に見て、重要な情報のステップをすべてマッピングする必要があります。
このようなプロジェクトを前進させることができるコミュニケーションの種類、そのコミュニケーションを送受信する必要がある人、その送信がどのように行われるかを考えてください。
この種の計画は、多くの場合、利害関係者がプロジェクトについて新たな有益な方法で考えるように促します。 例えば、新しいウェブサイトを立ち上げるプロジェクトマネージャーであれば、デザイン、開発、コピーライティングに関しては、すでにベンチマークや成果物について考えていることでしょう。
ある試算によると、プロジェクトの時間の90％はプロジェクトマネージャーのコミュニケーションに費やされているそうです。
まず、プロジェクトの5Wと1Hを明確にすることから始めましょう。
コミュニケーションは厄介なものです。5Wと1Hに答えることに加えて、職場環境や、特定のステークホルダーとのコミュニケーションに影響を与えるような文化的要因を考慮する必要があるでしょう。
以下の点について考えてみてください。
- プロジェクトが遵守しなければならない基準やポリシー（人事プロトコルを含む）
- すでに実施されているプロジェクト管理プロセス
- コミュニケーションに関する文化的規範や問題
- コミュニケーションツールを提供するプロジェクト管理ソフトウェア
- 組織文化と構造（例：このプロジェクトが、既存の確立された環境でどのように機能するか。
Gather stakeholder information and communication preferences
さて、いよいよ最大の疑問に答える時が来ました。
この段階では、何を伝えるかだけでなく、どのように伝えるかについても考える必要があります。
職場でのコミュニケーションは、廊下でのおしゃべりや仕事後のビールなどのインフォーマルなものから、会社のプレゼンテーションや年次報告書などのフォーマルなものまで多岐にわたります。
また、Planioのような全社的なプロジェクト管理システムもあります。これは、チーム全体が同じページを共有するように設計されたツールや、特に機密情報の場合に必要な一握りの利害関係者のために情報を制限するように設計されたツールです。
利害関係者とのコミュニケーションを管理する上で、考慮すべき点は以下のとおりです。
- 情報の緊急性はどの程度か、また、迅速な対応が必要か。
- プロジェクトは特定の技術ソリューションを必要としているか、また、それらをコミュニケーションに織り込む必要があるか。
- コミュニケーション計画を促進するためのすべての要素が整っているか、あるいは、追加のトレーニングやスタッフが必要か。
- 長期的なプロジェクトの場合、チームのメンバーは、コミュニケーション計画に組み込むことができる関連技術の更新を意識し、注意を払っていますか？
- チームの構造とその具体的なコミュニケーションのニーズについて考えてみてください。たとえば、バーチャルチームは、キュービクルの壁を共有する同僚のグループとは異なる働き方をし、異なる要件を持っているでしょう
ステークホルダー(特に最高レベル)とその具体的なコミュニケーションのニーズを、次のようなチャートに分解して考えてみてください。
これらの情報を常に更新し、必要な人全員が利用できるようにするには、Planioのようなツールでコミュニケーションプランを作成します。
Planioの内部コミュニケーションツールは、すべてのプロジェクトの知識やドキュメントを整理するのに役立ちます。 たとえば、ステークホルダーのコミュニケーションチケット用にカスタムフィールドを作成し、次のようなトピックを含めることができます。
- ステークホルダーの連絡先情報
- コミュニケーションのマイルストーン
- テンプレートの更新
カスタムフィールドは、検索可能に設定したり、フィルターとして使用したり、チケットをグループ化するための基礎として使用することができます。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用することは、コミュニケーションを整理および促進し、プロセスを可能な限り透明化および統合する素晴らしい方法です。
定期的なコミュニケーションの種類とスケジュールを設定する
コミュニケーションプランには、外部のグループやステークホルダーとの関わり方だけでなく、チーム内での関わり方もまとめられています。 しかし、それだけではまだ多くの選択肢があります（特にリモートチームを管理している場合）。
ここでは、プロジェクトのさまざまな側面で機能する可能性のある、通常のコミュニケーションの種類をいくつか紹介します。
- 毎週の電話でのチェックイン
- 毎週の電子メールでの報告
- 主要なマイルストーンのミーティング
- 毎日の電子メール
- 年次報告書（および関連するプレゼンテーション）
これらのコミュニケーションタイプのそれぞれについて、コミュニケーションプランでは、何を含み、誰が責任を負うのかを指定する必要があります。
できるだけ整理してわかりやすくするために、次のような必要なコミュニケーションの表を作成することを検討してください。
計画を簡単に理解できる部分に分割することで、各部分が責任のあるチームメンバーによって時間通りに実行されることを確実にすることができます。
コミュニケーションプランを使用するための6つのベストプラクティス
簡単な復習をしましょう。
これだけでも十分整理されていると思いますが、この文書を実際に役立てるためには、いくつかの重要な違いがあります。 詳細と瑣末なことの間には違いがあります。
コミュニケーションプランはプロジェクト成功の青写真
いざというとき、コミュニケーションはまさにプロジェクトの「生命線」です。
以下のステップを踏んで、提供しているコミュニケーションプランのテンプレートを使用して、プロジェクトを軌道に乗せ、ステークホルダーに情報を提供してください。