—
Tout le monde n’est pas génial au téléphone. En fait, de nombreuses personnes évitent totalement de répondre aux appels téléphoniques, surtout lorsque l’appel entrant provient d’un numéro inconnu.
Pour garantir une excellente première impression à votre entreprise, vous devez vous assurer que la personne qui répond au téléphone se comporte de manière professionnelle. Pour vous aider à maîtriser cet art, nous partageons avec vous nos conseils les plus efficaces pour répondre au téléphone.
Les 10 meilleurs conseils d’OfficeHQ pour répondre au téléphone comme un pro :
1. Souriez . Nous ne le recommanderons jamais assez – vous pouvez entendre le bonheur rayonner sur la ligne téléphonique.
2. Accueillez avec le nom de votre entreprise. Les appelants sauront qu’ils ont joint la bonne entreprise et qu’ils ne se sont pas trompés de numéro. Si vous êtes votre propre marque, répondez en utilisant plutôt votre propre nom.
3. Gardez votre message d’accueil accrocheur. Si le nom de votre entreprise est exceptionnellement long ou s’il y a un slogan que vous aimez utiliser, n’utilisez pas les deux. Le but de répondre est d’entendre pourquoi cet appelant téléphone à votre entreprise et de déterminer comment vous pouvez l’aider. Les longs messages d’accueil peuvent sembler maladroits et scriptés et empiéter sur l’espace où votre interlocuteur veut parler. Soyez attentif à écouter l’appelant.
4. Soyez cohérent. Quelle que soit la façon dont votre téléphone est répondu, intégrez cela à votre image de marque et assurez-vous que c’est la même chose à chaque fois. Assurez-vous que tous les membres du personnel sont familiers avec le style de réponse que vous souhaitez également.
5. Soyez attentif et précis. Écoutez ce que votre interlocuteur a à dire et accordez-lui toute votre attention. Répétez les noms, les numéros de téléphone et l’orthographe des e-mails pour vous assurer qu’ils sont corrects et que vous pouvez reprendre contact.
6. Parlez clairement. C’est particulièrement important si la ligne est mauvaise et qu’il y a de la distorsion. En parlant clairement, vous éradiquez beaucoup de répétitions et de pertes de temps au téléphone et vous évitez de frustrer potentiellement votre interlocuteur.
7. Répondez dans les trois sonneries. C’est une attente standard dans le monde des affaires et cela montre que vous êtes disponible et désireux de travailler davantage.
8. Ayez toujours un plan de secours. Lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre dans les trois sonneries, il est important d’avoir une solution alternative pour répondre à vos appels. Les réunions, les rendez-vous, les moments en famille ou même les appels au milieu de la nuit nécessitent une solution efficace pour capter tous vos clients potentiels. Votre messagerie vocale doit être professionnelle ! (c’est-à-dire pas un enregistrement de votre morceau de musique préféré ou même le message d’accueil standard pour téléphone portable fourni par votre opérateur). Vos appelants doivent savoir qu’ils sont en contact avec la bonne personne ou la bonne entreprise et avoir la certitude que leur message a été reçu. Enregistrez vous-même un message d’accueil clair ou demandez à OfficeHQ de vous créer un compte de messagerie vocale. Mieux encore, pourquoi ne pas faire appel à une réceptionniste virtuelle pour répondre au téléphone lorsque vous ne pouvez pas le faire ? OfficeHQ offre une couverture de réceptionniste en direct 24×7 tous les jours (et nuits !) de l’année.
9. Retournez les appels quand vous dites que vous allez le faire. Si vous dites que vous allez rappeler, alors faites-le. Même si vous n’avez pas encore la bonne information – téléphonez simplement à votre client pour lui dire que vous n’avez pas encore de réponse. Cela lui montre qu’il est apprécié, important et que vous pensez à lui. N’oubliez pas non plus que certains de vos interlocuteurs qui n’ont pas adopté la technologie mobile peuvent attendre votre appel chez eux. Gardez cette étiquette à l’ancienne.
10. Prenez plaisir à parler au téléphone ! Nous avons la chance de disposer d’une pléthore de moyens de communication efficaces qui, en plus de nous donner une audience internationale 24×7 et de nous occuper tous 24 heures sur 24, nous permettent d’être toujours en contact les uns avec les autres.
Si certains de vos clients professionnels vous contactent par téléphone, alors profitez-en. Ce sont les personnes qui vous maintiendront en activité et qui parleront de vous à leurs amis, et il n’y a pas de meilleur outil marketing que des clients heureux !
Kate Thomson