Se siete tra i californiani stimati su tre con un precedente penale, potreste preoccuparvi di come questo possa influenzare la vostra ricerca di lavoro. I sondaggi mostrano che la maggior parte dei datori di lavoro eseguono controlli dei precedenti penali quando assumono per almeno alcune posizioni. È anche comune per i datori di lavoro chiedere informazioni sulla storia criminale su una domanda di lavoro, spesso terminando il processo per molti candidati prima che sia iniziato. Fortunatamente, le persone in cerca di lavoro con precedenti penali hanno alcune forti protezioni sotto la legge della California.

La legge californiana “Ban-the-Box”

Il 1 gennaio 2018, la legge californiana “Ban-the-box” entrerà in vigore. Gli emendamenti al Fair Housing and Employment Act (FEHA) della California renderanno illegale per i datori di lavoro privati e pubblici con cinque o più dipendenti chiedere informazioni sulla storia criminale fino alle fasi successive del processo di candidatura. Lo scopo della legge è quello di incoraggiare i datori di lavoro a valutare l’idoneità di ogni candidato per il lavoro, piuttosto che negare categoricamente l’impiego a coloro che hanno un passato criminale.

Fino ad allora, l’attuale legge californiana “ban-the box” solo per i datori di lavoro pubblici è ancora in vigore. Tuttavia, questa legge sarà abrogata a partire dal 1 gennaio 2018, e i datori di lavoro governativi saranno coperti dalla nuova legge.

Prima di un’offerta condizionata di lavoro

Come suggerisce il nome, la nuova legge richiede ai datori di lavoro di rimuovere una domanda che si trova comunemente sulle domande di lavoro: È mai stato condannato per un reato? Ai candidati non può più essere chiesto di spuntare “sì” o “no” a questa domanda. Infatti, i datori di lavoro californiani non possono chiedere, esaminare o considerare la storia criminale fino a quando il candidato non ha ricevuto un’offerta condizionata di lavoro.

Dopo un’offerta condizionata di lavoro

Una volta che il datore di lavoro fa un’offerta condizionata di lavoro, può chiedere e considerare i precedenti di condanna del candidato. Alcuni precedenti, compresi quelli di arresti che non hanno portato a una condanna, sono off limits in qualsiasi momento del processo di assunzione (vedi “Casellari giudiziari che i datori di lavoro non possono mai considerare”, sotto).

Tuttavia, prima di negare l’assunzione sulla base di una condanna, il datore di lavoro deve condurre una valutazione individualizzata per stabilire se la condanna ha una “relazione diretta e negativa” con i compiti specifici del lavoro della posizione. Come minimo, il datore di lavoro deve considerare quanto segue:

• la natura e la gravità del reato
• quanto tempo è passato da quando il candidato ha commesso il reato e scontato la sua pena, e
• la natura del lavoro per cui il candidato sta facendo domanda.

Per esempio, supponiamo che un candidato abbia una condanna relativa all’abuso di farmaci da prescrizione di cinque anni fa, ma ha completato la riabilitazione ed è sobrio da allora. A seconda delle circostanze, la condanna potrebbe essere un motivo per negare l’assunzione per una posizione in una farmacia, ma non per una posizione in un call center.

Fornire un avviso e la possibilità di rispondere

Se, dopo aver completato questa indagine, il datore di lavoro decide di non assumere il candidato, deve fornire al candidato un avviso scritto della sua decisione. L’avviso deve:

• specificare la condanna che è stata la base della decisione
• fornire una copia del rapporto sulla storia della condanna, se il datore di lavoro ne ha uno, e
• spiegare il diritto del richiedente di rispondere con prove favorevoli entro una certa scadenza.

Al candidato devono essere dati almeno cinque giorni lavorativi per contestare l’accuratezza delle informazioni del datore di lavoro o per fornire prove attenuanti che riducano l’impatto della condanna. Per esempio, il candidato potrebbe presentare la prova del completamento di un programma di riabilitazione dalla droga o gli sforzi del candidato per fare ammenda per il crimine. Se il richiedente notifica al datore di lavoro entro cinque giorni lavorativi che lui o lei sta prendendo provvedimenti per raccogliere prove, al richiedente devono essere dati altri cinque giorni lavorativi per rispondere all’avviso.

Avviso della decisione finale

Il datore di lavoro deve considerare qualsiasi informazione fornita dal richiedente prima di prendere una decisione finale. Se la decisione finale è di negare l’impiego, il datore di lavoro deve fornire un avviso scritto di questa decisione. L’avviso deve specificare la procedura per contestare la decisione, se il datore di lavoro ne ha una, così come il diritto di presentare un reclamo al California Department of Fair Employment & Housing (DFEH).

Cronache penali che i datori di lavoro non possono mai considerare

In California, alcuni tipi di fedine penali sono off limits per i datori di lavoro. I datori di lavoro non possono chiedere o considerare quanto segue in nessun momento durante il processo di assunzione o di impiego:

• Registrazioni di arresti. I datori di lavoro non possono chiedere a un candidato degli arresti precedenti che non hanno portato a condanne o cercare o usare registri relativi a tali arresti. I datori di lavoro possono chiedere ai candidati gli arresti che hanno portato a una condanna e gli arresti per i quali il candidato è in attesa di giudizio (per esempio, perché il candidato è fuori su cauzione o è stato rilasciato su cauzione in attesa di giudizio).
• Programmi di diversione. I datori di lavoro non possono chiedere informazioni sul riferimento o la partecipazione di un candidato a un programma di diversione pre o post-processuale.
• Registri sigillati. I datori di lavoro non possono chiedere delle condanne che sono state sigillate, espiantate o cancellate per legge.
• Alcuni reati di marijuana. I datori di lavoro non possono chiedere informazioni su condanne non penali per possesso di marijuana che risalgono a più di due anni fa.
• Fedine giovanili. I datori di lavoro non possono chiedere ai candidati informazioni sui precedenti minorili relativi all’arresto, alla detenzione, al trattamento o all’aggiudicazione mentre il candidato era soggetto al sistema del tribunale minorile. La California non considera le decisioni del tribunale minorile come “condanne” su cui i datori di lavoro potrebbero altrimenti indagare.

Regole per il controllo dei precedenti penali

Se un datore di lavoro vuole ordinare un controllo dei precedenti penali da una terza parte, deve anche rispettare il Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA). Tra le altre cose, il FCRA richiede ai datori di lavoro di ottenere in anticipo il consenso scritto del candidato e di fornire certe comunicazioni se il datore di lavoro decide di non assumere il candidato in base al contenuto del rapporto. (Per saperne di più sul FCRA, vedi il nostro articolo su come essere assunti con un precedente di arresto o condanna.)

La California ha una legge simile al FCRA, che richiede ai datori di lavoro di ottenere il consenso scritto e dare un avviso al candidato prima di decidere di non assumerlo sulla base delle informazioni contenute nel rapporto. Secondo la legge della California, le registrazioni di arresti e condanne che hanno più di sette anni non possono essere incluse in un rapporto di controllo dei precedenti.

In generale, queste leggi si applicano quando un datore di lavoro assume una terza parte per condurre il controllo dei precedenti, non quando conduce l’indagine internamente. Tuttavia, la California ha un’eccezione per le ricerche nei registri pubblici. Qualsiasi datore di lavoro che cerca nei registri pubblici come parte di un controllo dei precedenti deve comunque seguire alcuni passi. Per esempio, il datore di lavoro deve fornire una copia della documentazione al candidato entro sette giorni, a meno che il candidato non abbia rinunciato a questo diritto nella domanda di lavoro (o in un altro modulo scritto fornito dal datore di lavoro). Se il datore di lavoro decide di non assumere il candidato sulla base del record, deve fornire una copia del record al candidato, anche se il candidato ha rinunciato al diritto di ricevere una copia.

Leggi sull’antidiscriminazione

Le leggi federali e della California sull’occupazione vietano alla maggior parte dei datori di lavoro di discriminare i candidati sulla base di alcune caratteristiche, come razza ed etnia. Poiché i tassi di arresto e incarcerazione sono sproporzionatamente più alti per gli afroamericani e i latini, un datore di lavoro che adotta una politica generale di esclusione di tutti i candidati con precedenti penali potrebbe essere colpevole di discriminazione razziale. (Vedi il nostro articolo sulle leggi sulla discriminazione sul lavoro in California per maggiori informazioni.)

La Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), l’agenzia che applica le leggi federali sulla discriminazione, ha pubblicato una guida che spiega come i datori di lavoro possono escludere i candidati i cui precedenti penali rappresentano un rischio irragionevole senza commettere discriminazione. Secondo l’EEOC, i datori di lavoro dovrebbero anche dare ai candidati con precedenti penali l’opportunità di spiegare le circostanze e fornire informazioni attenuanti che dimostrino che il dipendente non dovrebbe essere escluso sulla base del reato. La legge californiana “ban-the-box” incorpora essenzialmente queste linee guida nelle sue procedure.

Il California Fair Employment & Housing Council, l’agenzia che applica le leggi statali sulla discriminazione, ha anche pubblicato una guida per i datori di lavoro su come evitare la discriminazione quando si considera la fedina penale di un candidato. Se la pratica di un datore di lavoro di considerare la storia criminale ha un impatto negativo su una classe protetta, deve essere correlata al lavoro e coerente con la necessità di business. In generale, questo significa che la politica del datore di lavoro deve effettivamente considerare se la storia criminale renderebbe il candidato inadatto per la posizione o porrebbe un livello inaccettabile di rischio. Se il datore di lavoro è venuto a conoscenza di una condanna da una fonte diversa dal richiedente, deve fornire un avviso al richiedente e una ragionevole opportunità per il richiedente di dimostrare che la condanna è inesatta. Di nuovo, molte di queste procedure sono ora richieste dalla legge californiana “ban-the-box”.