Scrivere un grande comunicato stampa sulla tua storia è solo metà della battaglia. Farlo pubblicare è altrettanto difficile, se non di più. Sapere come fare il pitch ai giornalisti (il che significa inviare loro un’email sul tuo comunicato stampa) in modo corretto è cruciale per far sì che la tua notizia venga diffusa dai media.
Tabella dei contenuti
- Controlla due volte se il tuo comunicato stampa è scritto correttamente
- A chi invii il tuo comunicato stampa?
- Quando dovresti inviare il tuo comunicato stampa?
- Cosa dovrebbe includere la tua e-mail di comunicato stampa?
- Esempio di e-mail di comunicato stampa
- Come si deve seguire la tua e-mail di comunicato stampa?
- Conclusione
Controlla due volte se il tuo comunicato stampa è scritto correttamente
E’ inutile cercare di trovare il modo migliore per inviare ai giornalisti il tuo comunicato stampa se c’è qualcosa di fondamentalmente sbagliato nel modo in cui è scritto.
Struttura del comunicato stampa
Assicurati che il tuo comunicato stampa segua la struttura corretta:
- Headline: un assaggio di ciò che ci si può aspettare.
- Lead: una breve panoramica della storia, comprese le risposte alle domande: Chi? Cosa? Quando? Perché? Con quale effetto?
- Corpo: una spiegazione delle informazioni fornite in precedenza nel lead, a partire dalle informazioni più degne di nota ad altre meno importanti, informazioni di background.
- Dateline: per confermare che stai fornendo le informazioni più aggiornate.
- Informazioni sull’azienda: un breve paragrafo sulla tua azienda per aiutare i giornalisti a capire la natura del business e rendere la scrittura più facile.
- Informazioni di contatto dei media: informazioni di contatto dell’autore o dell’azienda/agenzia.
Assicurati che il tuo argomento sia effettivamente interessante
Questo è qualcosa che viene spesso trascurato. Se hai una notizia aziendale di cui sei entusiasta, non significa necessariamente che lo saranno anche tutti gli altri, o almeno nella stessa misura.
Se vuoi che un giornalista copra la tua storia, vale la pena porsi queste due domande:
- La mia notizia fa effettivamente notizia?
- La mia notizia è presentata in un modo eccitante che possa interessare la gente?
Se non lo è, potrebbe valere la pena di aspettare fino a quando non si ha qualcosa che effettivamente fa notizia, o si potrebbe fare una cattiva prima impressione con i contatti dei media a cui si invia il comunicato stampa.
Inoltre, supporta la tua storia con media ricchi come foto e video per rendere la tua notizia più attraente e accattivante.
Nota: se stai usando un servizio di distribuzione di comunicati stampa di tipo “wire”, l’aggiunta di immagini potrebbe costare un extra.
Errori grammaticali e refusi
Anche se il tuo comunicato stampa contiene tutto ciò che dovrebbe, un refuso, o peggio ancora un grave errore grammaticale, può danneggiare seriamente l’affidabilità tua e della tua notizia.
Ricontrolla due volte il tuo comunicato stampa con un correttore grammaticale come Grammarly, o chiedi a qualcuno del tuo team di cui ti fidi di dare una seconda occhiata.
A chi invii il tuo comunicato stampa?
In teoria, questo è ovvio, ma in pratica, si ha l’impressione che alcune società di PR inviino note a caso senza alcun piano o considerazione.
Il fatto che un giornalista sia sulla vostra lista di contatti media non significa che dovete inviargli tutto.
Solo le informazioni relative al settore dovrebbero essere inviate alle redazioni che coprono particolari argomenti legati al settore, mentre quelle relative a una città o regione dovrebbero essere inviate alle redazioni locali.
Nei media, i singoli giornalisti hanno le loro specializzazioni (chiamate “beat”). Invece di inviare il tuo comunicato stampa all’indirizzo email generale di una testata giornalistica, è meglio indirizzarlo alla persona più interessata all’argomento di cui stai scrivendo.
E se la tua lista di contatti rilevanti dei media che potrebbero essere effettivamente interessati alla tua storia è carente – o peggio – vuota?
Il database dei media di Prowly ti permette di trovare contatti rilevanti dei media, da un database che conta oltre 1 milione di giornalisti & media influencer.
Ha accesso gratuito alla ricerca per 7 giorni, così puoi provare tu stesso e vedere se vale la pena pagare.
Quando dovresti inviare il tuo comunicato stampa?
Se stai scrivendo un comunicato stampa su un evento o sul lancio di un prodotto, ricorda di inviare il tuo comunicato stampa ai media abbastanza presto in modo da avere il tempo di ottenere la copertura prima del tuo evento o del lancio del prodotto. Tieni a mente cose come il momento in cui la vendita dei biglietti termina e programma il tuo comunicato di conseguenza.
E’ anche importante quando i giornalisti ricevono la tua e-mail di comunicato stampa. Recentemente abbiamo analizzato oltre 55470 comunicati stampa inviati nel 2018 e 2019 con Prowly e abbiamo controllato quando gli intervistati li hanno aperti.
Il giorno migliore per inviare un comunicato stampa
Starai pensando al lunedì, quando tutti si sentono frizzanti e rilassati dopo il weekend.
Il giorno migliore per inviare un comunicato stampa è il giovedì, quando il tasso medio di apertura balza a oltre il 26%! I giorni peggiori sono il mercoledì e il venerdì, quando anche l’85% delle tue email si perde nella casella di posta dei giornalisti.
Quali sono le ore migliori per inviare un comunicato stampa?
Il momento migliore per inviare un comunicato stampa è tra le 10 e le 14, quando gli editori aprono circa un terzo di tutte le email che hanno ricevuto.
Le prime ore del mattino sono meno efficaci: il tasso di apertura scende al 20,5% tra le 6 e le 10 del mattino. Se si decide per la mattina presto, tuttavia, si consiglia di aspettare almeno fino a circa le 8 o le 9 del mattino.
Cosa dovrebbe contenere la tua email di comunicato stampa?
Ci sono vari approcci alla costruzione di un pr pitch. Da quando ho iniziato la mia carriera di PR, ho visto decine di tipi diversi di email: da quelle traboccanti di testo a quelle quasi vuote, con solo un piè di pagina e un comunicato stampa allegato. Non importa quale sia il formato che decidi, un’email di pr pitch dovrebbe sempre fornire informazioni sufficienti per coinvolgere il destinatario.
3 metodi per scrivere un’email di comunicato stampa
Qui ci sono tre modi semplici di scrivere pr pitch che dovresti provare se il tuo tasso di click è troppo basso e stai puntando a una maggiore presenza sui media.
1.) Il metodo breve & conciso
Probabilmente il più semplice, ma spesso il più dispendioso in termini di tempo-per far sembrare la vostra email autentica, non dovrebbe mai essere basata sulle parti copiate & incollate del vostro comunicato stampa.
Dovreste scrivere la vostra email da zero, includere tutte le informazioni chiave (Chi? Cosa? Dove? Quando? Perché? Come?) e buttare dentro 1-2 citazioni usate nel comunicato stampa (se possibile).
Tale email è fondamentalmente un comunicato stampa condensato, permettendo agli editori di iniziare a lavorare sulla notizia subito dopo aver letto il corpo della email.
2.) Il metodo bullet
Qualche tempo fa, abbiamo chiesto ai nostri colleghi redattori i loro formati preferiti di email di presentazione che ricevono dai PR. Uno dei redattori di PR Week (edizione britannica) ha detto che quello che funziona meglio per lui è un breve messaggio con tre-quattro punti elenco che presentano i dettagli chiave sulla notizia.
La ragione? Una tale quantità di spazio è sufficiente per lui per decidere se vuole pubblicare la storia o no; se non si è in grado di coinvolgere un giornalista utilizzando una forma così breve, è probabile che non sarà interessato a leggere l’intero comunicato stampa.
Ammetto che se potessi scegliere, mi piacerebbe ricevere tutte le mie e-mail scritte in un modo simile. Potrebbe non essere facile e veloce, ma a volte vale la pena provare a scrivere anche il tuo annuncio più grande sotto forma di una lista di tre pallottole.
3.) Il metodo all-in-one
È bene provare questo metodo, specialmente se il tuo recente tasso di click è piuttosto deludente e vuoi essere sicuro che i tuoi contatti media abbiano letto l’intera notizia.
La parte principale del corpo dell’email dovrebbe includere uno o due paragrafi contenenti la cosiddetta “carne” – l’essenza; i dettagli chiave e le informazioni che dovrebbero conquistare l’attenzione dei giornalisti. Poi, dopo il finale standard dell’email (“Saluti, John Smith”), incolla il testo del tuo comunicato stampa in una sezione chiaramente separata.
In questo modo, la maggior parte dei redattori che aprono la tua email vedranno anche la storia completa (utile quando non puoi misurare quante persone hanno aperto il materiale allegato/collegato).
Fai contare il tuo oggetto
L’oggetto della tua email è spesso il tuo primo punto di contatto con i giornalisti e stabilisce il tono per tutto ciò che segue. Scrivere un buon oggetto è altrettanto importante di quello che c’è all’interno del messaggio vero e proprio.
Alcune cose da considerare:
- Non farla troppo lunga: tienila sotto i 60-80 caratteri o 8-10 parole
- Non esagerare nel cercare di rendere il tuo oggetto spiritoso: essere diretti e specifici può essere una buona cosa
- Attenzione ai filtri antispam: un uso eccessivo di punteggiatura, lettere maiuscole, o parole click-bait può far sì che la tua email finisca nella cartella dello spam
- Menziona i multimedia se li hai inclusi: “Il video mostra…” o “vedi come…” sono tutti ottimi modi per iniziare il tuo oggetto e accendere l’interesse per il contenuto
Vedi di più: Media Pitch Subject Lines – Best Practices & Esempi
Evitate di aggiungere allegati alla vostra email di comunicato stampa
I giornalisti ricevono tonnellate di comunicati stampa ogni giorno. Le loro povere caselle di posta elettronica di solito sono a corto di spazio, quindi è una buona idea sbarazzarsi degli allegati.
Se stai usando uno strumento di PR outreach come Prowly, il processo è molto più facile. Tutto quello che devi fare è inserire un link al tuo comunicato stampa che si trova nella tua newsroom aziendale, un posto dove tieni tutte le tue notizie e comunicati stampa.
Seguendo l’URL, il giornalista troverà il tuo comunicato stampa insieme a tutte le foto, video, conversazioni sui social media e altri rich media che hai aggiunto. Guarda l’esempio qui sotto.
Esempio di email di comunicato stampa
Ecco un esempio di email di comunicato stampa inviata ai giornalisti da Prowly, che diffonde la notizia di una promozione interna del nostro CMO. Se guardate attentamente, noterete che è scritta usando il metodo bullet elencato sopra.
Di seguito lo stesso esempio di email di cui sopra visto da Prowly, uno strumento che ti aiuta a trovare contatti rilevanti con i media e a proporli efficacemente per ottenere la copertura della stampa.
Allegando il tuo comunicato stampa tramite un link esterno, la tua email rimane leggera e il tuo messaggio breve e mirato.
Come fai a dare un seguito alla tua email di comunicato stampa?
Una delle parti meno piacevoli del pitching ai giornalisti è il temuto follow up. Sono passati alcuni giorni e la risposta del giornalista non si trova da nessuna parte.
Si può quasi sentire il frinire dei grilli.
Hanno letto il mio comunicato stampa? Hanno aperto la mia e-mail? Hanno ricevuto la mia e-mail?
Anche se è possibile che il giornalista non abbia semplicemente intenzione di coprire la tua storia, è importante ricordare che i giornalisti sono, semplicemente, occupati.
Un modo sicuro per seguire la vicenda è quello di aspettare qualche giorno e inviare un’altra e-mail chiedendo loro se hanno ricevuto la tua storia.
Segui sapendo se hanno letto la tua email
Il modo migliore (e meno stressante), tuttavia, è quello di utilizzare uno strumento di PR outreach per inviare comunicati stampa e gestire le tue relazioni con i media.
Sarà in grado di visualizzare le statistiche delle singole e-mail per ogni giornalista a cui ha inviato il suo comunicato stampa, compresi i tassi di apertura (chi ha aperto la sua e-mail), i tassi di clic (chi ha visto il suo comunicato stampa), e i tassi di rimbalzo (che indicano che c’è stato un problema con la loro casella di posta).
Questo rende il processo di follow-up molto più facile perché saprà come avvicinarsi al giornalista se sa se ha aperto la sua e-mail.
Conclusione: come inviare un’email di comunicato stampa ai giornalisti
Se sei arrivato fino a qui, complimenti! A questo punto, dovresti conoscere le basi dell’invio di un comunicato stampa ai giornalisti. Per riassumere, segui questi 5 passi:
- Assicurati che il tuo comunicato stampa sia degno di nota e senza errori
- Scopri quali giornalisti saranno interessati alla tua storia e trova i loro contatti
- Invia il tuo comunicato stampa al momento giusto per aumentare le possibilità che venga notato
- Scrivi la tua email di comunicato stampa: rendila accattivante, breve & semplice (e senza allegati pesanti!)
- Segui se necessario