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Non tutti sono bravi al telefono. Infatti, molte persone evitano del tutto di rispondere alle telefonate, soprattutto quando la chiamata in arrivo proviene da un numero sconosciuto.
Per garantire un’ottima prima impressione alla tua azienda devi assicurarti che la persona che risponde al telefono si comporti in modo professionale. Per aiutarti a padroneggiare quest’arte, condividiamo con te i nostri consigli più efficaci per rispondere al telefono.
I 10 consigli di OfficeHQ per rispondere al telefono come un professionista:
1. Sorridi. Non possiamo raccomandarlo abbastanza – puoi sentire la felicità irradiarsi lungo la linea telefonica.
2. Saluta con il nome della tua azienda. I chiamanti sapranno di aver raggiunto l’azienda corretta e di non aver sbagliato numero. Se siete il vostro marchio, rispondete usando il vostro nome invece.
3. Mantenete il vostro saluto scattante. Se il nome della vostra azienda è eccezionalmente lungo o se c’è una tag line che vi piace usare, non usatele entrambe. Lo scopo di rispondere è di sentire perché questo chiamante sta chiamando la vostra azienda e di determinare come potete aiutarlo. Saluti lunghi possono sembrare goffi e scriptati e invadono lo spazio in cui il chiamante vuole parlare. Fate attenzione ad ascoltare il chiamante.
4. Siate coerenti. Come si risponde al telefono, rendetelo parte del vostro marchio e assicuratevi che sia lo stesso ogni volta. Assicuratevi che anche tutti i membri dello staff abbiano familiarità con il vostro stile di risposta desiderato.
5. Essere attenti e puntuali. Ascoltate ciò che il vostro interlocutore ha da dire e prestategli tutta la vostra attenzione. Ripetete i nomi, i numeri di telefono e lo spelling delle e-mail per assicurarvi che siano corretti e che possiate ricontattarlo.
6. Parlate chiaramente. Questo è particolarmente importante se la linea è pessima e c’è distorsione. Parlando chiaramente si eliminano molte ripetizioni e perdite di tempo al telefono e si evita di frustrare potenzialmente chi chiama.
7. Rispondere entro tre squilli. Questa è un’aspettativa standard nel mondo degli affari e mostra che sei disponibile e desideroso di altro lavoro.
8. Abbi sempre un piano di riserva. Quando non sei in grado di rispondere entro tre squilli, è importante avere una soluzione alternativa per rispondere alle chiamate. Riunioni, appuntamenti, tempo per la famiglia o anche chiamate nel mezzo della notte richiedono una soluzione efficace per catturare tutti i tuoi potenziali clienti. La tua casella vocale deve essere professionale! (cioè non una registrazione del tuo brano musicale preferito o anche il saluto mobile standard fornito dal tuo provider) I tuoi chiamanti devono sapere che hanno raggiunto la persona o l’azienda giusta e avere la certezza che il loro messaggio è stato ricevuto. Registra tu stesso un saluto chiaro o chiedi a OfficeHQ di organizzare un account di segreteria telefonica per te. Ancora meglio, perché non procurarsi una receptionist virtuale per rispondere al telefono quando non puoi? OfficeHQ offre una copertura di receptionist dal vivo 24×7 ogni giorno (e notte!) dell’anno.
9. Rispondi alle chiamate quando dici che lo farai. Se dici che richiamerai, allora fallo. Anche se non hai ancora l’informazione giusta – telefona al tuo cliente per dirgli che non hai ancora una risposta. Questo mostra loro che sono apprezzati, importanti e che state pensando a loro. Ricorda anche che alcuni dei tuoi clienti che non hanno abbracciato la tecnologia mobile potrebbero aspettare a casa la tua chiamata. Mantenete vivo il galateo vecchio stile.
10. Divertiti a parlare al telefono! Siamo benedetti da una pletora di mezzi di comunicazione efficaci, che oltre a darci un pubblico internazionale 24×7 e a tenerci tutti occupati 24 ore su 24, significa anche che possiamo sempre essere in contatto l’uno con l’altro.
Se qualcuno dei vostri clienti commerciali vi contatta per telefono, allora godetevelo. Queste sono le persone che vi manterranno in affari e parleranno di voi ai loro amici e non c’è miglior strumento di marketing dei clienti felici!
Kate Thomson