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誰もが電話対応が得意なわけではありません。

ビジネスの第一印象を良くするためには、電話に出た人がプロとしてのマナーを守ることが必要です。

OfficeHQ’s Top 10 Tips for answering the phone like a pro:

1. 笑顔。

2. 挨拶はビジネスネームで。 電話をかけてきた人は、自分が正しい会社にたどり着いたこと、そして電話をかけ間違えていないことを知ることができます。

3. 挨拶は簡潔に。 あなたの会社名が特別に長い場合や、あなたが使いたいタグラインがある場合は、両方とも使わないでください。 電話に出る目的は、相手がなぜあなたの会社に電話をかけてきたのかを聞き、あなたがどのように相手を助けることができるのかを判断することです。 長い挨拶は、不器用で台本通りに聞こえ、電話をかけてきた人が話したいと思っているスペースを侵害してしまいます。

4.一貫性を保つ。 どのように電話に出ようとも、それをブランディングの一部とし、毎回同じであることを確認します。

5． 注意深く、的確に。 電話をかけてきた相手の話をよく聞き、細心の注意を払うこと。

6. はっきりと話すこと。 これは、回線が悪く、歪みがある場合には特に重要です。

7. 呼び出し音3回以内に応答しましょう。

8. 常にバックアッププランを用意しておく。 呼び出し音3回以内に応答できない場合は、電話に出るための代替手段を用意しておくことが重要です。 ミーティング、アポイントメント、家族との時間、あるいは真夜中の電話など、すべての潜在的な顧客を取り込むためには、効果的なソリューションが必要です。 ボイスメールはプロフェッショナルなものでなければなりません。 例えば、お気に入りの音楽を録音したものや、プロバイダーから標準で提供されている携帯電話のグリーティングではなく）電話をかけてきた人は、自分が正しい人や会社につながっていることを知り、自分のメッセージが届いていることを確信する必要があります。 ご自身で分かりやすい挨拶を録音するか、OfficeHQにボイスメールアカウントを手配してもらいましょう。 さらには、自分が電話に出られないときには、バーチャルな受付嬢を雇ってみてはいかがでしょうか。

9.

9. 「行く」と言った電話には必ず出る。

9.電話をかけ直すと言ったら、その通りにしましょう。 たとえ正しい情報をまだ持っていなくても、クライアントに電話して、まだ答えられないと伝えましょう。 そうすることで、お客様が大切にされていること、重要視されていること、あなたがお客様のことを考えていることが伝わります。 また、携帯電話が普及していない人の中には、自宅で電話を待っている人もいることを忘れないでください。

10. 電話での会話を楽しもう

もし、あなたのビジネス・クライアントが電話であなたに連絡してきたら、それを楽しんでください。

もしあなたのビジネスクライアントが電話で連絡してきたら、それを楽しんでください。あなたのビジネスを継続させ、友人にあなたのことを伝えてくれる人たちであり、幸せな顧客に勝るマーケティングツールはありません！

Kate Thomson