Jory MacKay op 20 maart, 2020

• Twitter icoon
• Facebook icoon
• LinkedIn icoon
• Xing icoon

Wat is de nummer één factor die beïnvloedt of je project een succes of een flop wordt? We zouden graag zeggen dat het ligt aan de projectmanagementtool die u gebruikt, maar de waarheid is dat het iets anders is: communicatie. Daarom is een effectief communicatieplan zo belangrijk.

U zou niet zomaar in een project duiken zonder duidelijk de scope, resources en tijdlijn te definiëren. Dus waarom zou je zomaar e-mails en berichten versturen zonder te weten hoe, wanneer en waarom je ze verstuurt?

Net als de andere processen en documenten die ervoor zorgen dat je project op koers blijft, zorgt een communicatieplan ervoor dat iedereen weet wat er is afgesproken en wat er van hem of haar wordt verwacht gedurende de levenscyclus van het project.

Maar in tegenstelling tot een Scope of Work of Project Proposal, neemt niet iedereen de tijd om een communicatieplan op te stellen aan het begin van een project. Misschien denkt u dat het te veel werk is voor de grootte van uw team. Of dat uw team al weet hoe het moet communiceren. Maar waarom zou u het aan het toeval overlaten? Een goede projectmanager kent de werkelijke risico’s van miscommunicatie en plant dienovereenkomstig.

In deze gids doorlopen we een eenvoudig proces voor het maken van een communicatieplan en geven we sjablonen en voorbeelden die u met uw eigen team kunt gebruiken.

Wat is een communicatieplan? En waarom heb je er een nodig?

Communicatie is een vreemd beestje. We kunnen allemaal lezen en schrijven, maar toch worden onze woorden verkeerd geïnterpreteerd, feedback wordt genegeerd en je eindigt met een heleboel “Oh, ik dacht dat je X bedoelde!”

Niet alleen dat, maar het vinden van de juiste cadans van communicatie kan aanvoelen als een Goudlokje-situatie. Te weinig en je team en stakeholders raken in de war over prioriteiten en voortgang.

Een communicatieplan zorgt ervoor dat uw frequentie, type en niveau van communicatie precies goed zijn.

Voorkom dat u zich als een goudlokje voelt. Een communicatieplan zorgt ervoor dat uw frequentie, type en niveau van communicatie precies goed zijn.

Denk aan een communicatieplan als een routekaart voor projectstakeholders. Het geeft aan welke informatie moet worden gecommuniceerd, aan wie die informatie moet worden gegeven, op welke termijn de informatie moet worden geleverd en welke communicatiekanalen daarvoor worden gebruikt.

Wanneer een communicatieplan goed wordt uitgevoerd, biedt het optimale duidelijkheid en dient het als een instrument dat duidelijke doelstellingen formuleert voordat een project begint.

Wat moet een communicatieplan bevatten?

Projectcommunicatie is tweerichtingsverkeer. En net zoals u met belanghebbenden samenwerkt om verwachtingen te scheppen over wat er wordt gebouwd, moet u ook verwachtingen scheppen over hoe mijlpalen, problemen, updates en kritieke informatie gedurende het project zullen worden gecommuniceerd. Dit is letterlijk een manier om het hele team op één lijn te krijgen!

Op hoog niveau moet een communicatieplan het volgende bevatten:

• Doel en aanpak. Zie dit als een duidelijke samenvatting van het hele communicatieplan – waarom het er is, welke aanpak je gaat volgen, en hoe het aansluit op de rest van het project.
• Doelen en doelstellingen. Hier ga je dieper in op de verwachtingen en wat je van plan bent te bereiken.
• Informatie over de stakeholders. Leg duidelijk vast met wie gedurende het project moet worden gecommuniceerd, welk type informatie zij willen ontvangen (en met welke frequentie), en welke communicatiemethode hun voorkeur heeft.
• Hulpmiddelen. Dit is waar je antwoordt hoe je gaat communiceren met iedereen op verschillende mijlpalen of belangrijke momenten. Bijvoorbeeld, samenvattingen van vergaderingen, formele presentaties, en aangepaste project dashboards zijn allemaal opties.
• Een high-level schets van de interne project communicatiemethoden. Hoewel een communicatieplan meestal betrekking heeft op mensen buiten je kernteam, is het toch een goede gelegenheid om de methoden te schetsen die je zult gebruiken voor de dagelijkse communicatie.

Hier volgt een voorbeeld.

Stel dat je twee teams hebt die beide werken aan een website-redesign voor een externe klant. Het ene team heeft een communicatieplan, het andere niet. Stel dat de klant een oude vriend is van de CEO van je bedrijf.

Je stuurt je laatste ontwerp op en er klopt iets niet. Je ontwerper heeft de merkboeken door elkaar gehaald en je hebt uiteindelijk hun oude bedrijfslogo gebruikt!

Voor het team zonder communicatieplan weet de klant niet wanneer, hoe, en aan wie hij feedback moet geven. Dus bellen ze hun oude vriend en… je weet wel hoe dat afloopt.

Het team met een communicatieplan daarentegen heeft een duidelijk plan over wanneer feedback wordt verwacht, in welke vorm, en wanneer een reactie de deur uit gaat. De klant heeft geen onzekerheid dat de kwestie zal worden behandeld, dus het is niet nodig om over de schreef te gaan.

Er zijn weinig dingen waar klanten meer van houden dan een goed gedefinieerd communicatieplan met duidelijk vastgestelde paden naar succes.

Eenduidige communicatie en communicatieplannen zijn essentieel voor het succes van een project. Maar meer dan alleen een manier om uw project op de rails te houden en uw systeem van updates te verduidelijken, heeft een projectcommunicatieplan nog andere belangrijke voordelen, waaronder:

Houdt u en uw stakeholders op één lijn over de doelen van het project

Een communicatieplan begint met het grote geheel en wordt vervolgens verfijnd tot specifieke doelen.

Dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat zowel de bredere visie als de meer micro-doelstellingen worden gedeeld. Bovendien kunt u regelmatige intervallen inplannen voor feedback, wat helpt om ervoor te zorgen dat iedereen op het juiste spoor blijft en blij is met de vooruitgang die wordt geboekt.

Helpt bij het creëren van transparantie en het verkrijgen van stakeholder buy-in

Door elk stukje feedback en elk belangrijk punt van communicatie in kaart te brengen, zorgt u ervoor dat elke aandeelhouder zijn duidelijk gedefinieerde rol begrijpt en hoe hij deel uitmaakt van het grotere project. Zoals projectmanagementdeskundige Moira Alexander schrijft:

“Zonder volledige buy-in van teamleden, sponsors en andere belanghebbenden, kunnen projecten soepel lijken te verlopen en dan plotseling een scherpe wending nemen, waardoor de uiteindelijke resultaten en klanttevredenheid in gevaar komen.”

Om dat te voorkomen, moet je alles in kaart brengen – van het bepalen van motivaties en het managen van bijdragen tot het vragen van feedback.

Bouwt betere relaties met klanten of externe bureaus

Er zijn maar weinig dingen waar klanten meer van houden dan een goed gedefinieerd plan met duidelijk vastgestelde paden naar succes.

Door een communicatieplan te maken, belooft u de klant of externe bureaus niet alleen een resultaat, maar laat u ze ook actief zien hoe u daar gaat komen.

Veel van de meest gemaakte fouten door projectmanagers zijn gerelateerd aan communicatie: Niet vooraf duidelijke doelen stellen, grote projecten niet opsplitsen in kleinere en duidelijk toegewezen taken, niet regelmatig feedback geven.

Al deze problemen lijken misschien binnen het team te kunnen worden opgelost, maar een slecht gemanaged project zal onvermijdelijk doorsijpelen naar de klant, misschien hun geduld op de proef stellen of zelfs hun indrukken onherroepelijk veranderen.

Een 3-stappen proces voor het maken van een communicatieplan dat u niet in de steek laat

Elk project is anders en dus zijn uw communicatie-eisen dat ook. Een groot, complex project met meerdere teams kan een strak gestructureerd communicatieplan nodig hebben. Voor kleinere projecten of sprints met slechts enkele belanghebbenden is minder structuur en informatie nodig.

Het mooie van een projectcommunicatieplan is dat het volledig aanpasbaar is. Maar ongeacht de grootte of complexiteit van uw project, het is belangrijk om uw communicatieplan duidelijk te definiëren voordat u aan de slag gaat.

Het volgende 3-stappen proces geeft u een kader voor het maken van een communicatieplan voor elk project.

Stel uw communicatiedoelen en -eisen vast

Om uw communicatieplan te kunnen starten, moet u het project holistisch bekijken en alle belangrijke informatieve stappen in kaart brengen.

Denk na over het soort communicatie dat een project als dit vooruit kan helpen, wie die communicatie moet verzenden en ontvangen, en hoe die overdracht zal verlopen. Hoe kan uw projectmanagementtool (zoals Planio) worden gebruikt om de communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen?

Dit soort plan stimuleert belanghebbenden vaak om op een nieuwe en nuttige manier over het project na te denken. Als je bijvoorbeeld als projectmanager een nieuwe website gaat lanceren, heb je waarschijnlijk al nagedacht over benchmarks en deliverables als het gaat om ontwerp, ontwikkeling en copywriting. Maar hoe zit het met het tijdschema en de methoden voor communicatie met andere belanghebbenden?

Volgens een schatting wordt tot 90 procent van de tijd in een project besteed aan communicatie door de projectmanager. Het is dus belangrijk om het zowel goed te doen als zo efficiënt mogelijk!

Dit begint met het identificeren van de 5W’s en 1H van je project:

• Met wie moet er worden gecommuniceerd?
• Wat moet er met hen worden gecommuniceerd?
• Wanneer moet dit worden gecommuniceerd?
• Waar moet dit worden gecommuniceerd?
• Waarom is het essentieel voor het succes van het project om dit aan hen te communiceren?
• Hoe gaat dit worden gecommuniceerd? Is hun voorkeursmethode voor het krijgen van updates e-mail, telefoon, persoonlijk, video, of iets anders?

Tot 90 procent van de projecttijd wordt besteed aan communicatie door de projectmanager. Zorg er dus voor dat het geen verspilde tijd is.

Communicatie kan lastig zijn, dus naast het beantwoorden van de 5W’s en 1H, moet je ook rekening houden met je werkomgeving en eventuele culturele factoren die van invloed kunnen zijn op hoe je met bepaalde stakeholders communiceert.

Zorg ervoor dat je nadenkt over:

• Normen en beleid (inclusief personeelsprotocollen) waaraan het project moet voldoen
• Reeds bestaande projectmanagementprocessen
• Culturele normen of problemen met communicatie
• Projectmanagementsoftware die communicatiehulpmiddelen biedt
• Organisatiecultuur en -structuur (d.w.z., hoe dit project past in bestaande en gevestigde kaders)

Verzamel stakeholderinformatie en communicatievoorkeuren

Hiermee is het tijd om de grootste vraag te beantwoorden: Wie moet er op de hoogte zijn van de voortgang van je project?

In dit stadium moet je niet alleen nadenken over wat je communiceert, maar ook over hoe je het communiceert. Wat zijn de meest effectieve manieren om informatie te verspreiden, welke communicatieprotocollen zijn er al, en welke hulpmiddelen kunnen dit proces soepeler laten verlopen?

In een werkomgeving kan de communicatie uiteenlopen van informele gesprekken in de gang of een biertje na het werk tot formele bedrijfspresentaties en jaarverslagen. Er zijn ook bedrijfsbrede projectmanagementsystemen, zoals Planio, met tools die zijn ontworpen om het hele team op één lijn te houden of om informatie te beperken voor het handjevol belanghebbenden dat op de hoogte moet blijven – vooral in het geval van gevoelige informatie.

En hier is nog iets om rekening mee te houden: Geen twee stakeholders zijn hetzelfde, dus houd daar rekening mee bij het samenstellen van uw communicatieplan.

Hier zijn enkele andere dingen die u zou kunnen overwegen als het gaat om het beheren van de communicatie met stakeholders:

• Hoe urgent is de informatie, en heb ik een snelle reactie nodig?
• Vereist het project specifieke technologische oplossingen, en moet daar rekening mee worden gehouden in de communicatie?
• Zijn alle onderdelen aanwezig om het communicatieplan te faciliteren, of is er extra training of personeel nodig?
• Zijn de teamleden voor projecten op langere termijn alert op updates in relevante technologie die in het communicatieplan kunnen worden geïmplementeerd?
• Denk na over de structuur van uw team en hun specifieke communicatiebehoeften – een virtueel team zal bijvoorbeeld anders werken en andere eisen stellen dan een groep collega’s die aan kubussen zitten

Overweeg om uw stakeholders (vooral op het hoogste niveau) en hun specifieke communicatiebehoeften op te splitsen in een schema dat er als volgt uitziet:

Om deze informatie up-to-date en beschikbaar te houden voor iedereen die het nodig heeft, kunt u uw communicatieplan maken in een tool als Planio.

De interne communicatietools van Planio helpen om al uw projectkennis en documenten georganiseerd te houden. U kunt bijvoorbeeld aangepaste velden maken voor tickets voor stakeholdercommunicatie en onderwerpen opnemen zoals:

• Contactinformatie stakeholders
• Mijlpalen communicatie
• Bijwerken sjablonen

De aangepaste velden kunnen worden ingesteld als doorzoekbaar, worden gebruikt als filters en als basis voor het groeperen van uw tickets. Op deze manier kunt u een issue lijst maken, die u precies vertelt wanneer en waarom u contact op moet nemen met uw stakeholders, zodat u er zeker van bent dat alles beschikbaar en klaar is als het moment daar is.

Het gebruik van project management software is een geweldige manier om de communicatie te organiseren en te vergemakkelijken, en ook om het proces zo transparant en geconsolideerd mogelijk te maken.

Stel uw vaste communicatietypes en -schema’s vast

Een communicatieplan schetst niet alleen hoe u met externe groepen en belanghebbenden communiceert, maar ook binnen uw team. Maar dan blijven er nog een heleboel opties over (vooral als je een team op afstand aanstuurt).

Hier volgen een aantal standaard communicatievormen die voor verschillende aspecten van uw project kunnen werken:

• Wekelijkse telefonische check-ins
• Wekelijkse e-mailrapporten
• Belangrijke mijlpaalvergaderingen
• Dagelijkse e-mails
• Jaarrapporten (en bijbehorende presentaties)

Voor elk van deze communicatietypes moet uw communicatieplan specificeren wat ze zullen omvatten en wie er verantwoordelijk voor is.

Om alles zo overzichtelijk mogelijk te houden, kunt u overwegen een tabel met vereiste communicatie bij te houden, zoals deze hier:

Ook dit is een uitstekende gelegenheid om Planio te gebruiken. Door terugkerende taken voor deze communicatietypes te maken, kunt u deadlines en herinneringen instellen, rollen en verantwoordelijkheden toewijzen, workflows instellen en een sjabloon gebruiken om precies te definiëren wat er moet worden gecommuniceerd.

Door het plan op te splitsen in gemakkelijk verteerbare onderdelen, kunt u ervoor zorgen dat elk onderdeel op tijd wordt afgevinkt, door de verantwoordelijke teamleden.

6 best practices voor het gebruik van uw communicatieplan

Laten we het even samenvatten. In een notendop bevat een communicatieplan je projectdoelen en -behoeften, informatie over de stakeholders (inclusief de 5 W’s en 1 H), en een schema voor regelmatige, teambrede communicatie.

Hoewel dat genoeg zou moeten zijn om je op weg te helpen, zijn er een paar belangrijke verschillen die dit document echt nuttig maken:

1. Streef naar duidelijkheid en blijf niet steken in de details. Er is een verschil tussen details en kleinigheden. Laat je niet vastpinnen op overdaad aan details in je communicatieplan, tenzij het bijdraagt aan de duidelijkheid.
2. Standaardiseer je communicatieproces. Om dit proces te laten beklijven, zult u moeten erkennen dat het gepaard zal gaan met vallen en opstaan. Door een sjabloon te ontwikkelen, creëer je een pad om te verbeteren, vooruit te komen en het proces te verankeren voor toekomstige projecten.
3. Gebruik agenda’s, sjablonen en regels voor vergaderingen. Het is van cruciaal belang om dit proces te beheren en alle hulpmiddelen te gebruiken die u tot uw beschikking hebt, inclusief agenda’s en sjablonen. En alleen omdat er een vergadering in uw communicatieplan staat, betekent niet dat u die vergadering van de rails moet laten lopen.
4. Weet wie verantwoordelijk is voor welke communicatie. Goed projectmanagement vereist de juiste toewijzing van rollen. Er mag geen verwarring bestaan over wat er van elk teamlid wordt verlangd, inclusief hun rol in het communicatieplan.
5. Begrijp uw communicatiecultuur. Elke werkplek heeft een andere manier van werken, dus zorg ervoor dat uw communicatieplan past bij – of een verbetering vormt van – de bestaande cultuur. Vraag welke kaders er al zijn om u te helpen slagen, welke nieuwe projectmanagementnormen u kunt implementeren om ieders leven gemakkelijker te maken.
6. Werk uw communicatieplan bij gedurende de levenscyclus van het project. Uw communicatieplan zal het resultaat zijn van een doordacht proces dat rekening houdt met een enorm aantal variabelen. Maar dat betekent niet dat het niet zal veranderen. Zorg ervoor dat u in uw plan de mogelijkheid opneemt om feedback te verzamelen en het plan gaandeweg aan te passen.

Uw communicatieplan is een blauwdruk voor projectsucces

Als het er echt op aankomt, is communicatie echt het “levensbloed” van elk project. Als u niet van tevoren een manier vaststelt om informatie te delen, bent u kwetsbaar voor een aantal veel voorkomende valkuilen.

Volg deze stappen en gebruik het communicatieplansjabloon dat we u hebben gegeven om uw project op de rails te houden en belanghebbenden tevreden te stellen.