Het schrijven van een goed persbericht over je verhaal is slechts de helft van de strijd. Het gepubliceerd krijgen is net zo moeilijk, zo niet moeilijker. Weten hoe je journalisten op de juiste manier moet pitchen (d.w.z. een e-mail over je persbericht naar ze moet sturen) is cruciaal om je nieuws door de media te laten verspreiden.
Inhoudsopgave
- Controleer dubbel of je persbericht correct is geschreven
- Wie stuur je je persbericht naartoe?
- Wanneer moet je je persbericht versturen?
- Wat moet er in je persbericht e-mail staan?
- Een voorbeeld van een persbericht e-mail
- Hoe moet je je persbericht e-mail opvolgen?
- Conclusie
Controleer dubbel of je persbericht correct is geschreven
Het heeft geen zin om te proberen de beste manier te vinden om journalisten je persbericht te e-mailen als er iets fundamenteel mis is met de manier waarop het is geschreven.
Structuur van het persbericht
Zorg ervoor dat je persbericht de juiste structuur volgt:
- Kop: een voorproefje van wat je kunt verwachten.
- Lead: een kort overzicht van het verhaal, inclusief antwoorden op de vragen: Wie? Wat? Wanneer? Waarom? Met welk effect?
- Body: een toelichting op de eerder in de lead gegeven informatie, beginnend bij de meest nieuwswaardige info tot andere, minder belangrijke, achtergrondinfo.
- Dateline: om te bevestigen dat je de meest actuele informatie geeft.
- Bedrijfsinfo: een korte alinea over uw bedrijf om journalisten te helpen de aard van het bedrijf te begrijpen en het schrijven erover te vergemakkelijken.
- Mediacontactinformatie: contactgegevens van de auteur of het bedrijf/bureau.
Zorg ervoor dat uw onderwerp daadwerkelijk nieuwswaardig is
Dit is iets dat vaak over het hoofd wordt gezien. Als u bedrijfsnieuws heeft waar u enthousiast over bent, hoeft dat nog niet te betekenen dat iedereen dat ook is, of in ieder geval in dezelfde mate.
Als u een journalist over uw verhaal wilt laten schrijven, is het de moeite waard uzelf deze twee vragen te stellen:
- Is mijn nieuws daadwerkelijk nieuwswaardig?
- Wordt mijn nieuws op een spannende manier gepresenteerd waardoor mensen geïnteresseerd raken?
Als dat niet zo is, is het misschien de moeite waard om te wachten tot je iets hebt dat wel nieuwswaardig is, anders kun je een slechte eerste indruk maken bij de mediacontacten aan wie je je persbericht stuurt.
Ondersteun uw verhaal bovendien met rich media, zoals foto’s en video’s, om uw nieuws aantrekkelijker te maken.
Note: als u gebruik maakt van een “wire” type persbericht distributieservice, kan het toevoegen van afbeeldingen extra kosten met zich meebrengen.
Grammaticale fouten en typefouten
Zelfs als uw persbericht alles bevat wat het zou moeten bevatten, kan een typefout – of erger nog een grote grammaticale fout – de betrouwbaarheid van u en uw nieuws ernstig schaden.
Double-check je persbericht met een grammar-checker zoals Grammarly, of vraag iemand uit je team die je vertrouwt om er nog eens naar te kijken.
Wie stuur je je persbericht?
Theoretisch ligt dit voor de hand, maar in de praktijk krijg je de indruk dat sommige PR-bedrijven willekeurig briefjes sturen zonder enig plan of overweging.
Het feit dat een journalist op uw lijst met mediacontacten staat, betekent niet dat u alles naar hem of haar moet sturen.
Alleen branchegerelateerde informatie moet naar redacties worden gestuurd die bepaalde branchegerelateerde onderwerpen behandelen, terwijl de informatie die betrekking heeft op een stad of regio naar lokale redacties moet worden gestuurd.
In de media hebben individuele journalisten hun eigen specialisaties (aangeduid als een “beat”). In plaats van uw persbericht naar het algemene e-mailadres van een nieuwsuiting te sturen, kunt u het het beste richten aan de persoon die het meest geïnteresseerd is in het onderwerp waarover u schrijft.
Wat als uw lijst met relevante mediacontacten die daadwerkelijk geïnteresseerd zouden kunnen zijn in uw verhaal ontbreekt – of nog erger – leeg is?
Met de mediadatabase van Prowly kunt u relevante mediacontacten vinden, uit een database met meer dan 1 miljoen journalisten & media-influencers.
Het heeft gratis zoektoegang voor 7 dagen, zodat u het zelf kunt uitproberen en zien of het de moeite waard is om ervoor te betalen.
Wanneer moet u uw persbericht versturen?
Als u een persbericht schrijft over een evenement of een productlancering, denk er dan aan om uw persbericht vroeg genoeg bij de media in te dienen, zodat u tijd hebt om berichtgeving te krijgen vóór uw evenement of productlancering. Houd rekening met zaken als wanneer de kaartverkoop afloopt en stem je persbericht daarop af.
Het is ook belangrijk wanneer journalisten je persbericht per e-mail ontvangen. Onlangs hebben we met Prowly meer dan 55470 persberichten geanalyseerd die in 2018 en 2019 zijn verstuurd en gekeken wanneer respondenten deze hebben geopend.
De beste dag om een persbericht te versturen
Je denkt waarschijnlijk aan maandag, wanneer iedereen zich fris en ontspannen voelt na het weekend.
De beste dag om een persbericht te versturen is op donderdag, wanneer de gemiddelde open rate naar meer dan 26% springt! De slechtste dagen zijn woensdag en vrijdag, wanneer zelfs 85% van je e-mails in de inbox van de journalisten verdwijnt.
Welke uren zijn het beste om een persbericht te versturen?
De beste tijd om een persbericht te versturen is tussen 10 uur ’s ochtends en 2 uur ’s middags – dit is wanneer redacteuren ongeveer een derde van alle e-mails die ze hebben ontvangen openen.
Ochtends vroeg is minder effectief: open rates dalen tot 20,5% tussen 6 en 10 uur ’s ochtends. Als je toch voor de vroege ochtend kiest, raden we je aan in ieder geval te wachten tot een uur of 8, 9.
Wat moet er in je persbericht email staan?
Er zijn verschillende benaderingen voor het opstellen van een pr-pitch. Sinds ik mijn PR-carrière ben begonnen, heb ik tientallen verschillende soorten e-mails gezien: van boordevol tekst tot bijna leeg, met alleen een voettekst en een persbericht als bijlage. Welk formaat je ook kiest, een pr-pitch e-mail moet altijd net genoeg informatie geven om de ontvanger te boeien.
3 manieren om een persbericht e-mail te schrijven
Hier zijn drie eenvoudige manieren om pr-pitches te schrijven die je zou moeten uitproberen als je click rate te laag is en je streeft naar meer media-aanwezigheid.
1.) De korte & beknopte methode
Beschijnbaar de makkelijkste, maar vaak ook de meest tijdrovende-om je e-mail authentiek te laten lijken, mag deze nooit gebaseerd zijn op de gekopieerde & geplakte delen van je persbericht.
Je moet je e-mail vanuit het niets schrijven, alle belangrijke informatie opnemen (Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe?) en 1-2 citaten uit het persbericht gebruiken (indien mogelijk).
Zo’n e-mail is in feite een verkort persbericht, waardoor redacteuren direct na het lezen van de e-mail aan de slag kunnen met het nieuwsbericht.
2.) De bullet-methode
Enige tijd geleden hebben we onze collega-redacteuren gevraagd naar hun favoriete formaten van e-mail pitches die ze van PR-mensen krijgen. Een van de PR Week (UK editie) redacteuren zei dat wat voor hem het beste werkt een kort bericht is met drie tot vier bullet points waarin de belangrijkste details van het nieuws worden gepresenteerd.
Reden? Een dergelijke hoeveelheid ruimte is genoeg voor hem om te beslissen of hij het verhaal wil publiceren of niet; als je niet in staat bent om een journalist met behulp van zo’n korte vorm aan je te binden, is de kans groot dat ze niet geïnteresseerd zijn in het lezen van het hele persbericht.
Ik geef toe dat als ik de keuze had, ik graag al mijn e-mails op een soortgelijke manier geschreven zou ontvangen. Het is misschien niet gemakkelijk en snel, maar het is soms de moeite waard om te proberen zelfs je grootste aankondiging op te schrijven in de vorm van een drie-bulletjes-lijst.
3.) De alles-in-één methode
Het is goed om deze methode te proberen, vooral als uw recente click rate nogal teleurstellend is en u er zeker van wilt zijn dat uw mediacontacten het hele nieuws hebben gelezen.
Het hoofdgedeelte van de e-mailbody moet een of twee alinea’s bevatten met het zogenaamde “vlees”-de essentie; de belangrijkste details en info die de aandacht van de journalisten moeten trekken. Plak vervolgens, na je standaard-e-mail-einde (“Groeten, John Smith”), de tekst van je persbericht in een duidelijk afgescheiden gedeelte.
Op deze manier zien de meeste redacteuren die je e-mail openen ook het volledige verhaal (handig als je niet kunt meten hoeveel mensen het bijgevoegde/linkmateriaal hebben geopend).
Maak je onderwerpregel belangrijk
De onderwerpregel van je e-mail is vaak je eerste contactpunt met journalisten en zet de toon voor alles wat volgt. Het schrijven van een goede onderwerpregel is net zo belangrijk als wat er in je eigenlijke bericht staat.
Een paar dingen om te overwegen:
- Maak hem niet te lang: houd hem onder de 60-80 tekens of 8-10 woorden
- Doe niet te veel moeite om je onderwerpregel geestig te maken: direct en specifiek zijn kan goed zijn
- Wees op uw hoede voor spamfilters: overmatig gebruik van interpunctie, hoofdletters of click-bait woorden kan betekenen dat uw e-mail in de spam-map belandt
- Menuemediabestanden vermelden als u ze hebt opgenomen: “Video toont …” of “zie hoe …” zijn allemaal geweldige manieren om uw onderwerpregel te beginnen en interesse te wekken in wat er in zit
Zie meer: Media Pitch Subject Lines – Best Practices & Voorbeelden
Vermijd het toevoegen van bijlagen aan uw persbericht e-mail
Journalisten krijgen elke dag een ton aan persberichten. Hun arme inboxen hebben meestal te weinig ruimte, dus het is een goed idee om de bijlagen te dumpen.
Als je een PR outreach tool zoals Prowly gebruikt, is het proces een stuk eenvoudiger. Het enige wat je hoeft te doen is een link naar je persbericht in de newsroom van je bedrijf te plaatsen, een plek waar je al je nieuws en persberichten bewaart.
Als je de URL volgt, vindt de journalist je persbericht samen met alle foto’s, video’s, social media conversaties en andere rich media die je hebt toegevoegd. Bekijk het voorbeeld hieronder.
Expressbericht e-mail voorbeeld
Hier een voorbeeld van een persbericht e-mail verzonden naar journalisten van Prowly, het verspreiden van het nieuws over een interne promotie van onze CMO. Als je goed kijkt, zul je zien dat het is geschreven met behulp van de bullet-methode hierboven vermeld.
Hieronder ziet u hetzelfde e-mailvoorbeeld van hierboven, bekeken vanuit Prowly, een tool die u helpt relevante mediacontacten te vinden en ze effectief te pitchen om persaandacht te krijgen.
Door je persbericht via een externe link als bijlage toe te voegen, blijft je e-mail licht, en je boodschap kort en bondig.
Hoe volg je je e-mail met persberichten op?
Een van de minder leuke onderdelen van het pitchen naar journalisten is de gevreesde follow up. Er zijn een paar dagen verstreken en de journalist heeft nog steeds niet gereageerd.
Je kunt de krekels bijna horen tsjirpen.
Hebben ze mijn persbericht gelezen? Hebben ze mijn e-mail geopend? Hebben ze mijn e-mail wel ontvangen?
Hoewel het mogelijk is dat de journalist gewoon niet van plan is je verhaal te verslaan, is het belangrijk te onthouden dat journalisten het nu eenmaal druk hebben.
Een veilige manier om een follow-up te doen is een paar dagen te wachten en ze nog een e-mail te sturen met de vraag of ze je verhaal hebben ontvangen.
Volg op door te weten of ze je e-mail hebben gelezen
De beste manier (en minder stressvol) is echter om een PR outreach tool te gebruiken voor het versturen van persberichten en het beheren van je relaties met mediacontacten.
Je kunt individuele e-mailstatistieken bekijken voor elke journalist aan wie je je persbericht hebt gestuurd, inclusief open rates (wie heeft je e-mail geopend), click rates (wie heeft je persbericht bekeken), en bounce rates (wat aangeeft dat er een probleem was met hun inbox).
Dit maakt het follow-upproces een stuk eenvoudiger, omdat je weet hoe je de journalist moet benaderen als je weet of ze je e-mail zelfs maar hebben geopend.
Conclusie: hoe verstuur je een persbericht e-mail naar journalisten
Als je het helemaal tot hier hebt gehaald, gefeliciteerd! Je zou nu de basis moeten kennen van het versturen van een persbericht naar journalisten. Volg, kort samengevat, deze 5 stappen:
- Zorg ervoor dat je persbericht nieuwswaardig en foutloos is
- Zoek uit welke journalisten geïnteresseerd zullen zijn in je verhaal en zoek hun contactgegevens
- Verstuur je persbericht op het juiste moment om de kans te vergroten dat het wordt opgemerkt
- Schrijf je persbericht e-mail: maak het aandachttrekkend, kort & eenvoudig (en zonder zware bijlagen!
- Volg op indien nodig