—
Niet iedereen is even goed aan de telefoon. Sterker nog, veel mensen vermijden het beantwoorden van telefoongesprekken volledig, vooral wanneer het inkomende gesprek afkomstig is van een onbekend nummer.
Om een goede eerste indruk voor uw bedrijf te garanderen, moet u ervoor zorgen dat de persoon die de telefoon opneemt zich op een professionele manier gedraagt. Om u te helpen deze kunst onder de knie te krijgen, delen wij met u ons meest effectieve advies voor het beantwoorden van de telefoon.
OfficeHQ’s Top 10 Tips voor het beantwoorden van de telefoon als een pro:
1. Glimlach. We kunnen dit niet genoeg aanbevelen – je kunt het geluk door de telefoonlijn horen stralen.
2. Begroet met uw bedrijfsnaam. Bellers weten dan dat ze bij het juiste bedrijf zijn en niet verkeerd hebben gebeld. Als u een eigen merk bent, neem dan op met uw eigen naam.
3. Houd uw begroeting kort. Als uw bedrijfsnaam uitzonderlijk lang is of als er een slogan is die u graag gebruikt, gebruik die dan niet allebei. Het doel van de begroeting is om te horen waarom de beller naar uw bedrijf belt en hoe u hem kunt helpen. Lange begroetingen kunnen onhandig en geënsceneerd klinken en inbreuk maken op de ruimte waar uw beller wil spreken. Luister goed naar de beller.
4. Wees consistent. Hoe uw telefoon wordt opgenomen, maak dat deel uit van uw branding en zorg ervoor dat het elke keer hetzelfde is. Zorg er ook voor dat alle medewerkers bekend zijn met de door u gewenste manier van antwoorden.
5. Wees alert en ter zake. Luister naar wat uw beller te zeggen heeft en geef hem uw volledige aandacht. Herhaal namen, telefoonnummers en e-mailspellingen om er zeker van te zijn dat ze correct zijn en dat u weer contact kunt maken.
6. Spreek duidelijk. Dit is vooral belangrijk als de lijn slecht is en er sprake is van vervorming. Door duidelijk te spreken voorkomt u veel herhaling en verspilde tijd aan de telefoon en frustreert u de beller niet.
7. Neem binnen drie keer overgaan op. Dit is een standaard verwachting in het bedrijfsleven en laat zien dat u beschikbaar bent en staat te popelen om meer werk.
8. Heb altijd een back-up plan. Wanneer u niet in staat bent om binnen drie belsignalen op te nemen, is het belangrijk om een alternatieve oplossing te hebben om uw telefoontjes te beantwoorden. Vergaderingen, afspraken, familie tijd of zelfs oproepen in het midden van de nacht vereisen een effectieve oplossing om al uw potentiële klanten op te vangen. Uw voicemail moet professioneel zijn! (d.w.z. niet een opname van uw favoriete muzieknummer of zelfs de standaard mobiele begroeting die standaard door uw provider wordt geleverd) Uw bellers moeten weten dat ze de juiste persoon of het juiste bedrijf hebben bereikt en erop kunnen vertrouwen dat hun bericht is ontvangen. Neem zelf een duidelijke begroeting op of vraag OfficeHQ om een voicemail account voor u te regelen. Nog beter, waarom neemt u geen virtuele receptioniste om de telefoon te beantwoorden als u er niet bent? OfficeHQ biedt live receptionistes 24×7 elke dag (en nacht!) van het jaar.
9. Beantwoord telefoontjes wanneer je zegt dat je dat gaat doen. Als je zegt dat je gaat terugbellen, doe het dan ook. Zelfs als u nog niet over de juiste informatie beschikt – bel uw klant gewoon om te zeggen dat u nog geen antwoord hebt. Dit laat hen zien dat ze gewaardeerd worden, belangrijk zijn en dat je aan hen denkt. Vergeet ook niet dat sommige van uw bellers die nog geen mobiele technologie hebben omarmd, thuis op uw telefoontje kunnen wachten. Houd die ouderwetse etiquette in ere.
10. Geniet van het spreken aan de telefoon! We zijn gezegend met een overvloed aan effectieve communicatiemiddelen, die ons niet alleen een 24×7 internationaal publiek geven en ons allemaal de klok rond bezig houden, maar ook betekenen dat we altijd met elkaar in contact kunnen zijn.
Als een van uw zakelijke klanten contact met u opneemt via de telefoon, geniet er dan van. Dit zijn de mensen die u in het bedrijf houden en hun vrienden over u vertellen en er is geen betere marketing tool dan tevreden klanten!
Kate Thomson