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Nada toda a gente é óptima ao telefone. De facto, muitas pessoas evitam responder inteiramente a chamadas telefónicas, especialmente quando a chamada recebida é de um número desconhecido.

Para garantir uma grande primeira impressão para o seu negócio, deve assegurar-se de que a pessoa que atende o telefone se comporta de forma profissional. Para o ajudar a dominar a arte, partilhamos consigo os nossos conselhos de atendimento telefónico mais eficazes.

OfficeHQ’s Top 10 Tips for answering the phone like a pro:

1. Sorria. Não podemos recomendar isto o suficiente – pode ouvir a felicidade irradiar pela linha telefónica.

2. Cumprimente com o seu nome comercial. Os interlocutores saberão que chegaram à empresa correcta e que não se enganaram ao telefonar. Se é a sua própria marca, responda usando o seu próprio nome.

3. Mantenha a sua saudação rápida. Se o nome da sua empresa for excepcionalmente longo ou se houver uma tag line que gosta de usar, não use ambos. O objectivo de responder é ouvir porque é que este interlocutor telefona para a sua empresa e determinar como pode ajudá-los. Saudações longas podem soar desajeitadas e com uma escrita e invadir o espaço onde o seu interlocutor quer falar. Esteja atento a ouvir a pessoa que telefona.

4. Seja consistente. Contudo, o seu telefone é atendido, faça essa parte da sua marca e certifique-se de que é sempre a mesma. Certifique-se de que todos os membros do pessoal também estão familiarizados com o seu estilo de resposta desejado.

5. Esteja alerta e atento. Oiça o que o seu interlocutor tem a dizer e dê-lhes toda a sua atenção. Repita nomes, números de telefone e ortografias de e-mail para garantir que estão correctos e que pode voltar a contactar.

6. Fale claramente. Isto é especialmente importante se a linha for má e houver distorção. Ao falar claramente, elimina muita repetição e perda de tempo ao telefone e evita potencialmente frustrar o seu interlocutor.

7. Responda em três toques. Isto é uma expectativa normal nos negócios e mostra que está disponível e ansioso por mais trabalho.

8. Tenha sempre um plano de reserva. Quando não for capaz de responder em três toques, é importante ter uma solução alternativa para responder às suas chamadas. Reuniões, compromissos, tempo familiar ou mesmo chamadas a meio da noite requerem uma solução eficaz para captar todos os seus potenciais clientes. O seu voicemail deve ser profissional! (ou seja, não uma gravação da sua faixa musical favorita ou mesmo a saudação móvel padrão que é fornecida como padrão pelo seu fornecedor) Os seus interlocutores precisam de saber que chegaram à pessoa ou empresa certa e ter confiança de que a sua mensagem foi recebida. Grave uma saudação clara ou peça ao OfficeHQ para arranjar uma conta de correio de voz para si. Melhor ainda, porque não arranjar uma recepcionista virtual para atender o telefone quando não pode? A OfficeHQ oferece uma recepção ao vivo 24×7 todos os dias (e noites!) do ano.

9. Responda às chamadas quando disser que o vai fazer. Se diz que vai telefonar de volta, então faça-o. Mesmo que ainda não tenha a informação certa – basta telefonar ao seu cliente para dizer que ainda não tem uma resposta. Isto mostra-lhes que eles são valorizados, importantes e que está a pensar neles. Lembre-se também que alguns dos seus interlocutores que ainda não abraçaram a tecnologia móvel podem esperar em casa pela sua chamada. Mantenha viva essa etiqueta antiquada.

10. Aproveite para falar ao telefone! Somos abençoados com uma pletora de meios de comunicação eficazes, que além de nos dar uma audiência internacional 24×7 e nos manter a todos ocupados 24 horas por dia, significa também que podemos estar sempre em contacto uns com os outros.

Se algum dos seus clientes empresariais o contactar por telefone, então aproveite. Estas são as pessoas que o vão manter no negócio e contar aos seus amigos sobre si e não há melhor ferramenta de marketing do que clientes felizes!

Kate Thomson