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Jory MacKay am 20. März, 2020

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Was ist der wichtigste Faktor, der beeinflusst, ob Ihr Projekt ein Erfolg oder ein Blindgänger ist? Wir würden zwar gerne sagen, dass es das Projektmanagement-Tool ist, das Sie verwenden, aber in Wahrheit ist es etwas anderes: Kommunikation. Deshalb ist ein effektiver Kommunikationsplan so wichtig.

Sie würden sich nicht einfach in ein Projekt stürzen, ohne den Umfang, die Ressourcen und den Zeitplan klar zu definieren. Warum sollten Sie also einfach anfangen, E-Mails und Nachrichten zu verschicken, ohne zu wissen, wie, wann und warum Sie sie verschicken?

Wie die anderen Prozesse und Dokumente, die sicherstellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt, stellt ein Kommunikationsplan sicher, dass jeder weiß, was vereinbart wurde und was von ihm während des gesamten Projektlebenszyklus erwartet wird.

Im Gegensatz zu einem Arbeitsumfang oder einem Projektvorschlag nimmt sich jedoch nicht jeder die Zeit, zu Beginn eines Projekts einen Kommunikationsplan zu definieren. Vielleicht denken Sie, dass es zu viel Arbeit für die Größe Ihres Teams ist. Oder dass Ihr Team bereits weiß, wie man kommuniziert. Aber warum sollte man es dem Zufall überlassen? Ein guter Projektmanager kennt die wahren Risiken von Fehlkommunikation und plant entsprechend.

In diesem Leitfaden gehen wir einen einfachen Prozess zur Erstellung eines Kommunikationsplans durch und stellen Vorlagen und Beispiele bereit, die Sie mit Ihrem eigenen Team verwenden können.

Was ist ein Kommunikationsplan? Und warum brauchen Sie einen?

Kommunikation ist ein seltsames Biest. Wir alle können lesen und schreiben, aber unsere Worte werden trotzdem falsch verstanden, Feedback wird ignoriert und am Ende heißt es: „Oh, ich dachte, Sie meinten X!“

Nicht nur das, sondern auch das Finden des richtigen Kommunikationsrhythmus kann sich wie eine Goldlöckchen-Situation anfühlen. Zu wenig und Ihr Team und Ihre Stakeholder sind verwirrt über Prioritäten und Fortschritte. Zu viel und Sie sind plötzlich der König des Mikromanagements.

Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Häufigkeit, Art und Niveau der Kommunikation genau richtig sind.

Verhindern Sie, dass Sie sich wie Goldlöckchen fühlen. Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Häufigkeit, Art und Umfang der Kommunikation genau richtig sind.

Stellen Sie sich einen Kommunikationsplan als eine Art Straßenkarte für die Projektbeteiligten vor. Er schlüsselt auf, welche Art von Informationen kommuniziert werden müssen, wer diese Informationen erhalten soll, in welchem Zeitrahmen die Informationen geliefert werden sollen und welche Kommunikationskanäle dafür genutzt werden.

Wenn er richtig gemacht wird, sorgt ein Kommunikationsplan für optimale Klarheit und dient als Werkzeug, das klare Ziele vor Beginn eines Projekts festlegt.

Was sollte ein Kommunikationsplan beinhalten?

Projektkommunikation ist eine Straße mit zwei Seiten. Genauso wie Sie mit den Stakeholdern zusammenarbeiten, um die Erwartungen an das, was gebaut wird, festzulegen, müssen Sie auch die Erwartungen an die Art und Weise festlegen, wie Meilensteine, Probleme, Aktualisierungen und wichtige Informationen während des Projekts kommuniziert werden. Dies ist buchstäblich ein Weg, um das ganze Team auf die gleiche Seite zu bringen!

Auf hohem Niveau sollte ein Kommunikationsplan enthalten:

• Zweck und Ansatz. Betrachten Sie dies als eine wirklich klare Zusammenfassung des gesamten Kommunikationsplans – warum es ihn gibt, wie Sie vorgehen werden und wie er mit dem Rest des Projekts zusammenhängt.
• Ziele und Vorgaben. Hier beginnen Sie damit, die Erwartungen und die geplanten Ziele zu präzisieren.
• Informationen zu den Stakeholdern. Legen Sie klar fest, mit wem während des Projekts kommuniziert werden muss, welche Art von Informationen sie erhalten sollen (und in welcher Häufigkeit) und welche Kommunikationsmethode sie bevorzugen.
• Werkzeuge. Hier beantworten Sie die Frage, wie Sie mit allen Beteiligten zu verschiedenen Meilensteinen oder Schlüsselmomenten kommunizieren werden. Zum Beispiel sind Zusammenfassungen von Meetings, formelle Präsentationen und benutzerdefinierte Projekt-Dashboards alles Optionen.
• Eine Übersicht über die internen Projektkommunikationsmethoden. Auch wenn sich ein Kommunikationsplan hauptsächlich mit Personen außerhalb Ihres Kernteams befasst, ist er dennoch eine gute Gelegenheit, die Methoden zu skizzieren, die Sie für die tägliche Kommunikation verwenden werden.

Hier ein Beispiel.

Angenommen, Sie haben zwei Teams, die beide an einer Neugestaltung einer Website für einen externen Kunden arbeiten. Das eine hat einen Kommunikationsplan, das andere nicht. Nehmen wir an, der Kunde ist ein alter Freund Ihres Firmenchefs.

Sie schicken Ihr letztes Design rüber und irgendetwas ist falsch. Ihr Designer hat die Markenbücher verwechselt und Sie haben am Ende sein altes Firmenlogo verwendet!

Für das Team ohne Kommunikationsplan weiß der Kunde nicht, wann, wie und an wen er Feedback geben soll. Also rufen sie ihren alten Freund an und… Sie wissen sicher, wie das ausgeht.

Das Team mit einem Kommunikationsplan hingegen hat einen klaren Plan, wann Feedback erwartet wird, in welchem Format und wann eine Antwort rausgeht. Der Kunde hat keine Ungewissheit, dass das Thema behandelt wird, also gibt es keinen Grund, über den Tellerrand zu schauen.

Es gibt wenige Dinge, die Kunden mehr lieben als einen gut definierten Kommunikationsplan mit klar festgelegten Wegen zum Erfolg.

Klare Kommunikation und Kommunikationspläne sind für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. Doch ein Projekt-Kommunikationsplan ist mehr als nur eine Möglichkeit, das Projekt auf Kurs zu halten und das System der Aktualisierungen zu klären. Er hat noch weitere wichtige Vorteile, darunter:

Sie und Ihre Stakeholder bleiben bei den Projektzielen auf einer Linie

Ein Kommunikationsplan beginnt mit dem großen Ganzen und wird dann in spezifische Ziele verfeinert.

So stellen Sie sicher, dass sowohl die große Vision als auch die eher kleinen Ziele geteilt werden. Außerdem können Sie regelmäßige Intervalle für Feedback einplanen, was dazu beiträgt, dass jeder auf dem richtigen Weg bleibt und mit den Fortschritten zufrieden ist.

Hilft, Transparenz zu schaffen und die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten

Indem Sie jedes bisschen Feedback und jeden wichtigen Kommunikationspunkt aufzeichnen, stellen Sie sicher, dass jeder Teilhaber seine klar definierte Rolle versteht und weiß, wie er Teil des größeren Projekts ist. Wie die Projektmanagement-Expertin Moira Alexander schreibt:

„Ohne die volle Zustimmung von Teammitgliedern, Sponsoren und anderen Stakeholdern können Projekte scheinbar reibungslos verlaufen und dann plötzlich eine scharfe Wendung zum Schlechten nehmen, was die endgültigen Ergebnisse und die Kundenzufriedenheit gefährdet.“

Um das zu vermeiden, müssen Sie alles planen – von der Bestimmung der Motivation über die Verwaltung der Beiträge bis hin zum Einholen von Feedback.

Bessere Beziehungen zu Kunden oder externen Agenturen

Es gibt nur wenige Dinge, die Kunden mehr lieben als einen gut definierten Plan mit klar festgelegten Wegen zum Erfolg.

Indem Sie einen Kommunikationsplan erstellen, versprechen Sie dem Kunden oder externen Agenturen nicht nur ein Ergebnis, sondern zeigen ihnen aktiv, wie Sie es erreichen werden.

Viele der häufigsten Fehler, die Projektmanager machen, hängen mit der Kommunikation zusammen: Keine klaren Ziele im Voraus zu setzen, große Projekte nicht in kleinere und klar zugewiesene Aufgaben aufzuteilen, kein regelmäßiges Feedback zu geben.

Alle diese Probleme mögen so aussehen, als könnten sie innerhalb des Teams gelöst werden, aber ein schlecht gemanagtes Projekt wird unweigerlich zum Kunden durchsickern und vielleicht seine Geduld auf die Probe stellen oder sogar seinen Eindruck unwiderruflich verändern.

Ein 3-Schritte-Prozess für die Erstellung eines Kommunikationsplans, der Sie nicht im Stich lässt

Jedes Projekt ist anders, und so sind auch Ihre Kommunikationsanforderungen. Ein großes, komplexes Projekt, an dem mehrere Teams beteiligt sind, erfordert möglicherweise einen straff strukturierten Kommunikationsplan. Kleinere Projekte oder Sprints mit nur wenigen Stakeholdern brauchen dagegen vielleicht weniger Struktur und Informationen.

Das Tolle an einem Projekt-Kommunikationsplan ist, dass er komplett anpassbar ist. Doch unabhängig von der Größe oder Komplexität Ihres Projekts ist es wichtig, Ihren Kommunikationsplan klar zu definieren, bevor Sie loslegen.

Der folgende 3-Schritte-Prozess gibt Ihnen einen Rahmen für die Erstellung eines Kommunikationsplans für jedes Projekt.

Definieren Sie Ihre Kommunikationsziele und -anforderungen

Um Ihren Kommunikationsplan zu starten, müssen Sie das Projekt ganzheitlich betrachten und alle wichtigen Informationsschritte abbilden.

Denken Sie darüber nach, welche Art von Kommunikation ein Projekt wie dieses voranbringen kann, wer diese Kommunikation senden und empfangen muss und wie diese Übertragung ablaufen wird. Wie kann Ihr Projektmanagement-Tool (wie Planio) eingesetzt werden, um eine maximale Kommunikationseffizienz zu erreichen?

Diese Art von Plan regt die Beteiligten oft dazu an, das Projekt auf eine neue und hilfreiche Weise zu betrachten. Wenn Sie zum Beispiel ein Projektmanager sind, der eine neue Website auf den Weg bringt, haben Sie wahrscheinlich schon über Benchmarks und Leistungen nachgedacht, wenn es um das Design, die Entwicklung und das Schreiben von Texten geht. Aber wie sieht es mit dem Zeitrahmen und den Methoden der Kommunikation mit anderen Stakeholdern aus?

Eine Schätzung besagt, dass bis zu 90 Prozent der Zeit in einem Projekt auf die Kommunikation des Projektmanagers entfallen. Es ist also wichtig, sie sowohl richtig als auch so effizient wie möglich zu gestalten!

Dies beginnt damit, dass Sie die 5Ws und 1H Ihres Projekts identifizieren:

• An wen muss kommuniziert werden?
• Was muss an diese Personen kommuniziert werden?
• Wann soll es kommuniziert werden?
• Wo soll es kommuniziert werden?
• Warum ist es für den Projekterfolg wichtig, dies zu kommunizieren?
• Wie soll es kommuniziert werden? Ist die bevorzugte Methode, um Updates per E-Mail, Anruf, persönlich, Video oder auf andere Weise zu erhalten?

Bis zu 90 Prozent der Projektzeit wird vom Projektmanager für die Kommunikation aufgewendet. Stellen Sie also sicher, dass es keine verschwendete Zeit ist.

Kommunikation kann knifflig werden, daher müssen Sie zusätzlich zur Beantwortung der 5Ws und 1H Ihre Arbeitsumgebung und alle kulturellen Faktoren berücksichtigen, die einen Einfluss darauf haben könnten, wie Sie mit bestimmten Interessengruppen kommunizieren.

Machen Sie sich Gedanken über:

• Standards und Richtlinien (einschließlich Personalprotokolle), die das Projekt einhalten muss
• Bereits vorhandene Projektmanagement-Prozesse
• Kulturelle Normen oder Probleme mit der Kommunikation
• Projektmanagement-Software, die Kommunikationswerkzeuge bietet
• Organisationskultur und -struktur (d.h., wie sich dieses Projekt in bestehende und etablierte Strukturen einfügt)

Informationen über Stakeholder und Kommunikationspräferenzen sammeln

Alles klar, es ist Zeit, die wichtigste Frage zu beantworten: Wer muss über Ihren Projektfortschritt informiert werden?

In dieser Phase müssen Sie nicht nur darüber nachdenken, was Sie kommunizieren, sondern auch, wie Sie es kommunizieren. Was sind die effektivsten Wege, um Informationen zu verbreiten, welche Kommunikationsprotokolle sind bereits vorhanden und welche Werkzeuge können diesen Prozess reibungsloser gestalten?

In einem Unternehmen kann die Kommunikation von informellen Gesprächen auf dem Flur oder einem Bier nach der Arbeit bis hin zu formellen Firmenpräsentationen und Jahresberichten reichen. Es gibt auch unternehmensweite Projektmanagementsysteme wie Planio mit Tools, die entweder das gesamte Team auf dem gleichen Stand halten oder die Informationen für die wenigen Stakeholder begrenzen, die auf dem Laufenden bleiben müssen – insbesondere bei sensiblen Informationen.

Und noch etwas ist zu beachten: Keine zwei Stakeholder sind gleich, also stellen Sie sicher, dass Sie das berücksichtigen, wenn Sie Ihren Kommunikationsplan zusammenstellen.

Hier sind einige andere Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn es darum geht, die Kommunikation mit Stakeholdern zu managen:

• Wie dringend ist die Information, und brauche ich eine schnelle Antwort?
• Erfordert das Projekt spezielle technologische Lösungen, und müssen diese in der Kommunikation berücksichtigt werden?
• Sind alle Teile vorhanden, um den Kommunikationsplan zu erleichtern, oder sind zusätzliche Schulungen oder Mitarbeiter erforderlich?
• Sind die Teammitglieder bei längerfristigen Projekten aufmerksam und achten sie auf alle Aktualisierungen relevanter Technologien, die in den Kommunikationsplan integriert werden können?
• Denken Sie an die Struktur Ihres Teams und deren spezifische Kommunikationsbedürfnisse – ein virtuelles Team wird beispielsweise anders arbeiten und andere Anforderungen haben als eine Gruppe von Kollegen, die sich eine Kabinenwand teilen

Überlegen Sie, ob Sie Ihre Stakeholder (vor allem auf höchster Ebene) und deren spezifische Kommunikationsbedürfnisse in einem Diagramm aufschlüsseln, das wie folgt aussieht:

Um diese Informationen aktuell und für alle, die sie benötigen, verfügbar zu halten, können Sie Ihren Kommunikationsplan in einem Tool wie Planio erstellen.

Die internen Kommunikationswerkzeuge von Planio helfen Ihnen, Ihr gesamtes Projektwissen und Ihre Dokumente zu organisieren. Sie können zum Beispiel benutzerdefinierte Felder für Kommunikationstickets für Stakeholder erstellen und Themen wie:

• Kontaktinformationen der Stakeholder
• Kommunikationsmeilensteine
• Aktualisierungsvorlagen

Die benutzerdefinierten Felder können als durchsuchbar eingestellt werden, als Filter verwendet werden und als Basis für die Gruppierung Ihrer Tickets dienen. Auf diese Weise können Sie eine Issue-Liste erstellen, die Ihnen genau sagt, wann und warum Sie Ihre Stakeholder kontaktieren müssen, um sicherzustellen, dass alles verfügbar und einsatzbereit ist, wenn es soweit ist.

Die Verwendung einer Projektmanagement-Software ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation zu organisieren und zu erleichtern sowie den Prozess so transparent und konsolidiert wie möglich zu gestalten.

Legen Sie Ihre regelmäßigen Kommunikationsarten und -termine fest

Ein Kommunikationsplan umreißt nicht nur, wie Sie mit externen Gruppen und Stakeholdern, sondern auch innerhalb Ihres Teams kommunizieren werden. Aber das lässt immer noch eine Menge Optionen offen (besonders wenn Sie ein Remote-Team leiten).

Hier sind einige regelmäßige Kommunikationsarten, die für verschiedene Aspekte Ihres Projekts funktionieren könnten:

• Wöchentliche telefonische Besprechungen
• Wöchentliche E-Mail-Berichte
• Meetings zu wichtigen Meilensteinen
• Tägliche E-Mails
• Jahresberichte (und zugehörige Präsentationen)

Für jede dieser Kommunikationsarten sollte Ihr Kommunikationsplan festlegen, was sie beinhalten und wer dafür verantwortlich ist.

Um die Dinge so organisiert und übersichtlich wie möglich zu halten, sollten Sie eine Tabelle der erforderlichen Kommunikation führen, wie diese hier:

Auch dies ist eine großartige Gelegenheit, Planio einzusetzen. Indem Sie wiederkehrende Aufgaben für diese Kommunikationstypen erstellen, können Sie Fristen und Erinnerungen setzen, Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, Workflows einrichten und eine Vorlage verwenden, um genau zu definieren, was kommuniziert werden muss.

Indem Sie den Plan in leicht verdauliche Teile zerlegen, können Sie sicherstellen, dass jeder Teil rechtzeitig von den verantwortlichen Teammitgliedern abgehakt wird.

6 Best Practices für die Verwendung Ihres Kommunikationsplans

Lassen Sie uns eine kurze Zusammenfassung machen. Kurz gesagt, enthält ein Kommunikationsplan Ihre Projektziele und -bedürfnisse, Informationen über die Stakeholder (einschließlich der 5 Ws und 1 H) und einen Zeitplan für die regelmäßige, teamweite Kommunikation.

Während das ausreichen sollte, um Sie zu organisieren, gibt es ein paar wichtige Unterschiede, die dieses Dokument wirklich nützlich machen:

1. Konzentrieren Sie sich auf Klarheit und bleiben Sie nicht an den Details hängen. Es gibt einen Unterschied zwischen Details und Minutiae. Verzetteln Sie sich nicht in überflüssigen Details in Ihrem Kommunikationsplan, wenn es nicht zur Klarheit beiträgt.
2. Standardisieren Sie Ihren Kommunikationsprozess. Um diesen Prozess durchzuhalten, müssen Sie sich eingestehen, dass er mit Versuch und Irrtum verbunden sein wird. Indem Sie eine Vorlage entwickeln, schaffen Sie einen Weg, um sich zu verbessern, voranzukommen und den Prozess für zukünftige Projekte zu verankern.
3. Verwenden Sie Tagesordnungen, Vorlagen und Regeln für Meetings. Es ist wichtig, diesen Prozess zu managen und alle Werkzeuge zu nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen, einschließlich Tagesordnungen und Vorlagen. Und nur weil in Ihrem Kommunikationsplan ein Meeting vorgesehen ist, heißt das nicht, dass Sie dieses Meeting aus dem Ruder laufen lassen sollten.
4. Wissen, wer für welche Kommunikation verantwortlich ist. Richtiges Projektmanagement erfordert die richtige Verteilung der Rollen. Es sollte keine Verwirrung darüber geben, was von jedem Teammitglied verlangt wird, einschließlich seiner Rolle im Kommunikationsplan.
5. Verstehen Sie Ihre Kommunikationskultur. Jeder Arbeitsplatz hat eine andere Art, Dinge zu tun, also stellen Sie sicher, dass Ihr Kommunikationsplan in die bestehende Kultur passt – oder diese verbessert. Erkundigen Sie sich, welche Rahmenbedingungen bereits vorhanden sind und welche neuen Projektmanagement-Normen Sie einführen können, um allen das Leben zu erleichtern.
6. Aktualisieren Sie Ihren Kommunikationsplan während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Ihr Kommunikationsplan wird das Ergebnis eines durchdachten Prozesses sein, der eine große Anzahl von Variablen berücksichtigt. Das heißt aber nicht, dass er sich nicht ändern wird. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Plan die Möglichkeit einplanen, Feedback einzuholen und Änderungen am Plan vorzunehmen.

Ihr Kommunikationsplan ist eine Blaupause für den Projekterfolg

Wenn es wirklich darauf ankommt, ist die Kommunikation wirklich das „Lebenselixier“ eines jeden Projekts. Wenn Sie nicht von vornherein einen Weg finden, Informationen auszutauschen, sind Sie anfällig für eine Reihe gängiger Fallstricke.

Befolgen Sie diese Schritte und verwenden Sie die von uns bereitgestellte Vorlage für einen Kommunikationsplan, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten und die Stakeholder zu informieren.