Escribir un gran comunicado de prensa sobre su historia es sólo la mitad de la batalla. Conseguir que se publique es igual de difícil, si no más. Saber cómo lanzar a los periodistas (lo que significa enviarles un correo electrónico sobre su nota de prensa) correctamente es crucial para conseguir que su noticia sea difundida por los medios de comunicación.
Tabla de contenidos
- Verifica si tu nota de prensa está escrita correctamente
- ¿A quién envías tu nota de prensa?
- ¿Cuándo debes enviar tu nota de prensa?
- ¿Qué debe incluir tu email de nota de prensa?
- Ejemplo de email de nota de prensa
- ¿Cómo debe hacer el seguimiento de su email de nota de prensa?
- Conclusión
Verifica si tu nota de prensa está escrita correctamente
De nada sirve intentar encontrar la mejor forma de enviar a los periodistas por correo electrónico tu nota de prensa si hay algo fundamentalmente erróneo en la forma en que está escrita.
Estructura de la nota de prensa
Asegúrate de que tu nota de prensa sigue la estructura adecuada:
- Titular: una muestra de lo que se puede esperar.
- Principio: una breve descripción de la historia, incluyendo respuestas a las preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Por qué? Con qué efecto?
- Cuerpo: una explicación de la información proporcionada anteriormente en el lead, empezando por la información más noticiosa hasta otra menos importante, de fondo.
- Fecha: para confirmar que está proporcionando la información más actualizada.
- Información de la empresa: un breve párrafo sobre su empresa para ayudar a los periodistas a entender la naturaleza del negocio y facilitar la escritura sobre el mismo.
- Información de contacto con los medios: información de contacto del autor o de la empresa/agencia.
- ¿Mi noticia es realmente noticiable?
- ¿Mi noticia se presenta de una manera emocionante que haga que la gente se interese?
- No lo haga demasiado largo: manténgalo por debajo de los 60-80 caracteres o de las 8-10 palabras
- No se exceda intentando que su línea de asunto sea ingeniosa: ser directo y específico puede ser algo bueno
- Cuidado con los filtros de spam: el uso excesivo de signos de puntuación, mayúsculas o palabras para provocar clics puede significar que su correo electrónico acabe en la carpeta de spam
- Mencione los elementos multimedia si los ha incluido: «El vídeo muestra…» o «vea cómo…» son formas estupendas de comenzar su línea de asunto y despertar el interés por lo que hay dentro
Asegúrese de que su tema es realmente noticiable
Esto es algo que a menudo se pasa por alto. Si tienes alguna noticia de la empresa que te entusiasma, no significa necesariamente que todos los demás también lo hagan, o al menos en la misma medida.
Si no lo es, puede que merezca la pena esperar hasta tener algo que realmente sea noticiable, o podrías causar una mala primera impresión con los contactos de los medios a los que envíes tu nota de prensa.
Además, apoye su historia con medios ricos como fotos y vídeos para hacer su noticia más atractiva y llamativa.
Nota: si está utilizando un servicio de distribución de notas de prensa de tipo «wire», añadir imágenes puede tener un coste adicional.
Errores gramaticales y erratas
Incluso si su nota de prensa contiene todo lo que debería, una errata -o incluso peor- un error gramatical importante, puede dañar seriamente la confianza en usted y en su noticia.
Revisa dos veces tu nota de prensa con un corrector gramatical como Grammarly, o pídele a alguien de tu equipo en quien confíes que le eche un segundo vistazo.
¿A quién envías tu nota de prensa?
Teóricamente, esto es obvio, pero en la práctica, da la impresión de que algunas empresas de relaciones públicas envían notas al azar, sin ningún plan ni consideración.
El hecho de que un periodista esté en su lista de contactos con los medios de comunicación no significa que tenga que enviarle todo.
Sólo las informaciones relacionadas con la industria deben enviarse a las redacciones que cubren temas particulares relacionados con la industria, mientras que las relacionadas con una ciudad o región deben enviarse a las redacciones locales.
En los medios de comunicación, los periodistas individuales tienen sus propias especializaciones (denominadas «beat»). En lugar de enviar tu nota de prensa a la dirección de correo electrónico general de un medio de comunicación, es mejor dirigirla a la persona más interesada en el tema sobre el que estás escribiendo.
¿Y si tu lista de contactos de medios de comunicación relevantes que podrían estar realmente interesados en tu historia es escasa -o incluso peor- está vacía?
La base de datos de medios de comunicación de Crowly te permite encontrar contactos de medios de comunicación relevantes, a partir de una base de datos que cuenta con más de 1 millón de periodistas & influyentes en los medios.
Tiene acceso gratuito a la búsqueda durante 7 días, así que puedes probarlo tú mismo y ver si merece la pena pagar.
¿Cuándo debes enviar tu nota de prensa?
Si estás escribiendo una nota de prensa sobre un evento o el lanzamiento de un producto, recuerda enviar tu nota de prensa a los medios con la suficiente antelación para que tengas tiempo de conseguir cobertura antes de tu evento o lanzamiento de producto. Ten en cuenta aspectos como la fecha de finalización de la venta de entradas y programa tu comunicado en consecuencia.
También es importante el momento en que los periodistas reciben el correo electrónico de tu comunicado de prensa. Recientemente analizamos más de 55470 comunicados de prensa enviados en 2018 y 2019 con Prowly y comprobamos cuándo los encuestados los abrieron.
El mejor día para enviar una nota de prensa
Probablemente estés pensando en el lunes, cuando todo el mundo se siente fresco y relajado después del fin de semana.
¡El mejor día para enviar una nota de prensa es el jueves, cuando la tasa media de apertura salta a más del 26%! Los peores días son los miércoles y los viernes, cuando hasta el 85% de tus correos electrónicos se pierden en las bandejas de entrada de los periodistas.
¿Cuáles son las mejores horas para enviar una nota de prensa?
La mejor hora para enviar una nota de prensa es entre las 10 y las 14 horas: es cuando los editores abren aproximadamente un tercio de todos los correos electrónicos que han recibido.
Las primeras horas de la mañana son menos efectivas: las tasas de apertura caen hasta el 20,5% entre las 6 y las 10 horas. Sin embargo, si te decides por la mañana temprano, te recomendamos que esperes al menos hasta las 8 o las 9 de la mañana.
¿Qué debe contener tu email de nota de prensa?
Hay varios enfoques para construir un pitch de relaciones públicas. Desde que empecé mi carrera de relaciones públicas, he visto docenas de tipos de correos electrónicos diferentes: desde los que están repletos de texto hasta los que están casi vacíos, con sólo un pie de correo electrónico y un comunicado de prensa adjunto. No importa el formato por el que te decidas, un email de pr pitch siempre debe proporcionar la información justa para enganchar al destinatario.
3 métodos para escribir un email de nota de prensa
Aquí tienes tres formas sencillas de escribir pr pitch que deberías probar si tu tasa de clics es muy baja y pretendes tener más presencia en los medios.
1.) El método breve & conciso
Probablemente el más fácil, pero a menudo el que más tiempo consume: para que tu correo electrónico parezca auténtico, nunca debe basarse en las partes copiadas & pegadas de tu nota de prensa.
Debe escribir su correo electrónico desde cero, incluir toda la información clave (¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo?) y arrojar una o dos citas utilizadas en el comunicado de prensa (si es posible).
Un correo electrónico de este tipo es básicamente un comunicado de prensa condensado, lo que permite a los editores empezar a trabajar en la noticia justo después de leer el cuerpo del correo electrónico.
2.) El método de la bala
Hace algún tiempo, hemos preguntado a nuestros compañeros editores sobre sus formatos favoritos de lanzamientos de correo electrónico que reciben de la gente de relaciones públicas. Uno de los redactores de PR Week (edición británica) dijo que lo que mejor le funciona es un mensaje corto con tres o cuatro viñetas que presenten los detalles clave de la noticia.
¿La razón? Esa cantidad de espacio es suficiente para que él decida si quiere publicar la noticia o no; si no eres capaz de enganchar a un periodista utilizando una forma tan breve, lo más probable es que no esté interesado en leer la nota de prensa completa.
Admito que si pudiera elegir, me encantaría recibir todos mis correos electrónicos escritos de forma similar. Puede que no sea fácil y rápido, pero a veces merece la pena intentar escribir incluso tu mayor anuncio en forma de lista de tres viñetas.
3.) El método «todo en uno»
Es bueno probar este método, especialmente si su reciente tasa de clics es bastante decepcionante y quiere asegurarse de que sus contactos de los medios de comunicación han leído la noticia completa.
La parte principal del cuerpo del correo electrónico debe incluir uno o dos párrafos que contengan la llamada «carne» -la esencia; los detalles e información clave que deben ganar la atención de los periodistas. A continuación, tras el final estándar de su correo electrónico («Saludos, John Smith»), pegue el texto de su comunicado de prensa en una sección claramente separada.
De esta forma, la mayoría de los editores que abran su correo electrónico también verán la historia completa (útil cuando no se puede medir cuántas personas abrieron el material adjunto/vinculado).
Haga que su línea de asunto cuente
La línea de asunto de su correo electrónico suele ser su primer punto de contacto con los periodistas y establece el tono para todo lo que sigue. Escribir una buena línea de asunto es tan importante como lo que hay dentro de su mensaje real.
Algunas cosas a tener en cuenta:
Ver más: Media Pitch Subject Lines – Best Practices & Ejemplos
Evita añadir archivos adjuntos a tu email de nota de prensa
Los periodistas reciben una tonelada de notas de prensa cada día. Sus pobres bandejas de entrada suelen quedarse sin espacio, así que es una buena idea deshacerse de los archivos adjuntos.
Si utilizas una herramienta de difusión de relaciones públicas como Prowly, el proceso es mucho más sencillo. Todo lo que tienes que hacer es lanzar un enlace a tu comunicado de prensa que se encuentra en la sala de prensa de tu empresa, que un lugar donde guardas todas tus noticias y comunicados de prensa.
Al seguir la URL, el periodista encontrará tu comunicado de prensa junto con cualquier foto, vídeo, conversaciones en los medios sociales y otros medios ricos que hayas añadido. Compruébalo en el siguiente ejemplo.
Ejemplo de email de nota de prensa
Aquí tienes un ejemplo de email de nota de prensa enviado a periodistas desde Prowly, difundiendo la noticia de una promoción interna de nuestro CMO. Si te fijas bien, te darás cuenta de que está redactado con el método de las viñetas indicado anteriormente.
Abajo tienes el mismo ejemplo de email de arriba visto desde Prowly, una herramienta que te ayuda a encontrar contactos relevantes en los medios de comunicación y a lanzarlos de forma efectiva para conseguir cobertura de prensa.
Al adjuntar tu nota de prensa a través de un enlace externo, tu correo electrónico se mantiene ligero, y tu mensaje corto y directo.
¿Cómo hacer el seguimiento de tu nota de prensa por correo electrónico?
Una de las partes menos agradables de hacer un pitch a los periodistas es el temido seguimiento. Han pasado unos días y la respuesta del periodista no aparece por ningún lado.
Casi puedes oír el canto de los grillos.
¿Ha leído mi nota de prensa? ¿Han abierto mi correo electrónico? Acaso recibieron mi correo electrónico?
Aunque es posible que el periodista simplemente no tenga intención de cubrir tu historia, es importante recordar que los periodistas están, sencillamente, ocupados.
Una forma segura de hacer seguimiento es esperar unos días y enviarles otro correo electrónico preguntando si recibieron tu historia.
Seguimiento al saber si han leído tu correo electrónico
La mejor manera (y menos estresante) sin embargo, es utilizar una herramienta de divulgación de relaciones públicas para el envío de comunicados de prensa y la gestión de tus relaciones con los medios de comunicación.
Podrás ver las estadísticas individuales de los correos electrónicos de cada uno de los periodistas a los que envíes tu nota de prensa, incluyendo las tasas de apertura (quiénes han abierto tu correo), las tasas de clics (quiénes han visto tu nota de prensa) y las tasas de rebote (que indican que ha habido un problema con su bandeja de entrada).
Esto hace que el proceso de seguimiento sea mucho más fácil, ya que sabrás cómo dirigirte al periodista si sabes siquiera si han abierto tu correo.
Conclusión: cómo enviar un email de nota de prensa a los periodistas
Si has llegado hasta aquí, ¡felicidades! A estas alturas, ya deberías saber lo básico para enviar una nota de prensa a los periodistas. Para resumir, sigue estos 5 pasos:
- Asegúrate de que tu nota de prensa es de interés periodístico y no tiene errores
- Descubre qué periodistas estarán interesados en tu historia y encuentra sus datos de contacto
- Envía tu nota de prensa en el momento adecuado para aumentar las posibilidades de que sea notada
- Escribe tu email de nota de prensa: hazlo llamativo, corto & sencillo (¡y sin adjuntos pesados!)
- Haz un seguimiento si es necesario