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Jory MacKay el 20 de marzo, 2020

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¿Cuál es el factor número uno que influye en que tu proyecto sea un éxito o un fracaso? Aunque nos encantaría decir que es la herramienta de gestión de proyectos que utilizas la verdad es que es algo más: la comunicación. Por eso es tan importante contar con un plan de comunicación eficaz.

No te lanzarías a un proyecto sin definir claramente el alcance, los recursos y el calendario. Así que, ¿por qué ibas a empezar a disparar correos electrónicos y mensajes sin saber cómo, cuándo y por qué los envías?

Al igual que los otros procesos y documentos que garantizan que tu proyecto se mantenga en el camino, un plan de comunicación garantiza que todo el mundo sepa lo que se ha acordado y lo que se espera de ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, a diferencia de un alcance de trabajo o una propuesta de proyecto, no todo el mundo se toma el tiempo para definir un plan de comunicación al inicio de un proyecto. Tal vez piense que es demasiado trabajo para el tamaño de su equipo. O que su equipo ya sabe cómo comunicar. Pero, ¿por qué dejarlo al azar? Un gran gestor de proyectos conoce los verdaderos riesgos de la falta de comunicación y planifica en consecuencia.

En esta guía, recorreremos un proceso sencillo para crear un plan de comunicación, además de proporcionar plantillas y ejemplos que puedes utilizar con tu propio equipo.

¿Qué es un plan de comunicación? ¿Y por qué necesitas uno?

La comunicación es una bestia extraña. Todos sabemos leer y escribir, pero nuestras palabras se malinterpretan, la retroalimentación se ignora, y terminas con un montón de «¡Oh, pensé que querías decir X!»

No sólo eso, sino que encontrar la cadencia correcta de comunicación puede sentirse como una situación de Ricitos de Oro. Demasiado poco y tu equipo y las partes interesadas se confunden sobre las prioridades y el progreso. Demasiado y de repente eres el rey de la microgestión.

Un plan de comunicación asegura que tu frecuencia, tipo y nivel de comunicación son los adecuados.

Evita sentirte como Ricitos de Oro. Un plan de comunicación garantiza que la frecuencia, el tipo y el nivel de comunicación sean los adecuados.

Piensa en un plan de comunicación como una hoja de ruta para las partes interesadas del proyecto. En él se desglosa el tipo de información que se debe comunicar, a quién se le debe dar esa información, el calendario en el que se debe entregar la información y qué canales de comunicación se utilizarán para esa entrega.

Cuando se hace correctamente, un plan de comunicación proporciona una claridad óptima y sirve como una herramienta que establece objetivos claros antes de que comience un proyecto.

¿Qué debe incluir un plan de comunicación?

La comunicación del proyecto es una calle de doble sentido. Y de la misma manera que se trabaja con las partes interesadas para establecer expectativas sobre lo que se está construyendo, también hay que establecer expectativas sobre cómo se comunicarán los hitos, los problemas, las actualizaciones y la información crítica a lo largo del proyecto. Esto es, literalmente, una manera de conseguir que todo el equipo esté en la misma página!

En un alto nivel, un plan de comunicación debe incluir:

• Propósito y enfoque. Piense en esto como un resumen realmente claro de todo el plan de comunicación: por qué está en marcha, el enfoque que va a tomar y cómo se conecta con el resto del proyecto.
• Metas y objetivos. Aquí es donde comienza a desglosar las expectativas y lo que está planeando lograr.
• Información sobre las partes interesadas. Defina claramente con quién hay que comunicarse a lo largo del proyecto, el tipo de información que necesitan recibir (y con qué frecuencia) y su método de comunicación preferido.
• Herramientas. Aquí es donde respondes a cómo vas a comunicarte con todo el mundo en los diferentes hitos o momentos clave. Por ejemplo, los resúmenes de reuniones, las presentaciones formales y los tableros de control personalizados del proyecto son todas opciones.
• Un esquema de alto nivel de los métodos de comunicación interna del proyecto. Si bien un plan de comunicación se ocupa principalmente de las personas fuera de su equipo principal, sigue siendo una buena oportunidad para delinear los métodos que utilizará para la comunicación diaria.

Aquí hay un ejemplo.

Digamos que tiene dos equipos que trabajan en un rediseño del sitio web para un cliente externo. Uno de ellos tiene un plan de comunicación en marcha mientras que el otro no. Ahora, digamos que el cliente es un viejo amigo del CEO de tu empresa.

Envías tu último diseño y algo falla. Tu diseñador se ha confundido con los libros de marca y has acabado utilizando el antiguo logotipo de su empresa.

Para el equipo que no tiene un plan de comunicación, el cliente no sabe cuándo, cómo y a quién tiene que dar su opinión. Así que llaman a su viejo amigo y… seguro que ya sabes cómo acaba eso.

Por otro lado, el equipo con un plan de comunicación tiene un plan claro sobre cuándo se espera el feedback, en qué formato, y cuándo saldrá una respuesta. El cliente no tiene ninguna incertidumbre de que el asunto será tratado, por lo que no es necesario pasar por encima de su cabeza.

Hay pocas cosas que les gusten más a los clientes que un plan de comunicación bien definido con vías de éxito claramente establecidas.

La comunicación clara y los planes de comunicación son esenciales para el éxito de un proyecto. Sin embargo, más que una forma de mantener su proyecto en el camino y aclarar su sistema de actualizaciones, un plan de comunicación del proyecto tiene otros beneficios clave, incluyendo:

Mantiene a usted y a sus partes interesadas alineadas en los objetivos del proyecto

Un plan de comunicación comienza con el panorama general y luego se refina en objetivos específicos.

Esta es una gran manera de asegurarse de que tanto la visión más amplia como los objetivos más micro se comparten. Además, puedes programar intervalos regulares para la retroalimentación, lo que ayuda a garantizar que todo el mundo se mantiene en el camino correcto y está contento con el progreso que se está haciendo.

Ayuda a crear transparencia y a conseguir la aceptación de las partes interesadas

Al mapear cada parte de la retroalimentación y cada punto clave de la comunicación, te asegurarás de que cada parte interesada entiende su papel claramente definido y cómo son parte del proyecto más grande. Como escribe la experta en gestión de proyectos Moira Alexander:

«Sin la plena aceptación por parte de los miembros del equipo, los patrocinadores y otras partes interesadas, los proyectos pueden parecer que avanzan sin problemas y, de repente, dar un giro brusco hacia lo peor, poniendo en riesgo los resultados finales y la satisfacción del cliente.»

Para evitarlo, hay que planificar todo: desde determinar las motivaciones y gestionar las contribuciones hasta solicitar comentarios.

Construye mejores relaciones con los clientes o las agencias externas

Hay pocas cosas que les gusten más a los clientes que un plan bien definido con caminos claramente establecidos hacia el éxito.

Al crear un plan de comunicación, no sólo estás prometiendo al cliente o a las agencias externas un resultado, sino que les estás mostrando activamente cómo vas a llegar a él.

Muchos de los errores más comunes que cometen los gestores de proyectos están relacionados con la comunicación: No establecer objetivos claros por adelantado, no dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y claramente asignadas, no proporcionar retroalimentación de forma regular.

Todos estos problemas pueden parecer que se pueden resolver dentro del equipo, pero un proyecto mal gestionado inevitablemente se filtrará al cliente, tal vez poniendo a prueba su paciencia o incluso alterando irrevocablemente sus impresiones.

Un proceso de 3 pasos para saber cómo hacer un plan de comunicación que no te defraude

Cada proyecto es diferente y sus necesidades de comunicación también. Un proyecto grande y complejo que implique a varios equipos podría requerir un plan de comunicación muy estructurado. Mientras que proyectos más pequeños o sprints con sólo unos pocos interesados, por otro lado, podrían necesitar menos estructura e información.



Lo mejor de un plan de comunicación de proyectos es que es completamente personalizable. Sin embargo, no importa el tamaño o la complejidad de su proyecto, es clave definir claramente su plan de comunicación antes de empezar.

El siguiente proceso de 3 pasos le dará un marco para crear un plan de comunicación para cualquier proyecto.

Defina sus objetivos y requisitos de comunicación

Para poner en marcha su plan de comunicación, va a tener que ver el proyecto de forma holística y trazar todos los pasos informativos clave.

Piense en el tipo de comunicación que puede hacer avanzar un proyecto como éste, quién necesitará enviar y recibir esa comunicación y cómo se desarrollará esa transmisión. Cómo se puede utilizar su herramienta de gestión de proyectos (como Planio) para alcanzar la máxima eficacia en la comunicación?

Este tipo de plan suele animar a las partes interesadas a pensar en el proyecto de una forma nueva y útil. Por ejemplo, si eres un gestor de proyectos que está lanzando un nuevo sitio web, probablemente ya has pensado en los puntos de referencia y los entregables cuando se trata de diseño, desarrollo y redacción. Pero, ¿qué pasa con los plazos y los métodos de comunicación con otras partes interesadas?

Según una estimación, hasta el 90 por ciento del tiempo de un proyecto se dedica a la comunicación por parte del director del proyecto. Así que es importante tanto hacerlo bien como hacerlo lo más eficiente posible.

Esto comienza identificando las 5Ws y la 1H de su proyecto:

• ¿A quién hay que comunicar?
• ¿Qué hay que comunicarles?
• ¿Cuándo hay que comunicarlo?
• ¿Dónde hay que comunicarlo?
• ¿Por qué comunicarles esto es esencial para el éxito del proyecto?
• ¿Cómo se va a comunicar? Es su método preferido para recibir actualizaciones por correo electrónico, llamada, en persona, vídeo o algo más?

• Hasta el 90 por ciento del tiempo del proyecto se dedica a la comunicación por parte del director del proyecto. Así que asegúrate de que no es tiempo perdido.

  La comunicación puede ser complicada, así que además de responder a las 5Ws y a la 1H, vas a tener que tener en cuenta tu entorno de trabajo y cualquier factor cultural que pueda tener un impacto en cómo te comunicas con ciertas partes interesadas.

  Asegúrate de pensar en:

  • Normas y políticas (incluidos los protocolos de recursos humanos) que el proyecto debe cumplir
  • Procesos de gestión de proyectos ya establecidos
  • Normas culturales o problemas con la comunicación
  • Software de gestión de proyectos que ofrece herramientas de comunicación
  • Cultura y estructura organizativa (es decir, cómo funciona este proyecto en los marcos existentes y establecidos)

  Recoger la información de las partes interesadas y las preferencias de comunicación

  Muy bien, es el momento de responder a la pregunta más importante: ¿Quién necesita saber sobre el progreso de tu proyecto?

  En esta fase, vas a tener que pensar no sólo en lo que comunicas sino en cómo lo comunicas. ¿Cuáles son las formas más eficaces de difundir la información, qué protocolos de comunicación ya están en marcha y qué herramientas pueden hacer que este proceso sea más fluido?

  En un lugar de trabajo, las comunicaciones pueden abarcar toda la gama, desde charlas informales en el pasillo o cervezas después del trabajo hasta presentaciones corporativas formales e informes anuales. También hay sistemas de gestión de proyectos para toda la empresa, como Planio, con herramientas diseñadas para mantener a todo el equipo en la misma página o para limitar la información para el puñado de partes interesadas que necesitan estar al tanto, especialmente en el caso de información sensible.

  Y aquí hay otra cosa a tener en cuenta: No hay dos partes interesadas iguales, así que asegúrese de tenerlo en cuenta a la hora de elaborar su plan de comunicación.

  Aquí tiene otras cosas que puede considerar a la hora de gestionar las comunicaciones con las partes interesadas:

  • ¿Qué urgencia tiene la información y necesito una respuesta rápida?
  • ¿Requiere el proyecto soluciones tecnológicas específicas, y hay que tenerlas en cuenta en las comunicaciones?
  • ¿Se cuenta con todas las piezas para facilitar el plan de comunicación, o se necesita formación o personal adicional?
  • En el caso de los proyectos a largo plazo, ¿los miembros del equipo son conscientes y prestan atención a cualquier actualización de la tecnología pertinente que pueda implementarse en el plan de comunicación?
  • Piense en la estructura de su equipo y en sus necesidades específicas de comunicación -por ejemplo, un equipo virtual trabajará de forma diferente y tendrá requisitos distintos a los de un grupo de colegas que comparten las paredes de un cubículo

  Considere desglosar a sus partes interesadas (especialmente al más alto nivel) y sus necesidades específicas de comunicación en un gráfico parecido a este:

  

  Para mantener esta información actualizada y disponible para todos los que la necesiten, puedes hacer tu plan de comunicación en una herramienta como Planio.

  Las herramientas de comunicación interna de Planio ayudan a mantener organizados todos los conocimientos y documentos de tu proyecto. Por ejemplo, podrías crear campos personalizados para los tickets de comunicación con los interesados e incluir temas como:

  • Información de contacto de las partes interesadas
  • Hitos de comunicación
  • Plantillas de actualización

  

  Los campos personalizados pueden establecerse como buscables, utilizarse como filtros y como base para agrupar sus tickets. De este modo, puede crear una lista de asuntos, que le indique exactamente cuándo y por qué debe ponerse en contacto con sus partes interesadas asegurando que todo esté disponible y listo cuando llegue el momento.

  

  Utilizar un software de gestión de proyectos es una gran manera de organizar y facilitar la comunicación, y también hacer que el proceso sea lo más transparente y consolidado posible.

  Establezca sus tipos de comunicación y horarios regulares

  Un plan de comunicación describe no sólo cómo se relacionará con los grupos externos y las partes interesadas, sino también dentro de su equipo. Pero eso aún deja muchas opciones (especialmente si gestionas un equipo remoto).

  Aquí tienes algunos tipos de comunicación habituales que podrían funcionar para varios aspectos de tu proyecto:

  • Revisiones telefónicas semanales
  • Informes semanales por correo electrónico
  • Reuniones de hitos importantes
  • Correos electrónicos diarios
  • Informes anuales (y presentaciones relacionadas)

  Para cada uno de estos tipos de comunicación, su plan de comunicación debe especificar qué incluirán y quién es responsable de ellos.

  Para mantener las cosas lo más organizadas y claras posible, considera mantener una tabla de comunicaciones necesarias, como esta de aquí:

  

  De nuevo, esta es una gran oportunidad para utilizar Planio. Al crear tareas recurrentes para estos tipos de comunicación, puedes establecer plazos y recordatorios, asignar funciones y responsabilidades, establecer flujos de trabajo y utilizar una plantilla para definir exactamente lo que hay que comunicar.

  Al dividir el plan en partes fácilmente digeribles, puedes asegurarte de que cada parte se marque a tiempo, por los miembros del equipo responsables.

  6 mejores prácticas para utilizar tu plan de comunicación

  Hagamos un rápido resumen. En pocas palabras, un plan de comunicación incluye los objetivos y las necesidades de tu proyecto, la información de las partes interesadas (incluyendo las 5W y la 1 H) y un calendario para la comunicación regular de todo el equipo.

  Aunque esto debería ser suficiente para organizarte, hay algunas diferencias clave que harán que este documento sea realmente útil:

  1. Céntrate en la claridad y no te atasques en los detalles. Hay una diferencia entre los detalles y las minucias. No se atasque en proporcionar un exceso de detalles en su plan de comunicación a menos que contribuya a la claridad.
  2. Estandarice su proceso de comunicación. Para que este proceso se mantenga, tendrá que reconocer que va a implicar ensayo y error. Al desarrollar una plantilla, creará un camino para mejorar, avanzar y afianzar el proceso para futuros proyectos.
  3. Utilice agendas, plantillas y reglas para las reuniones. Es crucial gestionar este proceso y utilizar todas las herramientas a tu disposición, incluyendo agendas y plantillas. Y sólo porque haya una reunión en tu plan de comunicación, no significa que debas dejar que esa reunión se desvíe.
  4. Saber quién es responsable de qué comunicación. Una correcta gestión del proyecto requiere una correcta asignación de funciones. No debe haber confusión sobre lo que se requiere de cada miembro del equipo, incluyendo su papel en el plan de comunicación.
  5. Entender su cultura de comunicación. Cada lugar de trabajo tiene una forma diferente de hacer las cosas, así que asegúrese de que su plan de comunicación encaja con -o mejora- la cultura existente. Pregunte qué marcos ya existen para ayudarle a tener éxito, qué nuevas normas de gestión de proyectos puede implementar para facilitar la vida de todos.
  6. Actualice su plan de comunicación a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Su plan de comunicación será el resultado de un proceso reflexivo que tiene en cuenta un gran número de variables. Pero eso no significa que no vaya a cambiar. Asegúrese de incluir en su plan la oportunidad de recoger comentarios y hacer cambios en el plan a medida que avanza.
  7. Su plan de comunicación es un plan para el éxito del proyecto

     Cuando realmente se trata de ello, la comunicación es realmente la «sangre vital» de cualquier proyecto. A menos que establezca una forma de compartir información por adelantado, será vulnerable a cualquier número de trampas comunes.

     Siga estos pasos y utilice la plantilla del plan de comunicación que hemos proporcionado para mantener su proyecto en el camino y las partes interesadas felizmente informadas.