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No todo el mundo es bueno al teléfono. De hecho, muchas personas evitan responder a las llamadas telefónicas por completo, especialmente cuando la llamada entrante es de un número desconocido.
Para garantizar una gran primera impresión para tu negocio debes asegurarte de que la persona que responde al teléfono se comporta de manera profesional. Para ayudarte a dominar este arte, compartimos contigo nuestros consejos más eficaces para contestar al teléfono.
Los 10 mejores consejos de OfficeHQ para contestar al teléfono como un profesional:
1. Sonríe. No podemos recomendar esto lo suficiente – se puede escuchar la felicidad irradiar por la línea telefónica.
2. Saludar con el nombre de su negocio. Las personas que llamen sabrán que se han puesto en contacto con la empresa correcta y que no se han equivocado al marcar. Si usted es su propia marca, responda con su propio nombre.
3. Mantenga su saludo ágil. Si el nombre de tu empresa es excepcionalmente largo o si hay un eslogan que te gusta usar, no uses ambos. El propósito de responder es escuchar por qué esta persona llama a su negocio y determinar cómo puede ayudarle. Los saludos largos pueden sonar torpes y guionizados e invaden el espacio en el que la persona que llama quiere hablar. Sea consciente de escuchar a la persona que llama.
4. Sea coherente. Sea cual sea la forma en que se conteste el teléfono, haga que forme parte de su marca y asegúrese de que sea siempre la misma. Asegúrese de que todos los miembros del personal están familiarizados con su estilo de respuesta deseado también.
5. Esté atento y en el punto. Escuche lo que su interlocutor tiene que decir y préstele toda su atención. Repita los nombres, los números de teléfono y la ortografía del correo electrónico para asegurarse de que son correctos y de que puede volver a establecer contacto.
6. Hable con claridad. Esto es especialmente importante si la línea es mala y hay distorsión. Al hablar con claridad erradica muchas repeticiones y pérdidas de tiempo en el teléfono y evita frustrar potencialmente a su interlocutor.
7. Conteste antes de tres timbres. Esto es una expectativa estándar en los negocios y muestra que estás disponible y con ganas de más trabajo.
8. Ten siempre un plan de respaldo. Cuando no puedas contestar antes de tres timbres es importante que tengas una solución alternativa para contestar tus llamadas. Reuniones, citas, momentos familiares o incluso llamadas en mitad de la noche requieren una solución eficaz para captar a todos tus potenciales clientes. Su buzón de voz debe ser profesional. (es decir, no una grabación de tu pista musical favorita o incluso el saludo estándar del móvil que te proporciona tu proveedor) Los que te llamen necesitan saber que se han puesto en contacto con la persona o empresa adecuada y tener la confianza de que su mensaje ha sido recibido. Grabe usted mismo un saludo claro o pida a OfficeHQ que le gestione una cuenta de correo de voz. Mejor aún, ¿por qué no contratar a una recepcionista virtual para que responda al teléfono cuando usted no pueda hacerlo? OfficeHQ ofrece cobertura de recepcionista en vivo 24×7 todos los días (y noches) del año.
9. Devuelve las llamadas cuando dices que vas a hacerlo. Si dices que vas a devolver la llamada, hazlo. Incluso si todavía no tienes la información correcta – simplemente llama a tu cliente para decirle que todavía no tienes una respuesta. Esto les demuestra que se les valora, que son importantes y que piensas en ellos. Recuerda también que algunos de tus clientes que no han adoptado la tecnología móvil pueden esperar tu llamada en casa. Mantén esa etiqueta de antaño.
10. Disfruta hablando por teléfono Hemos sido bendecidos con una plétora de medios de comunicación efectivos, que además de darnos una audiencia internacional 24×7 y mantenernos a todos ocupados las 24 horas del día, también significa que podemos estar siempre en contacto unos con otros.
Si alguno de tus clientes de negocios se pone en contacto contigo por teléfono, entonces disfrútalo. Estas son las personas que te mantendrán en el negocio y que hablarán de ti a sus amigos, y no hay mejor herramienta de marketing que unos clientes contentos.
Kate Thomson