Co to jest faktura i co powinna zawierać?

Co to jest faktura?

Faktura to wezwanie do zapłaty wystawione przez sprzedawcę nabywcy towarów lub usług po dokonaniu sprzedaży, zawierające szczegółowe informacje o dostarczonych towarach lub wykonanej pracy oraz o kwocie, jaką należy zapłacić w zamian.

Do czego służy faktura?

Faktury mogą być używane do wystawiania rachunków za jednorazowe projekty lub za powtarzające się prace, ale najczęściej są one używane do żądania zapłaty po zakończeniu pracy, gdy istnieje stała relacja z klientem. Tradycyjnie, faktury były dostarczane w formie papierowej, pisane ręcznie lub na maszynie, a następnie wysyłane pocztą.

W ostatnich latach wiele firm korzysta z poczty elektronicznej, aby przyspieszyć ich dostarczanie. Jednak najbardziej zaawansowane technologicznie firmy wykorzystują obecnie specjalistyczne oprogramowanie do natychmiastowego generowania e-faktur, w których informacje przepływają automatycznie między sprzedawcą a nabywcą.

Co zawiera faktura?

• Słowo „Faktura” wyraźnie zaznaczone na górze dokumentu

• Unikalny numer lub odniesienie

• Nazwa, adres, i dane kontaktowe osoby fizycznej lub firmy wystawiającej fakturę

• Nazwa i adres osoby lub organizacji, której wystawiono fakturę

• Opis produktu lub usługi, których dotyczy faktura

• Data dostawy towaru lub wykonania usługi

• Data wystawienia faktury

• Kwota należności, z wyszczególnieniem kwoty podatku VAT, jeśli dotyczy, lub wszelkich wcześniej uzgodnionych rabatów, plus całkowita kwota należności

• Data wymagalności faktury (termin dokonania płatności)

Co to jest adres faktury?

Adres do faktury to adres prawny nabywcy lub adres, na który otrzymuje on korespondencję. Odróżnia się go od adresu dostawy (lub adresu do doręczeń), który jest adresem, pod który mają być dostarczone towary lub usługi. W niektórych przypadkach adresy te mogą być różne, a w niektórych takie same.

Co to jest termin płatności faktury?

Data płatności faktury jest datą, w której należy uiścić pełną kwotę wynikającą z faktury. Jeśli ta data minie, a pełna kwota nie została zapłacona, faktura jest uznawana za zaległą.

Jak działają faktury?

1. Twój klient zgadza się na zakup towarów lub usług od Ciebie.

2. Szczegóły sprzedaży oraz zaangażowane strony (tj. Ty i firmy Twojego klienta), są zapisane na fakturze – dokumencie, który jest oficjalnym wezwaniem do zapłaty.

3. Ty tworzysz fakturę (ręcznie lub za pomocą specjalistycznego oprogramowania, w formie papierowej lub elektronicznej) i wystawiasz ją swojemu klientowi.

4. Po otrzymaniu faktury klient ma określony czas, w którym zgodnie z prawem jest zobowiązany do zapłaty (zazwyczaj 30 dni, ale istnieje wiele wariantów).

5. Klient dokonuje pełnej płatności, a Ty uzgadniasz fakturę po otrzymaniu tej płatności, aby zakończyć transakcję.

Fakturowanie i warunki płatności

Bez uzgodnienia alternatywnych warunków z klientem, przepisy brytyjskie nakazują, aby klient zapłacił Ci w ciągu 30 dni od otrzymania faktury za dostarczone towary lub usługi.

Niektóre firmy stosują inny model. Jednym z dobrze znanych scenariuszy jest wymaganie przez większe firmy, aby mniejsi dostawcy akceptowali terminy płatności wynoszące 90 lub nawet 120 dni.

Niektóre firmy oferują klientom zniżki za wcześniejsze rozliczenie lub płatność z góry. Coraz częściej MŚP, aby uchronić się przed opóźnieniami w płatnościach, idą dalej i żądają, aby faktury były regulowane w ciągu zaledwie siedmiu dni.

Wielka Brytania jest dość typowym krajem wśród swoich sąsiadów w Europie, jeśli chodzi o podejście do fakturowania – terminy płatności wynoszące 30 dni od otrzymania faktury są powszechne w większości krajów europejskich. Jednak terminy te różnią się między sobą:

• Przedsiębiorstwa skandynawskie zazwyczaj stosują termin płatności 14 dni

• Firmy hiszpańskie ustalają terminy płatności średnio na 45 dni

• Przedsiębiorstwa w Grecji i we Włoszech żądają płatności w ciągu 50 lub więcej dni

To, jak szybko faktury są płacone, często zależy po części od sposobu wystawienia dokumentu. Ręcznie wystawiane faktury są wolniejsze zarówno w dostarczaniu, jak i w przetwarzaniu po drugiej stronie. Jednak nowoczesne, zautomatyzowane metody mogą zapewnić, że płatności będą dokonywane szybko i sprawnie, nawet natychmiast.

Faktury a rachunki

Fakturę często uważa się za zamiennik „faktury”. Poszczególne podmioty mogą odróżniać rachunki od faktur na kilka sposobów. Powszechne rozróżnienia obejmują:

• Faktura jest preferowanym terminem w zależności od branży – Księgowi i prawnicy powszechnie używają terminu „godziny do rozliczenia”, aby odnieść się do czasu spędzonego na pracy dla klienta, za który mogą zostać obciążeni. Z tego powodu mogą oni używać terminu „rozliczanie klienta” zamiast „fakturowanie klienta”. W tych okolicznościach oznaczają one jednak to samo.

• Faktury są podzbiorem faktur – W niektórych przypadkach za „rachunek” uważa się listę towarów i usług, które zostały zakupione oraz całkowitą kwotę do zapłaty. Faktury różnią się od nich tym, że zawierają określone dodatkowe informacje (jak wyszczególniono powyżej).

• Faktury są tym, co odbiorca nazywa fakturą – W innych przypadkach „rachunek” i „faktura” odnoszą się do dokładnie tego samego dokumentu, jednak wystawca będzie określał go jako „fakturę”, a odbiorca jako „rachunek”.

• Faktury są zbiorem należnych kwot z faktur – Innym przypadkiem jest sytuacja, w której firma wystawia klientowi wiele faktur w pewnym okresie. Mogą one zawierać „rachunek”, który wyszczególnia całkowitą kwotę pozostałą do zapłaty.

Faktury vs zamówienia zakupu

Faktury są wysyłane od sprzedawcy do kupującego w celu zażądania zapłaty, podczas gdy (powszechnie PO lub PO’s) są wysyłane od kupującego do sprzedawcy w celu oficjalnego potwierdzenia zamówienia. W kolejności sprzedaży, zamówienia zakupu są wysyłane najpierw jako zapis tego, czego żąda kupujący, a faktury są wysyłane zazwyczaj po dostarczeniu towarów lub usług, z żądaniem zapłaty za to, co zostało dostarczone. Informacje zawarte w zamówieniu zakupu są bardzo podobne do tych zawartych w fakturze (patrz poniżej).

Co zawiera zamówienie zakupu?

• Słowo „Zamówienie zakupu” wyraźnie zaznaczone w górnej części dokumentu

• Unikalny numer lub numer referencyjny

• Data wystawienia zamówienia

• Nazwa, adres, i dane kontaktowe osoby fizycznej lub firmy wystawiającej PO

• Nazwa i adres dostawcy, do którego wysyłane jest PO

• Adres dostawy dostarczanych towarów/usług (+ nazwa i dane kontaktowe osoby imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby przyjmującej dostawę lub nadzorującej prace)

• Data dostawy towarów/usług

• Opis towarów/usług, których dotyczy zamówienie

• Koszt każdej pozycji, zamawiane ilości oraz całkowity koszt zamówienia

• Warunki płatności (okres, w którym należy dokonać płatności)