System zarządzania jakością lub QMS to zestaw procesów biznesowych, które konsekwentnie koncentrują się na spełnianiu wymagań klienta. Skupia się on również na zwiększaniu zadowolenia konsumenta. W tym kontekście, konsument i klient mają to samo znaczenie (w innych kontekstach mogą nie mieć).
System zarządzania jakością jest systemem sformalizowanym. Dokumentuje procesy, procedury i odpowiedzialności za osiągnięcie polityki jakości, jak również celów.
QMS może nie tylko skupiać się na wymaganiach klienta, ale również na wymaganiach prawnych. Wymaganiami regulacyjnymi są na przykład licencje, ograniczenia i prawa mające zastosowanie do produktu. Rząd zazwyczaj narzuca wymagania regulacyjne.
Brytyjskie Biuro Oceny ma następującą definicję systemu zarządzania jakością:
„System zarządzania jakością to jasno zdefiniowany zestaw procesów biznesowych. Wraz z odpowiednią dokumentacją, definiuje on zobowiązanie do tworzenia produktów i usług zgodnie z wcześniej określonymi standardami.”
„Dobry QMS powinien zawierać szczegółowe informacje na temat procesów i odpowiedzialności w środowisku operacyjnym.”
Zarządzanie jakością to wszystko, co organizacja robi, aby upewnić się, że produkuje i dostarcza towary i usługi zgodnie ze specyfikacją. Obejmuje ono również robienie tego po odpowiednim koszcie. QMS to system umożliwiający realizację wszystkich tych zadań.
Co zapewnia skuteczny QMS?
Skuteczny system zarządzania jakością zapewnia, że firma dostarcza towary i usługi o niezmiennie wysokim standardzie. Obejmuje on również plan ciągłego pomiaru i doskonalenia każdego aspektu działalności biznesowej firmy.
QMS koncentruje się głównie na dwóch celach:
- Sprostanie lub przekroczenie wymagań i oczekiwań klienta.
- Zgodność z przepisami.
QMS – spełnienie dwóch kluczowych wymagań
Według Business Balls, w pełni udokumentowany QMS sprawi, że firma spełni dwa ważne wymagania:
- Wymagania firmy – zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne. System zapewni spełnienie tych wymagań przy najlepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów i optymalnych kosztach. Materiały, technologia, informacje i ludzie, na przykład, są „dostępnymi zasobami”.
- Wymagania klienta – oznacza to dostarczanie pożądanego produktu lub usługi w sposób ciągły, jak również spełnianie potrzeb i oczekiwań klienta.
W odniesieniu do spełnienia tych wymagań, Business Balls stwierdza:
„Wymagania te mogą być naprawdę spełnione tylko wtedy, gdy dostarczane są obiektywne dowody, w postaci informacji i danych, w celu wsparcia działań systemowych, od ostatecznego dostawcy do ostatecznego klienta.”
Wiele rodzajów SZJ
Istnieje kilka rodzajów SZJ. Należy najpierw określić, jaki jest nasz.
Nie wszystkie branże i sektory są takie same. Przepisy i regulacje, na przykład, w przemyśle farmaceutycznym różnią się znacznie od tych w bankowości i finansach.
Niektóre branże mówią, co muszą zawierać procesy. Innymi słowy, niektóre sektory mówią, jaki system SZJ należy zastosować.
W większości branż, oprócz obowiązkowych kodeksów postępowania, istnieją również kodeksy dobrowolne.
Nie wszystkie procesy, które są ważne w jednej branży, mają znaczenie w innej. Nawet w ramach tej samej branży, nie każda firma musi przestrzegać tych samych procesów.
Na przykład, główna firma inżynierska może wymagać procesów dla produkcji wyrobów, testowania nowych wyrobów i projektowania wyrobów. Z drugiej strony, w firmie zajmującej się podwykonawstwem, tylko jeden proces może być istotny.
Qualsys, blog poświęcony zarządzaniu, ryzyku i zgodności, twierdzi, że uzyskanie właściwych informacji do właściwej osoby we właściwym czasie jest kluczowe. Aby móc to zrobić prawidłowo, potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie systemu zarządzania jakością.
W odniesieniu do różnych rodzajów oprogramowania Qualsys mówi:
„Różne rodzaje oprogramowania QMS w różny sposób wspierają cele biznesowe. Wybór najlepszego SZJ dla Twojej firmy wymaga przyjrzenia się Twoim celom i określenia głównych wyzwań w zakresie jakości, którym musisz sprostać.”
Oprogramowanie w tym kontekście oznacza program(y) komputerowy(e). Fizyczne części komputera nazywamy sprzętem komputerowym.