Proces komunikacji można podzielić na serię ośmiu podstawowych komponentów, z których każdy pełni integralną funkcję w całym procesie:

1. Źródło
2. Wiadomość
3. Kanał
4. Odbiorca
5. Informacja zwrotna
6. Środowisko
7. Kontekst
8. Zakłócenia

Źródło

Źródło wyobraża sobie, tworzy i wysyła wiadomość. Źródło koduje wiadomość, wybierając właściwą kolejność lub najlepsze słowa, aby przekazać zamierzone znaczenie, i przedstawia lub wysyła informację do publiczności (odbiorcy). Obserwując reakcję odbiorców, źródło dostrzega, jak dobrze odebrali wiadomość i odpowiada wyjaśnieniem lub informacjami uzupełniającymi.

Przesłanie

„Przesłanie jest bodźcem lub znaczeniem wytworzonym przez źródło dla odbiorcy lub publiczności” (McLean, 2005). Komunikat łączy słowa, aby przekazać znaczenie, ale dotyczy również tego, jak jest przekazywany – poprzez niewerbalne wskazówki, organizację, gramatykę, styl i inne elementy.

Kanał

„Kanał to sposób, w jaki wiadomość lub wiadomości podróżują między źródłem a odbiorcą.” (McLean, 2005). Kanały mówione obejmują rozmowy twarzą w twarz, przemówienia, rozmowy telefoniczne i wiadomości poczty głosowej, radio, systemy nagłośnieniowe i Skype. Kanały pisemne obejmują listy, memoranda, zamówienia zakupu, faktury, artykuły w gazetach i czasopismach, blogi, wiadomości e-mail, wiadomości tekstowe, tweety i tak dalej.

Odbiorca

„Odbiorca otrzymuje wiadomość od źródła, analizując i interpretując wiadomość w sposób zarówno zamierzony, jak i niezamierzony przez źródło” (McLean, 2005).

Sprzężenie zwrotne

Kiedy odpowiadasz na źródło, celowo lub nieumyślnie, przekazujesz informację zwrotną. Informacja zwrotna składa się z wiadomości, które odbiorca wysyła z powrotem do źródła. Werbalne lub niewerbalne, wszystkie te sygnały zwrotne pozwalają źródłu zobaczyć, jak dobrze, jak dokładnie (lub jak słabo i niedokładnie) wiadomość została odebrana (Leavitt & Mueller, 1951).

Środowisko

„Środowisko to atmosfera, fizyczna i psychologiczna, w której wysyłasz i otrzymujesz wiadomości” (McLean, 2005). Otoczenie, ludzie, zwierzęta, technologia, wszystko to może mieć wpływ na Twoją komunikację.

Kontekst

„Kontekst interakcji komunikacyjnej obejmuje otoczenie, scenę i oczekiwania osób zaangażowanych” (McLean, 2005). Profesjonalny kontekst komunikacyjny może obejmować stroje biznesowe (wskazówki środowiskowe), które bezpośrednio lub pośrednio wpływają na oczekiwania dotyczące języka i zachowania wśród uczestników.