Probate jest nadzorowanym przez sąd procesem gromadzenia majątku osoby zmarłej, spłacania długów i podatków oraz rozdzielania tego, co pozostało spadkobiercom. O ile członkowie rodziny lub wierzyciele nie walczą, nadzór sądowy jest bardzo niewielki. W większości przypadków, postępowanie probacyjne to praca papierkowa.

Aby pomóc Ci zrozumieć, jak działa postępowanie probacyjne, poniżej znajduje się przegląd procesu postępowania probacyjnego w większości stanów. W niektórych stanach, w tym w tych, które przyjęły cały zestaw przepisów zwany Uniform Probate Code, proces jest prostszy i szybszy niż ten opisany tutaj. (Zobacz Probate Process in Uniform Probate Code (UPC) States, aby dowiedzieć się, czy twój stan jest stanem UPC).

Warto wspomnieć, że wiele majątków nie musi przechodzić przez zwykłą procedurę probacyjną; wiele majątków kwalifikuje się jako „małe majątki” zgodnie z prawem stanowym, nawet jeśli zawierają one wartościowe aktywa. W takim przypadku, spadkobiercy mogą być w stanie skorzystać z uproszczonej procedury probacyjnej – lub nawet przenieść własność bez wchodzenia na drogę sądową.

Początek postępowania probacyjnego poprzez złożenie wniosku o powołanie na wykonawcę testamentu

Gdy sporządzasz testament, zaczynasz od poproszenia sądu probacyjnego o wyznaczenie cię na wykonawcę testamentu lub osobistego przedstawiciela, w zależności od tego, który termin jest używany w twoim stanie. Jeśli nie ma testamentu, w niektórych stanach możesz poprosić o nadanie ci tytułu „administratora”

Aby złożyć taki wniosek, prawdopodobnie będziesz musiał złożyć wniosek, akt zgonu i oryginalny testament (jeśli nie został on jeszcze złożony w sądzie) w lokalnym sądzie probacyjnym w hrabstwie, w którym zmarła osoba mieszkała w chwili śmierci.

Dokument, w którym składasz wniosek, będzie prawdopodobnie nazywany petycją lub wnioskiem. Musi on zawierać pewne informacje, takie jak data śmierci, nazwiska żyjących członków rodziny i beneficjentów wymienionych w testamencie, itd. Wiele sądów udostępnia formularze do wypełnienia; jeśli w Twoim nie ma takiego formularza, będziesz musiał napisać coś od podstaw. (Każdy sąd probacyjny ma swoje własne zasady dotyczące dokumentów, których wymaga.)

Jeśli zmarła osoba posiadała nieruchomości w więcej niż jednym hrabstwie w tym samym stanie, możesz załatwić to wszystko w jednym postępowaniu probacyjnym. Nie ma potrzeby przeprowadzania oddzielnego postępowania probacyjnego w innych hrabstwach.

Zrozumienie tego, co dzieje się na pierwszym przesłuchaniu probacyjnym

Sąd probacyjny zaplanuje przesłuchanie, aby dać zainteresowanym stronom szansę sprzeciwu wobec Twojego powołania na wykonawcę testamentu. Przed rozprawą będziesz musiał wysłać formalne zawiadomienia prawne do beneficjentów wymienionych w testamencie oraz do spadkobierców na mocy prawa stanowego (ludzi, którzy dziedziczą, jeśli nie ma ważnego testamentu). Wyślesz również zawiadomienia do wierzycieli, o których wiesz, oraz opublikujesz zawiadomienie w lokalnej gazecie, aby ostrzec innych.

W większości przypadków przesłuchanie jest formalnością; prawdopodobnie nie będziesz musiał się nawet pojawiać. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, sąd wyda dokumenty, które upoważniają cię do działania w imieniu majątku. W większości miejsc, dokumenty te nazywane są Letters of Authority lub Letters Testamentary, lub Letters of Administration, jeśli nie ma testamentu. Często są one określane po prostu jako „listy.”

Jeśli mieszkasz w innym stanie, możesz mieć więcej wymagań do spełnienia. Na przykład, może być konieczne złożenie dokumentu w sądzie, w którym wyznaczysz lokalnego mieszkańca jako swojego „agenta”. Osoba ta może przyjmować dokumenty prawne w Twoim imieniu i podlega władzy sądu.

Posting a Bond

Sąd probacyjny może wymagać od Ciebie złożenia obligacji – rodzaju polisy ubezpieczeniowej, która chroni majątek przed stratami, jakie mu wyrządzisz, do pewnej kwoty w dolarach.

Wiele testamentów wyraźnie mówi, że obligacja nie jest wymagana. Jeśli w testamencie nie uwzględniono tej kwestii, decyzja należy do sędziego. Jeśli wszyscy beneficjenci testamentu zgadzają się na piśmie, że kaucja nie jest potrzebna, sędzia raczej jej nie zarządzi. Ale niektóre sądy zawsze wymagają obligacji, jeśli wykonawca mieszka poza stanem lub jeśli osoba służąca jako wykonawca nie jest osobą wymienioną w testamencie.

Jeśli obligacja jest wymagana, jej kwota będzie zależeć od wielkości majątku. Firmy obligacyjne, z których większość to oddziały firm ubezpieczeniowych zazwyczaj pobierają opłatę w wysokości około 10% kwoty nominalnej obligacji. Możesz zapłacić za obligacje z funduszy spadkowych.

Wykazanie ważności testamentu

Jeśli jest testament, musisz udowodnić, że jest on ważny. Zazwyczaj wystarczy oświadczenie jednego lub więcej świadków testamentu, w jednej z następujących form:

• oświadczenie notarialne, zwane „self-proving affidavit”, które świadkowie podpisali, gdy byli świadkami testamentu
• oświadczenie pod przysięgą podpisane przez świadka teraz, lub
• zeznanie sądowe świadka.

Spłacanie długów

Podczas gdy sprawa probacyjna jest w toku, możesz zebrać aktywa i otworzyć konto bankowe w imieniu majątku, i użyć tego konta do zapłacenia wierzycielom. Obejmuje to oczywiste rachunki (zaległe rachunki za karty kredytowe, media, koszty pogrzebu i tak dalej), jak również podatki. Sprawy sądowe muszą również pozostać otwarte przez kilka miesięcy – około czterech do sześciu, w większości stanów – aby dać wierzycielom szansę na ujawnienie się.

Prawdopodobnie będziesz musiał przedstawić sądowi listę własności zmarłej osoby i, jeśli to konieczne, uzyskać wycenę aktywów. Jeśli chcesz sprzedać nieruchomość lub firmę, być może będziesz musiał uzyskać pozwolenie sądu. (Ale wiele testamentów upoważnia wykonawców do postępowania zgodnie z prawem zwanym Independent Administration of Estates Act, które daje wykonawcom swobodę w płaceniu roszczeń wierzycieli i sprzedaży majątku bez uprzedniej zgody sądu.)

Płacenie podatków

Jako wykonawca testamentu, będziesz również odpowiedzialny za składanie deklaracji podatkowych i płacenie rachunków podatkowych na czas. Poniżej znajdują się możliwe deklaracje podatkowe, które będziesz musiał złożyć:

• federalne i stanowe zeznania podatkowe dotyczące podatku dochodowego za ostatnie miesiące życia osoby zmarłej (zobacz Filing a Deceased Person’s Income Tax Return)
• zeznania podatkowe za poprzedni rok federalny i stanowy, jeśli osoba zmarła przed ich złożeniem (na przykład, jeśli osoba zmarła w marcu 2020 r. przed złożeniem zeznania podatkowego za rok 2019, będziesz musiał złożyć zeznania za rok 2019, jak również za rok 2020)
• federalne i stanowe zeznania podatkowe dla samego majątku, jeśli majątek otrzymuje więcej niż minimalną kwotę dochodu podczas procesu probacji
• federalne zeznanie podatkowe od nieruchomości (dla majątków wartych ponad $11.58 milionów dolarów)
• stanową deklarację podatkową od nieruchomości (obowiązującą tylko w około tuzinie stanów, dla majątków wartych ponad określoną kwotę), oraz
• stanową deklarację podatkową od spadków (obowiązującą tylko w sześciu stanach).

Aby uzyskać więcej informacji na temat podatków od nieruchomości i spadków, zobacz Estate Tax vs. Inheritance Tax: What’s the Difference?

Jeśli wszystkie te deklaracje podatkowe wydają się być bardzo pracochłonne, nie zniechęcaj się – jest mało prawdopodobne, że będziesz musiał złożyć więcej niż kilka. Pamiętaj również, że fachowa pomoc podatkowa jest łatwo dostępna i może być opłacona z aktywów majątku.

Wcześniejsze przekazanie majątku beneficjentom

Nie możesz przekazać beneficjentom ich spadków dopóki nie będziesz pewien, że majątek ma wystarczającą ilość aktywów, aby zapłacić długi i podatki. Tak długo, jak zachowasz wystarczająco dużo pieniędzy, aby zapłacić końcowe podatki i wydatki, jednak możesz być w stanie rozdzielić niektóre aktywa przed zakończeniem postępowania probacyjnego. Prawo stanowe może ograniczyć kwotę, którą możesz przekazać, a także możesz potrzebować wcześniejszej zgody sądu.

Mogą istnieć dobre powody do dystrybucji majątku wcześniej niż później, zwłaszcza jeśli majątek wyraźnie ma dużo pieniędzy na spłatę długów. Na przykład, jeśli samochód jest pozostawiony do siedzenia, jego wartość prawdopodobnie spadnie, i jest to kłopotliwe do utrzymania. To samo może być prawdą dla przedmiotów gospodarstwa domowego, które nie mają dużej wartości pieniężnej. A niektórzy beneficjenci mogą potrzebować pieniędzy już teraz – na przykład studenci college’u.

Zawsze pamiętaj, że masz prawny obowiązek być uczciwym i bezstronnym w kontaktach z beneficjentami. Jeśli dokonujesz wcześniejszej dystrybucji, nie faworyzuj beneficjentów, z którymi jesteś blisko – to zachęca do walki.

Dystrybucja majątku i zamknięcie spadku

Gdy minie okres roszczeń wierzycieli, spłacisz długi, złożysz wszystkie niezbędne deklaracje podatkowe i rozstrzygniesz wszelkie spory, jesteś gotowy do dystrybucji pozostałego majątku do beneficjentów i zamknięcia spadku. Zamknięcie nieruchomości uwalnia Cię od obowiązków jako wykonawcę.

Wraz z wnioskiem o zamknięcie nieruchomości, trzeba będzie dać sądowi rachunkowości swoich działań. Rachunkowość pokazuje, gdzie wszystkie aktywa nieruchomości idą i pokazuje, że zapłaciłeś wierzycieli. Dokumentuje ona również wszelkie dochody, jakie aktywa majątku otrzymały w czasie trwania postępowania spadkowego oraz wszelkie straty majątku – na przykład, jeśli aktywa straciły na wartości. Niektóre sądy udostępniają formularze księgowe wypełnione w całości. Jeśli twój sąd tego nie robi, możesz spojrzeć na dokumenty złożone w innych sprawach (rekordy probacji są publiczne), aby zorientować się, co jest wymagane.

Wstęp częściowo zaczerpnięty z The Executor’s Guide, autorstwa Mary Randolph (Nolo).