Zarządzanie czasem wolnym i urlopami pracowników jest jednym z najbardziej żmudnych zadań w dziale kadr, zwłaszcza jeśli Twoja firma zatrudnia dużą liczbę pracowników. Dlatego tak ważne jest posiadanie oprogramowania, które uprości tę pracę. Jedną z możliwych opcji jest stworzenie szablonu czasu wolnego dla pracowników w Excelu.

Nie wiesz, jak stworzyć planer urlopów i nieobecności w Excelu? Zobacz nasze wyjaśnienie krok po kroku poniżej.

Ale najpierw ⬇️⬇️DOWNLOAD THIS EXCEL⬇️⬇️⬇️ aby kontynuować poradnik.

Jak śledzić czas wolny pracowników w Excelu?

Excel jest wciąż najczęściej używanym narzędziem w działach kadr do obliczania urlopu wypoczynkowego. Informacje o urlopach każdego pracownika, zwolnieniach lekarskich, urlopach macierzyńskich i ojcowskich, itp. mogą być zebrane w prostym arkuszu kalkulacyjnym.

Menedżerowie zasobów ludzkich muszą komunikować się za pomocą poczty elektronicznej z każdym pracownikiem, aby zebrać te informacje i ręcznie wprowadzić dokładne daty. Nie tylko muszą zwracać szczególną uwagę na to, aby nie popełnić błędów, ale również muszą znać Excela na poziomie średniozaawansowanym.

Po wykonaniu tych czynności mogą obliczyć, ile dni urlopu ma każdy pracownik firmy, śledzić, ile dni chorobowych miał w ciągu roku i kiedy wróci po urlopie ojcowskim.

Excel jest zatem najczęściej używanym systemem śledzenia czasu wolnego pracowników lub nieobecności. A korzystanie z niego niesie za sobą pewne korzyści.

Zalety korzystania z Excela do ewidencjonowania urlopów

• Narzędzie wchodzi w skład firmowego pakietu Microsoft Office i nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.
• Zazwyczaj jest zainstalowany na wszystkich komputerach w firmie, co oznacza, że każdy pracownik może
  z niego korzystać bez konieczności pobierania innej platformy.
• Jest to podstawowy system, który pozwala na zarządzanie czasem wolnym dla małego zespołu.

Wady programu Excel do śledzenia czasu wolnego pracowników

• Używanie programu Excel do śledzenia czasu wolnego jest żmudnym zadaniem, które marnuje znaczną ilość czasu menedżera zasobów ludzkich. Wprowadzanie informacji ręcznie znacznie
  spowalnia proces.
• Dodawanie informacji o każdym pracowniku ręcznie może spowodować błędy, które mogą
  negatywnie wpłynąć na pracowników firmy.
• Dokumenty Excel nie mogą być edytowane lub udostępniane przez więcej niż jedną osobę w tym samym czasie,
  powodując pracę w zespole trudniejsze dla działu zasobów ludzkich.
• Pewien poziom wiedzy informatycznej jest wymagany do korzystania z arkuszy kalkulacyjnych, tworzenia formuł, itp.
• Organizacja procesu zatwierdzania urlopu między pracownikiem i menedżerem, lub
  dział kadr jest skomplikowana.

Przewodnik krok po kroku do tworzenia szablonu Excela dotyczącego nieobecności pracowników

Czy nadal chcesz spróbować śledzić urlopy pracowników za pomocą Excela? Nie ma problemu, możesz stworzyć swój własny szablon, wykonując poniższe kroki:

• Utwórz nowy plik Excela i nadaj mu nazwę, która pozwoli Ci go łatwo zidentyfikować.
• Zaczynamy! Zamroź cztery kolumny po lewej stronie, aby stworzyć swój szablon Excela do planowania urlopu.

• Następnie utwórz kalendarz z dniami i miesiącami roku po prawej stronie.
• Numeruj dni w trzecim rzędzie, aby ułatwić zaznaczanie urlopów każdego pracownika
  w czasie pracy.

• Powróć do lewej strony i przypisz kolumnę na nazwiska pracowników, kolejną na dział, do którego należą, całkowitą liczbę dni urlopu, do których są uprawnieni oraz pozostałe dni.

W tych pięciu krokach masz teraz szablon Excela, z którym możesz pracować. Teraz zaznacz urlopy, o które prosi każdy pracownik i ręcznie zmień informacje w kolumnie „Pozostało”.

Twój szablon powinien wyglądać tak:

W zależności od poziomu znajomości Excela, możesz również utworzyć formuły, które automatycznie zsumują sumy w kolumnie „Pozostało”. Jest to z pewnością wygodniejsze i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.

Podobnie, możesz ustawić kody kolorów, aby wyróżnić urlopy, zwolnienia lekarskie, itp. W przykładzie weekendy (dni wolne od pracy) zaznaczyliśmy na szaro, a święta na fioletowo.

W ostatecznym rozrachunku posiadanie własnego szablonu Excela pozwala na pracę w prostym dokumencie, ale dostosowanym do konkretnych potrzeb.

Pobierz nasz szablon trackera urlopów w Excelu 2020

Jeśli nie jesteś pewien, jak tworzyć formuły, nie chcesz tracić czasu na tworzenie tego Excela od zera i wszystko wydaje się zbyt skomplikowane, to pobierz nasz darmowy szablon urlopów pracowniczych w Excelu klikając tutaj.

Ten szablon, oparty na naszym oprogramowaniu do zarządzania zasobami ludzkimi, pozwoli Ci, w prosty i
bezproblemowy sposób, kompleksowo śledzić każdego członka zespołu. Wszystko, co musisz zrobić, to
pobrać go, wprowadzić informacje o każdym pracowniku i zacząć go używać.

Digitalizacja czasu wolnego i procesu urlopowego z Kenjo

Jak wspomnieliśmy wcześniej, istnieje życie po Excelu, jeśli chodzi o zarządzanie urlopami i czasem wolnym pracowników. Obecnie istnieje szereg programów do zarządzania zasobami ludzkimi, które zostały zaprojektowane specjalnie do tego celu i które pozwalają zoptymalizować i uprościć procesy. Na naszym blogu mamy specjalny artykuł analizujący jak wybrać oprogramowanie do zarządzania urlopami i nieobecnościami.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi Kenjo pozwoli Ci stworzyć specyficzne polityki urlopowe dla każdej osoby i da Ci przegląd, na pierwszy rzut oka, członków zespołu, którzy pracują, tych którzy nie pracują i dlaczego.

Podobnie, Kenjo umożliwia Ci bezpośredni kontakt z pracownikami, aby mogli poprosić o swój
roczny urlop poprzez oprogramowanie. Pożegnaj się z otrzymywaniem setek e-maili do swojej skrzynki odbiorczej, a ponadto możesz je zatwierdzić lub odrzucić jednym kliknięciem.

Co więcej, zarówno Ty, jak i zespół możecie sprawdzić, czy daty urlopów nie nakładają się na siebie, co pozwoli Ci lepiej je skoordynować i upewnić się, że żaden obszar firmy nie jest zaniedbany lub nie ma braków kadrowych.

Kenjo jest wizualne, intuicyjne, proste i wydajne. Wystarczy go wypróbować, aby zdać sobie sprawę, że zarządzanie czasem wolnym i nieobecnościami w Excelu nie ma już sensu.