Jeśli twój email jest niejasny, a twoje pytania są pośrednie, prawdopodobnie nie otrzymasz jasnych i bezpośrednich odpowiedzi, których szukasz – ma to sens, prawda?

Wiedza, jak napisać email do nauczyciela nie jest tylko szkolną umiejętnością; w końcu będziesz pisał emaile do swojego szefa, do swoich współpracowników i do innych wysoko postawionych osób. A ponieważ nie można nacisnąć „unsend”, lepiej zrobić to dobrze za pierwszym razem. Jeśli jesteś poza szkołą i pracujesz, te wskazówki, zasady i przykłady dotyczą również ciebie.

Okay, na zasady, dos i don’ts.

Jak napisać e-mail do nauczyciela (lub do szefa, kolegi, dyrektora, itp.)

1. Powtarzaj za mną: e-mail to nie sms!!!

2. Powtarzaj za mną: e-mail to nie powieść ani poemat epicki.

3. Zawsze wpisuj temat. Nigdy nie zostawiaj tego pola pustego. Trzymaj go krótko i na temat, w zasadzie tak jakbyś nadał swojemu emailowi „tytuł”. Nie bądź kreatywny, nie używaj wielkich liter (nie musisz krzyczeć) i unikaj wykrzykników, chyba że jest to sytuacja awaryjna… w takim przypadku….call 911?

Przykłady dobrych linii tematycznych:

• Powtórzenie poniedziałkowego testu
• Zostanie po szkole w tym tygodniu
• Pytanie o dzisiejszą pracę domową
• Zaplanowanie czasu na spotkanie

Przykłady okropnych linii tematycznych:

• Czego mi brakowało?
• Help!!!!
• zgubiłem pracę domową i nie wiem, gdzie mogę dostać kolejną kopię, czy możesz mi ją wysłać

4. Użyj odpowiedniego powitania. W języku fantazyjnym nazywa się to pozdrowieniem. Nie jestem fantazyjny. W większości scenariuszy, pisząc e-mail do nauczyciela, użyjesz „Droga Pani Smith” – lub jakkolwiek nazywa się Twój nauczyciel. Jeśli masz nauczycielkę dłużej niż kilka tygodni, możesz użyć „Cześć Pani Smith”. W obu przypadkach, zawsze zamykaj pozdrowienie przecinkiem.

Przykłady dobrych pozdrowień e-mailowych:

• Drogi Panie Smith,
• Witam Panią Jones,

Przykłady złych pozdrowień e-mailowych:

• Hej!!!
• Co słychać.

5. Przedstaw się. O ile nie chodzisz do szkoły podstawowej i masz tylko jednego nauczyciela, pierwsze zdanie Twojego maila powinno jasno i bezpośrednio określać kim jesteś. Nie pomijaj tego kroku, nawet jeśli Twój adres e-mail zawiera Twoje imię i nazwisko. Informacje te powinny być podstawowe i istotne (Twój nauczyciel/szef nie musi znać Twojego rozmiaru buta). Nie pisz więcej niż jedno zdanie.

Przykłady dobrych zdań wprowadzających:

• Tu Maria Ricci – jestem na Twoich zajęciach z chemii w semestrze A.
• Tu Chrissy Holmes, jestem na Twoim wtorkowym wykładzie z Ekonomii 101.

6. Napisz krótkie zdanie podsumowujące. Jest to ważne, proste, pojedyncze zdanie, które jasno określa, dlaczego piszesz e-mail. Powinno być ono podobne do Twojego tematu. Jeśli to zdanie nie pasuje do Twojego tematu, wróć i edytuj swój temat.

Przykłady dobrych zdań podsumowujących:

• Piszę do Ciebie, ponieważ byłem nieobecny we wtorek i mam kilka pytań dotyczących tego, co mnie ominęło.
• Piszę do Ciebie, aby kontynuować naszą rozmowę, którą odbyliśmy wczoraj po zajęciach.
• Piszę do Ciebie, ponieważ szukam dodatkowej pomocy z materiałem, który przerabialiśmy w tym tygodniu.

7. Napisz treść emaila. To jest miejsce, w którym określasz swoją wiadomość i/lub zadajesz pytania, i jest to cały powód, dla którego piszesz. Bądź bezpośredni, być jasne, i być krótkie. Idealnie, ta sekcja powinna składać się z pięciu zdań lub mniej. Jeśli masz wiele pytań, użyj wypunktowania. Jeśli zdania są długie, zastosuj dodatkowe podziały na linie (akapity), aby podzielić tekst na mniejsze części. (Zobacz dodatkowe wskazówki poniżej, aby dowiedzieć się więcej o wielkości akapitów i czytelności.)

8. Podziękuj swojemu nauczycielowi/szefowi i zakończ email. Ponownie, zachowaj zwięzłość tej części emaila.

Przykłady dobrego zamknięcia emaila:

Dziękuję! Z poważaniem, Meggan Meggles

Doceniam twoją pomoc. Billy Bob

9. Sprawdź przed wysłaniem. Nie pomijaj tego kroku! Przeczytaj wiadomość na głos dla siebie, aby wyłapać wszystkie dziwne części, i przejrzyj ją pod kątem błędów ortograficznych lub błędów w doborze słów. Z miłości do wszystkiego co święte, skapitalizuj swoje „I „s.

Teraz, gdy już wiesz, jak napisać maila do nauczyciela (lub szefa), rozważ również następujące wskazówki.

1. Ogranicz akapity do nie więcej niż czterech zdań każdy.

2. Ogranicz wykrzykniki. Jeśli po prostu MUSISZ go użyć, ogranicz się do jednego wykrzyknika na e-mail.

3. Unikaj obwiniania się i weź odpowiedzialność. Jeśli piszesz maila do nauczyciela o problemie z oceną lub o problemie, który masz, bądź ostrożny w sformułowaniach. Zamiast „Nie rozumiem dlaczego dałeś mi piątkę!” możesz napisać „Dostałem piątkę z zadania i mam nadzieję, że pomożesz mi zrozumieć co zrobiłem źle”. Przejęcie odpowiedzialności jest o wiele lepszym podejściem i zwiększy szanse, że nauczyciel ci pomoże.

4. W przypadku maili o wysokiej stawce – np. jeśli piszesz maila do swojego dyrektora lub szefa – najpierw wyślij maila do siebie. To daje ci ostatnią szansę na sprawdzenie, czy nie ma w nim głupich błędów i/lub błędów w tonie.

5. Trzymaj go krótko. Każdy email dłuższy niż 10-12 zdań jest lepszy jako rozmowa telefoniczna lub spotkanie osobiste

6. Nie przesadzaj z formatowaniem. Unikaj kolorów, dziwnych czcionek, wielkich liter, nadmiernego pogrubiania i kursywy. Odpowiednim miejscem do użycia pogrubienia może być podkreślenie dat i godzin, jak w poniższym przykładzie:

Czy byłbyś w stanie spotkać się ze mną we wtorek, 20 listopada o 2:00?

7. Unikaj żartów i sarkazmu. Zachowaj humor i sarkazm na rozmowy w cztery oczy, ponieważ odbiorca łatwo może źle zinterpretować Twój ton, nie słysząc Twojego głosu lub nie widząc Twojego języka ciała/wyrazu twarzy.

Emailing jest skuteczną i wydajną formą komunikacji, jeśli jest wykonany poprawnie. Zachowaj więc prostotę, szacunek i DOWÓD CZYTANIA!

A jeśli zmagasz się z prośbą o pomoc, oto kilka kluczowych wskazówek.